Державна установа
Мерії
Carrión de los Condes

вихідне положення

Як орган влади в державній установі, ратуша міста Карріон-де-лос-Кондес повинна керувати великою кількістю важливих документів: документами, заявами, посвідченнями особи, реєстраційними посвідченнями, а також будівельними справами та діловими документами, кореспонденцією та багато іншого.

На жаль, ратуша досі не отримала значної вигоди від використання відповідного програмного забезпечення для документообігу, оскільки відповідного рішення поки не знайдено.

Для того, щоб зробити пошук простішим та ефективнішим, у міському архіві планували оцифрувати документацію та включити вміст у внутрішню архівну базу даних.

Ручна обробка була б занадто трудомісткою, саме тому шукали автоматичне вилучення інформації.

Метою міської адміністрації було оцифрування існуючих паперових документів, впровадження оптимізації процесів та контролю робочого процесу за всіма вхідними та вихідними документами, автоматизація значної частини процесів у фоновому режимі та таким чином оптимізація процесу управління майном.

існуюча проблема

У минулому вся державна система базувалася на папері. Заявки, подані громадянами, відсортовувалися за картотеками по реєстраційній конторі, пересилалися в ратушу, куди додавалися додаткові документи.

Потім документи перекочували в метрові стелажні стіни, які закривали всі офісні стіни і зберігалися там роками.

Але з існуючими і щоденними вхідними документами ручна система ратуші Карріон-де-лос-Кондес досягла своїх меж: Індивідуальні квитанції часто подавалися невірно або раніше знімалися колегами і ще не відкладалися назад. Залучення зовнішніх установ також було складним, наприклад, коли ратуші чи експерти потребували доступу для оцінки заявок.

«У нас були витрати на зберігання, яких можна було уникнути, подаючи документи в папки. Крім того, пошук документів був трудомістким і часто передбачав відвідування архіву"

згадує пан Карлос А. Гарсія менеджер з маркетингу та комунікацій.

Результатом стали тривалі терміни обробки і неефективність в обробці, отриманні і пересиланні необхідної документації.

Але найбільшою проблемою був вік документів, адже вони стали крихкими. Відповідно, авторитет пішов на пошуки цифрового документообігу.

Тематичне дослідження, проведене разом із системою управління документами PaperOffice, базувалося на турботі, як це прийнято в будь-якому адміністративному органі, вести численні паперові записи та файли, а також мати фізичний простір та персонал, доступний для (деякі в критичному стані) для зберігання, класифікації та організації.

Незважаючи на бюджетну свободу дій, муніципальна влада Carrión de los Condes прийшла до висновку, що цю старомодну систему потрібно замінити на сучасну, сучасну, цифрову. Таким чином, замість пошуку документів державна установа може присвятити себе фактичному завданню міської адміністрації: городянам.

" Ми просто перенесли роботу вперед, і тепер у нас є фора".

Пан Карлос А. Гарсія, менеджер з маркетингу та комунікацій адміністрації Carrión de los Condes, шукав рішення для оцифрування всіх проблем, з якими стикаються всі державні установи. Передбачалося також оцифрувати всі адміністративні завдання муніципалітету, які раніше були значною мірою аналогічними.

Чому ратуша обрала PaperOffice DMS

Найважливішими критеріями відбору були надійність і захищеність, так як керовані документи є конфіденційними, наприклад, особисті документи або фінансове становище заявника.

Різні хмарні провайдери або рішення з відкритим вихідним кодом не розглядалися через правила захисту даних в державній установі, оскільки безпека персональних даних GDPR і довгострокова інвестиційна безпека не могли бути гарантовані.

Оскільки PaperOffice DMS не є хмарним додатком і зберігає всі дані в центральній базі даних, розташованої в ратуші, в кінцевому підсумку було вирішено протестувати необхідний сценарій за допомогою тесту.

«Вже при першому прийомі в PaperOffice ви помічаєте 20-річний досвід PaperOffice в сфері документообігу».

PaperOffice перевершує всі стандарти документів і правові настанови, зокрема завдяки високошифрованому зберіганню документів безпосередньо в ратуші, а не в хмарі.

Необхідність використання системи управління документами, яка має сумісний контроль версій і перевірені версії, зрозуміліша, ніж будь-коли.

Величезною причиною рішення стала доступність підтримки, оскільки в минулому з іншими провайдерами був зроблений дуже поганий досвід, що також призвело до зупинки ратуші.

Зокрема, для забезпечення надійності та імітації реальних проблем кілька разів до служби підтримки PaperOffice зверталися, щоб оцінити, чи були дотримані терміни та яка якість підтримки.

PaperOffice випереджає будь-якого іншого виробника тут.