Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Путь к цифровой ратуше - цифровизация администрации


Г-н Карлос А. Гарсия Менеджер по маркетингу и коммуникациям

Профессиональный совет

Промышленность
Государственное учреждение

Область
Провинция Паленсия, Испания

Отделов
Главный офис
Администрация города

Исходное положение

Как орган в государственном учреждении, мэрия города Каррион-де-лос-Кондес должна управлять большим количеством важных документов: документами, заявлениями, удостоверениями личности, регистрационными свидетельствами, а также строительными файлами и деловыми документами, корреспонденцией и многим другим.

К сожалению, мэрия до сих пор не получила существенной выгоды от использования подходящего программного обеспечения для управления документами, поскольку до сих пор не найдено подходящего решения.

Чтобы сделать поиск проще и эффективнее, городской архив планировал оцифровать документацию и включить контент во внутреннюю архивную базу данных.

Ручная обработка была бы слишком трудоемкой, поэтому было запрошено автоматизированное извлечение информации.

Задачей администрации города была оцифровка существующих бумажных документов, оптимизация процессов и контроль рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса управления недвижимостью.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Существующая проблема

В прошлом вся государственная система была основана на бумаге. Заявления, поданные гражданами, были отсортированы в регистрационный офис по файлам, направлены в ратушу, где были добавлены дополнительные документы.

Затем документы перекочевали на метровые стеллажи, которые покрывали все стены офиса и хранились там в течение многих лет.

Но с существующими и ежедневными поступающими документами ручная система мэрии Карриона-де-лос-Кондеса достигла своего предела: индивидуальные квитанции часто подавались неправильно или предварительно удалялись коллегами и еще не возвращались обратно. Участие внешних учреждений также сопряжено с трудностями, например, когда муниципалитеты или эксперты нуждаются в доступе для оценки заявок.

«У нас были расходы на хранение, которых можно было избежать, занимаясь хранением документов в папках. Кроме того, поиск документов был трудоемким и часто включал посещение архива»,

отзывает г-на Карлоса А. Гарсию менеджера по маркетингу и коммуникациям.

Результатом стало длительное время обработки и неэффективность обработки, поиска и пересылки необходимой документации.

Но самой большой проблемой был возраст документов, потому что они стали хрупкими. Соответственно, власти отправились на поиски цифрового документооборота.

Тематическое исследование, проведенное совместно с системой управления документооборотом PaperOffice, было основано на стремлении, как это принято в любом административном органе, вести многочисленные бумажные документы и файлы и иметь физическое пространство и персонал, доступные (некоторые в критическом состоянии) для хранения, классификации и организации.

Несмотря на бюджетную свободу действий, муниципальные власти Карриона де лос Кондес пришли к выводу, что эту старомодную систему необходимо заменить современной, современной, цифровой. Таким образом, вместо поиска документов государственное учреждение может посвятить себя актуальной задаче городской администрации: гражданам.

«Мы просто продвинули работу вперед, и теперь у нас есть фора».

Г-н Карлос А. Гарсия, менеджер по маркетингу и коммуникациям администрации Carrión de los Condes, ищет решение для оцифровки всех проблем, с которыми сталкиваются все государственные учреждения. Предусматривалось также оцифровать все административные задачи муниципалитета, которые ранее были в значительной степени аналогичными.

Почему мэрия выбрала PaperOffice DMS

Наиболее важными критериями отбора были надежность и безопасность, поскольку управляемые документы являются конфиденциальными, такие как личные документы или финансовое положение заявителя.

Различные облачные провайдеры или решения с открытым исходным кодом не рассматривались из-за правил защиты данных в государственном учреждении, поскольку безопасность персональных данных GDPR и долгосрочная инвестиционная безопасность не могли быть гарантированы.

Поскольку PaperOffice DMS не является облачным приложением и хранит все данные в центральной базе данных, расположенной в ратуше, в конечном итоге было решено протестировать требуемый сценарий с помощью теста.

«Уже на первой встрече с PaperOffice вы замечаете 20-летний опыт PaperOffice в области управления документами».

PaperOffice превосходит все стандарты документов и юридические рекомендации, в частности, благодаря высокозашифрованному хранению документов непосредственно в мэрии, а не в облаке.

Необходимость использования системы управления документами с совместимым контролем версий и управлением версиями с защитой от аудита очевидна как никогда.

Огромной причиной для решения была доступность поддержки, поскольку в прошлом был сделан очень плохой опыт с другими поставщиками, что также привело к остановке ратуши.

В частности, для обеспечения надежности и моделирования реальных проблем несколько раз обращались в службу поддержки PaperOffice, чтобы оценить, были ли соблюдены сроки и каково качество поддержки.

PaperOffice здесь опережает любого другого производителя.
Содержание

PaperOffice принял вызов - цели и сроки

Было принято решение оцифровать все существующие бумажные документы в цифровой архив.

Специально для цифровой трансформации городской совет Каррион-де-лос-Кондес основал организацию смешанной программы обучения и трудоустройства под названием «Создание цифрового архива». Эта организация совместно со специалистами PaperOffice в настоящее время готовит восемь студентов и двух преподавателей.

