Uvedli jsme pět kroků, které musíte dodržet, abyste snížili spotřebu papíru v kanceláři a přešli na digitální:
-
Strategie a analýza procesů
Naplánujte si nasazení v bezpapírové kanceláři dobře. Udělejte si dostatek času na analýzu procesů ve vaší společnosti. Co musí být k dispozici nebo uchováváno v papírové podobě? Které dokumenty jsou dostatečné v digitální podobě?
Dokumenty a informace pocházejí z různých zdrojů S největší pravděpodobností narazíte na informace, které pocházejí z různých zdrojů a v různých formátech. Některé z nich v digitální podobě, uložené v souborech nebo databázích a některé ve formě tištěných dokumentů.
Časové a personální plánování pro bezpapírový kancelářský projekt
Čtvrtina nebo 90 dní je přiměřený časový rámec pro provedení opatření potřebných k přechodu na bezpapírovou kancelář.
Je to také období, které umožňuje hladký přechod. Rychlá řešení, která nutí zaměstnance provádět změny ze dne na den, jsou obvykle krátkodobá. Je také možné tímto způsobem nenarušovat provoz.
V podstatě při přechodu na bezpapírovou kancelář s PaperOffice DMS není potřeba projektový tým složený z několika lidí.
V mnoha malých a středních podnicích není jejich odečtení od jejich skutečných úkolů ani možné, ani žádoucí. Co však dává smysl, je udělat alespoň jednu osobu s oprávněním vydávat směrnice CDO, Chief Digital Officer. Pokud se příliš nezajímáte o americké zkratky, můžete ho jmenovat jako projektového manažera bezpapírové kanceláře.
-
Stanovení lhůt pro přechod do bezpapírové kanceláře
Rozdělení zamýšlených 90 dnů na menší časová období má za cíl soustředit se na každou fázi přechodu a být schopen přemýšlet o příslušných procesech. Kromě toho lze úspěchy při přechodu na euro snáze zdokumentovat. Zaměstnanci lépe chápou opatření a necítí se zahlceni. Zároveň musí být cíle komunikovány interně, což je v souladu s mentální změnou. Jak je to důležité, již bylo vysvětleno v předmluvě.
Má smysl rozdělit 90 dní do tří částí po 30 dnech.
Prvních 30 dní se používá k analýze všech procesů, které mají být převedeny z analogového na digitální.
Ve druhých 30 dnech bude zaveden PaperOffice DMS a požadovaný hardware, ale zpočátku pouze pro účely školení a doprovodných probíhajících procesů, pokud k tomu dojde.
Posledních 30 dní bylo věnováno procesu přechodu z analogového na digitální, přičemž otázky zaměstnanců nepochybně vyvstaly. Jedna nebo druhá nesprávná operace je také možná, ale to lze kdykoli opravit díky hierarchické struktuře PaperOffice DMS.
-
Detekce pořizovacích cest a určení úložiště dat
V prvních 30 dnech se nyní zaměřujeme na zkoumání procesů, ve kterých papír dosud hrál hlavní roli. K tomu je nutné rozpoznat rozhraní externí a interní komunikace ve společnosti a sledovat jejich životní cyklus, který tam může být:
- Telefonní hovory (např. objednávkový formulář, který je následně vyplněn)
- E-mailový provoz (např. pošta bude vytištěna pro příští schůzku)
- Písmena
- Návštěva firemního zákazníka (např.: viz telefonní hovory)
- Průvodní doklady
- Interní korespondence
Další věc, kterou je třeba určit, je, kdy a kde v případě elektronických formulářů probíhá přechod na tištěný papír, stejně jako cesta od papíru k archivaci nebo jen k odpadkovému koši.
Od nynějška navrhujte dokumenty digitálně
Od této chvíle se obejdete bez papíru, pokud je to možné: schůzky, zápisy, příchozí poštu, odchozí faktury a poznámky lze vytvářet přímo v PaperOffice. Úkoly a pracovní postupy jsou také implementovány digitálně.
Digitalizace faktur a postupné zavádění bezpapírového účetnictví
Vystavování faktur jako takových je také součástí bezpapírového úřadu, i když nejen v tomto kontextu. Digitalizace a správné zpracování jsou problémem a musí být také dobře naplánovány a realizovány.
Každý, kdo udržuje své faktury digitálně a také vytváří své digitální účetnictví, uznává větší potenciál pro úspory a může zefektivnit obecný účetní proces.
Ukládání dat
Pokud jste se již rozhodli, že vaše fyzické soubory budou nyní digitálními soubory, bezprostřední otázkou je, kam budete tyto digitální soubory ukládat. Uložíte je do databáze místně nebo na externí zařízení NAS?
