스캐너 및 문서 관리: 이점 및 사용
DMS를 사용하는 15가지 이유
스캐너와 함께 문서 관리 시스템(DMS)을 사용해야 하는 최소 15가지 이유를 제공합니다. PaperOffice DMS로 간편한 스캔 및 관리
스캐너와 함께 문서 관리 시스템(DMS)을 사용해야 하는 최소 15가지 이유를 제공합니다. PaperOffice DMS로 간편한 스캔 및 관리
문서를 디지털화하면 시간과 비용이 절약됩니다.
문서 관리 시스템, DMS는 간단히 말해서 비즈니스 문서의 전자 및 체계적인 관리에서 귀사를 지원합니다. 따라서 DMS는 여러면에서 종이가없는 사무실을 향한 첫 걸음입니다. 스캐너와 함께 아날로그 파일을 디지털화하고 검색 및 보관 프로세스를 가속화할 수 있는 완벽한 팀을 구성할 수 있습니다.
프로 팁
스캐너와 함께 문서 관리 시스템(DMS)을 사용해야 하는 최소 15가지 이유를 제공합니다. PaperOffice DMS로 간편한 스캔 및 관리전 세계 대부분의 사무실에는 이분법이 있습니다. 한편으로는 개인 및 네트워크 컴퓨터가있는 디지털 영역, 다른 한편으로는 종이 형태로 문서화됩니다. 이것은 때때로 혼란을 야기하고, 무엇보다도 시간이 손실됩니다. 콘텐츠를 검색하는 데 소요된 시간입니다.
McKinsey의 국제 보고서에 따르면 사무원은 하루 1.8 시간을 정보를 검색하고 수집하는 데 소비하며 이는 주당 평균 9.3 시간입니다.
회계사, 비서, 구매자, 사무원, 디스패처 및 기타 많은 전문 그룹은 매일 행정 프로세스를 처리하느라 바쁩니다. 한 직원의 업무는 종종 다른 직원의 업무에 의존합니다.
모든 회사에는 이제 스캔 기능을 지원하는 다기능 장치가 있습니다. 그러나 많은 사람들에게 문서 관리 시스템의 용어와 사용은 여전히 알려지지 않았습니다.
현재 기사에서는 스캐너와 함께 문서 관리 시스템을 사용할 가치가 있다고 설명합니다. 우리는 적어도 15 가지 이유를 제공하여 사무실을 종이가없는 디지털 방식으로 만들 수 있으며 회사의 핵심 비즈니스의 효율성을 높이는 데 사용할 수있는 방법을 알려 드리겠습니다.
그 이유를 알기 전에 질문에 답해 보겠습니다.
회사에서 DMS를 사용하는 것은 무엇입니까?
송장, 선하 증권, 첨부 편지, 선적 또는 새 장치 및 관련 보증 인증서에 대한 운영 지침, 몇 가지 예를 들자면? 그들의 디지털화는 종종 직원과 시간이 부족하기 때문에 오랜 시간이 걸립니다. 결과적으로 아날로그 산이 자랍니다.
필요에 적합한 DMS와 스캐너를 사용하면 이분법과 불필요한 시간 손실을 제어 할 수 있습니다.
DMS는 또한 문서 관리 소프트웨어의 약자이며 문서, 특히 아날로그에서 디지털로의 변환을 포함하는 디지털 문서를 관리하기위한 것입니다. 페이퍼오피스 DMS는 이러한 소프트웨어입니다.
PaperOffice DMS를 사용하면 아날로그 용지가 발생하는 디지털 콘텐츠가 될 수 있기 때문입니다.
지능적으로 구조화된 인덱싱은 키워드를 입력하여 각 문서를 올바른 프로세스에 할당합니다. PaperOffice의 자체 검색 엔진을 사용하면 모든 문서를 찾아 호출 할 수 있습니다. 요구 사항에 따라 기록된 문자는 호환되는 Office 소프트웨어로 처리할 수 있도록 OCR 텍스트 인식을 사용하여 변환됩니다.
