Державна установа
Мерії
Carrión de los Condes
Карлос А. Гарсія Менеджер з маркетингу та комунікацій
вихідне положення
Як орган влади в державній установі, ратуша міста Карріон-де-лос-Кондес повинна керувати великою кількістю важливих документів: документами, заявами, посвідченнями особи, реєстраційними посвідченнями, а також будівельними справами та діловими документами, кореспонденцією та багато іншого.
На жаль, ратуша досі не отримала значної вигоди від використання відповідного програмного забезпечення для документообігу, оскільки відповідного рішення поки не знайдено.
Для того, щоб зробити пошук простішим та ефективнішим, у міському архіві планували оцифрувати документацію та включити вміст у внутрішню архівну базу даних.
Ручна обробка була б занадто трудомісткою, саме тому шукали автоматичне вилучення інформації.
Метою міської адміністрації було оцифрування існуючих паперових документів, впровадження оптимізації процесів та контролю робочого процесу за всіма вхідними та вихідними документами, автоматизація значної частини процесів у фоновому режимі та таким чином оптимізація процесу управління майном.
існуюча проблема
У минулому вся державна система базувалася на папері. Заявки, подані громадянами, відсортовувалися за картотеками по реєстраційній конторі, пересилалися в ратушу, куди додавалися додаткові документи.
Потім документи перекочували в метрові стелажні стіни, які закривали всі офісні стіни і зберігалися там роками.
Але з існуючими і щоденними вхідними документами ручна система ратуші Карріон-де-лос-Кондес досягла своїх меж: Індивідуальні квитанції часто подавалися невірно або раніше знімалися колегами і ще не відкладалися назад. Залучення зовнішніх установ також було складним, наприклад, коли ратуші чи експерти потребували доступу для оцінки заявок.
«У нас були витрати на зберігання, яких можна було уникнути, подаючи документи в папки. Крім того, пошук документів був трудомістким і часто передбачав відвідування архіву"
згадує пан Карлос А. Гарсія менеджер з маркетингу та комунікацій.
Результатом стали тривалі терміни обробки і неефективність в обробці, отриманні і пересиланні необхідної документації.
Але найбільшою проблемою був вік документів, адже вони стали крихкими. Відповідно, авторитет пішов на пошуки цифрового документообігу.
Тематичне дослідження, проведене разом із системою управління документами PaperOffice, базувалося на турботі, як це прийнято в будь-якому адміністративному органі, вести численні паперові записи та файли, а також мати фізичний простір та персонал, доступний для (деякі в критичному стані) для зберігання, класифікації та організації.
Незважаючи на бюджетну свободу дій, муніципальна влада Carrión de los Condes прийшла до висновку, що цю старомодну систему потрібно замінити на сучасну, сучасну, цифрову. Таким чином, замість пошуку документів державна установа може присвятити себе фактичному завданню міської адміністрації: городянам.
" Ми просто перенесли роботу вперед, і тепер у нас є фора".
Пан Карлос А. Гарсія, менеджер з маркетингу та комунікацій адміністрації Carrión de los Condes, шукав рішення для оцифрування всіх проблем, з якими стикаються всі державні установи. Передбачалося також оцифрувати всі адміністративні завдання муніципалітету, які раніше були значною мірою аналогічними.
Чому ратуша обрала PaperOffice DMS
Найважливішими критеріями відбору були надійність і захищеність, так як керовані документи є конфіденційними, наприклад, особисті документи або фінансове становище заявника.
Різні хмарні провайдери або рішення з відкритим вихідним кодом не розглядалися через правила захисту даних в державній установі, оскільки безпека персональних даних GDPR і довгострокова інвестиційна безпека не могли бути гарантовані.
Оскільки PaperOffice DMS не є хмарним додатком і зберігає всі дані в центральній базі даних, розташованої в ратуші, в кінцевому підсумку було вирішено протестувати необхідний сценарій за допомогою тесту.
«Вже при першому прийомі в PaperOffice ви помічаєте 20-річний досвід PaperOffice в сфері документообігу».
PaperOffice перевершує всі стандарти документів і правові настанови, зокрема завдяки високошифрованому зберіганню документів безпосередньо в ратуші, а не в хмарі.
Необхідність використання системи управління документами, яка має сумісний контроль версій і перевірені версії, зрозуміліша, ніж будь-коли.
