Государственное учреждение
Мэрия
Каррион де лос Кондес

Исходное положение

Как орган в государственном учреждении, мэрия города Каррион-де-лос-Кондес должна управлять большим количеством важных документов: документами, заявлениями, удостоверениями личности, регистрационными свидетельствами, а также строительными файлами и деловыми документами, корреспонденцией и многим другим.

К сожалению, мэрия до сих пор не получила существенной выгоды от использования подходящего программного обеспечения для управления документами, поскольку до сих пор не найдено подходящего решения.

Чтобы сделать поиск проще и эффективнее, городской архив планировал оцифровать документацию и включить контент во внутреннюю архивную базу данных.

Ручная обработка была бы слишком трудоемкой, поэтому было запрошено автоматизированное извлечение информации.

Задачей администрации города была оцифровка существующих бумажных документов, оптимизация процессов и контроль рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса управления недвижимостью.

Существующая проблема

В прошлом вся государственная система была основана на бумаге. Заявления, поданные гражданами, были отсортированы в регистрационный офис по файлам, направлены в ратушу, где были добавлены дополнительные документы.

Затем документы перекочевали на метровые стеллажи, которые покрывали все стены офиса и хранились там в течение многих лет.

Но с существующими и ежедневными поступающими документами ручная система мэрии Карриона-де-лос-Кондеса достигла своего предела: индивидуальные квитанции часто подавались неправильно или предварительно удалялись коллегами и еще не возвращались обратно. Участие внешних учреждений также сопряжено с трудностями, например, когда муниципалитеты или эксперты нуждаются в доступе для оценки заявок.

«У нас были расходы на хранение, которых можно было избежать, занимаясь хранением документов в папках. Кроме того, поиск документов был трудоемким и часто включал посещение архива»,

отзывает г-на Карлоса А. Гарсию менеджера по маркетингу и коммуникациям.

Результатом стало длительное время обработки и неэффективность обработки, поиска и пересылки необходимой документации.

Но самой большой проблемой был возраст документов, потому что они стали хрупкими. Соответственно, власти отправились на поиски цифрового документооборота.

Тематическое исследование, проведенное совместно с системой управления документооборотом PaperOffice, было основано на стремлении, как это принято в любом административном органе, вести многочисленные бумажные документы и файлы и иметь физическое пространство и персонал, доступные (некоторые в критическом состоянии) для хранения, классификации и организации.

Несмотря на бюджетную свободу действий, муниципальные власти Карриона де лос Кондес пришли к выводу, что эту старомодную систему необходимо заменить современной, современной, цифровой. Таким образом, вместо поиска документов государственное учреждение может посвятить себя актуальной задаче городской администрации: гражданам.

«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».

Г-н Карлос А. Гарсия, менеджер по маркетингу и коммуникациям администрации Carrión de los Condes, ищет решение для оцифровки всех проблем, с которыми сталкиваются все государственные учреждения. Предусматривалось также оцифровать все административные задачи муниципалитета, которые ранее были в значительной степени аналогичными.

Почему мэрия выбрала PaperOffice DMS

Наиболее важными критериями отбора были надежность и безопасность, поскольку управляемые документы являются конфиденциальными, такие как личные документы или финансовое положение заявителя.

Различные облачные провайдеры или решения с открытым исходным кодом не рассматривались из-за правил защиты данных в государственном учреждении, поскольку безопасность персональных данных GDPR и долгосрочная инвестиционная безопасность не могли быть гарантированы.

Поскольку PaperOffice DMS не является облачным приложением и хранит все данные в центральной базе данных, расположенной в ратуше, в конечном итоге было решено протестировать требуемый сценарий с помощью теста.

«Уже на первой встрече с PaperOffice вы замечаете 20-летний опыт PaperOffice в области управления документами».

PaperOffice превосходит все стандарты документов и юридические рекомендации, в частности, благодаря высокозашифрованному хранению документов непосредственно в мэрии, а не в облаке.

Необходимость использования системы управления документами с совместимым контролем версий и управлением версиями с защитой от аудита очевидна как никогда.

Огромной причиной для решения была доступность поддержки, поскольку в прошлом был сделан очень плохой опыт с другими поставщиками, что также привело к остановке ратуши.

В частности, для обеспечения надежности и моделирования реальных проблем несколько раз обращались в службу поддержки PaperOffice, чтобы оценить, были ли соблюдены сроки и каково качество поддержки.

PaperOffice здесь опережает любого другого производителя.