Офіс без паперу: так цифровізація досягає успіху в компанії

Підхід безпаперового офісу все більше знаходиться в центрі уваги повідомлень ЗМІ, але навряд чи використовується на практиці - тим більше не в малих і середніх компаніях. Йдеться не лише про час і гроші.

Paperless office can bring many benefits to your business

Однак лише за допомогою кількох заходів споживання паперу можна значно зменшити. МСП отримують вигоду від плоских ієрархій та гнучких структур.

У поточній статті ми більш детально розглянемо тему безпаперового офісу, або «цифрового офісу», як це також відомо. Ми покажемо вам, що перехід відбувається набагато простіше, ніж ви собі уявляєте. Також ви отримаєте поради по корпоративній організації, розповімо про переваги роботи безпаперових і опишемо наслідки успішної реалізації.

Технології стають все швидшими та швидшими

У той час, коли технології підштовхнули нас до контакту зі світом через наші смартфони, має менше сенсу, що ми все ще використовуємо папір у багатьох наших повсякденних справах.

Сьогодні ми звикли мати справу з цифровим контентом (музикою, фотографією, серіалами), але оцифрування документів ще не поширене в робочому і діловому середовищі. Сьогодні практично всі компанії мають доступ до комп'ютерів і мобільних пристроїв, то чому ми продовжуємо заповнювати свої офіси папером?

Основні причини подальшого використання паперу криються в проблемах боротьби зі змінами та цифровізацією. Багато хто любить зберігати фізичну копію документів, з якими вони працюють.

Однак, коли ваші співробітники починають усувати або, принаймні, зменшувати кількість паперу, що використовується в офісі або у всій організації, ви також покращуєте процеси підвищення продуктивності за рахунок оцифрування даних, використання безпаперових методів і, таким чином, зниження витрат.

Чому ви повинні зменшити споживання паперу у вашій компанії?

Безпаперовий офіс - це мета, яку все більше і більше компаній, безумовно, прагнуть досягти і пропонують багато переваг, крім економії витрат і зменшення вуглецевого сліду компанії.

Підраховано, що співробітник, який проводить в цілому дві години з документами, використовує в середньому 10 000 аркушів паперу на рік (дані Федерального агентства з навколишнього середовища). З цієї причини важливо використовувати рішення та інструменти, що поліпшують як доступ, так і управління, так і локалізацію інформації. Однак будь-яка зміна бізнес-процесу вимагає часу і вимагає поступової зміни корпоративної культури.
Крім позитивного впливу на навколишнє середовище за рахунок скорочення споживання ділового паперу, оцифрування документів і даних компанії дає безліч інших переваг.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Переваги безпаперового офісу

Нижче наведені основні переваги безпаперового офісу:

• Оптимізація всіх робочих процесів

  Завдяки переходу на безпаперовий офіс ви можете бути першим Зробіть крок до цифрової трансформації вашої компанії.
  Тому що завдяки рішенням робочого процесу від вас можна ще більше спростити і прискорити ваші бізнес-процеси. Вони розвантажують клерків, взявши на себе безліч складної рутинної роботи. Законодавчі вимоги, яких необхідно дотримуватися, інтегруються безпосередньо в робочий процес.

• Гнучка робота, де б ви не знаходилися

  Якщо ви оцифруєте свої документи, ви можете зробити це в будь-який час і в будь-якому місці та за допомогою будь-якого пристрою, який отримує доступ до документів. Це особливо важливо, якщо у вас є кілька філій, ваші співробітники хочуть/повинні виконувати свою роботу з домашнього офісу або повинні видати погодження.

• Масове зниження витрат у всіх сферах

  Оцифрування документів безпосередньо впливає на зниження витрат вашої компанії не тільки тому, що ви більше не купуєте стільки паперу, але і тому, що економите на обслуговуванні принтера і покупці чорнила і запасних частин.
  Звичайно, це також знижує витрати на зберігання, тобто файли, папки, полиці, картотеки. Цінний простір для зберігання паперових документів вже не витрачається даремно.

  Суть полягає в тому, що як тільки ви використовуєте цифрові дані, ваші співробітники набагато ефективніше працюють в офісі і вкладають в компанію дорогоцінний час, отриманий розумним і цілеспрямованим способом .
  Значне скорочення складських площ за рахунок оцифрування та/або зменшення споживання паперу призводить до більш чистих та охайних офісів.

• Максимальна безпека від крадіжок і втрат

  Більш висока інформаційна безпека за рахунок використання програмного забезпечення з системою зберігання баз даних. Безпека інформації, що зберігається в цифровому вигляді, набагато перевершує безпеку документів, заархівованих на папері.

  Будьте обережні, щоб не використовувати хмарне рішення у вашій компанії, оскільки хмарні рішення DMS та програмне забезпечення DMS є прогалиною в безпеці.

• Менше навантаження через автоматизацію

  З трансформацією з ручних в автоматизовані робочі процеси бізнес-процеси стандартизуються, а витрати зменшуються. Наприклад, оптимізація робочого процесу може призвести до швидшого збору та зниження витрат на придбання.
  Про оплату рахунків-фактур більше не забувають, знижки можна вчасно відняти.

• Зниження ризиків в бізнес-процесах

• Поліпшення відносин з клієнтами

  Цифровізація у вашій компанії надає відносинам з клієнтами більшої глибини та обсягу. Це означає, що комплексний збір даних в господарських операціях за допомогою великих даних, послідовне зв'язування внутрішніх процесів, час реакції протягом декількох секунд, а також персоналізований контакт з великою кількістю клієнтів одночасно і точне, надзвичайно орієнтоване на попит планування вимог виведе вашу компанію вперед.

  Діджиталізація зростає у всіх сферах діяльності компанії - не в останню чергу в обслуговуванні клієнтів. Для будь-якої компанії було б помилкою недооцінювати цей потенціал. Якщо ви не хочете відставати від конкурентів і навіть кидатися попереду них, важливо розібратися з діджиталізацією в цій сфері. Ніколи раніше не можна було більш гнучко та індивідуально спілкуватися з клієнтом про його конкретні потреби та побажання.

• Внутрішня прозорість зростає

• Значне поліпшення робочого середовища серед співробітників

  Компанії, які вирішили оцифрувати свої документи за допомогою відповідного програмного забезпечення для управління документами, натомість отримують великі переваги, такі як:

  • Більше вільного фізичного простору
  • Швидший пошук у документах
  • Краща організація документації
  • В результаті менше часу витрачається на пошук документів і менше стресу призводить.
  • Сталий розвиток та конкурентоспроможність
  • Спрощена комунікація та вирішення завдань
  • Підвищується продуктивність вашої компанії
  • І найголовніше - ви на правильному шляху в безпаперовий офіс.

Уникайте цієї помилки будь-якою ціною!

Спеціально для проектів з Діджиталізацією часто зустрічається з великим небажанням, так як багато компаній побоюються, що такий проект переросте в бездонну яму. Найпоширенішою причиною цього є відсутність знань з боку самих компаній і додаткова довіра до некомпетентних виробників програмного забезпечення, які пропонують програмне забезпечення, яке не працює. Багато виробників програмного забезпечення користуються невіглаством.

У цей момент PaperOffice з радістю допоможе вам з реалізацією діджиталізації. Завдяки 20-річному досвіду роботи в сфері документообігу та автоматизації, PaperOffice може принести вам робочі пропозиції з практики та супроводжувати вас через повну реалізацію.

Проміжний висновок 1 / 3

Ні від ІТ-спеціаліста не потрібно ні одного підготовленого бібліотекаря!

Все, що вам дійсно потрібно, це

• правильне програмне забезпечення
• надійний ІТ-партнер
• відповідне обладнання

Іноді апаратне забезпечення часто вже є, має більший потенціал, ніж раніше, і може бути негайно використане.

Кінчик

До речі, є спеціальна стаття на тему «Оцифрування паперових документів: 10 найважливіших переваг», в якій повідомлялося про переваги загальної оцифрування:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Які 5 кроків вам потрібно зробити, щоб зменшити споживання паперу у вашому офісі?

Ми перерахували п'ять кроків, які вам потрібно виконати, щоб зменшити споживання паперу в офісі та перейти в цифровий формат:

• Стратегія та аналіз процесів

  Добре плануйте своє розгортання в безпаперовому офісі. Приділіть достатньо часу аналізу процесів у вашій компанії. Що повинно бути в наявності або зберігатися в паперовому вигляді? Яких документів достатньо в цифровому вигляді? Документи та інформація надходять з різних джерел Ви, швидше за все, натрапите на інформацію, яка надходить з різних джерел і в різних форматах. Частина його в цифровому вигляді, зберігається в файлах або базах даних, а частина у вигляді друкованих документів.

  Ви можете відсканувати та оцифрувати всі попередні документи, або перейти до безпаперового офісу/системи до певної дати, а також використовувати цифрові дані для продовження та ефективної роботи в майбутньому. Використовуйте багатофункціональний принтер/сканер для сканування та моніторингу каталогів або масового архівування великих обсягів документів.