Při přechodu na bezpapírovou kancelář byste neměli šetřit na jednom z nejdůležitějších aspektů. Místní ukládání dat a používání zařízení NAS.
Nebo nechcete mít datové úložiště nebo databázi ve vaší firmě vůbec? Abyste se vyhnuli požáru, loupeži apod., je však použití cloudového řešení pro vás z právních důvodů vyloučeno. Pak je samozřejmě velmi dobrým řešením řešení využití databáze na dedikovaném serveru, který je přiřazen pouze vám.
Výběr je velký.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Představení hardwaru PaperOffice DMS plus
Po instalaci softwaru na počítače ve společnosti, přiřazení hierarchických úrovní a nastavení a propojení serverů NAS je software vyškolen.
Není třeba externích (obvykle synonymních pro "drahé") konzultanty. Zaměstnanci PaperOffice jsou samozřejmě v případě potřeby k dispozici. Více než jeden milion společností, které pracují s PaperOffice DMS po celém světě, se dosud velmi dobře setkali s podrobnými tutoriály a videi nebo s telefonními radami ohledně otázek týkajících se PaperOffice DMS.
Většina procesů je samozřejmá a je doprovázena velmi dobře rozloženým menu nápovědy. Mimochodem, nemusíte být tvrdohlaví, pokud jde o dodržování 30 dnů. Pokud se všichni, kdo se podílejí na přechodu z analogového na digitální, domnívají, že to bude fungovat, může být proces zkrácen podle potřeby.
Struktura složek
Smysluplná struktura složek je důležitá, abyste se po přechodu mohli snadno ocitnout. Snadno uspořádejte strukturu digitálních složek podle stávající "skutečné" struktury složek.
Spolehněte se na automatizaci
Díky inteligentnímu rozpoznávání umělou inteligencí můžete rozpoznat důležitá data dokumentu v dokumentu, extrahovat je a použít pro klíčová slova dokumentu. To šetří čas a tím i peníze.
-
Dokončete přechod do bezpapírové kanceláře
Posledních 30 dní (nebo méně) začíná a zaměstnanci dokončí fázi vzdělávání a školení. E-maily se již nevytisknou, ale uloží.
Použití pracovních postupů a razítek
K dokumentům a e-mailům lze kdykoli přistupovat, upravovat a zpřístupňovat ostatním zaměstnancům prostřednictvím funkce workflow v PaperOffice DMS. Nákladní doklady z dodávek nebo příchozích dopisů jsou digitalizovány pomocí skeneru nebo kamery mobilního telefonu a převedeny na textové dokumenty pomocí softwaru OCR PaperOffice.
Funkce razítka umožňuje spuštění různých pracovních postupů a provedení dalších akcí. Dynamické proměnné lze přidávat k razítkům a dokonce i e-mailová oznámení jsou automaticky odesílána při použití.
Nezapomeňte zálohovat
K dispozici je pouze jedno centrální úložiště s funkcí zálohování. Už nikdy nevyvstává otázka, který zaměstnanec má konkrétní dokument uložený ve svém počítači a jak se k němu dostat, protože je na dovolené a není k dispozici.
Metoda šifrování dat, kterou používá také americká armáda. V současné době populární a lukrativní hra hackerů s ransomwarem se odrazí od PaperOffice.
Zůstaňte konzistentní: Začátek je vždy obtížný, protože procesy, které byly roky nacvičovány, jsou prozatím nové. Neupadněte zpět do starého vzorce.
Zůstaňte konzistentní a zažijte bezpapírovou kancelář.
Dokonalý průvodce v 5 krocích
Spropitné
Vytvořili jsme dokonalý 5-krokový průvodce přechodem na bezpapírovou práci a digitalizací vašeho podnikání jako dokument ke stažení, který podrobně popisuje každých 5 kroků a jak dlouho to trvá:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Dílčí závěr 2 / 3
Se správným softwarem znamená bezpapírová kancelář žádnou práci navíc!
Vše, co je opravdu potřeba, je nějaký software- Automatizujte příjem faktur zcela pomocí personalizovaných e-mailů, pokud jsou faktury k dispozici digitálně
- V případě papírových faktur je lze díky integritě skeneru automaticky zachytit dávkovým skenováním
- Indexování a čtení naskenovaných dokumentů
- a nejdůležitější věc: může automaticky ukládat digitální a naskenované dokumenty v závislosti na jejich obsahu!
A vyhněte se této běžné chybě
V každém případě se ujistěte, že vaše volba softwaru spadá na DMS, pomocí kterého můžete provádět automatické nahrávání (např. Monitorování adresářů) a výuku dokumentů SAMI, abyste nevstoupili do nekontrolovatelné pasti nákladů a nebyli závislí na výrobci!
