Bezpapírová kancelář: Takto ve firmě uspěje digitalizace

Přístup bezpapírové kanceláře je stále více středem pozornosti mediálních zpráv, ale v praxi se téměř nepoužívá - zejména ne v malých a středních firmách. Není to jen o čase a penězích.

Paperless office can bring many benefits to your business

S pouhými několika opatřeními však lze spotřebu papíru výrazně snížit. Malé a střední podniky těží z ploché hierarchie a flexibilních struktur.

V aktuálním článku se blíže podíváme na téma bezpapírové kanceláře, neboli "digitální kanceláře", jak je také známa. Ukážeme vám, že přechod je mnohem jednodušší, než si představujete. Obdržíte také tipy pro firemní organizaci, řekneme vám výhody práce bez papíru a popíšeme účinky úspěšné implementace.

Technologie jsou stále rychlejší a rychlejší

V době, kdy nás technologie tlačí ke kontaktu se světem prostřednictvím našich smartphonů, dává menší smysl, že stále používáme papír v mnoha našich každodenních činnostech.

Dnes jsme zvyklí zabývat se digitálním obsahem (hudba, fotografie, televizní seriály), ale digitalizace dokumentů ještě není v pracovním a podnikatelském prostředí rozšířená. V dnešní době mají téměř všechny společnosti přístup k počítačům a mobilním zařízením, tak proč stále plníme naše kanceláře papírem?

Hlavní důvody pro další používání papíru spočívají ve výzvách spojených s řešením změn a digitalizace. Mnoho lidí si rádo uchovává fyzickou kopii dokumentů, se kterými pracují.

Jak však vaši zaměstnanci začínají eliminovat nebo alespoň snižovat množství papíru používaného v kanceláři nebo v celé organizaci, zlepšujete také procesy, zvyšujete produktivitu digitalizací dat, použitím bezpapírových metod a tím snižujete náklady.

Proč byste měli snížit spotřebu papíru ve vaší společnosti?

Bezpapírová kancelář je cíl, o jehož dosažení se stále více společností snaží a nabízí mnoho výhod nad rámec úspor nákladů a snížení uhlíkové stopy společnosti.

Odhaduje se, že zaměstnanec, který stráví celkem dvě hodiny s dokumenty, spotřebuje v průměru 10 000 listů papíru ročně (údaje Federální agentury pro životní prostředí). Z tohoto důvodu je důležité používat řešení a nástroje, které zlepšují přístup, správu a lokalizaci informací. Jakákoli změna v obchodním procesu však vyžaduje čas a vyžaduje postupnou změnu firemní kultury.
Kromě pozitivního dopadu na životní prostředí snížením spotřeby obchodního papíru nabízí digitalizace dokumentů a firemních dat mnoho dalších výhod.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Výhody bezpapírové kanceláře

Níže jsou uvedeny hlavní výhody bezpapírové kanceláře:

• Optimalizace všech pracovních procesů

  Díky přechodu na bezpapírovou kancelář můžete být první Udělejte krok směrem k digitální transformaci vaší společnosti.
  Protože díky řešením pracovních postupů od vás můžete dále zjednodušit a zrychlit své obchodní procesy. Ulehčují úředníkům tím, že přebírají spoustu složité rutinní práce. Právní požadavky, které je třeba dodržovat, jsou integrovány přímo do pracovního postupu.

• Flexibilní práce bez ohledu na to, kde se nacházíte

  Pokud digitalizujete své dokumenty, můžete to udělat kdykoli, kdekoli a s jakýmkoli zařízením přistupovat k dokumentům. To je zvláště důležité, pokud máte několik poboček, vaši zaměstnanci chtějí / musí dělat svou práci z domácí kanceláře nebo musí vydávat schválení.

• Masivní snížení nákladů ve všech oblastech

  Digitalizace dokumentů má přímý dopad na snížení nákladů vaší společnosti, a to nejen proto, že již nekupujete tolik papíru, ale také proto, že ušetříte na údržbě tiskárny a nákupu inkoustu a náhradních dílů.
  To samozřejmě také snižuje náklady na skladování, tj. soubory, složky, police, kartotéky. Cenný prostor pro ukládání papírových dokumentů již není zbytečný.

  Sečteno a podtrženo, jakmile využijete digitální data, vaši zaměstnanci pracují v kanceláři mnohem efektivněji a investují drahocenný čas získaný rozumným a cíleným způsobem ve společnosti.
  Výrazné snížení úložného prostoru prostřednictvím digitalizace a/nebo snížení spotřeby papíru vede k čistším a uklizenějším kancelářím.

