Умно осъществяване на обработка на документи: OCR, AI и REGEX

Така се извлича съдържанието от данните на документа благодарение на OCR разпознаването на текст, автоматизацията на ИИ и използването на редовни изрази.

Интелигентните решения за обработка на документи подпомагат предприятията да извличат възможно най-голям брой данни от неструктурирани, полуструктурирани или сложни документи по възможно най-автоматизиран начин.
В настоящата статия можете да научите повече за интелигентната обработка на документи, защо и вие трябва да автоматизирате вашите документи и как да започнете най-добре.

Извършете правилна интелигентна обработка на документи

Проучвайте, чтобы останете в идеална форма

Намалете човешките грешки чрез по-висока точност

Изпълнението на повтарящи се задачи, като ръчно въвеждане на данни, може да бъде доста скучно и да застраши качеството на вашите данни, когато служителите се уморят или се отклонят и забравят или препълват всички числа и думи.

Освен това, факторът "Достъп и права на потребителя" също представлява ограничен кръг, тъй като не всички служители на вашата фирма имат право на достъп до фирмените данни и информация.

За софтуер, който включва автоматично разпознаване на текст, никога не е трудно да се концентрира, и може да разпознае текст, да преглежда чувствителни данни, да ги извлича и да организира резултатите с висока точност, без да разкрива "фирмени тайни".

Особено по време на тези трудни времена, е много важно за всички фирми да засилят конкурентоспособността на фирмата, като я поставят в безхартиена или дигитална среда и се грижат служителите да могат да работят гъвкаво от вкъщи. В крайна сметка фирмата трябва да се приспособи към дигиталната епоха и да реализира пътя към безхартиен офис.

Намаляване на разходите и максимизиране на офис пространството

Ръчното въвеждане на данни може да бъде много трудоемко и колкото повече документи трябва да обработвате, толкова по-високи ще бъдат разходите ви за персонал. Освен това, могат да възникнат някои допълнителни разходи, свързани с неточност на данните поради човешки грешки.

С система за управление на документи, като PaperOffice DMS, автоматизираната обработка и извличане на данни с изкуствен интелект (ИИ) могат да ви помогнат да намалите тези разходи и да освободите офис пространство, тъй като няма да трябва да наемате допълнителен персонал за ръчно дигитализиране на документи или съхранение на стопки от документи в офиса си.

Съхранявайте цялостта на данните и подобрете сигурността на данните.

Въпреки че и цифровите файлове, и физическите хартиени документи могат да бъдат загубени или повредени от физически, околни или технически опасности, много фирми все още губят време в прехвърляне на всичко в физически архив и използване на локални места за съхранение или облачни складови помещения за цифрови документи.

Съвет

Специална публикация има по темата за съхранение в облака и защо не препоръчваме този метод за съхранение:

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Благодарение на PaperOffice всички ваши документи се съхраняват директно на сървъра с данни на вашия собствен сървър и ви предоставят пълна неограничена контрол върху всички данни. Вие няма да трябва да се занимавате с настройката на сървър, защото PaperOffice ще вземе под внимание всички останали стъпки след инсталацията.

Или използвайте вашия NAS Synology или QNAP и управлявайте всички вашите документи на вашето собствено NAS устройство! Изброяваме ви 7 мерки, за да извлечете максимума от вашия Synology NAS, тук ще научите повече за това.

Задължителността за ревизията трябва да бъде гарантирана

Освен това сигурността на данните и управлението на достъпа стават по-лесни, веднага след като документите се дигитализират с PaperOffice, тъй като данните се архивират с висока сигурност и архивирани във вашата база данни, до която никой, освен вас, не може да получи достъп.

PaperOffice автоматично прави версия на всеки променен документ, създава сянка и я пази отделно, така че вие винаги можете да отворите желаната версия отново.

Описваме ви как да осигурите версионирането и архивирането на документите в съответствие с препоръките за достоверност (GoBD).

Schreibtisch mit PaperOffice und verschiedenen Dokumentenversionen

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

Съвет

По темата за „Версиониране на документи в съответствие с препоръките за достоверност (GoBD) с документно управление PaperOffice“ има също така видео в YouTube, което обяснява този процес по разбираем начин:

Какви са предизвикателствата при цифровизацията на документи с OCR?

При извличането на данни с OCR, има някои предизвикателства, които трябва да се вземат предвид. Макетите на фактурите са много различни, тъй като всяка фирма има собствения си формат.

За да бъдат вашите документи правилно разпознати, PaperOffice разполага с автоматично разпознаване на документи чрез изкуствен интелект (ИИ), наречен PIA.

PIA използва специални алгоритми и технологии за разпознаване.

Поради това PIA разполага с обширен вграден речник, който автоматично разпознава грешно разпознатите термини, ги сравнява и ги замества с правилните. Винаги можете да бъдете сигурни, че е осигурено правилното разпознаване на текста за вашия документ.

