Implementujte správně digitální zpracování faktur v 10 krocích

Potřeba digitalizace je nyní důležitým aspektem pro každého.

V našem průvodci nyní najdete několik zpráv o tom, jak by měla digitalizace probíhat kolem firem a kolik výhod vám to přináší.

Ale téměř každá 3 otázka, která přichází od našich zákazníků, se týká digitální implementace zpracování faktur. Rozhodli jsme se tedy podívat se na toto téma blíže.

V aktuálním článku se podíváme trochu hlouběji na informace o digitálním zpracování faktur. Výhody digitalizace faktur. Ukážeme vám, jak vše můžete implementovat a popíšeme dopad úspěšné implementace.

Než se obrátíme na skutečnou implementaci, odpovězme na otázku:

Proč je nutné digitalizovat faktury a dokumenty ve firmách?

To je otázka, kterou si klade stále více společností: "Opravdu musím digitalizovat své účetnictví"? Odpověď je ano, musíte. Mimo jiné proto, že zákonodárce vyžaduje, aby tomu tak bylo. Stále více společností se potýká s tím, že musí dodržovat procesní dokumentaci.

Co vyžadují právní předpisy?

Právní předpisy vyžadují splnění požadavků na příjem, zpracování a archivaci všech došlých dokumentů relevantních pro testy.

V našem aktuálním článku si ukážeme několik praktických příkladů. Jak můžete snadno vyřešit digitalizaci díky PaperOffice DMS. Nejprve se ale dostáváme k obecným výhodám digitálního zpracování faktur.

Jaké jsou výhody digitalizace?

V dnešním světě domácích kanceláří a digitálních médií je stále běžné vidět papírové účty nahromaděné na policích a stolech.

Hlavními důvody pro používání papíru je, že pro zaměstnance je obtížné přijmout digitalizaci nebo s ní začít. Spočívá ve výzvách spojených s řešením změn a digitalizace.

Fyzická kopie dokumentů i přes digitalizaci

Mnoho lidí si rádo uchovává fyzickou kopii dokumentů, se kterými pracují. Svou roli zde však hraje i proces manipulace s papírem, který se léta zkouší.

Na téma bezpapírové konverze jsme již napsali podrobný článek. Zde se výslovně zabýváme tématem digitálního účetnictví.

Ruční zadání faktury znamená nejen spoustu času, ale také skryté vysoké náklady. Správné nastavení může ušetřit spoustu času a peněz.

Mezi hlavní výhody patří:

• Jakoukoli fakturu najdete během několika sekund / ušetříte čas

  Protože díky digitalizaci vašich dokumentů najdete všechny faktury uložené v PaperOffice během několika sekund. Už nemusíte pracně listovat tlustými složkami. Digitalizací všech faktur ve vaší společnosti stačí jen několik kliknutí, abyste je v systému našli.

  To nás také vede k druhému bodu:

• Těžíte z optimalizované úspory práce / papíru

  Již nepotřebujete místo pro fyzické složky. Od této chvíle můžete své faktury archivovat v PaperOffice. Snížení spotřeby papíru vede k čistým a uklizeným kancelářím.

• Zjednodušte účetní procesy / Například pomocí pracovních postupů

  Digitální správou faktur ušetříte čas a námahu. Stejně jako náklady na vytvoření, dodání a zpracování. Nevytvářejte kopie pro pokročilé úkoly, pracovní postupy a předávání. Vše běží digitálně a je transparentní a srozumitelné.

  Díky digitalizaci vašich faktur již nebudete chybět hodnotné termíny slev.

• Nastavení oprávnění pro přístup pomocí tlačítek

  Individuální přístupová práva k jednotlivým dokumentům a složkám zajišťují jasné zabezpečení. Můžete udělit přístup jednotlivcům nebo celým oddělením. Například účetnictví.

• Automatická detekce kontaktů

  PaperOffice inteligentně rozpoznává adresní data v obsahu dokumentu. Dokument pak logicky propojí s vašimi stávajícími kontakty. To mimo jiné umožňuje zobrazení všech dokumentů pro konkrétní kontakt pouhými několika kliknutími.

