Sistemul de management al documentelor PaperOffice
Faptul că sistemele de gestiune a documentelor au un potențial mare de beneficii pentru companii nu mai este un secret.
Astfel, prin utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor, nu numai că veți susține digitalizarea companiei dvs., ci veți pune și bazele realizării obiectivelor companiei dvs. și asigurării succesului pe termen lung al acesteia.
Un sistem de gestionare a documentelor (DMS) vă poate economisi mult timp și efort și poate accelera fluxurile dvs. de lucru. Este o soluție puternică, esențială pentru companii. Un DMS eficient îmbunătățește colaborarea, organizează și gestionează fișierele dvs. și oferă un singur loc centralizat pentru toate documentele dvs. Dacă nu ați luat încă în considerare utilizarea unui DMS, ar trebui să luați în considerare cele cinci motive prezentate în articol!
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis
Pentru ce este folosit un sistem de gestionare a documentelor?
Explicat simplu: un sistem de gestionare a documentelor (DMS) servește la stocarea, gestionarea și controlul fluxului de documente și informații în cadrul unei organizații.
Toate informațiile, cum ar fi documente pe hârtie, fișiere Windows sau e-mailuri, sunt organizate într-un singur loc central, în sistemul dvs. de gestionare a documentelor, la care angajații pot accesa ușor și fără probleme, inclusiv funcții unice pentru colaborarea în echipă și partajarea documentelor, și o interfață program inovatoare cu acoperire globală.
De aceea, sistemele de gestionare a documentelor devin din ce în ce mai importante pentru companii, deoarece cantitatea de informații generate de companiile de astăzi crește exponențial.
Gestiunea și controlul cantității enorme de documente externe și interne care fac parte din procesele de afaceri în administrația publică sau de afaceri a devenit o provocare care promovează implementarea diferitelor aplicații.
Astfel, aceste diferite aplicații ar trebui să faciliteze controlul informațiilor și documentelor și să conducă la reduceri semnificative ale timpului de căutare, manipulării și economisirilor de costuri, care sunt foarte importante în procesele noastre administrative.
Dar nu ar fi benefic să avem doar o singură aplicație care să poată îndeplini toate funcționalitățile?
Vă arătăm că sistemul de gestionare a documentelor PaperOffice poate fi acea singură aplicație de care compania dvs. are nevoie, cu toate funcționalitățile necesare încorporate.
Unde sunt stocate documentele?
După posibilitățile de automatizare, supraveghere și căutare, aceasta este întrebarea cea mai frecventă, deoarece, fie că este vorba de utilizare personală sau de afaceri, nimeni nu dorește să își lase datele în mâinile altora. În primul rând, pentru că acest lucru este cerut și de legislație.
PaperOffice DMS merge pe calea sigură, deoarece toate datele sunt stocate în siguranță într-o bază de date, care poate fi situată pe NAS-ul dvs., cum ar fi Synology sau QNAP. Aceasta înseamnă că aveți întotdeauna acces și control asupra datelor dvs.
Astfel, "inima" sistemului de gestionare a documentelor se află într-o bază de date, în care informațiile sunt stocate într-un mod care le face ușor și controlat accesibile și recuperabile.
Dar, prin stocarea structurată a informațiilor, avem doar o parte din ecuație.
"Creierul" care controlează sistemul este logica fluxurilor de lucru, care permite crearea dependențelor între documente și procese și conectarea acestor informații în fluxuri flexibile și predefinite.
Un pas esențial pentru implementarea unui astfel de flux de lucru sofisticat este ca cât mai multe documente să fie disponibile în format digital.
Digitalizare și gestionare a documentelor
Când vorbim despre gestionarea documentelor, nu trebuie să uităm că cu cât este mai mare gradul de digitalizare al informațiilor care fac parte din procese, cu atât mai mare va fi gradul de control și automatizare care poate fi atins.
Primul pas este să se stabilească care documente fac parte din procese, cum pot fi integrate aceste documente în sistemul de management al documentelor și care informații trebuie extrase și stocate împreună cu documentele în baza de date.
Odată ce informațiile sunt incluse, se definește ciclul lor de viață, modul în care interacționează cu alte procese și modul în care pot fi integrate.
Probabil că vor exista și informații provenite din surse diferite și în formate diferite. Partea dintre acestea în formă digitală, stocată în fișiere sau baze de date și o altă parte în formă de documente tipărite.
Dacă informațiile provin din alte baze de date sau sunt în formatul XML, interogarea și extragerea lor sunt simple. Dar ce se întâmplă cu documentele digitale în format pdf, doc etc.? Va fi ceva mai complicat, dar se poate accesa conținutul în diferite moduri, de exemplu, utilizând anumite programe, accesând direct fișierul sau trimitându-l la imprimare și extragând informațiile de pe bobina (coada de așteptare) de imprimare.
Aceasta devine ceva mai complicată atunci când documentul este în format de hârtie, de exemplu, o foaie de livrare sau o factură. Dar dacă soluția include un program sofisticat de recunoaștere optică a caracterelor (OCR = Optical Character Recognition), atunci se face deja un pas important.