• Maximální zabezpečení proti krádeži a ztrátě

  Vyšší informační bezpečnost díky použití softwaru s databázovým úložným systémem. Bezpečnost digitálně uložených informací je mnohem lepší než bezpečnost dokumentů archivovaných na papíře.

  Dávejte pozor, abyste ve své společnosti nepoužívali cloudové řešení, protože cloudová DMS řešení a DMS software jsou bezpečnostní mezerou.

• Méně stresu díky automatizaci

  S transformací z manuálních na automatizované pracovní postupy jsou obchodní procesy standardizovány a náklady sníženy. Například optimalizace pracovního postupu může vést k rychlejšímu sběru a snížení pořizovacích nákladů.
  Na platby faktur se již nezapomíná, slevy lze odečíst včas.

• Snižte rizika v podnikových procesech

• Zlepšete vztahy se zákazníky

  Digitalizace ve vaší společnosti dává vztahům se zákazníky větší hloubku a objem. To znamená, že komplexní sběr dat v obchodních transakcích pomocí velkých dat, důsledné propojení interních procesů, reakční doby během několika sekund, stejně jako personalizovaný kontakt s velkým počtem zákazníků současně a přesné, extrémně poptávkově orientované plánování požadavků posune vaši společnost dopředu.

  Digitalizace je na vzestupu ve všech oblastech společnosti - v neposlední řadě v zákaznickém servisu. Bylo by chybou, kdyby každá společnost tento potenciál podceňovala. Pokud nechcete zaostávat za konkurencí a dokonce před ní spěchat, je nezbytné se v této oblasti zabývat digitalizací. Nikdy předtím nebylo možné komunikovat se zákazníkem agilněji a individuálněji o jeho specifických potřebách a přáních.

• Zvyšuje se vnitřní transparentnost

• Pozoruhodné zlepšení pracovního prostředí mezi zaměstnanci

  Společnosti, které se rozhodnou digitalizovat své dokumenty pomocí vhodného softwaru pro správu dokumentů, získávají na oplátku velké výhody, jako například:

  • Více volného fyzického prostoru
  • Rychlejší vyhledávání dokumentů
  • Lepší organizace dokumentace
  • Výsledkem je méně času stráveného hledáním dokumentů a méně stresu.
  • Udržitelnost a konkurenceschopnost
  • Zjednodušená komunikace a řešení úloh
  • Zvyšuje se produktivita vaší společnosti
  • A nejdůležitější je - jste na správné cestě do bezpapírové kanceláře.

Vyhněte se této chybě za každou cenu!

Zejména u projektů s digitalizací se často setkáváme s velkou neochotou, protože mnoho firem se obává, že se takový projekt vyvine v bezednou jámu. Nejčastějším důvodem je nedostatek znalostí samotných společností a další důvěra v nekompetentní výrobce softwaru, kteří nabízejí software, který nefunguje. Mnoho výrobců softwaru využívá nevědomosti.

V tomto okamžiku vám PaperOffice rád pomůže s implementací digitalizace. Díky 20 letům zkušeností v oblasti správy a automatizace dokumentů vám PaperOffice může přinést pracovní návrhy z praxe a provést vás kompletní implementací.

Dílčí závěr 1 / 3

Není vyžadován ani IT specialista, ani jeden vyškolený knihovník!

Vše, co opravdu potřebujete, je

• správný software
• spolehlivý IT partner
• odpovídající hardware

Někdy je hardware často již tam, má větší potenciál než dříve a může být okamžitě použit.

Spropitné

Mimochodem, existuje speciální článek na téma "Digitalizace papírových dokumentů: 10 nejdůležitějších výhod", který informoval o výhodách obecné digitalizace:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Jakých 5 kroků musíte dodržet, abyste snížili spotřebu papíru ve vaší kanceláři?

Uvedli jsme pět kroků, které musíte dodržet, abyste snížili spotřebu papíru v kanceláři a přešli na digitální:

• Strategie a analýza procesů

  Naplánujte si nasazení v bezpapírové kanceláři dobře. Udělejte si dostatek času na analýzu procesů ve vaší společnosti. Co musí být k dispozici nebo uchováváno v papírové podobě? Které dokumenty jsou dostatečné v digitální podobě? Dokumenty a informace pocházejí z různých zdrojů S největší pravděpodobností narazíte na informace, které pocházejí z různých zdrojů a v různých formátech. Některé z nich v digitální podobě, uložené v souborech nebo databázích a některé ve formě tištěných dokumentů.

