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Indústria
Tecnologia dentária / laboratório odontológico / indústria odontológica
Região
Leipzig
Departamentos
Escritório, Contabilidade
Indústria
Tecnologia dentária / laboratório odontológico / indústria odontológica
Região
Leipzig
Departamentos
Escritório, Contabilidade
Lars R. Ludewig, proprietário e diretor administrativo da ViaCreative Zahntechnik GmbH
Dica profissional
Indústria
Tecnologia dentária / laboratório odontológico / indústria odontológica
Região
Leipzig
Departamentos
Escritório, Contabilidade
O laboratório odontológico ViaCreative é uma segunda geração do Sr. Lars-R. Empresa ludewig-run em Leipzig. Em laboratório, os produtos de reposição dentária são fabricados principalmente em nome dos dentistas.
A gama de serviços da empresa é muito extensa e se caracteriza pelo uso de processos e técnicas modernas. Por exemplo, uma produção CAD-CAM, a produção de dentaduras ou superestruturas alérgicas em implantes.
PaperOffice DMS é usado na ViaCreative em Leipzig principalmente para armazenamento de dados, pesquisas de documentos e a elaboração de documentos para transmissão ao fisco.
No laboratório, vários técnicos odontológicos trabalham em estações de trabalho de forma diferente equipadas com diferentes tarefas. Um segmento central comum aqui é o registro preciso de todo o trabalho realizado, bem como os processos e materiais utilizados.
Como o trabalho é quase exclusivamente encomendado por dentistas para os pacientes, a documentação completa é tão importante quanto o armazenamento seguro dos dados às vezes sensíveis.
Antes da decisão de usar o PaperOffice DMS, os dados gerados durante o trabalho diário eram registrados manualmente em um arquivo analógico, que era mantido em um arquivo suspenso no escritório durante processos em andamento e em uma sala de arquivo separada quando o trabalho foi concluído. Para criar e enviar os documentos fiscais, os dados foram transferidos dos arquivos analógicos para o formulário datav eletrônico por um funcionário.
O tempo necessário para esta forma de trabalho administrativo é muito alto por um lado e muito propenso a erros, por outro. Ao mesmo tempo, a segurança de dados legalmente exigida só é dada em uma extensão limitada.
O objetivo da empresa era digitalizar documentos em papel existentes, trazer otimização de processos e controle do fluxo de trabalho sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar grande parte dos processos em segundo plano e, assim, otimizar o processo.
Sr. Lars-R. Devido aos desafios existentes, a Ludewig estava procurando um sistema de gerenciamento de documentos que permitisse o armazenamento de dados seguro e adaptável, bem como a fácil integração de todos os locais de trabalho da casa com software descomplicado.
Ao mesmo tempo, o software deve ser caracterizado por uma boa relação custo-benefício. Além do PaperOffice DMS, o Sr. Ludewig testou outros quatro produtos de software de outras casas do sistema e inicialmente examinou várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos.
O fato de o PaperOffice ter sido finalmente usado como gerenciamento de documentos na Via Creative foi decidido pelas seguintes razões:
1. Armazenamento e disponibilidade de dados. Acesso central e fácil a todos os documentos relevantes e a possibilidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um armazenamento interno central que pode ser acessado por todos os funcionários. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
Um armazenamento central que pode ser acessado por todos os funcionários com direitos adequados ao usuário.
Sr. Lars-R. Ludewig percebeu no início que não havia como contornar a digitalização em sua prática.
2.Valor para o dinheiro. O software deve ter uma boa relação preço-desempenho.
Dessa forma, a ViaCreative conseguiu evitar um comprometimento de capital excessivo e ainda possui um orçamento correspondentemente grande para as compras de materiais e tecnologia necessárias, que são muito caras, especialmente na tecnologia dentária.
3. Fácil de manusear. O software deve exigir o mínimo de treinamento possível e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.