  Перший варіант вимагає більше часу і ресурсів. В ідеалі ви і ваша команда будете вирішувати, як організувати електронні файли і крок за кроком налаштувати безперервний процес сканування, щоб всі майбутні документи були оцифровані.

  Час і кадрове планування проекту безпаперового офісу

  Чверть або 90 днів - це розумні терміни реалізації дій, необхідних для переходу в безпаперову контору.

  Це також період, який дозволяє забезпечити плавний перехід. Швидкі рішення для виправлення, які змушують співробітників вносити зміни від одного дня до іншого, зазвичай недовговічні. Також можна таким чином не зривати операції.

  В основному, при переході в безпаперовий офіс з PaperOffice DMS немає необхідності в проектній команді, що складається з декількох людей.

  У багатьох МСП відрахування їх з їхніх фактичних завдань не є ані можливим, ані бажаним. Однак має сенс зробити принаймні одну людину, яка має повноваження видавати директиви CDO, головного цифрового директора. Якщо ви не дуже захоплюєтеся американськими абревіатурами, ви можете призначити його або її безпаперовим менеджером офісних проектів.

  Важливо, щоб зацікавлена особа досконально ознайомився з PaperOffice DMS.

  Завдяки чітко структурованій структурі програмного забезпечення та широким і простим для розуміння навчальним посібникам та відео з кожного аспекту, це те, що не вимагає ні ступеня ІТ, ні зовнішньої підготовки. Крім того, це можна зробити як "навчання, роблячи", що супроводжує перші заходи перетворення.

• Визначення періодів переходу в безпаперову канцелярію

  Розбиття передбачуваних 90 днів на менші часові проміжки має на меті мати можливість зосередитися на кожній фазі переходу і мати можливість поміркувати над залученими процесами. Крім того, успіхи в переналагодження можна задокументувати легше. Співробітники краще розуміють заходи і не відчувають себе перевантаженими. При цьому цілі повинні бути повідомлені внутрішньо, що відповідає психічним змінам. Наскільки це важливо, вже пояснили в передмові.

  Має сенс розділити 90 днів на три секції по 30 днів кожен.

  Перші 30 днів використовуються для аналізу всіх процесів, які підлягають перетворенню з аналогових в цифрові.
  У других 30 днів буде введена PaperOffice DMS і необхідне обладнання, але спочатку тільки в навчальних цілях і супроводі поточних процесів, якщо це виникне.

  Останні 30 днів були зайняті тим, щоб зробити процес переходом від аналогового до цифрового, при цьому, без сумніву, виникають питання від співробітників. Також можлива та чи інша некоректна операція, але виправити це можна в будь-який момент завдяки ієрархічній структурі PaperOffice DMS.

  В кінці останніх 30, а отже, і в 90 днів, існує повністю інтегрована система документообігу, яка вже дозволяє на даний момент провести аналіз того, наскільки великі і будуть і будуть великі заощадження і переваги в майбутньому.

• Визначте шляхи збору та визначте зберігання даних

  У перші 30 днів основна увага зараз приділяється вивченню процесів, в яких папір зіграла головну роль до цих пір. Для цього необхідно розпізнати інтерфейси зовнішньої і внутрішньої комунікації в компанії і простежити за їх життєвим циклом, який там може бути:

  • Телефонні дзвінки (наприклад, форма замовлення, яка потім заповнюється)
  • Трафік електронної пошти (наприклад, пошта буде роздрукована для наступної зустрічі)
  • Літери
  • Відвідування бізнес-клієнтів (наприклад: див. телефонні дзвінки)
  • Супровідні документи
  • Внутрішня кореспонденція

  Наступне, що потрібно визначити - коли і де у випадку з електронними бланками відбувається перехід на друкований папір, а також шлях від паперу до архівації або просто в сміттєвий бак.

  Відтепер створюйте документи в цифровому вигляді

  Відтепер обійдіться без паперу, наскільки це можливо: зустрічі, протоколи, вхідна пошта, вихідні рахунки-фактури та нотатки можна створювати безпосередньо в PaperOffice. Завдання і робочі процеси також реалізуються в цифровому вигляді.

  Оцифровувати рахунки-фактури та поступово впроваджувати безпаперовий облік

  Виставлення рахунків-фактур як таких також є частиною безпаперового офісу, хоча і не тільки для того, щоб бути поміченим у цьому контексті. Оцифрування та правильна обробка є проблемою, а також повинні бути добре сплановані та реалізовані.