В ней полученные знания применяются в реальной практике, с четким рабочим процессом, который помогает оптимизировать время и начать оцифровку решения исторического архива, который датируется 1820-ми годами.

«Ручная обработка документов стоила бы нам много времени. Благодаря автоматизированному решению от PaperOffice DMS ручные усилия могут быть значительно сокращены, в то же время инвестированы в технологии, ориентированные на будущее».

Как эксперт в области интеллектуальной обработки документов ИИ, PaperOffice DMS было поручено оцифровать существующую документацию.

Существующие бумажные документы были тщательно отсканированы сотрудниками мэрии и заархивированы в PaperOffice DMS. Затем система управления документами создает миниатюру всех отсканированных документов и выполняет подробное распознавание текста. Это означает, что любое текстовое содержимое всех документов можно найти за считанные секунды с помощью поисковой системы, интегрированной в PaperOffice.

Преимущества оцифровки с помощью PaperOffice

Благодаря внедрению оцифровки PaperOffice, городской архив Каррион-де-лос-Кондес уже смог:

  • Экономия времени и ресурсов
  • Простой доступ к документам
  • Наличие документов для каждого уполномоченного сотрудника
  • Обеспечьте четкую подачу

Теперь более простая и быстрая доступность данных и документов коренным образом и навсегда меняет процессы мэрии. Административные знания теперь организованы прозрачно и доступны в нужное время.

«Безопасность данных, автоматизированные рабочие процессы, оцифровка документов и простая интеграция PaperOffice в административную среду обеспечили то, что нужно администрации города, чтобы сократить потребление бумаги, минимизировать бумажные процессы, архивировать хрупкие документы и сохранить их в долгосрочной перспективе, а также получить пространство и, таким образом, сэкономить затраты».

В этом смысле основа для оцифровки всех документооборотных процессов в государственном управлении закладывается с помощью PaperOffice DMS.

В дополнение к общему процессу архивирования:

  • Архивирование с защитой от изменений
  • Оптимизация организационных процессов
  • Улучшенная организация документации
  • Более быстрый поиск документов
  • Упрощенное общение и решение задач

гарантированный.

Конечный результат

Городской совет устранил проблему ранее бумажных данных, все хрупкие документы, происходящие из архива, были тщательно отсканированы и, таким образом, заархивированы. Поскольку PaperOffice запускает распознавание текста OCR для всех входящих данных, сотрудникам мэрии больше не нужно получать документы, а они могут просто искать их в PaperOffice.

Городская администрация теперь использует центральную систему документооборота с поддержкой рабочих процессов.

Мэрия теперь может находить материалы дел, а также номера дел с их именами, местами и датами в считанные секунды. Таким образом, архив может помочь своим гражданам быстрее и с большей точностью, в то время как оригиналы остаются нетронутыми.

О ратуше Карриона-де-лос-Кондес

Площадь: 63,37 км². Население: 2 096 чел. (2018)

Область: Паленсия. Община Кастилии и Леона

Мэр: Хосе Мануэль Отеро Санс.

Населенные пункты: Каррион-де-лос-Кондес;

Этот город с населением более 2000 человек расположен в центре провинции Паленсия. Согласно археологическим находкам, происхождение деревни восходит к доримским временам.

Сегодня город известен всем паломникам, которые ходят по Пути Святого Иакова, потому что город находится на Пути Святого Иакова и имеет паломнические общежития.

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Государственное учреждение
Мэрия
Каррион де лос Кондес":

Какие советы вы бы дали будущим пользователям PaperOffice?

Никогда не рано и не поздно заняться темой оцифровки.

Самое главное - получить представление о программном обеспечении, а также о самой компании. Важно, чтобы мы не чувствовали себя обязанными покупать программное обеспечение или подписываться на какие-либо пакеты услуг и поддержки.

Еще до того, как мы приобрели PaperOffice DMS, мы общались со всеми отделами компании и никогда не чувствовали себя плохо. Наоборот: PaperOffice имеет приятную, вежливую и компетентную команду.

Для нас, как для государственного учреждения, процесс становится все более сложным и включает в себя много бюрократии. Поэтому доверие к системе и программному обеспечению было очень важно. Конечно, было также очень важно, чтобы программное обеспечение было легко понять.

Кому бы вы порекомендовали PaperOffice?

Мы будем рекомендовать PaperOffice всем другим администрациям и государственным учреждениям, которые хотели бы оцифровать и автоматизировать.

Что вам особенно нравится в PaperOffice?

Мы очень довольны всем.

Вывод

PaperOffice - это легкая, но мощная система управления документами.

Функции, которые поначалу кажутся бессмысленными, такие как автоматическое чтение содержимого документа, оказываются наиболее важными функциями, которые вы больше не хотите пропускать в течение более длительного периода времени.

«Я рад, что выбрал PaperOffice, потому что в итоге мы получили оптимальную систему. Мы можем управлять им сами и находимся на лучшем пути к цифровой ратуше».

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Оптимизация рабочих процессов благодаря PaperOffice DMS

«Уже на первой встрече с PaperOffice вы замечаете 20-летний опыт PaperOffice в области управления документами».

Александр Старук
финансовый директор Меннонитского братства Билефельд e. V.