ASUSTOR керування документами DMS для NAS

Як ваші дані потрапляють на ASUSTOR NAS?

Існує кілька способів передати дані в систему управління документами PaperOffice (DMS), що працює на ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Ось кілька прикладів:

Сканування документів

Процедура проста: якщо дані ще не існують в цифровому вигляді, паперові документи спочатку необхідно відсканувати або сфотографувати.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

За допомогою вашого сканера або іншого пристрою для оцифрування документ буде перетворено не лише на зображення, але і його вміст може бути електронно "зчитаним". Вбудована в PaperOffice DMS функція сканера з'єднується з вашим сканером і таким чином передає цифровий носій у програмне забезпечення для управління документами.

Про те, як краще інтегрувати ваш сканер для оцифрування документів, ми вже написали в іншій статті.

Цифрове зберігання документів

Дані в цифровому вигляді, як-от електронна пошта чи цифрові файли, можна легко перемістити на інтерфейс PaperOffice методом перетягування. Якщо ви хочете архівувати кілька документів без ручних зусиль, для цього підходить вбудована в PaperOffice функція моніторингу папок. Це дозволяє здійснювати безперешкодне архівування у фоновому режимі.

Існуючі дані

Система управління документами PaperOffice також полегшує користувачам перенесення вже наявних цифрових даних, що зберігаються на жорстких дисках ноутбуків або настільних ПК, на спільне сховище даних, ASUSTOR NAS.

Таким чином, всі існуючі дані можна імпортувати в систему управління документами лише одним кліком миші.

Додана вартість та користь ASUSTOR NAS разом з PaperOffice DMS

Використання ASUSTOR NAS (мережевого сховища) у поєднанні з системою управління документами (DMS) PaperOffice пропонує ряд переваг, деякі з яких є наступними:

• 1. Централізоване управління даними: DMS дозволяє зберігати та організовувати всі документи та файли в одному центральному місці, що полегшує співпрацю та доступ до даних, оскільки кожен співробітник може отримати доступ до необхідних файлів без необхідності копіювання їх на USB-накопичувач.
  Це економить час та запобігає помилкам, які можуть виникнути при ручній передачі.


• 2. Підвищена безпека: NAS пропонує додаткові функції безпеки, такі як шифрування та надлишковість, щоб захистити дані від втрати або несанкціонованого доступу. А також висока безпека даних завдяки різним варіантам резервного копіювання.
  Можна створювати автоматичні резервні копії, щоб у разі збою або випадкового видалення важливих файлів можна було відновити ці файли. Також є можливість шифрувати дані, щоб гарантувати захист чутливих даних від несанкціонованого доступу.


• 3. Підвищена швидкість доступу: NAS дозволяє швидше отримувати доступ до даних та обробляти їх, що збільшує продуктивність.


• 4. Легке обслуговування та оновлення: DMS та NAS є незалежними один від одного і можуть обслуговуватися та оновлюватися незалежно один від одного, що полегшує обслуговування.


• 5. Підвищена гнучкість: Поєднання ASUSTOR NAS та PaperOffice DMS пропонує безліч налаштувань та варіантів адаптації, щоб задовольнити вимоги компанії.


• 6. Легка розширюваність обсягу пам'яті: Оскільки компанії часто зростають і потребують більше місця для зберігання, ASUSTOR NAS можна легко розширити, щоб задовольнити зростаючі вимоги. Це є більш економічно ефективним та простішим у порівнянні з іншими рішеннями для зберігання, такими як зовнішні жорсткі диски чи хмарні рішення.


• 7. Підтримка мобільного доступу та дистанційної роботи: Завдяки використанню ASUSTOR NAS та PaperOffice DMS можна отримувати доступ до даних та обробляти їх з будь-якого місця, що розширює можливості для дистанційної роботи та мобільної співпраці.


• 8. Підвищена ефективність: Використання PaperOffice DMS та ASUSTOR NAS дозволяє швидше знаходити дані, організовувати та автоматизувати процеси, що підвищує ефективність.


• 9. Розширене управління користувачами: Серед іншого, можливість створення та управління кількома обліковими записами користувачів.
  Це дозволяє компаніям встановлювати різні права доступу для різних співробітників або підрозділів. Наприклад, співробітник бухгалтерії може мати доступ до фінансових документів, тоді як співробітник з маркетингу матиме доступ тільки до маркетингових документів.

DMS дозволяє компаніям централізовано зберігати та управляти своїми документами та файлами. Це полегшує пошук та співпрацю, оскільки співробітники можуть отримати доступ до необхідних файлів з будь-якого місця. Це також надає можливість автоматизувати робочі процеси документів, щоб заощадити час та ресурси.

Система управління документами (DMS) у поєднанні з ASUSTOR NAS (мережевим сховищем) пропонує компаніям потужне та надійне рішення для управління та зберігання документів, а також доступу до ваших документів та файлів.