Сканери та документообіг: переваги та використання

У більшості офісів по всьому світу існує дихотомія. З одного боку, цифрова зона з індивідуальними і мережевими комп'ютерами, з іншого - документи в паперовому вигляді. Це іноді викликає хаос і, перш за все, втрачається час. Час, витрачений на пошук контенту.

Paperless work through digital processes

Згідно з міжнародним звітом McKinsey, офісні працівники витрачають 1,8 години на день на пошук і збір інформації, що в середньому становить 9,3 години на тиждень.

Бухгалтери, секретарі, покупці, клерки, диспетчери і багато інших професійних груп щодня зайняті обробкою адміністративних процесів. Робота одного співробітника часто залежить від роботи іншого.

У кожній компанії тепер є багатофункціональний пристрій, який також підтримує функцію сканування. Але для багатьох термін і використання системи документообігу до сих пір невідомі.

У поточній статті ми пояснюємо, що варто використовувати систему документообігу зі своїм сканером. Ми наведемо вам щонайменше 15 причин для його використання, що дозволить вам зробити ваш офіс безпаперовим та цифровим, а також як ви можете використовувати його для підвищення ефективності основного бізнесу вашої компанії.

Перш ніж розібратися в причинах, чому, давайте відповімо на питання:

Для чого використовують DMS в компанії?

Рахунки-фактури, коносаменти, супровідні листи, відправлення або інструкції з експлуатації нових пристроїв і пов'язані з ними гарантійні сертифікати, щоб назвати лише кілька прикладів? Їх оцифрування часто давно наближається, просто тому, що бракує кадрів і часу. В результаті виростає гора-аналог.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

За допомогою DMS і сканера, який підходить для ваших потреб, ви можете взяти дихотомію і непотрібну втрату часу під контроль.

DMS також розшифровується як програмне забезпечення для управління документами і призначений для управління документами, особливо цифровими документами, що включає перетворення з аналогового в цифровий. PaperOffice DMS - це таке програмне забезпечення.

Тому що PaperOffice DMS дає можливість аналоговому паперу стати цифровим контентом там, де він відбувається.

Інтелектуально структурована індексація присвоює кожен документ правильному процесу, вводячи ключове слово. З власною пошуковою системою в PaperOffice всі документи потім можна буде знайти і викликати. Залежно від вимог записані літери перетворюються за допомогою розпізнавання тексту OCR, щоб мати можливість обробляти їх за допомогою сумісного програмного забезпечення Office.

Ми усвідомили необхідність, але:

У чому переваги безпаперового офісу?

У сучасному світі співробітники мають справу з великою кількістю різних документів: оригінальних паперових документів, таких як листи або контракти, PDF-файли та електронні документи, такі як файли та електронні листи.

У багатьох компаніях ці документи копіюються, роздруковуються, пересилаються, розповсюджуються і подаються в різних місцях. Пошук важливої інформації стає все складніше і призводить до неекономічних робочих процесів і переобтяжених співробітників. У нас є докладна стаття, в якій описана необхідність в системах документообігу і перераховані переваги їх використання.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Однак якщо ваші співробітники почнуть усувати або хоча б скорочувати споживання паперу в офісах або всій компанії, ви також поліпшите процеси, підвищите продуктивність за рахунок оцифрування даних, скористаєтеся безпаперовими методами і таким чином знизите витрати.

Багато інших переваг і аспектів вже були розглянуті в докладній статті на тему «Реалізація в безпаперовому офісі».

Які сканери підходять для ідеальної співпраці?

Наприклад, багатофункціональні пристрої (МФУ), такі як пристрої від Brother або Konica Minolta та інших виробників.

Принтер, сканер і копіювальний універсальний комп'ютер: відскановані документи надходять до центрального каталогу через ці центральні пристрої або через "пряме сканування поштою" як електронне повідомлення на поштову скриньку у вашому Outlook, яка контролюється PaperOffice, наприклад, і таким чином автоматично входить у програмне забезпечення для керування документами.

Або просто інтегруйте свою власну адресу PaperOffice у свій сканер, так звану адресу електронної пошти DropMail, як місце зберігання відсканованих файлів. PaperOffice легко архівує всі файли електронною поштою.

