最高可优惠折扣
独家内幕新闻
免费额外升级
最高可优惠折扣
独家内幕新闻
免费额外升级
友谊 信任 信言不凿
我们绝对不会将您的电子邮件地址提供给其他人，每封电子邮件中都包含一个一键退订链接。
专业提示
智能文件处理解决方案支持企业从非结构化、半结构化或复杂文档中自动提取各种数据。提示
关于“数字化纸质文件的十个主要优势”还有一篇特定主题的文章：
执行重复任务，如手动数据输入，可能会非常无聊，并且如果员工疲劳或分心，则会影响数据质量，导致所有数字和单词被遗忘或混淆。
此外，“访问和用户权限”因素也构成了一个受限制的圈子，因为您公司的所有员工都没有权利查看您的公司数据和信息。
对于一个包含自动文本识别的软件来说，保持专注从来都不难，它可以识别文本，查看敏感数据，提取和组织高准确度的输出，而不泄露公司机密。
手动数据输入可能非常繁琐，您处理的票据越多，人工错误导致的数据不准确相关的一些额外成本就越高。
通过使用人工智能（AI）进行自动化数据处理和提取，像PaperOffice DMS这样的文档管理系统可以帮助您降低这些成本，并释放办公空间，因为您不需要雇佣额外人员来手动数字化票据或在办公室存储大量的票据。
保护数据完整性，提高数据安全性。
虽然数字文件和实物纸质文档都可能因物理，环境或技术原因丢失或损坏，但大多数公司仍然花费时间将所有内容存储在实体存档中，并使用本地存储或云存储来存储数字文件。小贴士
关于云存储以及为什么我们不推荐使用该存储方法，有一个专门的帖子：
借助PaperOffice，您的所有文件都将直接存储在您自己服务器的数据库服务器上，从而完全控制所有数据。您无需设置服务器，PaperOffice将在安装后为您处理所有后续步骤。
或者，您可以使用您的Synology或QNAP NAS设备，并在您自己的NAS设备上管理所有票据！我们为您列出了如何充分利用您的Synology NAS的7个措施，在这里了解更多信息。
另外，一旦使用PaperOffice对票据进行了数字化，数据安全性和访问管理将变得更加简单，因为数据将以高度安全的加密形式存储在您的数据库中，只有您可以访问。
PaperOffice会自动对每个修改的文档进行版本控制，创建并单独存储其副本，以便您随时打开所需的版本。
我们将向您介绍如何确保版本控制和符合合规性的文档存档。
小贴士
关于使用PaperOffice文档管理实现合规性和符合保管期限条例的版本控制也有一个YouTube视频，清晰地解释了这个过程：
在使用OCR文本识别提取数据时，有一些需要考虑的挑战。发票的布局因各公司具有自己的格式而异。
为了确保您的票据能够准确读取，PaperOffice具有使用名为PIA的人工智能（AI）的自动文档识别功能。
PIA使用特殊算法和识别技术。
因此，PIA具有全面的集成词典，可以自动识别错误识别的术语，并将其与正确的词进行比对和替换。因此，您始终可以确定为您的文档指定了正确的文本识别。
智能识别、提取和使用相关文件内容，如日期、金额、文件类型、关键字和凭证数据进行分类。此外，还会查找与凭证相关的文件信息，如净值总额、总值总额、增值税率和文档货币，并进行提取。PaperOffice完全自动地进行这些数据的智能识别。
但是，在纸质文件扫描过程中会遇到许多影响图像质量的因素，例如定向、褶痕、字体大小、亮度、手写文字等。这会影响文本识别和提取的质量。因此，已经学习过的文档模板可能无法识别，或者文档内容可能无法正确处理。
这时就需要使用正则表达式。
正则表达式（Regex）是一种在文本中查找精确值的强大方式。
有关如何使用正则表达式的具体示例，我们会在文章的第二部分中进行详细说明。
开始比你想象的要简单。
你还有疑虑，担心自己无法做到吗？阅读我们客户在将PaperOffice集成到他们的业务生活中的案例研究，并亲自体验其简便性，或者简单申请一个测试安装。
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "智能文件处理的正确实施：OCR、AI和REGEX":
快速简单的答案是：适合所有企业。纸上办公对于各行各业和规模的企业都有好处，从中小企业到初创企业再到大型企业。但对于小型和中型企业来说，转变尤为重要：通过降低处理工作量和成本，可腾出预算用于推动进一步发展。
不可以。另一个关键因素，自2018年《通用数据保护条例（GDPR）》正式生效以来，备受关注的是数据保护。DMS解决方案和DMS软件用于处理、管理和存储通常包含敏感个人数据的文件。违反《通用数据保护条例》的规定，法律规定有高额罚款。
数字化工作并将旧文件带入新时代将是最好的关键投资，以便将来节省的时间，金钱和精力。
您不需要自己的IT专家来利用数字化的各种优势。
您需要的是可以根据经验实现您所需的准确伙伴。避免恐慌和选择测试版，而不是在没有真正测试过的情况下进行漂亮的PowerPoint演示。
根据经验，几乎每个企业都有一个未充分利用的大型复印机。这些设备适用于大容量扫描，对于办公用品耐受性强，并且可以成为没有扫描机投资的数字起始点。
避免使用DMS / ECM系统时的成本陷阱，这使您对制造商束手无策。在涉及自己的管理能力（例如将文件自学和进行设置）时不要妥协。如果需要帮助，制造商将很乐意帮助您，但请保持独立和自主。
未来的过程将完全相同，但是完全自动化。
要求进来了？流程工作启动，一切按照预设路径进行。
要搜索所有1000个文件夹？没问题，因为您有自己的谷歌！