• Automatizovaná klíčová slova

  PaperOffice vám pomůže s inteligentním rozpoznáváním AI a klíčovými slovy. Tímto způsobem se na faktuře vyhledá nejdůležitější data dokladu.

  KI PIA inteligentně čte data z dokumentu. Poté dokument podejte s úplnými klíčovými slovy. V případě potřeby s testem nebo automaticky na pozadí.

• Funkce vkládání / exportu pro daňové poradce

  Faktury můžete snadno odevzdat. S přiřazením účtu a klíčovými slovy. Díky pokročilému vyhledávání máte vše, co potřebujete pro export. Stejně jako například všechny účty z minulého měsíce.

  Včetně struktury složek, souboru PDF, souboru Excel se všemi informacemi. Výsledkem je, že váš účetní nebo účetní může snadno importovat dokumentaci.

• Rychlé možnosti úprav

  Účetnictví lze v budoucnu rychle implementovat. Nejen, že můžete najít všechny dokumenty okamžitě, ale můžete je také přímo upravit / klasifikovat, například. Všechny zákonné požadavky jsou splněny díky archivaci odolné proti auditu. Kontrola a schvalování je tedy hračkou.

  Digitalizace faktur je nevyhnutelná z několika důvodů. Mnoho firem je také již přesvědčeno, že digitalizace faktur je budoucnost. To musí být přijato i dnes a nyní.

  Mnozí se však stále obávají, že tento krok bude spojen s dlouhým projektem. Což bude obtížné, drahé, riskantní a destabilizující. Dobrou zprávou je, že díky PaperOffice tomu tak nakonec není!

Co je třeba vzít v úvahu před digitalizací faktur?

Především je důležité nezaměňovat nebo redukovat digitalizaci na skenování příchozích faktur. Aby se pak mohli snadněji a rychleji dostat do procesu pracovního postupu pro ověření, platbu a archivaci. Digitalizace je mnohem víc.

Výhody rozpoznávání textu OCR: Díky rozpoznávání textu OCR lze mnoho věcí automatizovat. Například s umělou inteligencí (AI). Tímto způsobem se výukové funkce stávají stále výkonnějšími a spolehlivějšími detekčními algoritmy.

Položky uvedené na faktuře lze okamžitě identifikovat a extrahovat z dokladu. Dokument je podán a může být zpřístupněn účetnímu nebo ERP systému.

Například při digitalizaci má poskytovatel finančních služeb prospěch ze spolehlivých informací v reálném čase při přijetí faktury.

Dostáváme se ke skutečné otázce tohoto článku:

Jak mohu implementovat zpracování faktur?

Pokud spravujete své faktury pomocí PaperOffice, zpracování příchozích faktur je zcela elektronické. Příchozí fakturu již obdržíte digitálně, tj. e-mailem nebo naskenováním. To nehraje žádnou roli.

Digitalizujte příchozí faktury pomocí DropMail, jak?

Pokud již dostáváte příchozí faktury v digitálním formátu, doporučujeme modul DropMail integrovaný v PaperOffice. To vám umožní vytvořit osobní e-mailovou adresu DropMail v PaperOffice. Zasíláte jim pouze faktury.

Všechny faktury, které jsou odeslány na vaši adresu DropMail jako příloha e-mailu, jsou automaticky archivovány v PaperOffice. S definovatelnými pravidly podání a bez práce.

PaperOffice rozpozná fakturu a přečte příslušná data. Software poté zanese fakturu do příslušné složky. Díky inteligentní umělé inteligenci jsou volitelně spouštěny další schvalovací procesy, úkoly a pracovní postupy.

Všichni zaměstnanci, kteří mají být do procesu zapojeni, jsou informováni. Workflow faktury se spustí automaticky.

Podrobné zpracování digitálních faktur:

Příjem faktury

Jednoduše vytvořte požadovanou adresu ve formátu "meine_rechnungen@paperoffice.com", zadejte masku úložiště nebo aktivujte PIA a to je vše!

Digitální zpracování faktur

PaperOffice automaticky zachytí fakturu a zahájí zpracování

Jsou provedena definovaná pravidla podání. Auditní archivace probíhá automaticky na pozadí podle plánu.

