Ефективне керування документами для успішності в будівельній галузі

Ми представляємо вам 7 практичних викликів та розглядаємо рішення

У 2022 році PaperOffice опитало кілька будівельних компаній про найбільші перешкоди у керуванні даними, документами та інформацією, а також врахувало деяку інформацію про компанії з проведених вивчених випадків. Ось що було встановлено:

Виклик 1

Цілком 82 відсотки опитаних компаній заявили, що у них виникають труднощі знайти документ у своїй файловій структурі через заплутані назви файлів або погану категоризацію.

Категоризація через нестачу часу неможлива і можлива лише при автоматичному виконанні.

Незалежно від того, чи це фізичні папки або цифрові структури папок на серверах - ім'я файлу документа, як правило, повинне містити інформацію про його зміст.

Часто стає так, що люди використовують пошук в своєму комп'ютері за ключовими словами, сподіваючись, що вони будуть міститися в іменах файлів шуканого документа.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Під час такого пошуку швидко виникає збентеження, оскільки відсутність єдиної структури може призвести до того, що файли не містять шуканих ключових слів.

Подібно до фізичної папки, яка знаходиться на неправильній полиці, в іншій кімнаті або була неправильно розміщена або має нерозбірливу або неправильну написану етикетку.

ПІДКАЗКА: Дізнайтеся більше про нашу вивчену стратегію успішної інтеграції PaperOffice в компанії з будівництва IDC Construccion S.L. Лас-Пальмас.

Дізнайтеся більше зараз і отримайте натхнення.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Виклик 2

Незрозуміння поточної та правильної версії документів становить значний виклик для компаній.

Будівельні компанії заявили, що у них нема

Виклик 5

Будівельні компанії часто працюють у командах і повинні ефективно співпрацювати, щоб успішно завершити проекти. Одним з викликів є необхідність в одночасній роботі кількох осіб над документом і внесення змін. Традиційні методи, такі як відправка електронних листів або вручну злиття змін, можуть спричинити затримки, втрату даних і неефективність.

Виклик 6

Будівельні компанії часто повинні дотримуватися специфічних правил і стандартів, особливо щодо конфіденційності та безпеки чутливої інформації. Управління та захист документів відповідно до правових вимог може бути викликом, особливо якщо чутлива інформація піддається ризику або втрачається.

Виклик 7

Будівельні компанії часто використовують різні системи та інструменти, розроблені для конкретних завдань або етапів будівельного проекту.

Виклик полягає у тому, щоб безперервно інтегрувати ці різні системи та забезпечити доступ до всіх відповідних документів та інформації в одному центральному місці.

Крім того, може бути важко мігрувати існуючі фізичні документи або дані з інших систем до нової системи управління документами.

Висновок

Управління документами для будівельних компаній становить ряд викликів, які потрібно подолати, щоб забезпечити ефективні та безперебійні бізнес-процеси.

Завдяки використанню надійного та комплексного рішення з управління документами ці виклики можна успішно подолати. Ефективне рішення PaperOffice надає структуровану організацію документів, швидкий доступ, безперебійну співпрацю, дотримання правил та безпеки, контроль версій та відстеження змін, а також інтеграцію з різними системами.

Розв'язуючи ці виклики, будівельні компанії можуть підвищити свою продуктивність, покращити ефективність та створити основу для успішного управління проектами.