Dessa forma, consultores externos podem ser evitados. É claro que o PaperOffice DMS também oferece treinamento individual para os módulos, se desejar. De acordo com as experiências dos funcionários da ViaCreative, no entanto, o PaperOffice é em grande parte autoexpulativo.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
4. Capacidade de recuperação e economia de tempo. Uma maneira mais simples foi buscada para digitalizar documentos analógicos e encontrá-los facilmente novamente quando necessário.
Graças à função de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o conteúdo desejado pode ser extraído de forma direcionada e armazenado com palavras-chave de forma totalmente automatizada.
Graças às expressões regulares (REGEX), o conteúdo do documento pode ser lido automaticamente e armazenado como informações de documento.
Sr. Lars-R. Ludewig explica:
Sr. Lars-R. Ludewig enfatiza:
Ludewig também estava entusiasmado com o compromisso da equipe do PaperOffice DMS em implementar os ajustes nos requisitos para a administração da ViaCreative.
Ele e sua equipe estavam tão satisfeitos com a interface gráfica do PaperOffice DMS. Isso prova que o desenvolvimento do PaperOffice leva em conta a percepção normal das pessoas, que prioriza fotos e cores, sem parecer brincalhão. Isso se aplica igualmente aos tutoriais e vídeos criados pelo PaperOffice para determinados segmentos do software de gerenciamento de documentos.
No decorrer da mudança, o arquivo analógico da ViaCreative foi e está sendo gradualmente digitalizado e lido diretamente através do software OCR integrado no PaperOffice DMS. Graças ao uso de expressões regulares, que são geradas por funcionários do PaperOffice, todos os documentos analógicos recebidos podem ser lidos facilmente e de forma específica do cliente.
Sr. Lars-R. No início da introdução, Ludewig recomenda:
PaperOffice A DMS atendeu a todos os critérios necessários e hoje mapeia o fluxo completo de documentos digitais na prática.
Por enquanto, todos os documentos de fatura são registrados com scanners de alto desempenho, o Paper-Office reconhece automaticamente os dados de contato e armazena os documentos de acordo no arquivo eletrônico.
Os funcionários podem então acessar os documentos através de uma interface de usuário simples e inserir vários termos de pesquisa - uma pesquisa de texto completo também está disponível.
Graças ao uso consistente do DMS, a ViaCreative conseguiu reduzir significativamente o tempo de processamento necessário para as faturas, e o número de contas pendentes diminuiu significativamente ao mesmo tempo.
O Sr. Denis K. de "Contabilidade e Contabilidade" enfatiza:
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Tecnologia dentária / Laboratório odontológico ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Que dicas você daria aos futuros usuários do PaperOffice?
Nunca é cedo ou tarde demais para lidar com o tema da digitalização.
O mais importante é ter uma ideia do software, mas também da própria empresa. Era importante que não nos sentimos obrigados a comprar o software ou assinar qualquer pacote de serviço e suporte.
Mesmo antes de adquirirmos o PaperOffice DMS, falamos com todos os departamentos da empresa e nunca nos sentimos mal tratados. Pelo contrário: o PaperOffice tem uma equipe agradável, cortês e competente.
Para nós, como empresa industrial, os processos estão se tornando cada vez mais complicados e envolvem muita burocracia. Portanto, a confiança no sistema e no software era muito importante. Claro, também era muito importante que o software fosse fácil de entender.
Para quem você recomendaria o PaperOffice?
Recomendaremos o PaperOffice para todas as outras empresas que gostariam de digitalizar e automatizar. Quem quer isso fácil, não precisa de uma solução completa com contabilidade automática, caixa registradora, etc., que não quer mais grampeadores e buscas constantes.
O que você gosta particularmente no PaperOffice?
Estamos muito satisfeitos com tudo.
PaperOffice é um sistema leve, mas poderoso de gerenciamento de documentos.
Funções que parecem sem sentido no início, como a leitura automática do conteúdo do documento, acabam por ser as funções mais importantes que você não quer mais perder.