Извличане на съответна информация от документи

Съответното съдържание на документите, като дата, суми, типове документи, ключови думи и данни от документи, се разпознават интелигентно, извличат се и се използват за индексиране. Освен това се търсят и извличат съдържащите се в документа данни, свързани с документите, като нетна сума, брутна сума, данъчен процент и валута на документа. Това интелигентно разпознаване на данни се извършва напълно автоматично в PaperOffice.

PaperOffice auf Notebook mit Regex auslesen

За съжаление, по време на процеса на сканиране на хартиени документи съществуват много фактори, които могат да навредят на качеството на изображението, като например ориентация, сгъвки, размер на шрифта, осветеност, ръкописни текстове и други. Това влияе на качеството на разпознаването на текста и извличането на данните. В резултат на това може да се получи неуспешно разпознаване на вече обучени шаблони на документи или неправилно документационно съдържание.

Тук идват на сцена регулярните изрази.

Регулярните изрази (Regex) са фантастичен начин да се търси специфични стойности в текста.

Как да използвате регулярни изрази, използвайки конкретни примери, обясняваме подробно втората част от статията.

Започването е по-лесно, отколкото можете да си представите.

Все още се безпокоите, че няма да се справите? Прочетете случайни изследвания на клиентите ни относно интеграцията на PaperOffice във вашето делово пространство и се уверете в себе си за лесотата или просто поискайте тестване.

FAQs

Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Умно осъществяване на обработка на документи: OCR, AI и REGEX":

За кого е подходящ офис без хартия?

Бързият и лесен отговор на този въпрос е: за всяка компания. Всички отрасли и размери на предприятията, от МСП до стартъпи и големи компании, имат полза от офис без хартия. Особено полезна е преминаването към такъв офис за малки и средни предприятия: Чрез намаляване на разходите и времето за обработка се освобождават бюджетни средства за допълнителен растеж.

Мога ли да използвам доставчик на облачни DMS услуги за офис без хартия в моята фирма?

Не. Друг фактор, който е в центъра на вниманието, особено след окончателното влизане в сила на Общия регламент за защита на данните (General Data Protection Regulation - GDPR) през 2018 г., е защитата на данните. Решенията и софтуерът за управление на документи (DMS) се използват за обработка, управление и съхранение на документи, често съдържащи чувствителна персонална информация. При нарушаване на GDPR законодателят предвижда високи глоби.

Заключение

Предимствата оправдават усилията и разходите
Да работите цифрово и да пренесете старите документи в новата епоха ще бъде най-добрата ключова инвестиция, която ще ви спести невероятно много време, пари и нерви в бъдеще.
Вие имате нужда от някого, който знае как
Не ви е нужен собствен IT-специалист, за да използвате всичките предимства на цифровизацията.
Това, което ви е необходимо, е правилният партньор до вас, който чрез своите опити да осъществява точно това, което ви е необходимо. Избягвайте да се паникьосвате и изберете тестванията вместо да показвате шикозни презентации PowerPoint, без да я сте изпробвали наистина.
Хардуерът вече често е налице
Според опита почти всеки оператор, фирма и предприятие има копирна машина, която не използва възможностите си. Тези устройства обичат оптичния скенер, са толерантни към кабурета и могат да бъдат основата за стартиране на цифрова среда без скенерова инвестиция.
По-евтино от очакваното с правилна система за управление на докуенти / електронно управление на съдържанието
Избягвайте пастищата с DMS / системи за управление на ЕСС, в които сте напълно зависими от производителите. Не правете компромиси по отношение на собствените възможности за администриране, като например обучение на документи и настройки. Ако ви трябва помощ, производителят ще ви помогне с удоволствие, но останете самостоятелни и независими.
Цифровата автоматизация е бъдещето
Процесите ще преминават напълно идентично, но напълно автоматизирани.
Входящ фактурата? Процесът го стартира и всичко продължава по еднократно дефинирания път.
Търсене на всички 1000 класьора? Няма проблем, защото имате собственото си Google!

Умно осъществяване на обработка на документи: OCR, AI и REGEX

Така се извлича съдържанието от данните на документа благодарение на OCR разпознаването на текст, автоматизацията на ИИ и използването на редовни изрази.

Извършете правилна интелигентна обработка на документи

Намалете човешките грешки чрез по-висока точност

Намаляване на разходите и максимизиране на офис пространството

Задължителността за ревизията трябва да бъде гарантирана

Какви са предизвикателствата при цифровизацията на документи с OCR?

Извличане на съответна информация от документи

FAQs

За кого е подходящ офис без хартия?

Мога ли да използвам доставчик на облачни DMS услуги за офис без хартия в моята фирма?

Заключение

Предимствата оправдават усилията и разходите

Вие имате нужда от някого, който знае как

Хардуерът вече често е налице

По-евтино от очакваното с правилна система за управление на докуенти / електронно управление на съдържанието

Цифровата автоматизация е бъдещето

PaperOffice решава всеки проблем: Гарантирано.

Изучаване на случаи

Дигитална промяна в присадката - успешно управление на документи