  Možná budete chtít naskenovat a digitalizovat všechny předchozí dokumenty nebo přejít na bezpapírovou kancelář / systém k určitému datu, stejně jako použít digitální data k pokračování a efektivní práci v budoucnu. Použijte multifunkční tiskárnu/skener pro skenování a monitorování adresářů nebo hromadnou archivaci velkého množství dokumentů.

  První možnost vyžaduje více času a zdrojů. V ideálním případě se vy a váš tým rozhodnete, jak uspořádat elektronické soubory a nastavíte nepřetržitý proces skenování krok za krokem tak, aby byly všechny budoucí dokumenty digitalizovány.

  Časové a personální plánování pro bezpapírový kancelářský projekt

  Čtvrtina nebo 90 dní je přiměřený časový rámec pro provedení opatření potřebných k přechodu na bezpapírovou kancelář.

  Je to také období, které umožňuje hladký přechod. Rychlá řešení, která nutí zaměstnance provádět změny ze dne na den, jsou obvykle krátkodobá. Je také možné tímto způsobem nenarušovat provoz.

  V podstatě při přechodu na bezpapírovou kancelář s PaperOffice DMS není potřeba projektový tým složený z několika lidí.

  V mnoha malých a středních podnicích není jejich odečtení od jejich skutečných úkolů ani možné, ani žádoucí. Co však dává smysl, je udělat alespoň jednu osobu s oprávněním vydávat směrnice CDO, Chief Digital Officer. Pokud se příliš nezajímáte o americké zkratky, můžete ho jmenovat jako projektového manažera bezpapírové kanceláře.

  Je důležité, aby se dotyčná osoba důkladně seznámila s DMS PaperOffice.

  Vzhledem k jasně strukturované struktuře softwaru a rozsáhlým a snadno srozumitelným výukovým programům a videím o každém aspektu je to něco, co nevyžaduje ani titul IT, ani externí školení. Kromě toho to může být provedeno jako "učení se děláním" doprovázející první konverzní opatření.

• Stanovení lhůt pro přechod do bezpapírové kanceláře

  Rozdělení zamýšlených 90 dnů na menší časová období má za cíl soustředit se na každou fázi přechodu a být schopen přemýšlet o příslušných procesech. Kromě toho lze úspěchy při přechodu na euro snáze zdokumentovat. Zaměstnanci lépe chápou opatření a necítí se zahlceni. Zároveň musí být cíle komunikovány interně, což je v souladu s mentální změnou. Jak je to důležité, již bylo vysvětleno v předmluvě.

  Má smysl rozdělit 90 dní do tří částí po 30 dnech.

  Prvních 30 dní se používá k analýze všech procesů, které mají být převedeny z analogového na digitální.
  Ve druhých 30 dnech bude zaveden PaperOffice DMS a požadovaný hardware, ale zpočátku pouze pro účely školení a doprovodných probíhajících procesů, pokud k tomu dojde.

  Posledních 30 dní bylo věnováno procesu přechodu z analogového na digitální, přičemž otázky zaměstnanců nepochybně vyvstaly. Jedna nebo druhá nesprávná operace je také možná, ale to lze kdykoli opravit díky hierarchické struktuře PaperOffice DMS.

  Na konci posledních 30 a tedy i 90 dnů existuje plně integrovaný systém správy dokumentů, který již v tomto okamžiku umožňuje analýzu toho, jak velké jsou a budou úspory a výhody v budoucnu.

• Detekce pořizovacích cest a určení úložiště dat

  V prvních 30 dnech se nyní zaměřujeme na zkoumání procesů, ve kterých papír dosud hrál hlavní roli. K tomu je nutné rozpoznat rozhraní externí a interní komunikace ve společnosti a sledovat jejich životní cyklus, který tam může být:

  • Telefonní hovory (např. objednávkový formulář, který je následně vyplněn)
  • E-mailový provoz (např. pošta bude vytištěna pro příští schůzku)
  • Písmena
  • Návštěva firemního zákazníka (např.: viz telefonní hovory)
  • Průvodní doklady
  • Interní korespondence

  Další věc, kterou je třeba určit, je, kdy a kde v případě elektronických formulářů probíhá přechod na tištěný papír, stejně jako cesta od papíru k archivaci nebo jen k odpadkovému koši.

  Od nynějška navrhujte dokumenty digitálně

  Od této chvíle se obejdete bez papíru, pokud je to možné: schůzky, zápisy, příchozí poštu, odchozí faktury a poznámky lze vytvářet přímo v PaperOffice. Úkoly a pracovní postupy jsou také implementovány digitálně.

  Digitalizace faktur a postupné zavádění bezpapírového účetnictví

  Vystavování faktur jako takových je také součástí bezpapírového úřadu, i když nejen v tomto kontextu. Digitalizace a správné zpracování jsou problémem a musí být také dobře naplánovány a realizovány.