Для тих, хто хоче сканувати паперові документи звичайним способом, ідеально підійде модуль «ScanConnect», інтегрований за замовчуванням в PaperOffice. Тому що це підтримує кожен сканер, багатофункціональний пристрій або копіювальний пристрій великої ємності з вбудованим блоком сканування і дуже простий у використанні.

Тим не менш, неважливо, як ваші паперові документи потрапляють в PaperOffice, тому що завдяки автоматизованому розпізнаванню тексту розпізнавання розпізнавання вміст всієї вашої відсканованої документації розпізнається.

Незалежно від того, що зроблено з паперу, він сканується і записується з високою точністю завдяки оптимізації на основі штучного інтелекту.

Як тільки документи записуються, їх зміст індексується за допомогою необробленого розкладання тексту. Простіше кажучи, зміст записується слово за словом в спеціальний регістр, при цьому алгоритм розпізнає окремі слова в словосполученні і записує їх таким же чином.

Оцифрування та документообіг

Коли ми говоримо про системи документообігу, не можна забувати: чим вище рівень оцифрування інформації, що входить до складу процесів, тим вище рівень контролю і автоматизації, якого ми можемо досягти. Ми вже написали статтю про переваги діджиталізації, натисніть тут.

На першому кроці ви визначаєте, які документи належать до наших процесів, як ми інтегруємо їх у нашу систему документообігу та яка інформація підлягає вилученню та зберіганню разом із документами у вашій базі даних. Після включення інформації ми визначаємо її життєвий цикл, як вона буде взаємодіяти з іншими процесами і як ми можемо її інтегрувати.

Інформація надходить з різних джерел

Швидше за все, ми зіткнемося з інформацією, що надходить з різних джерел і в різних форматах. Частина його в цифровому вигляді, зберігається в файлах або базах даних, а частина у вигляді друкованих документів.

Що ми робимо з цифровими документами у форматі pdf, doc тощо? Тут процес дуже простий.

Перетягніть цифровий документ в інтерфейс PaperOffice. Або легко контролювати ваші папки Windows після отримання документів.

Документи в паперовому вигляді можна легко відсканувати і перетворити в цифровий формат завдяки вбудованому сканеру.

Завдяки програмі оптичного розпізнавання символів (OCR = Оптичне розпізнавання символів) ми вже зробили важливий крок. За допомогою сканера або іншого оцифруючого пристрою ми не тільки перетворюємо документ в зображення, але і можемо «зчитувати» його вміст в електронному вигляді.

До бази даних не тільки включений чистий OCR-текст, завдяки штучному інтелекту (ШІ), який називається PIA, автоматизація може бути вказана як вручну, так і автоматично.

Таким чином ми використовуємо систему для розпізнавання та визначення того, які області документів потрібно зчитувати автоматично. Наприклад, номер рахунка-фактури, дата, продукція, суми тощо. Відповідно, ми маємо всю необхідну інформацію в нашій системі документообігу.

Оцифрування інформації за допомогою OCR полегшує інтеграцію найрізноманітнішої документації в управління процесами і робочими процесами.

Все це звучить добре, але як відбувається масова архівація зі сканера?

PaperOffice DMS також врахував масову архівацію з вашого сканера для найважливіших функцій, пов'язаних з розпізнаванням тексту, інтеграцією зі штучним інтелектом та ключовими словами.

Модуль ScanConnect не тільки пропонує пряме з'єднання між вашим сканером і PaperOffice DMS. ScanConnect - це потужний інструмент сканера для ручного сканування та приховує інші цікаві функції, які допоможуть вам з масовим скануванням.

Спочатку підготуйте всі сторінки документа до сканування, а потім розмістіть сторінки роздільника між окремими документами, які потрібно розділити.

PaperOffice розпізнає сторінки роздільника і зберігає документи окремо.

15 причин використовувати сканер разом з PaperOffice DMS

• Причина 1 - Швидко знайдіть документи в PaperOffice DMS

  Повнотекстова індексація та пошук, схожий на Google: У системі управління документами, такій як PaperOffice DMS, ви можете знайти свої відскановані документи, квитанції та інформацію за лічені секунди. Це можливо, оскільки ваші документи аналізуються та індексуються з повнотекстовим розпізнаванням, як тільки вони зберігаються.