Fakturu můžete zkontrolovat, schválit a spustit pracovní postupy.

Vpřed

Exportujte faktury do systémů daňového poradce nebo třetích stran s příslušnými informacemi.

Jak vypadá budoucnost digitalizace faktur. Kam cesta směřuje?

Za prvé, digitalizace faktur přináší výrazné a okamžité zvýšení produktivity. Digitalizace nejen osvobozuje zaměstnance od časově náročného a hustého provozního úkolu. Kromě toho budou vyřešeny problémy se zpožděním a sporem způsobeným ruční chybou.

Náklady spojené s ukládáním, vyhledáváním a ztrátou důležitých papírových dokumentů jsou drasticky sníženy. Kromě toho racionalizace a automatizace validačních a kontrolních procesů v celém procesu závazků.

Od požadavku na nákup až po platbu tyto výhody ještě více vynásobte.

Čeho společnost díky digitalizaci dosáhne?

Prostřednictvím digitalizace se společnosti daří uvolňovat důležité lidské a finanční zdroje. Ať už je to absorbovat růst aktivity s konstantními zdroji. Nebo mobilizovat své týmy v transformačních projektech. Pro zaměstnance není digitalizace faktur nepřítelem. Naopak – spojenec. Ty činí jejich práci zajímavější a vytvářejí přidanou hodnotu pro finanční řízení společnosti.

Může být papír po digitalizaci zničen?

Především je velmi důležité si uvědomit, že je třeba dodržovat faktory pro digitální archivaci dokumentů. Podle GoBD mohou být papírové dokumenty zničeny. Pokud nemusí být uchovávány v originále v souladu se zahraničními daňovými nebo daňovými předpisy.

To zahrnuje například otevírání rozvah a dokumentů stavebního práva. GoBD také říká, že papírové dokumenty by měly být staženy z dalšího zpracování. Soubor také nemusí být změněn po procesu skenování.

Odolnost proti revizím podle verzí kompatibilních s GoBD

Což je dáno kdykoliv díky verzování v PaperOffice. Dokument musí být přístupný a hodnotitelný po dobu trvání uchovávání.

PaperOffice tak splňuje všechny požadované standardy prostřednictvím certifikace a testování všech softwarových požadavků podle GOBD.

Doba uchovávání

Otázka doby uchovávání se znovu a znovu objevuje u našich zákazníků. Protože neexistují jasné pokyny, jak a zda by měla být původní faktura zachována. Nejprve byste se měli obrátit na příslušný daňový úřad, tedy na odpovědného auditora.

Jaké dokumenty jsou přijímány?

Dokumenty s právní relevancí, jako jsou smlouvy, musí být stále uchovávány v originále.

Chcete-li se dostat k věci:

Finanční úřad akceptuje elektronické účtenky. Soud v případě sporu pouze originály.

To souvisí se skutečností, že pravost podpisu lze ověřit pouze na originálních dokumentech. Doporučujeme nikdy nevyhazovat Originál.

Ukazuje se, že pro úspěšné zpracování příchozích faktur je třeba zvážit několik aspektů.

Pojďme si to shrnout:

Chcete-li zcela vyloučit papír z procesu, musíte implementovat průběžnou digitalizaci všech příchozích faktur. Zlepšení pocházejí z automatizace procesu co nejvíce.

Takový digitální dokument má pro společnost řadu výhod. Software na míru zajišťuje výrazně vyšší produktivitu ve firmě.

Digitalizace faktur je tedy důležitým krokem při transformaci vašeho podnikání na bezpapírovou kancelář. Šetří čas a práci. Zvyšuje kvalitu vašich pracovních výsledků.

Využijte všech výhod bezpapírové kanceláře.

Ujistěte se, že se této chybě vyhnete

Zatímco velké společnosti již dlouho jmenují úředníky pro digitalizaci, kteří se zabývají tématem konverze analogových dokumentů na plný úvazek, malé a střední společnosti obvykle postrádají lidské zdroje, zejména proto, že jsou vyžadovány odpovídající odborné kvalifikace.
To je však běžná chyba a vede ke špatným investicím, protože mnoho výrobců využívá této nevědomosti.