우리는 그 필요성을 인식했지만 :
종이가없는 사무실의 장점은 무엇입니까?
오늘날의 세계에서 직원들은 편지 또는 계약서와 같은 원본 종이 문서, PDF 및 파일 및 이메일과 같은 전자 문서와 같은 다양한 문서를 처리합니다.
많은 회사에서 이러한 문서는 복사, 인쇄, 전달, 배포 및 다른 장소에 제출됩니다. 중요한 정보를 찾는 것이 점점 어려워지고 있으며 비경제적인 워크 플로우와 과도한 직원으로 이어집니다. 우리는 문서 관리 시스템의 필요성에 대해 설명하고이를 사용하는 이점이 나열된 상세한 기사를 가지고 있습니다.
그러나 직원이 사무실이나 회사 전체에서 종이 소비를 제거하거나 최소한 줄이기 시작하면 프로세스를 개선하고 데이터를 디지털화하여 생산성을 높이며 종이없는 방법을 사용하여 비용을 절감 할 수 있습니다.
다른 많은 장점과 측면은 이미 " 종이없는 사무실에서의 구현"에 대한 자세한 기사에서 논의되었습니다.
완벽한 협업에 적합한 스캐너는 무엇입니까?
예를 들어, Brother 또는 Konica Minolta 및 기타 제조업체의 장치와 같은 다기능 장치 (MFP).
프린터, 스캐너 및 복사기 올인원: 스캔한 문서는 이러한 중앙 장치를 통해 또는 Outlook의 사서함에 전자 메일로 "메일로 직접 스캔"을 통해 중앙 디렉터리로 이동하며, 예를 들어 PaperOffice에서 모니터링하므로 문서 관리 소프트웨어에 자동으로 들어갑니다.
또는 사용자 지정 PaperOffice 주소를 스캐너(소위 DropMail 이메일 주소)에 스캔한 파일의 저장 위치로 통합하기만 하면 됩니다. PaperOffice는 전자 메일로 모든 파일을 쉽게 보관합니다.
팁
"스캐너에서 종이 문서의 완전 자동 보관"이라는 주제에는 YouTube에서이 프로세스를 간단하고 이해하기 쉬운 방식으로 설명하는 비디오도 있습니다.
일반적인 방법으로 종이 문서를 스캔하려는 사용자는 PaperOffice에 기본적으로 통합 된 "ScanConnect"모듈이 이상적입니다. 이것은 모든 스캐너, 다기능 장치 또는 통합 스캔 유닛이있는 대용량 복사기를 지원하며 사용하기가 매우 쉽기 때문입니다.
그럼에도 불구하고 자동화된 OCR 텍스트 인식 덕분에 스캔한 모든 문서의 내용이 인식되기 때문에 종이 문서가 PaperOffice에 어떻게 전달되는지는 중요하지 않습니다.
종이로 만든 것이 무엇이든 AI 기반 최적화 덕분에 고정밀도로 스캔하고 기록합니다.
문서가 기록되는 즉시 해당 콘텐츠는 원시 텍스트 분해를 사용하여 인덱싱됩니다. 간단히 말해서, 내용은 단어별로 특수 레지스터에 기록되며, 알고리즘은 단어 조합의 개별 단어를 인식하고 동일한 방식으로 기록합니다.
디지털화 및 문서 관리
문서 관리 시스템에 대해 이야기 할 때, 우리는 프로세스의 일부인 정보의 디지털화 수준이 높을수록 우리가 달성 할 수있는 제어 및 자동화 수준이 높아진다는 것을 잊지 말아야합니다. 우리는 이미 디지털화의 장점에 대한 기사를 작성했습니다, 여기를 클릭하십시오.