  Každý, kdo udržuje své faktury digitálně a také vytváří své digitální účetnictví, uznává větší potenciál pro úspory a může zefektivnit obecný účetní proces.

  Ukládání dat

  Pokud jste se již rozhodli, že vaše fyzické soubory budou nyní digitálními soubory, bezprostřední otázkou je, kam budete tyto digitální soubory ukládat. Uložíte je do databáze místně nebo na externí zařízení NAS?

  Při přechodu na bezpapírovou kancelář byste neměli šetřit na jednom z nejdůležitějších aspektů. Místní ukládání dat a používání zařízení NAS.

  Nebo nechcete mít datové úložiště nebo databázi ve vaší firmě vůbec? Abyste se vyhnuli požáru, loupeži apod., je však použití cloudového řešení pro vás z právních důvodů vyloučeno. Pak je samozřejmě velmi dobrým řešením řešení využití databáze na dedikovaném serveru, který je přiřazen pouze vám.
  Výběr je velký.

  Ve skutečnosti hledání řešení patří také do sekce prvních 30 dnů. Se správou dokumentů PaperOffice DMS a hardwarem NAS integrovaným do firemní sítě jsou k dispozici všechna řešení pro realizaci přechodu z papírového na digitální.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Představení hardwaru PaperOffice DMS plus

  Po instalaci softwaru na počítače ve společnosti, přiřazení hierarchických úrovní a nastavení a propojení serverů NAS je software vyškolen.

  Není třeba externích (obvykle synonymních pro "drahé") konzultanty. Zaměstnanci PaperOffice jsou samozřejmě v případě potřeby k dispozici. Více než jeden milion společností, které pracují s PaperOffice DMS po celém světě, se dosud velmi dobře setkali s podrobnými tutoriály a videi nebo s telefonními radami ohledně otázek týkajících se PaperOffice DMS.

  Většina procesů je samozřejmá a je doprovázena velmi dobře rozloženým menu nápovědy. Mimochodem, nemusíte být tvrdohlaví, pokud jde o dodržování 30 dnů. Pokud se všichni, kdo se podílejí na přechodu z analogového na digitální, domnívají, že to bude fungovat, může být proces zkrácen podle potřeby.

  Struktura složek

  Smysluplná struktura složek je důležitá, abyste se po přechodu mohli snadno ocitnout. Snadno uspořádejte strukturu digitálních složek podle stávající "skutečné" struktury složek.

  Spolehněte se na automatizaci

  Díky inteligentnímu rozpoznávání umělou inteligencí můžete rozpoznat důležitá data dokumentu v dokumentu, extrahovat je a použít pro klíčová slova dokumentu. To šetří čas a tím i peníze.

• Dokončete přechod do bezpapírové kanceláře

  Posledních 30 dní (nebo méně) začíná a zaměstnanci dokončí fázi vzdělávání a školení. E-maily se již nevytisknou, ale uloží.

  Použití pracovních postupů a razítek

  K dokumentům a e-mailům lze kdykoli přistupovat, upravovat a zpřístupňovat ostatním zaměstnancům prostřednictvím funkce workflow v PaperOffice DMS. Nákladní doklady z dodávek nebo příchozích dopisů jsou digitalizovány pomocí skeneru nebo kamery mobilního telefonu a převedeny na textové dokumenty pomocí softwaru OCR PaperOffice.

  Funkce razítka umožňuje spuštění různých pracovních postupů a provedení dalších akcí. Dynamické proměnné lze přidávat k razítkům a dokonce i e-mailová oznámení jsou automaticky odesílána při použití.

  Nezapomeňte zálohovat

  K dispozici je pouze jedno centrální úložiště s funkcí zálohování. Už nikdy nevyvstává otázka, který zaměstnanec má konkrétní dokument uložený ve svém počítači a jak se k němu dostat, protože je na dovolené a není k dispozici.

  Metoda šifrování dat, kterou používá také americká armáda. V současné době populární a lukrativní hra hackerů s ransomwarem se odrazí od PaperOffice.

  Zůstaňte konzistentní: Začátek je vždy obtížný, protože procesy, které byly roky nacvičovány, jsou prozatím nové. Neupadněte zpět do starého vzorce.

Zůstaňte konzistentní a zažijte bezpapírovou kancelář.

Dokonalý průvodce v 5 krocích

Spropitné

Vytvořili jsme dokonalý 5-krokový průvodce přechodem na bezpapírovou práci a digitalizací vašeho podnikání jako dokument ke stažení, který podrobně popisuje každých 5 kroků a jak dlouho to trvá:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Dílčí závěr 2 / 3

Se správným softwarem znamená bezpapírová kancelář žádnou práci navíc!

