نقدم لكم 7 تحديات عملية ونقدم الحلول
في عام 2022، استفسرت PaperOffice من بعض شركات البناء حول أكبر العقبات في إدارة البيانات والوثائق والمعلومات، وأخذت بالاعتبار بعض معلومات الشركات من دراسات الحالة الناجحة. ونتجت عن ذلك الاكتشافات التالية:
التحدي 1
يصعب العثور على الوثائق في بنية التخزين الحاليةأفادت 82 في المائة من الشركات المستفسرة أنها تواجه صعوبة في العثور على وثيقة في بنية المجلدات الخاصة بها بسبب أسماء الملفات المربكة أو التصنيف السيئ.
أيضاً لا يمكن إجراء التصنيف بسبب نقص الوقت ويمكن أن يكون ذلك ممكناً فقط إذا تم تنفيذه تلقائيًا.
سواء كانت مجلدات مادية أو بنى مجلدات رقمية على الخوادم، يجب أن يوفر اسم الملف عمومًا معلومات حول محتوى الوثيقة.
غالبًا ما يبحث الأشخاص في وظيفة البحث بجهاز الكمبيوتر الخاص بهم عن أهم الكلمات الرئيسية، على أمل أن تكون هذه الكلمات موجودة في اسم الملف الذي يبحثون عنه.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
عند القيام بذلك، سرعان ما ينشأ الارتباك لأن الهيكل الموحّد المفقود يمكن أن يؤدي إلى أن الملفات لا تحتوي دائمًا على الكلمات الرئيسية المطلوبة.
يشبه ذلك وجود مجلد مادي في الرف الخطأ أو بالغرفة الأخرى أو وضعه بشكل غير صحيح أو تم تسميته بشكل غير مقروء أو خاطئ.
ولن ينكر أحد "مستكشف النوافذ المعلق" الذي يتعطل تماماً عند البحث في 5000 ملف وتصبح عملية البحث العادية مرتبطة بإعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر.
نصيحة: اكتشفوا دراستنا حول التكامل الناجح لـ PaperOffice في شركات البناء IDC Construccion S.L. Las Palmas.
اقرأ المزيد عنها الآن واستلهموا.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
التحدي 2
عدم الوضوح حول النسخة الحالية والصحيحة من الوثائقعدم الوضوح حول النسخة الحالية والصحيحة من الوثائق يُعتبر تحديًا كبيرًا للشركات.
أفادت شركات البناء أنها لا تملك صورة واضحة حول أي نسخة من الوثيقة أو المعلومات هي الأحدث أو الصحيحة.
في الوقت الحالي، حيث يمكن أن يعمل العديد من الأشخاص على وثيقة واحدة بغض النظر عن الزمان والمكان، يكون التواصل الواضح أمرًا حاسمًا.
لتجنب سوء الفهم، من المهم توثيق كل عملية دخول وتعديل وأرشفة بشكل مكتوب. بذلك يمكن التحقق لاحقاً من كيفية إنشاء الوثيقة. مجرد إضافة اسم الملف مثل "_2" أو "الجديدة 1.2" النهائية، "النهائية 2"، "المسودة 2.0" لا يعتبر حلاً مناسبًا، لأنه لا يمكن التعرف بوضوح على أي نسخة هي الوثيقة الحقيقية. هذا يؤدي غالبًا إلى الارتباك أثناء البحث ويزيد من عدد النسخ المكررة التي يمكن العثور عليها في مواقع تخزين مختلفة.
التحدي 3
مشاكل في الوصول إلى البيانات المهمة بغض النظر عن المكان والزمانغالبًا ما تعمل شركات البناء في مواقع وورش مختلفة، مما يجعل الوصول إلى الوثائق والمعلومات المهمة تحديًا.
تجعل الأنظمة الورقية التقليدية من الصعب الوصول إلى البيانات المطلوبة، خصوصًا إذا كانت مخزنة في مكان معين. يمكن أن يؤدي هذا إلى تأخيرات في اتخاذ القرارات، اتصالات غير فعالة وأخطاء محتملة.
تمتلك PaperOffice أيضًا تكاملاً سلسًا مع أجهزة NAS، خاصة مع اثنتين من العلامات التجارية الرائدة NAS QNAP وSynology.
لقد نشرنا بالفعل مقالًا معلوماتيًا حول إدارة الوثائق على Synology NAS، والذي يحتوي على 7 تدابير مهمة لتحقيق أقصى استفادة من NAS الخاصة بك. يمكنك قراءة المقال هنا.
باعتبارنا شريكًا حصريًا لـ QNAP، يوفر PaperOffice إمكانيات ارتباط مثالية لأجهزة QNAP مما يمكن الشركات من إدارة الوثائق وتخزين البيانات بكفاءة أكبر.
لمعرفة المزيد حول الشراكة الحصرية بين PaperOffice وQNAP والفوائد المرتبطة بها للشركات، انقر هنا.
التحدي 4
وثائق ومعلومات غير منظمةتدير شركات البناء مجموعة متنوعة من الوثائق مثل الخطط، الرسومات، العقود، التراخيص والتقارير. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي أيضًا الرسائل الإلكترونية من Outlook على معلومات قيمة تهم شركات البناء.
غالبًا ما تكون هذه الوثائق غير منظمة وتوجد في صيغ وأنواع ملفات مختلفة. قد يصعب ذلك تنظيم والوصول إلى المعلومات المهمة، خصوصًا إذا لم يكن هناك هيكل موحد أو تصنيف.
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions
