지능형 문서 처리를 올바르게 구현하십시오: OCR, AI 및 REGEX

범례 데이터에서 콘텐츠가 OCR 텍스트 인식, AI 자동화 및 정규 표현식을 사용하여 추출됩니다.

무조건적으로 다양한 데이터를 구조화되지 않은, 반구조화된 또는 복잡한 문서로부터 최대한 자동화하여 추출할 수 있게 하는 지능형 문서 처리 솔루션은 기업을 지원합니다.
지능형 문서 처리가 무엇을 의미하며, 왜 문서를 자동으로 처리해야하는지, 그리고 어떻게 시작하는 것이 가장 좋은지에 대해 더 자세히 알아보세요.

지능적인 문서 처리를 올바르게 수행하십시오.

프로 팁

다음 글에서는 비즈니스 효율성을 향상시키고 인간의 실수를 최소화하고 현재 비용을 줄이며 사무 공간을 최대화하며 데이터 무결성을 유지하고 데이터 보안을 향상시킬 수 있는 방법을 안내합니다.

PaperOffice 문서 관리 시스템의 장점을 열거하고, DMS를 사용하여 최대 92%까지 비용 절감이 가능하다는 것을 보장하는 방법을 안내합니다.

또한 정규식(Regex)이 무엇인지 설명하고, 두 번째 부분에서는 구체적인 REGEX 응용 사례를 나열합니다.

이를 통해 필요한 데이터를 문서에서 수동으로 입력하지 않고 빠르고 효율적으로 추출할 수 있는 방법을 알 수 있습니다.

3개의 마법성있는 글자로 된 기술 - OCR

실제로 OCR이란 무엇이며 어떻게 사용되는 것인가요?

광학 문자 인식(OCR)은 오늘날 종종 다양한 문서에서 정보를 추출하고 물리적인 종이 문서를 디지털화하고 문서 관리 워크플로우를 최적화하기 위해 사용됩니다.

OCR 텍스트 인식을 사용하면 문서 처리를 자동화하는 데 큰 도움이 될 뿐만 아니라 모든 산업에서 중요한 역할을 하는 과정에 기여함으로써 기업들에게 큰 이점을 제공합니다.

OCR은 "광학 문자 인식"이라는 용어의 약자로, 소프트웨어 제품이 디지털 이미지에서 텍스트를 인식하고 추출할 수 있도록 합니다. 예를 들어, 스캔된 문서를 읽고 분석하기 위해 필수적입니다.

그러나 일상적으로 영수증 스캐너와 같은 인식이 가능한 OCR이 매우 편리하지만 충분히 정확한 결과를 얻기에는 단독 사용으로는 부족합니다.

이를 위해 PaperOffice DMS와 같이 풍부한 OCR 기능을 이미 기본적으로 갖춘 문서 관리 시스템을 사용해야 합니다.

PaperOffice는 각 문서에 OCR 텍스트 인식을 수행하고 전체 텍스트 내용을 인덱싱하여 통합 고급 검색 기능을 통해 세계 최고의 DMS 검색 도구를 제공합니다. 별다른 작업 없이!

디지털화의 장점

비용 절감에 대해 고민해 본 사람은 아마 많은 비즈니스에서 "디지털화"라는 용어를 들어보았을 것입니다.

일반적으로 회사 내 모든 영수증은 한 곳에 보관됩니다. 몇 일 후에야 문서 처리가 시작됩니다. 수동으로 디지털화하기 위해 필요한 정보를 찾고 표에 입력하고 입력이 올바른지 확인한 후, 다음 문서로 넘어갈 수 있을 때까지 수백 개의 영수증과 다른 문서를 디지털화해야 합니다.

심지어 비즈니스나 회계적 목적을 위해 테이블을 다른 시스템으로 업로드하기 위해 추가 단계를 수행해야 할 수도 있습니다.

끔찍하게 들리지 않나요?

OCR 텍스트 인식 기능을 이미 갖춘 문서 관리 시스템을 사용하면 몇 시간 또는 며칠이 걸리는 프로세스를 단 몇 분으로 단축시킬 수 있습니다.

템플릿과 원하는 특정 데이터 필드를 설정한 후, 개별 문서 또는 문서 스택에서 정보를 추출할 수 있습니다.

상세한 영수증 정보를 저장하고 문서를 태그할 수 있으며, 필요에 따라 추출된 정보를 사용하여 자동으로 연락처와 연결할 수 있습니다.

해야 할 일은 문서를 스캔하거나 이미 이메일과 같은 디지털 방식으로 PaperOffice로 전송하는 것입니다.

문서 관리 시스템이 나머지를 처리해 줍니다.

팁

‘전자 문서의 10가지 주요 장점’에 대한 정보는 특별한 글이 있습니다:

PaperOffice Mitarbeiterin freut sich alle Unterlagen bisher in Papier zu digitalisieren und hebt die Hände hoch vor Freude

Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht

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더 높은 정확도를 통한 인간의 실수 감소

수동 데이터 입력과 같은 반복 작업을 수행하는 것은 꽤 지루할 수 있으며 직원들이 지쳐서 혹은 산만하게 되는 경우 데이터의 품질이 저하될 수 있습니다. 숫자와 단어를 잊거나 혼동할 수 있습니다.

게다가 "액세스 및 사용자 권한" 요소도 제한된 숫자입니다. 회사의 모든 직원이 기업 데이터와 정보에 대한 액세스 권한을 갖지 못합니다.

자동 텍스트 인식 기능을 갖춘 소프트웨어는 집중력을 유지하는 것이 어렵지 않으며, 텍스트를 인식하고 민감한 데이터를 볼 수 있으며, 추출하고 정확하게 출력물을 조직화할 수 있습니다. 동시에 기업의 비밀을 너무 과도하게 노출시키지 않습니다.

특히 요즘 어려운 시기에는 기업의 경쟁력을 강화하기 위해 기업을 종이 없이 또는 디지털로 전환하고 직원이 자유롭게 재택근무 할 수 있도록하는 것이 매우 중요합니다. 결국 회사는 디지털 시대에 발맞춰 종이없는 사무실을 구축해야합니다.

비용 절감과 사무 공간 최대화

수동 데이터 입력은 매우 노동 집약적 일 수 있으며 처리해야 할 영수증이 많을수록 인력 비용이 더 많이 듭니다. 또한 인적 오류로 인해 데이터 부정확성으로 인한 추가 비용이 발생할 수도 있습니다.

PaperOffice DMS와 같은 문서 관리 시스템을 사용하면 인공 지능 (AI)을 사용하여 데이터를 자동 처리하고 추출하여 이러한 비용을 절감하고 또한 영수증을 수동으로 디지털화하거나 사무실에 영수증 스택을 저장하기 위해 추가 직원을 고용 할 필요가 없기 때문에 공간을 확보 할 수 있습니다.

데이터 무결성을 유지하고 데이터 보안을 향상시킵니다.

실제로 디지털 파일과 물리적인 종이 문서 모두 물리적, 환경, 기술적 위험으로 인해 손실되거나 손상될 수 있습니다. 그럼에도 대부분의 기업은 모든 것을 물리적으로 보관하고 디지털 문서에 대해서는 로컬 저장소 또는 클라우드 저장소를 사용하는 데 시간을 낭비합니다.

팁

클라우드에 저장하는 것과 왜 우리가이 저장 방법을 권장하지 않는지에 대한 특수 게시물도 있습니다:

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

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잠재성을 활용하려면 독립형 서버 데이터베이스에 모든 문서를 저장합니다. 통제할 권한이 없는 그들에게.

또한 독자적인 Synology 또는 QNAP NAS를 사용하여 모든 영수증을 관리합니다! Synology NAS에서 최대로 활용하는 7가지 방법을 소개합니다. 여기에서 자세히 알아보세요.

감사 추적 가능성 보장해야 합니다

또한 영수증이 PaperOffice로 디지털화되면 데이터 보안 및 액세스 관리가 간편해집니다. 데이터는 고도로 보안되어 암호화되어 데이터베이스에 위험 요소없이 아카이브에 보관되며 다른 사람은 액세스 할 수 없습니다.

PaperOffice는 모든 변경 된 문서에 자동으로 버전 관리를 적용하고 그림자 복사본을 작성하여 언제든지 원하는 버전을 열 수 있도록 합니다.

버전 관리 및 감사 추적 가능한 문서 아카이브를 유지하는 방법에 대해 설명합니다.

Schreibtisch mit PaperOffice und verschiedenen Dokumentenversionen

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

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팁

"문서 관리 PaperOffice를 사용한 버전 관리의 감사 추적 가능한 및 GoBD 준수 문서"라는 주제에 대한 YouTube 비디오도 있다는 점 참고하세요:

OCR로 영수증 디지털화시에 도전 과제는 무엇입니까?

OCR 텍스트 인식을 통한 데이터 추출에는 고려해야 할 몇 가지 도전 과제가 있습니다. 각 기업이 고유 한 형식을 갖기 때문에 계산서 레이아웃은 매우 다릅니다.

PaperOffice에는 PIA라는 인공 지능 (AI)을 통한 자동 문서 감지 기능이 있어 정확하게 문서를 읽을 수 있습니다.

PIA는 특정 알고리즘 및 탐지 기술을 사용합니다.

PIA는 오해된 용어를 자동으로 감지하여 일치시키고 올바른 용어로 교체하는 포괄적인 내장 사전을 갖추고 있습니다. 문서에 대한 올바른 텍스트 인식이 지정되어 있는지 확인할 수 있습니다.

FAQs

"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "지능형 문서 처리를 올바르게 구현하십시오: OCR, AI 및 REGEX":

"누구에게 종이 없는 사무실이 적합한가요?빠르고 쉬운 대답은 다음과 같습니다: 모든 기업에게 적합합니다. 종이 없는 사무실은 모든 산업 및 규모의 기업에 이익을 제공하며, 중소기업부터 스타트업 및 대기업에 이르기까지 모두에게 유익합니다. 특히 소규모 및 중소기업에는 전환의 가치가 있습니다. 처리 작업과 비용을 줄이면 추가 성장 가속기에 필요한 예산을 확보할 수 있습니다.""회사의 종이 없는 사무실에는 클라우드 기반의 DMS 공급업체를 사용할 수 있나요?아니요. DSGVO가 2018년에 최종 시행되면서 최근은 개인 정보 보호에 대한 문제가 크게 논의되고 있습니다. DMS 솔루션 및 DMS 소프트웨어는 종종 민감한 개인 정보를 포함하고 있는 문서의 처리, 관리 및 저장에 사용됩니다. DSGVO를 위반하면 법정 제재금이 부과됩니다."

결론

장점은 비용과 노력을 정당화합니다
디지털 작업을하고 오래된 문서를 새로운 시대로 가져오는 것은 미래에 많은 시간, 돈과 신경을 절약하는 가장 효과적인 투자가 될 것입니다.
전문가가 필요합니다
디지털화의 이점을 활용하기 위해 전용 IT 전문가가 필요하지 않습니다.
필요한 것은 정확히 필요한 것을 구현할 수 있는 올바른 파트너입니다. 패닉 메이커를 피하며 실제 테스트하지 않은 멋진 파워 포인트 프레젠테이션 대신 테스트를 선택하십시오.
하드웨어는 이미 대부분 준비되어 있습니다
대부분의 사무실, 회사 및 기업이 자원을 활용하지 않는 보급 사본기를 가지고 있다는 것은 경험에 의하면 사실입니다. 이 장치는 대량 스캔을 좋아하며, 사무용 클립을 용인하며, 스캐너 투자 없이 디지털 시작의 기초가 될 수 있습니다.
적정 비용으로 올바른 DMS가 있습니다
DMS / ECM 시스템에서 제조업체에 무새로 노출되지 않도록 경비 함정을 피하십시오. 문서를 직접 배울 수 있고 설정을 조정할 수있는 자체 관리 기능에 대한 어떠한 타협도하지 마십시오. 도움이 필요 할 때 제조업체가 기꺼이 도와줄 것이지만 자체적이고 독립적으로 유지하십시오.
디지털 자동화는 미래입니다
향후 과정은 완전히 동일하지만 전자 자동화됩니다.
송장이 들어오면 워크 플로우가 시작되고 모든 것이 미리 정의 된 방식으로 진행됩니다.
1000 개의 파일을 검색하려면 문제 없습니다. 자체 Google이 있기 때문입니다!

지능형 문서 처리를 올바르게 구현하십시오: OCR, AI 및 REGEX

범례 데이터에서 콘텐츠가 OCR 텍스트 인식, AI 자동화 및 정규 표현식을 사용하여 추출됩니다.

지능적인 문서 처리를 올바르게 수행하십시오.

3개의 마법성있는 글자로 된 기술 - OCR

디지털화의 장점

더 높은 정확도를 통한 인간의 실수 감소

비용 절감과 사무 공간 최대화

감사 추적 가능성 보장해야 합니다

OCR로 영수증 디지털화시에 도전 과제는 무엇입니까?

관련 문서 정보 가져오기

FAQs

결론

장점은 비용과 노력을 정당화합니다

전문가가 필요합니다

하드웨어는 이미 대부분 준비되어 있습니다

적정 비용으로 올바른 DMS가 있습니다

디지털 자동화는 미래입니다

PaperOffice 모든 문제 해결: 보장됨.

사례 연구

치과 기술 산업의 디지털화 - 치과 산업을 위한 성공적인 문서 관리