첫 번째 단계에서는 어떤 문서가 프로세스에 속하는지, 문서를 문서 관리 시스템에 통합하는 방법, 데이터베이스의 문서와 함께 추출 및 저장할 정보를 결정합니다. 정보가 포함되면 라이프 사이클, 다른 프로세스와 상호 작용하는 방법 및 통합 방법을 정의합니다.
정보는 다른 출처에서 제공됩니다.
대부분의 경우, 우리는 다른 출처와 다른 형식으로 제공되는 정보를 보게 될 것입니다. 그 중 일부는 디지털 형식으로 파일 또는 데이터베이스에 저장되고 일부는 인쇄 된 문서 형태로 저장됩니다.
pdf, doc 등의 디지털 문서로 무엇을 할 수 있습니까? 여기서 과정은 매우 간단합니다.
디지털 문서를 PaperOffice 인터페이스로 드래그합니다. 또는 문서를 받은 후 Windows 폴더를 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
팁
그건 그렇고, YouTube에는이 과정을 이해할 수있는 방식으로 설명하는 " 디렉토리 모니터링 및 대량 보관"이라는 주제에 대한 비디오가 있습니다.
종이 형태의 문서는 통합 스캐너 덕분에 쉽게 스캔하고 디지털 형식으로 변환 할 수 있습니다.
광학 문자 인식 프로그램 (OCR = 광학 문자 인식) 덕분에 우리는 이미 중요한 단계를 밟았습니다. 스캐너 또는 기타 디지털화 장치를 사용하여 문서를 이미지로 변환 할뿐만 아니라 내용을 전자적으로 "읽을"수도 있습니다.
순수 OCR 텍스트가 데이터베이스에 포함되어 있을 뿐만 아니라 PIA라는 인공 지능(AI) 덕분에 자동화를 수동 또는 자동으로 지정할 수 있습니다.
이것이 우리가 시스템을 사용하여 자동으로 읽어야 할 문서 영역을 인식하고 정의하는 방법입니다. 송장 번호, 날짜, 제품, 금액 등과 같은 따라서 우리는 문서 관리 시스템에 필요한 모든 정보를 가지고 있습니다.
OCR을 통한 정보의 디지털화는 프로세스 및 워크플로 관리에 다양한 문서를 보다 쉽게 통합할 수 있도록 합니다.
모든 것이 좋게 들리지만 스캐너에서 대량 보관은 어떻게 이루어 집니까?
PaperOffice DMS는 또한 텍스트 인식, AI 통합 및 키워드와 관련된 가장 중요한 기능을 고려하여 스캐너에서 대량 보관을 수행했습니다.
ScanConnect 모듈은 스캐너와 PaperOffice DMS를 직접 연결할 수 있을 뿐만 아닙니다. ScanConnect는 수동 스캔을위한 강력한 스캐너 도구이며 대량 스캔에 도움이되는 다른 흥미로운 기능을 숨 깁니다.
먼저 스캔을 위해 모든 문서 페이지를 준비한 다음 분리하려는 개별 문서 사이에 구분 기호 페이지를 배치합니다.
PaperOffice는 구분 기호 페이지를 인식하고 문서를 개별적으로 저장합니다.
PaperOffice DMS와 함께 스캐너를 사용해야 하는 15가지 이유
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이유 1 - PaperOffice DMS에서 문서를 빠르게 찾기
전체 텍스트 인덱싱 및 Google과 유사한 검색: PaperOffice DMS와 같은 문서 관리 시스템에서는 스캔한 문서, 영수증 및 정보를 몇 초 만에 찾을 수 있습니다. 이는 문서가 저장되는 즉시 전체 텍스트 인식으로 분석되고 인덱싱되기 때문에 가능합니다.
Google과 같이 검색어를 입력하기만 하면 PaperOffice에서 모든 결과를 나열합니다. 예, Google과 마찬가지로 : 통합 검색 엔진, 전체 텍스트 검색 및 추가 필터 기능을 사용하여 몇 초 만에 모든 문서의 텍스트 콘텐츠를 찾을 수 있기 때문입니다.