Величезною причиною рішення стала доступність підтримки, оскільки в минулому з іншими провайдерами був зроблений дуже поганий досвід, що також призвело до зупинки ратуші.
Зокрема, для забезпечення надійності та імітації реальних проблем кілька разів до служби підтримки PaperOffice зверталися, щоб оцінити, чи були дотримані терміни та яка якість підтримки.
PaperOffice випереджає будь-якого іншого виробника тут.PaperOffice прийняв виклик - цілі та терміни
Було прийнято рішення оцифрувати всі існуючі паперові документи в цифровий архів.
Спеціально для цифрової трансформації міською радою Carrión de los Condes була заснована організація змішаної програми навчання та працевлаштування під назвою «Створення цифрового архіву». Ця організація спільно з фахівцями PaperOffice в даний час готує вісім студентів і двох професорів.
У ньому набуті знання застосовуються в реальній практиці, з точним робочим процесом, що допомагає оптимізувати час і запустити рішення оцифрування історичного архіву, яке датується 1820-ми роками.
«Ручна обробка документів коштувала б нам багато часу. Завдяки автоматизованому рішенню від PaperOffice DMS ручні зусилля можуть бути значно зменшені, в той же час інвестовані в технології, орієнтовані на майбутнє».
Як експерт у галузі інтелектуальної обробки документів ШІ, PaperOffice DMS було доручено оцифрувати існуючу документацію.
Існуючі паперові документи були ретельно відскановані співробітниками мерії та заархівовані в PaperOffice DMS. Потім система управління документами створює мініатюру всіх відсканованих документів і здійснює детальне розпізнавання тексту. Це означає, що будь-який текстовий вміст всіх документів можна знайти за лічені секунди за допомогою пошукової системи, інтегрованої в PaperOffice.
Переваги через оцифрування за допомогою PaperOffice
Завдяки реалізації оцифрування PaperOffice міський архів Carrión de los Condes вже зміг:
- Економія часу і ресурсів
- Легкий доступ до документів
- Наявність документів для кожного уповноваженого працівника
- Забезпечити чітку подачу
Тепер легша та швидша доступність даних та документів докорінно та назавжди змінює процеси роботи ратуші. Адміністративні знання тепер організовані прозоро і доступні в потрібний час.
«Безпека даних, автоматизовані робочі процеси, оцифрування документів та легка інтеграція PaperOffice в адміністративне середовище доставили те, що потрібно цій міській адміністрації, щоб зменшити споживання паперу, мінімізувати паперові процеси, архівувати крихкі документи та зберегти їх на довгострокову перспективу та отримати простір і таким чином заощадити витрати».
У цьому сенсі основою для оцифрування всіх документознавчих процесів в державному управлінні закладається PaperOffice DMS.
Крім загального процесу архівування:
- Архівація, захищена до редакції
- Оптимізація організаційних процесів
- Краща організація документації
- Швидший пошук у документах
- Спрощена комунікація та вирішення завдань
Гарантовано.
Кінцевий результат
Міська рада усунула проблему раніше паперових даних, всі крихкі документи, що походять з архіву, були ретельно відскановані і таким чином заархівовані. Оскільки PaperOffice запускає розпізнавання тексту OCR на всіх вхідних даних, співробітники мерії більше не повинні діставати документи, а можуть просто шукати їх у PaperOffice.
Міська адміністрація тепер використовує центральну систему управління документами з підтримкою робочого процесу.
Тепер мерія може за лічені секунди знаходити матеріали справ, а також номери справ з пов'язаними з ними іменами, місцями розташування та датами. Таким чином, архів може допомогти своїм громадянам швидше і з більшою точністю, в той час як оригінали залишаються недоторканими.
Про ратушу Карріон-де-лос-Кондес
Площа: 63,37 км². Населення: 2,096 (2018)
Провінція: Паленсія. Громада Кастилії і Леона
Міський голова: Хосе Мануель Отеро Санц.
Населені пункти: Карріон-де-лос-Кондес;
Це місто з населенням понад 2 000 жителів знаходиться в центрі провінції Паленсія. Згідно з археологічними знахідками, витоки села сягають доримських часів.
Сьогодні місто відоме всім паломникам, які ходять дорогою Святого Якова, адже місто знаходиться на шляху Святого Якова і має паломницькі гуртожитки.