Vše, co je opravdu potřeba, je nějaký software

• Automatizujte příjem faktur zcela pomocí personalizovaných e-mailů, pokud jsou faktury k dispozici digitálně
• V případě papírových faktur je lze díky integritě skeneru automaticky zachytit dávkovým skenováním
• Indexování a čtení naskenovaných dokumentů
• a nejdůležitější věc: může automaticky ukládat digitální a naskenované dokumenty v závislosti na jejich obsahu!

A vyhněte se této běžné chybě

V každém případě se ujistěte, že vaše volba softwaru spadá na DMS, pomocí kterého můžete provádět automatické nahrávání (např. Monitorování adresářů) a výuku dokumentů SAMI, abyste nevstoupili do nekontrolovatelné pasti nákladů a nebyli závislí na výrobci!

Závěr digitální transformace

Pro mnoho firem není moderní a efektivní bezpapírová kancelář úspěchem přes noc, ale také není utopií. Chcete-li konečně dosáhnout digitalizace svých dokumentů, musíte zavést zásady redukce papíru a najít řešení, jak se zbavit všeho, co již nepotřebujete.

Software pro správu dokumentů od PaperOffice vám pomůže digitalizovat dokumenty a implementovat bezpapírovou kancelář. DMS řešení jsou kompletní řešení, která nabízejí konzistentní infrastrukturu.
Výsledkem je, že obchodní procesy jsou mapovány transparentně, pracovní postupy mohou být prováděny digitálně a všechny důležité informace lze snadno zobrazit.

Díky DMS řešením jste také schopni zpracovávat a ukládat digitální dokumenty a obsah auditně odolným způsobem, například si ušetříte potíže při firemních a daňových kontrolách.

Tipy a triky pro digitální kancelář

Shrnuli jsme pro vás 9 tipů , aby bezpapírová kancelář skutečně fungovala!

Stručně řečeno, jedná se o digitalizaci široké škály dokumentů ve firmě, jako jsou smlouvy, účtenky, dodací listy, příchozí faktury, tedy vše, co je na papíře. Kromě toho přichází v úvahu nejen papír o minulosti, ale také budoucí papír.

Komunikace je také relevantním partnerem v bezpapírové kanceláři. Nemusíte se bát legálně, stačí věnovat pozornost několika "jemnostem". Některé dokumenty, včetně struktury složek a ve formátu PDF, lze snadno předat daňovému poradci nebo kolegům jako samoobslužný archiv - to se provádí pouhými několika kliknutími myši.

Správný software pro správu dokumentů řeší analogově-digitální problém

DMS je zkratka pro Document Management System a je určena pro správu dokumentů, zejména digitálních dokumentů, což zahrnuje konverzi z analogového na digitální. PaperOffice DMS je takový systém. Jeho rozsah funkcí je stejně pozoruhodný jako jeho intuitivně navržená navigace v menu, která vyžaduje jen menší školení. Na místě nepotřebujete drahé konzultanty. Dobře vysvětlené video tutoriály na PaperOffice DMS to mohou udělat stejně dobře a mnohem levněji, zdarma.

Skenování, OCR, archivace s automatickým klíčovými slovy, slučování dokumentů řízených umělou inteligencí, integrovaný vyhledávač, funkce workflow, šifrování s 1024Mbit, přímá integrace do MS Office, ochrana před ransomwarem, automatické vytváření šablon, funkce razítka, správa úkolů a poznámek.

To je několik nejdůležitějších funkcí PaperOffice DMS a jak jsem řekl, ani vy, ani vaši zaměstnanci nemusíte dokončit IT titul.

Dílčí závěr 3/ 3

1. Obraťte se na výrobce s know-how a softwarem, který je v souladu s GOBD (a také GDPR)!

2. Neexistuje žádný vhodný DMS software. Každý DMS má své opodstatnění a v konečném důsledku musí produkt odpovídat účelu.

3. Ať už je to váš vlastní server, dedikovaný server PaperOffice v datovém centru Strato AG v Berlíně (Německo) nebo NAS - uložte svůj dokument NEVER na cloudové úložiště třetí strany, které a) není používáno na vyhrazeném základě a b) není umístěno v bezpečné zemi c) nelze exportovat jedním kliknutím

Spropitné

Pokud se budete řídit radami a budete používat NAS pro interní zabezpečené ukládání dokumentů - PaperOffice je nejen ideální pro toto, ale je dokonce jediným oficiálním DMS pro největšího výrobce NAS na světě - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.