  Ви просто вводите пошуковий термін, як у Google, і PaperOffice перераховує всі результати. Так, так само, як і в Google: Тому що ви можете знайти будь-який текстовий вміст будь-якого документа за лічені секунди за допомогою вбудованої пошукової системи, повнотекстового пошуку та додаткових функцій фільтрування.

  Ви більше ніколи не захочете відмовитися від пошуку за ключовими словами в PaperOffice, і за допомогою фільтра пошуку ви знайдете кожен документ, незалежно від того, наскільки він деталізований - включаючи надсилання електронних листів, експорт в Excel або файлову систему!

• Причина 2 – Автоматичне копіювання паперових документів

  PaperOffice автоматично випускає кожен змінений документ, створює тіньову копію і зберігає її окремо, щоб ви могли в будь-який момент відкрити потрібну версію знову.

  Завдяки інтегрованій ВерсіїControl кожна зміна документа розпізнається та зберігається як тіньова копія як нова версія документа. Ви можете відкривати, експортувати та редагувати кожну версію самостійно.

• Причина 3 – Роздільники для пакетного сканування декількох документів

  Просто розмістіть сторінку роздільника PaperOffice перед кожним документом, який слід відокремити. PaperOffice розпізнає сторінки роздільника під час процесу сканування та зберігає документи окремо.

• Причина 4 – Сторінки smart separator для прямої подачі зі сканера

  PaperOffice пропонує вам можливість ручної подачі для повністю автоматизованої подачі без будь-якого втручання. Всі поля заповнюються автоматично, і навіть шлях зберігання може бути згенерований і динамічно використаний в залежності від дати.

• Причина 5 - XML / JSON увімкнені QR-коди на сторінках роздільника

  Зберігайте QR-коди з підтримкою XML /JSON з ключовими словами на сторінках роздільників та скануйте стек документів - PaperOffice розпізнає сторінки роздільника та QR-коди за допомогою ваших команд XML/JSON та ключових слів документів під час їх зберігання.

  Таким чином, ви можете зберегти окремі сторінки-роздільники з типом документа, наприклад"рахунок-фактура" та спеціальне місце зберігання для вашого масового сканування, і таким чином зберегти файли сканування цільовим способом.

• Причина 6 - Моніторинг каталогу сканувати папки

  Ваш ксерокс може зберігати скани в певній папці? Чудово, просто відстежуйте цю папку, і ви отримаєте повністю автоматичну подачу за лічені секунди!

  Попросіть PaperOffice автоматично контролювати будь-яку папку. Як тільки в цій папці з'являються нові файли, вони архівуються відповідно до ваших специфікацій і обробляються повністю автономно.

• Причина 7 - Налаштування правил подачі для моніторів каталогів

  Бажаєте автоматично зафіксувати паперові документи після сканування, а також автоматично позначити їх до найдрібніших деталей? Спочатку відскануйте всі документи в папку, а потім налаштуйте моніторинг каталогів. Потім вкажіть, що певна маска для подачі використовується, як тільки щось з'явиться в папці.

  Крім моніторингу, ви також можете вказати всю відповідну інформацію, таку як ім'я, місце зберігання, тип документа тощо. PaperOffice подбає про всю подачу за вас.

• Причина 8 – Потужний інструмент сканера для ручного сканування

  Окремі сторінки, групові сканування або сканування фотографій: Незалежно від того, що зроблено з паперу, він сканується і записується з високою точністю завдяки оптимізації на основі штучного інтелекту.

  Інтегрований ScanConnect підтримує кожен сканер, багатофункціональний пристрій або копіювальний пристрій великої ємності з вбудованим блоком сканування і дуже простий у використанні.

• Причина 9 – Підтримка Scan2Folder

  Якщо ваш сканер не є сканером WIA або TWAIN, PaperOffice пропонує опцію Scan2Folder. Відскановані документи зберігаються в папці, яка контролюється PaperOffice.

• Причина 10 - розпізнавання тексту розпізнавання аналогових документів більш ніж на 100 мовах

  PaperOffice надійно перетворює аналоговий текст з більш ніж 100 мов, включаючи кирилицю і азіатські набори символів.

  Саме так можна сканувати міжнародні документи у вашій компанії - PaperOffice DMS розпізнає мову і здійснює розпізнавання тексту. Це дозволяє шукати документ у вашій базі даних і знаходити його за лічені секунди.

• Причина 11 – Автоматичне перетворення в PDF/A для довгострокового архівування
  Паперові документи автоматично зберігаються в юридично чинному стандарті ISO 19005 PDF/A. Формат PDF/A-1 є найбільш обмежувальним форматом, який складається з 2 рівнів: PDF/A-1b для візуальної відтворюваності та PDF/A-1a для відображення Юнікоду та структурування вмісту.
• Причина 12 - Хмара не розгортається та / або не потрібна

  PaperOffice спирається на бази даних, які ви використовуєте локально або на вашому NAS, такі як Synology або QNAP. Таким чином, вся інформація про ваші документи, така як ескізи та здійснене розпізнавання тексту, а також інші ключові слова зберігаються у вашій базі даних.

  Таким чином, дані не потрапляють до сторонніх постачальників хмарних послуг, і вам не доведеться платити щомісячні витрати за зберігання даних.

• Причина 13 – зберігання GDPR та GOBD

  Незалежно від того, видаляєте ви сторінки, обертаєте їх або чорнієте області за допомогою PaperOffice - все упаковано в захищений від аудиту спосіб відповідно до GOBD для ідеальної подачі.

  PaperOffice автоматично випускає кожен змінений документ, створює тіньову копію і зберігає її окремо, щоб ви могли в будь-який момент відкрити потрібну версію знову.

• Причина 14 - Виклик цифрових документів за допомогою QR-коду (сканування камери)

  Використання QR-кодів PaperOffice відкриває чудові можливості, такі як автоматичне керування версіями вже заархівованих та змінених паперових документів, які містять той самий QR-код.

  Ви також можете легко шукати документи в PaperOffice за допомогою QR-коду - відкрийте пошук QR-коду та утримуйте QR-код документа PaperOffice у веб-камері, щоб відобразити його в PaperOffice.

• Причина 15 - Неперевершене співвідношення ціни і якості

  Ліцензії на придбання PaperOffice мають довічний термін дії без подальших витрат і з додатковими PaperOffice PLUS навіть усіма подальшими оновленнями, новими річними версіями та безкоштовною особистою підтримкою по телефону та Teamviewer за калькуляційною фіксованою ціною без будь-яких неприємних сюрпризів.

  Це були лише 15 причин, чому ви повинні використовувати свій сканер із системою управління документами. Крім перерахованих вище, PaperOffice пропонує вам ще багато причин: управління життєвими циклами (термінами зберігання), логування доступу, захист від несанкціонованого доступу і шифрування, інтуїтивно зрозуміла інтеграція в Outlook / Office, індексація документів (метаданих), рішення робочого процесу і багато іншого.

  Ви можете побачити функції, перейшовши на наш сайт і перейшовши в "Що може зробити PaperOffice".

Сканування документів і їх архівування в ДМС пропонує компаніям величезні переваги. Оптимізуються всі процеси, пов'язані з документами. Захист даних та безпека даних залишаються гарантованими.

Безпаперова контора звільняє співробітників. Ви економите багато пошукових зусиль і витрат. А ви покращуєте правову визначеність своїх адміністративних процесів.

Для багатьох компаній PaperOffice DMS є першим кроком до оцифрування. Скануючи документи та архівуючи їх у цифровому вигляді, ви створюєте набагато більше, ніж просто цифрову копію оригіналу. Сканування перетворює неструктуровану інформацію в структуровані дані.

Обов'язково уникайте цієї помилки

У той час як великі компанії вже давно призначають співробітників з оцифрування, які займаються темою конвертації аналогових документів повний робочий день, малим і середнім компаніям зазвичай не вистачає людських ресурсів, тим більше, що потрібна відповідна професійна кваліфікація.
Однак це поширена помилка і призводить до поганих вкладень, адже багато виробників користуються цим невіглаством.

Проміжний висновок

Вам не потрібен айтішник чи підготовлений бібліотекар!

Все, що вам дійсно потрібно, це

• правильне програмне забезпечення
• надійний ІТ-партнер
• відповідне обладнання

Іноді апаратне забезпечення часто вже є, має більший потенціал, ніж раніше, і може бути негайно використане.

Кінчик

До речі, є спеціальна стаття на тему «Цифрова обробка рахунків-фактур», в якій повідомлялося про переваги оцифрування або цифрової обробки рахунків-фактур:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide