Хоча основні методи документообігу використовувалися в корпоративному документообігу протягом десятиліть і розвивалися протягом багатьох років, необхідність в системі документообігу і переваги її застосування все ще недооцінюються.
Дослідження показали, що співробітники витрачають до тридцяти відсотків свого часу на пошук необхідних документів в компанії. В середньому працівники втрачають в результаті більше одного робочого дня на тиждень. Стає ще гірше, тому що: У 70% всіх випадків пошуки проходять безуспішно. Документ створюється знову і колеги вже не можуть зрозуміти поточний стан документів.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Але який стандарт, чого може очікувати клієнт від ДМС?
У поточній статті ми покажемо вам переваги використання електронного управління даними (система документообігу).
Це можна пояснити по пунктах за допомогою програмного забезпечення для управління документами PaperOffice.
Перш ніж ми перейдемо до переваг, пояснимо визначення:
Що таке система документообігу?
Система документообігу (ДМС) використовується для зберігання, управління і контролю потоку документів всередині організації.
Це означає, що компанії з найрізноманітніших галузей щодня акумулюють важливі документи: благання, контрактні документи, проекти, зовнішні листи, дослідження, експертні висновки і багато іншого. Вони надходять не тільки поштою, багато документів також надходять по електронній пошті.
Ви можете впорядкувати всю інформацію, наприклад паперові документи, файли Windows або електронну пошту, в центральному розташуванні, системі керування документами, до якої співробітники можуть отримати доступ легко і без будь-яких проблем.
Включаючи унікальні функції для командної роботи та обміну документами та інноваційний програмний інтерфейс, який є унікальним у всьому світі.
Системи документообігу набувають все більшого значення для бізнесу, оскільки кількість інформації, що генерується сучасним бізнесом, зростає в геометричній прогресії.
Впровадження системи документообігу, скорочено DMS, також допомагає внести чітку структуру в свої документи і впоратися з потоком інформації.
DMS також розшифровується як програмне забезпечення для управління документами і призначений для управління документами, особливо цифровими документами, що включає перетворення з аналогового в цифровий. PaperOffice DMS - це таке програмне забезпечення.
Управління і контроль величезної кількості зовнішніх і внутрішніх документів, які є частиною бізнес-процесів в державному або діловому адмініструванні, стало викликом. Це сприяє впровадженню програмного забезпечення для управління документами, що полегшує управління.
Впровадження DMS забезпечує значне скорочення часу пошуку, обробки та економії коштів, що дуже важливо в наших адміністративних процесах.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Серце ДМС
Вдосконалена система управління документами має своє «серце» в базі даних, де інформація зберігається таким чином, що дозволяє легко і контрольовано її знаходити і отримувати.
База даних може бути налаштована локально або на системі NAS, наприклад QNAP NAS або Synology NAS. Але, зберігаючи інформацію структурованим способом, ми маємо лише частину рівняння.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
«Мозок», який управляє системою, - це логіка робочого процесу, що дає можливість створювати залежності між документами і процесами і пов'язувати цю інформацію в гнучкі і раніше визначені потоки.
Істотним етапом реалізації такого складного «робочого процесу» є те, що в цифровому вигляді доступно якомога більше документації.
Оцифрування та документообіг
Коли ми говоримо про системи документообігу, не можна забувати: чим вище рівень оцифрування інформації, що входить до складу процесів, тим вище рівень контролю і автоматизації, якого ми можемо досягти. Ми вже написали статтю про переваги діджиталізації, натисніть тут.
На першому кроці ви визначаєте, які документи належать до наших процесів, як ми інтегруємо їх у нашу систему документообігу та яка інформація підлягає вилученню та зберіганню разом із документами у вашій базі даних. Після включення інформації ми визначаємо її життєвий цикл, як вона буде взаємодіяти з іншими процесами і як ми можемо її інтегрувати.
Інформація надходить з різних джерел
Швидше за все, ми зіткнемося з інформацією, що надходить з різних джерел і в різних форматах. Частина його в цифровому вигляді, зберігається в файлах або базах даних, а частина у вигляді друкованих документів.
Що ми робимо з цифровими документами у форматі pdf, doc тощо? Тут процес дуже простий.
Перетягніть цифровий документ в інтерфейс PaperOffice. Або легко контролювати ваші папки Windows після отримання документів.
Кінчик
До речі, на YouTube є відео на тему "Моніторинг каталогів та масове архівування документів" , яке пояснює цей процес зрозумілим чином:
Документи в паперовому вигляді можна легко відсканувати і перетворити в цифровий формат завдяки вбудованому сканеру.
Кінчик
На тему "Повністю автоматизована архівація паперових документів зі сканера" також є відео на YouTube, яке пояснює цей процес простим і зрозумілим чином:
Завдяки програмі оптичного розпізнавання символів (OCR = Оптичне розпізнавання символів) ми вже зробили важливий крок. За допомогою сканера або іншого оцифруючого пристрою ми не тільки перетворюємо документ в зображення, але і можемо «зчитувати» його вміст в електронному вигляді.
До бази даних не тільки включений чистий OCR-текст, завдяки штучному інтелекту (ШІ), який називається PIA, автоматизація може бути вказана як вручну, так і автоматично.
Таким чином ми використовуємо систему для розпізнавання та визначення того, які області документів потрібно зчитувати автоматично. Наприклад, номер рахунка-фактури, дата, продукція, суми тощо. Відповідно, ми маємо всю необхідну інформацію в нашій системі документообігу.
Оцифрування інформації за допомогою OCR полегшує інтеграцію найрізноманітнішої документації в управління процесами і робочими процесами.