PaperOffice에서 키워드 검색을 다시 포기하고 싶지 않을 것이며 검색 필터를 사용하면 이메일 보내기, Excel 또는 파일 시스템으로 내보내기를 포함하여 모든 문서를 찾을 수 있습니다!
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이유 2 – 종이 문서의 자동 버전 지정
PaperOffice는 변경된 모든 문서의 버전을 자동으로 변환하고, 섀도 복사본을 만들고, 별도로 저장하므로 언제든지 원하는 버전을 다시 열 수 있습니다.
통합된 VersionControl 덕분에 모든 문서 변경 사항이 인식되고 섀도 복사본으로 새 문서 버전으로 저장됩니다. 각 버전을 독립적으로 열고, 내보내고, 편집할 수 있습니다.
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이유 3 – 여러 문서의 배치 스캔을 위한 구분 기호
분리해야 하는 각 문서 앞에 PaperOffice 구분 기호 페이지를 배치하기만 하면 됩니다. PaperOffice는 스캔 프로세스 중에 구분 기호 페이지를 인식하고 문서를 별도로 저장합니다.
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이유 4 - 스캐너에서 직접 파일링하기위한 스마트 분리기 페이지
PaperOffice는 개입없이 완전히 자동화 된 파일링에 수동 제출 옵션을 제공합니다. 모든 필드는 자동으로 채워지며 날짜에 따라 스토리지 경로도 동적으로 생성되고 사용될 수 있습니다.
- 이유 5 - 구분 기호 페이지에서 XML / JSON 사용 QR 코드
구분 기호 페이지에 키워드가 있는 XML/JSON 지원 QR 코드 저장 및 문서 스택 스캔 - PaperOffice는 XML/JSON 명령으로 구분 기호 페이지와 QR 코드를 인식하고 문서가 저장될 때 키워드로 문서를 검색합니다.
이러한 방식으로 문서 유형(예: "송장" 및 대량 스캔을 위한 특수 저장 위치)으로 개별 구분 기호 페이지를 저장하여 스캔 파일을 대상 방식으로 저장할 수 있습니다.
- 이유 6 - 스캔 폴더 디렉토리 모니터링
복사기가 스캔을 특정 폴더에 저장할 수 있습니까? 좋아,이 폴더를 모니터링하면 몇 초 안에 완전 자동 파일링이 가능합니다!
PaperOffice가 모든 폴더를 자동으로 모니터링하도록 합니다. 새 파일이이 폴더에 나타나 자마자 사양에 따라 보관되고 완전히 자율적으로 처리됩니다.
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이유 7 - 디렉터리 모니터에 대한 파일 규칙 설정
스캔 후 종이 문서를 자동으로 캡처하고 가장 작은 세부 사항까지 자동으로 태그를 지정하시겠습니까? 먼저 모든 문서를 폴더로 스캔 한 다음 디렉토리 모니터링을 설정하십시오. 그런 다음 특정 파일 마스크가 폴더에 있는 즉시 사용되도록 지정합니다.
모니터링 외에도 이름, 저장 위치, 문서 유형 등과 같은 모든 관련 정보를 지정할 수도 있습니다. PaperOffice는 전체 서류 제출을 처리합니다.
- 이유 8 - 수동 스캔을위한 강력한 스캐너 도구
단일 페이지, 대량 스캔 또는 사진 스캔: 종이로 만든 것이 무엇이든 AI 기반 최적화 덕분에 고정밀도로 스캔하고 기록합니다.
통합 ScanConnect는 모든 스캐너, 다기능 장치 또는 대용량 복사기를 통합 스캔 장치로 지원하며 사용하기가 매우 쉽습니다.
- 이유 9 - Scan2Folder 지원
스캐너가 WIA 또는 TWAIN 스캐너가 아닌 경우 PaperOffice는 Scan2Folder 옵션을 제공합니다. 스캔한 문서를 PaperOffice에서 모니터링하는 폴더에 저장합니다.
- 이유 10 - 100 개 이상의 언어로 된 아날로그 문서의 OCR 텍스트 인식
PaperOffice는 키릴 자모 및 아시아 문자 집합을 포함하여 100개 이상의 언어에서 아날로그 텍스트를 안정적으로 변환합니다.
이것은 회사에서 국제 문서를 스캔 할 수있는 방법입니다 - PaperOffice DMS는 언어를 인식하고 텍스트 인식을 수행합니다. 이렇게 하면 데이터베이스 내에서 문서를 검색하고 몇 초 내에 찾을 수 있습니다.
- 이유 11 - 장기 보관을 위해 PDF/A로 자동 변환종이 문서는 법적으로 유효한 ISO 표준 19005 PDF/A에 자동으로 저장됩니다. PDF/A-1 형식은 시각적 재현성을 위한 PDF/A-1b와 유니코드 매핑 및 콘텐츠 구조화를 위한 PDF/A-1a의 2단계로 구성된 가장 제한적인 형식입니다.
- 이유 12 – 배포된 클라우드 및/또는 필요 없음
PaperOffice는 Synology 또는 QNAP과 같이 로컬 또는 NAS에서 사용하는 데이터베이스에 의존합니다. 이러한 방식으로 수행된 축소판 그림 및 텍스트 인식과 같은 문서에 대한 모든 정보와 다른 키워드가 데이터베이스에 저장됩니다.
이러한 방식으로 데이터가 타사 클라우드 공급자로 끝나지 않으며 데이터 스토리지에 대한 월별 비용을 지불 할 필요가 없습니다.
- 이유 13 - GDPR 및 GOBD 저장소
PaperOffice로 페이지를 제거하거나 회전하거나 영역을 검게 처리하든 관계없이 모든 것이 GOBD에 따라 감사 방지 방식으로 버전이 지정되어 완벽한 파일링이 가능합니다.
PaperOffice는 변경된 모든 문서의 버전을 자동으로 변환하고, 섀도 복사본을 만들고, 별도로 저장하므로 언제든지 원하는 버전을 다시 열 수 있습니다.
- 이유 14 - QR 코드를 통해 디지털 문서 호출 (캠 스캔)
PaperOffice QR 코드를 사용하면 동일한 QR 코드가 포함 된 이미 보관 된 종이 문서 및 변경된 종이 문서의 자동 버전 관리와 같은 탁월한 가능성이 열립니다.
QR 코드를 사용하여 PaperOffice에서 문서를 쉽게 검색 할 수도 있습니다 - QR 코드 검색을 열고 웹캠에 PaperOffice 문서의 QR 코드를 보관하여 PaperOffice에 표시 할 수 있습니다.
- 이유 15 - 돈을 위해 타의 추종을 불허하는 가치
PaperOffice 구매 라이선스는 후속 비용없이 평생 유효하며 옵션 인 PaperOffice PLUS를 사용하면 모든 후속 업데이트, 새로운 연간 버전 및 전화 및 Teamviewer의 무료 개인 지원도 불쾌한 놀라움없이 계산 가능한 고정 가격으로 제공됩니다.
이는 스캐너를 문서 관리 시스템과 함께 사용해야 하는 15가지 이유에 불과했습니다. 위에 나열된 것 외에도 PaperOffice는 라이프 사이클 관리 (보존 기간), 액세스 로깅, 무단 액세스 및 암호화에 대한 보호, Outlook / Office의 직관적 인 통합, 문서 인덱싱 (메타 데이터), 워크 플로우 솔루션 등 더 많은 이유를 제공합니다.
저희 사이트로 이동하여 "PaperOffice가 할 수있는 일"로 이동하여 기능을 볼 수 있습니다.
문서를 스캔하고 DMS에 보관하면 회사에 엄청난 이점을 얻을 수 있습니다. 문서와 관련된 모든 프로세스가 최적화됩니다. 데이터 보호 및 데이터 보안은 계속 보장됩니다.
종이없는 사무실은 직원을 구호합니다. 많은 검색 노력과 비용을 절약 할 수 있습니다. 그리고 당신은 당신의 행정 절차의 법적 확실성을 향상시킵니다.
많은 기업에서 PaperOffice DMS는 디지털화를 향한 첫 번째 단계입니다. 문서를 스캔하고 디지털 방식으로 보관하면 원본의 디지털 복사본 이상의 것을 만들 수 있습니다. 스캔은 구조화되지 않은 정보를 구조화된 데이터로 변환합니다.
이 오류를 피하십시오.
대기업은 아날로그 문서를 풀 타임으로 변환하는 주제를 다루는 디지털화 책임자를 오랫동안 임명했지만 중소기업은 특히 적절한 전문 자격이 필요하기 때문에 인적 자원이 부족합니다.
그러나 이것은 일반적인 실수이며 많은 제조업체가이 무지를 이용하기 때문에 나쁜 투자로 이어집니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "스캐너 및 문서 관리: 이점 및 사용":
종이없는 사무실은 누구에게 적합합니까?
질문에 대한 빠르고 쉬운 대답은 모든 회사에 대한 것입니다. 모든 비즈니스 부문 및 규모는 중소기업 및 신생 기업에서 대기업에 이르기까지 종이없는 사무실의 혜택을 누릴 수 있습니다. 그러나 전환은 중소기업에게 특히 유용합니다. 처리 노력과 비용의 감소는 추가 성장 촉진에 필요한 예산을 확보합니다.
종이 없는 사무실에 클라우드 기반 DMS 공급자를 사용할 수 있습니까?
아니요. GDPR이 2018에서 최신으로 발효 된 이래로 모든 사람의 입술에 있었던 또 다른 요소는 데이터 보호입니다. DMS 솔루션과 DMS 소프트웨어는 민감한 개인 데이터가 포함된 문서를 처리, 관리 및 저장하는 데 사용됩니다. GDPR을 위반하는 경우 입법자는 높은 벌금을 부과합니다.
결론
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이익은 노력과 비용을 정당화합니다.
디지털 방식으로 작업하고 오래된 문서를 새로운 시대로 가져 오는 것은 미래에 엄청난 시간, 돈 및 신경을 절약하는 가장 좋은 핵심 투자가 될 것입니다.
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아는 사람이 필요합니다.
디지털화의 모든 이점을 활용하기 위해 자체 IT 전문가가 필요하지 않습니다.
당신이 필요로하는 것은 그의 경험 덕분에 필요한 것을 정확하게 구현할 수있는 올바른 파트너입니다. 겁을 먹지 말고 실제로 테스트하지 않고 멋진 PowerPoint 프리젠 테이션 대신 테스트 위치를 선택하십시오. -
하드웨어는 일반적으로 이미 사용할 수 있습니다.
경험에 따르면 거의 모든 운영, 회사 및 회사는 잠재력을 사용하지 않는 대형 복사기를 가지고 있습니다. 이 장치는 대량 스캔을 좋아하고 종이 클립에 관대하며 스캐너 투자없이 디지털 시작의 기초가 될 수 있습니다.
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올바른 DMS로 예상보다 저렴합니다.
제조업체의 자비에 무자비하게 의존하는 DMS / ECM 시스템으로 비용 함정을 피하십시오. 문서를 가르치고 직접 설정하는 것과 같은 자신의 관리 옵션과 관련하여 타협하지 마십시오. 도움이 필요하면 제조업체가 기꺼이 도와 주지만 독립적으로 유지하십시오.
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디지털 자동화가 미래입니다.
절차는 앞으로 완전히 동일하지만 완전히 자동화 될 것입니다.
송장이 들어오시나요? 워크플로가 트리거되고 모든 것이 정의된 방식으로 진행됩니다.
모든 1000 폴더를 검색? 당신은 당신의 자신의 구글을 가지고 있기 때문에 문제 없습니다!