  Кожен, хто веде свої рахунки-фактури в цифровому вигляді, а також створює свою цифрову бухгалтерію, визнає більший потенціал для економії та може зробити загальний процес бухгалтерського обліку більш ефективним.

  Зберігання даних

  Якщо ви вже вирішили, що ваші фізичні файли тепер будуть цифровими файлами, безпосередньо питання полягає в тому, де ви збираєтеся зберігати ці цифрові файли. Чи будете ви зберігати їх у базі даних локально або на зовнішньому пристрої NAS?

  При переході в безпаперовий кабінет не варто скупитися на одну з найважливіших граней. Локальне зберігання даних і використання пристроїв NAS.

  Або ви взагалі не хочете мати сховище даних або базу даних у вашій компанії? Однак, щоб уникнути пожежі, пограбування і т.д., про використання хмарного рішення для вас не може бути й мови з юридичних причин. Тоді, звичайно ж, рішення використання бази даних на виділеному сервері, яке присвоюється тільки вам, є дуже непоганим рішенням.
  Вибір великий.

  Власне, пошук рішень теж належить до розділу перших 30 днів. З управлінням документами PaperOffice DMS та апаратним забезпеченням NAS, інтегрованим у мережу компанії, доступні всі рішення для реалізації переходу від паперового до цифрового.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Впровадження PaperOffice DMS плюс апаратне забезпечення

  Після встановлення програмного забезпечення на комп'ютерах у компанії рівні ієрархії були призначені, а сервери NAS налаштовані та підключені до мережі, програмне забезпечення проходить навчання.

  Немає необхідності в зовнішніх (зазвичай синонімах «дорогих») консультантів. Співробітники PaperOffice, звичайно, доступні, якщо це потрібно. Понад мільйон компаній, які працюють з PaperOffice DMS у всьому світі, досі дуже добре порозумілися з детальними підручниками та відео або з телефонними порадами щодо питань про PaperOffice DMS.

  Більшість процесів є самозрозумілими і супроводжуються дуже добре викладеним меню допомоги. До речі, не обов'язково вперто ставитися до дотримання 30 днів. Якщо всі, хто бере участь в переході з аналогового на цифровий, дотримуються думки, що це спрацює, процес можна скоротити за бажанням.

  Структура папок

  Важлива змістовна структура папок, щоб ви могли легко опинитися після зміни. Легко організуйте структуру цифрових папок відповідно до існуючої «справжньої» структури папок.

  Покладайтеся на автоматизацію

  Завдяки інтелектуальному розпізнаванню ШІ ви можете розпізнавати важливі дані документа в документі, витягувати їх і використовувати для добору ключових слів документа. Це економить час, а значить, і гроші.

• Завершіть перехід в безпаперовий офіс

  Останні 30 днів (або менше) починаються, і співробітники закінчують етап навчання та навчання. Електронні листи більше не друкуються, а зберігаються.

  Використання робочих циклів і штампів

  Документи та електронні листи можна отримати, відредагувати та зробити доступними для інших співробітників у будь-який час за допомогою функції робочого процесу в PaperOffice DMS. Вантажні документи з доставки або вхідних листів оцифровуються за допомогою сканера або камери стільникового телефону і перетворюються в текстові документи за допомогою програмного забезпечення OCR від PaperOffice.

  Функція штампа дозволяє запускати різні робочі процеси і виконувати подальші дії. Динамічні змінні можна додавати до штампів, і навіть сповіщення електронною поштою автоматично надсилаються під час використання.

  Не забудьте створити резервну копію

  Існує лише одне центральне сховище з функцією резервного копіювання. Більше ніколи не виникає питання про те, у якого працівника на комп'ютері зберігається конкретний документ і як до нього дістатися, оскільки він перебуває у відпустці і недоступний.

  Метод шифрування даних, який також використовується американськими військовими. Популярна в даний час і прибуткова гра хакерів з програмами-вимагачами відскакує від PaperOffice.

  Залишайтеся послідовними: Початок завжди складний, адже процеси, які репетирувалися роками, поки що нові. Не повертайтеся до старого шаблону.

Залишайтеся послідовними та відчуйте безпаперовий офіс.

Остаточний посібник із 5 кроків

Кінчик

Ми створили остаточний 5-кроковий посібник із безпаперового та оцифрування вашого бізнесу як документа, який можна завантажити, детально описавши кожен 5 кроків і скільки часу це займає:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Проміжний висновок 2 / 3

З правильним програмним забезпеченням офіс без паперу означає відсутність зайвої роботи!

