ASUSTOR керування документами DMS для NAS

Системи для управління документами, управління документами, також звані DMS, підтримують вашу організацію в електронній та структурованій організації ділових документів. Таким чином, DMS є важливим кроком до безпаперового офісу.

У поєднанні з вашим ASUSTOR NAS ви створюєте ідеальний дует, щоб цифровізувати аналогові збереження та підвищити ефективність процесів пошуку та архівування.

Управління документами PaperOffice є єдиною у світі офіційно затвердженою ASUSTOR системою DMS для ваших пристроїв ASUSTOR.

Що таке NAS?

Під назвою "ASUSTOR NAS" тайванська компанія ASUSTOR продає різні пристрої Network-Attached-Storage (NAS-пристрої). Ці пристрої дозволяють як компаніям, так і приватним користувачам ефективно захищати свої дані, а також індивідуально організовувати та використовувати їх.

Таким чином, NAS є файловим сервером з власною операційною системою, який надає свій дисковий простір через мережу.

ASUSTOR NAS надає ідеальні умови для всіх підприємств, але перш за все для МСП, для швидкого та легкого збереження даних компанії.

У наступній статті ми покажемо вам, як використати максимум з вашого ASUSTOR NAS для вашого підприємства, а також як управління документами може працювати легко і без Docker.

Чому використовувати NAS замість Cloud?

Є кілька причин, чому вам слід використовувати NAS (Network Attached Storage) рішення замість Cloud-рішення, тут ми наводимо кілька прикладів:

• 1. Контроль і безпека: NAS знаходиться фізично під контролем компанії, що означає, що ви як компанія маєте повний контроль над своїми власними даними і можете забезпечити, щоб ці дані були захищені і збережені.
  У Cloud-середовищі ваші дані переносяться на зовнішнього постачальника і не підлягають тим самим стандартам безпеки, що й сама компанія.


• 2. Захист даних: Компанії повинні дотримуватися законодавчих вимог Загального регламенту захисту даних (GDPR) Європейського Союзу при зберіганні персональних даних. Таким чином, компанії повинні при виборі технологій і послуг зберігання забезпечити дотримання положень про захист даних.
  NAS (Network Attached Storage) є більш підходящим вибором, ніж Cloud-рішення, коли йдеться про дотримання положень GDPR.
  Оскільки він залишається у власності компанії, дані можуть напряму контролюватися, оброблятися та захищатися самою компанією. NAS також пропонує високий рівень гнучкості, оскільки дані не потрібно зберігати в зовнішньому центрі обробки даних. Крім того, компанії можуть шифрувати дані на NAS, щоб захистити їх від несанкціонованого доступу.
• 3. Інтернет-з'єднання: NAS може використовуватися незалежно від інтернет-з'єднання, що робить його ідеальним для компаній, які працюють у сільських районах або районах з нестабільними інтернет-з'єднаннями.


• 4. Вартість: Вартість є важливою перевагою, яку NAS пропонує порівняно з Cloud-зберіганням. NAS є дешевшим при покупці, оскільки за нього потрібно заплатити лише один раз і він повністю належить вам.
  Крім того, щомісячні витрати на NAS значно нижчі, ніж на Cloud-службу. Бо на NAS не потрібно сплачувати щомісячні абонентські внески. Крім того, на NAS не виникають додаткові витрати на пропускну здатність, які можуть виникати на Cloud-службі.


• 5. Гнучкість: NAS надає компаніям більшу гнучкість у виборі апаратного забезпечення та обсягу зберігання. Він також дозволяє розширення дискового простору, щоб задовольнити зростаючі потреби компанії.

ASUSTOR NAS у поєднанні з PaperOffice DMS пропонує вашій компанії просте та надійне рішення для управління вашими документами.

PaperOffice DMS є зручним програмним забезпеченням, яке дозволяє компаніям організовувати, зберігати, категоризувати та управляти їхніми документами, щоб вони могли бути легко доступними в будь-який час і в будь-якому місці.

Поєднання NAS та ефективного управління PaperOffice DMS дозволить підвищити продуктивність вашої компанії, забезпечуючи швидкий та надійний доступ до документів. Це також забезпечує додатковий захист даних, оскільки вони зберігаються на NAS, а не на локальних комп'ютерах або в зовнішніх Cloud.

Як складно встановити та налаштувати базу даних?

Встановлення та налаштування бази даних на вашому ASUSTOR NAS зовсім не складне і не потребує ІТ-спеціаліста.

Налаштування за допомогою YouTube-відео PaperOffice можна виконати навіть новачку за кілька хвилин.

Як ваші дані потрапляють на ASUSTOR NAS?

Існує кілька способів передати дані в систему управління документами PaperOffice (DMS), що працює на ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Ось кілька прикладів:

Сканування документів

Процедура проста: якщо дані ще не існують в цифровому вигляді, паперові документи спочатку необхідно відсканувати або сфотографувати.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

За допомогою вашого сканера або іншого пристрою для оцифрування документ буде перетворено не лише на зображення, але і його вміст може бути електронно "зчитаним". Вбудована в PaperOffice DMS функція сканера з'єднується з вашим сканером і таким чином передає цифровий носій у програмне забезпечення для управління документами.

Про те, як краще інтегрувати ваш сканер для оцифрування документів, ми вже написали в іншій статті.

Цифрове зберігання документів

Дані в цифровому вигляді, як-от електронна пошта чи цифрові файли, можна легко перемістити на інтерфейс PaperOffice методом перетягування. Якщо ви хочете архівувати кілька документів без ручних зусиль, для цього підходить вбудована в PaperOffice функція моніторингу папок. Це дозволяє здійснювати безперешкодне архівування у фоновому режимі.

Існуючі дані

Система управління документами PaperOffice також полегшує користувачам перенесення вже наявних цифрових даних, що зберігаються на жорстких дисках ноутбуків або настільних ПК, на спільне сховище даних, ASUSTOR NAS.

Таким чином, всі існуючі дані можна імпортувати в систему управління документами лише одним кліком миші.

Додана вартість та користь ASUSTOR NAS разом з PaperOffice DMS

Використання ASUSTOR NAS (мережевого сховища) у поєднанні з системою управління документами (DMS) PaperOffice пропонує ряд переваг, деякі з яких є наступними:

• 1. Централізоване управління даними: DMS дозволяє зберігати та організовувати всі документи та файли в одному центральному місці, що полегшує співпрацю та доступ до даних, оскільки кожен співробітник може отримати доступ до необхідних файлів без необхідності копіювання їх на USB-накопичувач.
  Це економить час та запобігає помилкам, які можуть виникнути при ручній передачі.


• 2. Підвищена безпека: NAS пропонує додаткові функції безпеки, такі як шифрування та надлишковість, щоб захистити дані від втрати або несанкціонованого доступу. А також висока безпека даних завдяки різним варіантам резервного копіювання.
  Можна створювати автоматичні резервні копії, щоб у разі збою або випадкового видалення важливих файлів можна було відновити ці файли. Також є можливість шифрувати дані, щоб гарантувати захист чутливих даних від несанкціонованого доступу.


• 3. Підвищена швидкість доступу: NAS дозволяє швидше отримувати доступ до даних та обробляти їх, що збільшує продуктивність.


• 4. Легке обслуговування та оновлення: DMS та NAS є незалежними один від одного і можуть обслуговуватися та оновлюватися незалежно один від одного, що полегшує обслуговування.


• 5. Підвищена гнучкість: Поєднання ASUSTOR NAS та PaperOffice DMS пропонує безліч налаштувань та варіантів адаптації, щоб задовольнити вимоги компанії.


• 6. Легка розширюваність обсягу пам'яті: Оскільки компанії часто зростають і потребують більше місця для зберігання, ASUSTOR NAS можна легко розширити, щоб задовольнити зростаючі вимоги. Це є більш економічно ефективним та простішим у порівнянні з іншими рішеннями для зберігання, такими як зовнішні жорсткі диски чи хмарні рішення.


• 7. Підтримка мобільного доступу та дистанційної роботи: Завдяки використанню ASUSTOR NAS та PaperOffice DMS можна отримувати доступ до даних та обробляти їх з будь-якого місця, що розширює можливості для дистанційної роботи та мобільної співпраці.


• 8. Підвищена ефективність: Використання PaperOffice DMS та ASUSTOR NAS дозволяє швидше знаходити дані, організовувати та автоматизувати процеси, що підвищує ефективність.


• 9. Розширене управління користувачами: Серед іншого, можливість створення та управління кількома обліковими записами користувачів.
  Це дозволяє компаніям встановлювати різні права доступу для різних співробітників або підрозділів. Наприклад, співробітник бухгалтерії може мати доступ до фінансових документів, тоді як співробітник з маркетингу матиме доступ тільки до маркетингових документів.

DMS дозволяє компаніям централізовано зберігати та управляти своїми документами та файлами. Це полегшує пошук та співпрацю, оскільки співробітники можуть отримати доступ до необхідних файлів з будь-якого місця. Це також надає можливість автоматизувати робочі процеси документів, щоб заощадити час та ресурси.

Система управління документами (DMS) у поєднанні з ASUSTOR NAS (мережевим сховищем) пропонує компаніям потужне та надійне рішення для управління та зберігання документів, а також доступу до ваших документів та файлів.