Inteligentnie realizuj przetwarzanie dokumentów: OCR, AI i REGEX

Zmniejsz ludzkie błędy poprzez wyższą dokładność

Wykonywanie powtarzających się zadań, takich jak ręczne wprowadzanie danych, może być dość nudne i może wpływać na jakość danych, gdy pracownicy się męczą lub zostają rozproszeni, a wszystkie liczby i słowa są zapominane lub pomyłkowo zamieniane.

Ponadto, kwestia "dostępu i uprawnień użytkowników" ogranicza również dostęp do określonego kręgu osób, ponieważ nie wszyscy pracownicy firmy mają uprawnienia do przeglądania danych firmowych i informacji.

Dla oprogramowania, które obejmuje automatyczne rozpoznawanie tekstu, trudno jest stracić skupienie i może rozpoznać teksty, przeglądać poufne dane, wyciągać je i organizować wyjścia z wysoką dokładnością bez ujawniania tajemnic firmowych.

Oszczędność kosztów i maksymalizacja przestrzeni biurowej

Ręczne wprowadzanie danych może być bardzo pracochłonne, a im więcej dokumentów musisz przetwarzać, tym wyższe będą twoje koszty związane z pracownikami. Ponadto, niektóre dodatkowe koszty mogą wystąpić związane z niedokładnościami danych z powodu ludzkich błędów.

Dzięki automatycznemu przetwarzaniu i odczytywaniu danych za pomocą sztucznej inteligencji (SI), system do zarządzania dokumentami, tak jak PaperOffice DMS, może pomóc Ci obniżyć te koszty i jednocześnie zwolnić powierzchnię biurową, ponieważ nie musisz zatrudniać dodatkowych pracowników do ręcznej cyfryzacji dokumentów czy przechowywania stosów dokumentów w biurze.

Zachowaj integralność danych i popraw bezpieczeństwo danych.

Wskazówka

Tak przy okazji, istnieje specjalny post na temat przechowywania w chmurze i dlaczego nie polecamy tej metody przechowywania:

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Dzięki PaperOffice wszystkie Twoje dokumenty są przechowywane bezpośrednio na serwerze bazy danych Twojego własnego serwera, zapewniając Ci pełną i nieograniczoną kontrolę nad wszystkimi danymi. Nie musisz zakładać serwera, ponieważ PaperOffice zajmuje się wszystkimi dalszymi krokami po zainstalowaniu.

Lub użyj swojego urządzenia Synology lub QNAP NAS i zarządzaj wszystkimi swoimi dokumentami na własnym urządzeniu NAS! Wyliczamy dla Ciebie 7 kroków, jak w pełni wykorzystać swoje urządzenie Synology NAS, tutaj dowiesz się więcej.

Bezpieczeństwo rewizji musi być zapewnione

Ponadto, bezpieczeństwo danych i zarządzanie dostępem staje się prostsze po cyfryzacji dokumentów za pomocą PaperOffice, ponieważ dane są archiwizowane w bazie danych z wysokim poziomem bezpieczeństwa, a dostęp do nich mają tylko wyznaczone osoby, w tym Ty.

PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię cieni i przechowuje ją oddzielnie, dzięki czemu w każdej chwili możesz otworzyć żądaną wersję.

Opisujemy, jak zapewnić wersjonowanie i archiwizację dokumentów zgodną z rewizją.

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

Jakie są wyzwania związane z cyfryzacją dokumentów przy użyciu OCR?

Podczas wyodrębniania danych za pomocą rozpoznawania optycznego znaków (OCR) istnieje kilka wyzwań, które należy uwzględnić. Układy faktur są bardzo zróżnicowane, ponieważ każda firma ma swój własny format.

Aby zapewnić dokładne rozpoznawanie Twoich dokumentów, PaperOffice ma wbudowane automatyczne rozpoznawanie dokumentów za pomocą sztucznej inteligencji (SI) o nazwie PIA.

PIA korzysta z dedykowanych algorytmów i technologii rozpoznawania.

PIA ma obszerny słownik wbudowany, który automatycznie rozpoznaje błędnie rozpoznane terminy, porównuje je i zastępuje poprawnymi. Możesz być pewien, że poprawne rozpoznanie tekstu dla Twojego dokumentu zostało zaprogramowane.

Wyciąganie istotnych danych dokumentów

Inteligentne rozpoznawanie, wyodrębnianie i wykorzystywanie istotnych treści dokumentów, takich jak data, kwoty, typy dokumentów, słowa kluczowe i dane dowodowe. Ponadto, wyszukuje się i wydziela się informacje dotyczące dokumentów związane z dowodami, takie jak suma netto, suma brutto, stawka podatku VAT oraz waluta dokumentu. To inteligentne rozpoznawanie danych odbywa się w PaperOffice automatycznie.

Niestety, podczas skanowania dokumentów papierowych występuje wiele czynników, które mogą wpływać na jakość obrazu, takich jak wyprostowanie, zagięcia, rozmiary czcionki, jasność, ręczne pisanie i wiele innych. To wpływa na jakość rozpoznawania tekstu oraz wyciąganych danych. Zdarza się, że już zapamiętane szablony dokumentów nie są rozpoznawane lub treść dokumentów jest niepoprawnie przechowywana.

O tu właśnie chodzi w wyrażeniach regularnych.

Wyrażenia regularne (Regex) są wspaniałym sposobem na wyszukiwanie dokładnych wartości w tekście.

Dokładne korzystanie z wyrażeń regularnych na podstawie konkretnych przykładów omawiamy szczegółowo w drugiej części artykułu.

Rozpoczęcie pracy jest prostsze niż myślisz.

Czy nadal masz obawy, że sobie nie poradzisz? Przeczytaj studia przypadków naszych klientów dotyczące integracji PaperOffice w Twoje życie biznesowe i przekonaj się o prostocie, lub po prostu zapytaj o darmowy test instalacji.