Scannere și sistem de gestionare a documentelor (DMS)
Un scanner sau alt dispozitiv de digitalizare nu numai că convertește documentul într-o imagine, ci poate citi și conținutul acestuia electronic.
Dacă sistemul poate detecta și defini informațiile separate care trebuie incluse în baza de date, cum ar fi caracteristici precum numărul facturii, data, produsele, sumele etc., atunci informația în sistemul de gestionare a documentelor este completă.
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Prin intermediul digitalizării informațiilor prin OCR, se facilitează integrarea documentațiilor diverse în gestionarea proceselor și fluxurile de lucru.
Cum puteți beneficia de sistemul de management al documentelor PaperOffice
Sistemul de management al documentelor PaperOffice este ca un profesionist versatil, deoarece, pe lângă arhivarea generală a documentelor, sunt integrate și multe alte funcții legate de documente și informații corespunzătoare, dintre care câteva sunt:
- Acces la informații independent de timp și locație
- Căutarea și găsirea documentelor
- Automatizare completă
- Arhivare conformă cu reglementările și imutabilă a documentelor
- Automatizarea fluxurilor de lucru
Toate datele sunt stocate în siguranță la dvs. și nu într-un nor de stocare.
Rămâneți independenți prin administrarea propriilor date, în loc să le păstrați într-un nor străin cu costuri suplimentare.
PaperOffice acceptă orice dispozitiv, cum ar fi PC-ul local, NAS-ul QNAP, NAS-ul Synology, serverele Windows sau Linux și serviciile web cum ar fi AWS sau Azure.
Puteți accesa baza de date PaperOffice de pe orice alt PC din lumea aceasta utilizând securizarea și criptarea.
Aflați mai multe despre asta.
PaperOffice indexează totul automat, indiferent dacă sunt documente scanate sau fișiere. Conținutul text este stocat în siguranță în baza de date fără a fi nevoie de nicio intervenție din partea dvs. Astfel, puteți căuta cu ușurință după orice fragment de cuvânt, sumă sau cuvânt cheie în doar câteva secunde și găsiți intrările corespunzătoare.
Aflați mai multe despre căutarea integrată.
Monitorizările personalizabile depun toate documentele în mod automat în conformitate cu cerințele dvs.
Astfel, nu doar dosarele pot fi monitorizate în întregime, ci și conturile de email, folderele Outlook și chiar formularele Web.
Aflați mai multe despre automatizarea monitorizărilor.
Fiecare companie este obligată să păstreze documentele relevante din punct de vedere fiscal pentru administrația fiscală.
Provocarea constă în arhivarea documentelor digitale și în formă de hârtie care există deja Astfel încât acestea să fie arhivate așa cum prevede GoBD, în formatul original și imutabil.
PaperOffice DMS face acest lucru posibil, aflați cum:
După cum am menționat deja, pentru un management avansat al documentelor, este esențial ca toate informațiile să fie în formă digitală și structurată într-o bază de date. Prin intermediul unui site centralizat, puteți găsi ușor documente și puteți defini reguli cu privire la cine poate accesa, modifica și șterge/arhiva informațiile dvs.
Unul dintre pilonii soluției de management al documentelor PaperOffice este motorul său complex de fluxuri de lucru. Acest lucru vă permite să specificați fiecare pas al unui proces de afaceri, cu activitățile și dependințele sale asociate, precum și departamentele și rolurile implicate. De asemenea, puteți defini notificări automate care să fie activate în funcție de activitățile și evenimentele care apar pe parcursul întregului proces.
Toate acestea nu numai că reduc timpul necesar pentru gestionarea sarcinilor, ci și minimizează probabilitatea de uitare și de eroare în proces.
PaperOffice vă ajută să automatizați întregul flux de lucru, să creați procese complete de lucru digital, astfel încât să aveți mereu informații actualizate.
Aveți întotdeauna o vedere de ansamblu asupra sarcinilor și a proceselor prin intermediul fluxurilor de lucru care vă ajută să automatizați munca de zi cu zi. <
Valoarea adăugată și beneficiile managementului documentelor
Mai jos sunt enumerate câteva dintre cele mai importante avantaje ale implementării sistemului de management al documentelor PaperOffice:
- Control asupra persoanelor care pot accesa documentele și a activităților pe care le pot efectua în legătură cu acestea
- Acces centralizat și ușor la toate documentațiile relevante ale întreprinderii și posibilitatea colaborării mai multor părți în același document
- Securitate nu doar în ceea ce privește controlul accesului, ci și în ceea ce privește păstrarea și securizarea, implicate în introducerea noilor tehnologii și baze de date
- Economisirea timpului în căutarea documentației și a costurilor implicate în administrarea și păstrarea acestora
- Reduzarea redundanțelor, cum ar fi multiplicarea documentelor, fotocopierea sau înregistrarea datelor
- Agilitate și automatizare a sarcinilor administrative prin crearea de fluxuri de lucru care permit integrarea documentelor și a proceselor de afaceri într-un mediu controlat și activități clare și monitorizate
- Nu în ultimul rând, nu trebuie să uităm "efectul secundar" pozitiv al unei satisfacții mai mari a clienților interni și externi