Все, що дійсно потрібно, це якесь програмне забезпечення

• Повністю автоматизуйте отримання рахунків-фактур за допомогою персоналізованих електронних листів, якщо рахунки-фактури доступні в цифровому вигляді
• У випадку з паперовими накладними, завдяки цілісності сканера, вони можуть бути автоматично зафіксовані шляхом пакетного сканування
• Індексування та зчитування відсканованих документів
• і найголовніше: може автоматично зберігати цифрові та відскановані документи в залежності від їх змісту!

І уникайте цієї поширеної помилки

У будь-якому випадку, переконайтеся, що ваш вибір програмного забезпечення падає на DMS, за допомогою якої ви можете здійснювати автоматичний запис (наприклад, моніторинг каталогів) і навчання документів САМОСТІЙНО, щоб не вступати в неконтрольовану пастку витрат і не залежати від виробника бути!

Завершення цифрової трансформації

Для багатьох компаній сучасний і ефективний безпаперовий офіс не є досягненням за одну ніч, але і не є утопією. Щоб нарешті домогтися оцифрування ваших документів, потрібно встановити політику скорочення паперу і знайти рішення, щоб позбутися від усього, що вам більше не потрібно.

Програмне забезпечення для управління документами від PaperOffice може допомогти вам оцифрувати документи та реалізувати безпаперовий офіс. Рішення DMS - це комплексні рішення, які пропонують послідовну інфраструктуру.
В результаті бізнес-процеси відображаються прозоро, робочі процеси можуть здійснюватися в цифровому вигляді і легко переглядати всю важливу інформацію.

Завдяки рішенням DMS ви також можете обробляти та зберігати цифрові документи та вміст у перевірений спосіб, наприклад, щоб уникнути проблем під час перевірки компанії та податків.

Поради та рекомендації для цифрового офісу

Ми підсумували для вас 9 порад, щоб офіс без паперу дійсно працював!

Якщо коротко, то мова йде про оцифрування найрізноманітніших документів в компанії, таких як договори, квитанції, накладні на доставку, вхідні накладні, тобто все, що є на папері. Крім того, під питанням постає не тільки папір про минуле, а й майбутня папір.

Спілкування також є актуальним партнером в офісі без паперу. Юридично переживати не доведеться, досить звернути увагу на пару «тонкощів». Деякі документи, включаючи структуру папок і в форматі PDF, легко можна передати податковому консультанту або колегам в якості госпрозрахункового архіву - це робиться всього за кілька кліків мишкою.

Правильне програмне забезпечення для документообігу вирішує аналого-цифрову проблему

DMS розшифровується як Система документообігу і призначена для управління документами, особливо цифровими документами, що включає перетворення з аналогових в цифрові. PaperOffice DMS - це така система. Його спектр функцій так само чудовий, як і інтуїтивно розроблена навігація по меню, що вимагає лише незначної підготовки. Вам не потрібні дорогі консультанти на місці. Добре пояснені відеоуроки з PaperOffice DMS можуть зробити це так само добре і набагато дешевше, безкоштовно.

Сканування, розпізнавання, архівація з автоматичним ключовими словами, злиття документів, керованих штучним інтелектом, інтегрована пошукова система, функція робочого процесу, шифрування з 1024Mbit, пряма інтеграція в MS Office, захист від програм-вимагачів, автоматизоване створення шаблонів, функція штампа, управління завданнями і примітками.

Це пара найважливіших функцій PaperOffice DMS, і, як я вже сказав, ні ви, ні ваші співробітники не повинні закінчувати ступінь ІТ.

Проміжний висновок 3/ 3

1. Зв'яжіться з виробником з ноу-хау та програмним забезпеченням, яке відповідає GOBD (а також GDPR)!

2. Немає жодного відповідного програмного забезпечення DMS. Кожен DMS має своє обґрунтування, і в кінцевому підсумку продукт повинен відповідати меті.

3. Будь то ваш власний сервер, виділений сервер PaperOffice в центрі обробки даних Strato AG в Берліні (Німеччина) або NAS - збережіть свій документ NEVER на сторонньому хмарному сховищі, яке а) не використовується на спеціальній основі і б) не знаходиться в безпечній країні c) не може бути експортовано одним клацанням миші

Кінчик

Якщо ви будете дотримуватися порад і будете використовувати NAS для власного безпечного зберігання документів - PaperOffice не тільки ідеально підходить для цього, але навіть є єдиним офіційним DMS для найбільшого виробника NAS в світі - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.