Стоматологическая техника / Зуботехническая лаборатория ViaCreative
Зантехник ГмбХ

Почему ViaCreative выбрал PaperOffice DMS

Г-н Ларс-Р. Из-за существующих проблем Ludewig искала систему управления документами, которая обеспечила бы безопасное и адаптируемое хранение данных, а также простую интеграцию всех рабочих мест в доме с несложным программным обеспечением.

В то же время программное обеспечение должно характеризоваться хорошим соотношением затрат и выгод. В дополнение к PaperOffice DMS г-н Людвиг протестировал четыре других программных продукта от других системных компаний и первоначально изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами.

Тот факт, что PaperOffice в конечном итоге использовался в качестве управления документами в Via Creative, был решен по следующим причинам:

1. Хранение и доступность данных. Центральный и легкий доступ ко всем соответствующим документам и возможность сотрудничества нескольких сторон над одним и тем же документом.

Внутреннее, центральное хранилище, к которому могут получить доступ все сотрудники. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.

Центральное хранилище, к которому могут получить доступ все сотрудники с соответствующими правами пользователя.

Г-н Ларс-Р. Людвиг рано понял, что в его практике нет способа обойти оцифровку.

«Необходимость ручного поиска и поиска папок, счетов-фактур, накладных, статусов контрактов и других важных бумаг, что очень трудоемко, является очень точной функцией поиска в PaperOffice, наконец, ушедшей в прошлое...»

2.Соотношение цены и качества. Программное обеспечение должно иметь хорошее соотношение цены и качества.

Таким образом, ViaCreative смогла избежать чрезмерных капитальных затрат и по-прежнему имеет соответственно большой бюджет для необходимых закупок материалов и технологий, которые очень дороги, особенно в стоматологических технологиях.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Простота в обращении. Программное обеспечение должно требовать как можно меньшего обучения и в то же время быть готовым к будущему.

Таким образом, можно избежать внешних консультантов. Конечно, PaperOffice DMS также предлагает индивидуальное обучение модулям, если это необходимо. Однако, согласно опыту сотрудников ViaCreative, PaperOffice в значительной степени говорит сам за себя.

Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.

«PaperOffice не только впечатлил нас своей графикой, в том числе потому, что у него есть очень хорошие видеоуроки по отдельным темам. Таким образом, мы смогли тренироваться самостоятельно и по мере необходимости».

4. Извлекаемость и экономия времени. Был найден более простой способ оцифровать аналоговые документы и легко найти их снова, когда это необходимо.

Благодаря интегрированной функции ИИ каждый документ может быть обучен, весь желаемый контент может быть извлечен целевым образом и сохранен с ключевыми словами полностью автоматизированным способом.

Благодаря регулярным выражениям (REGEX) содержимое документа может автоматически считываться и сохраняться в виде сведений о документе.

«Чтобы получить хронологические результаты сверхбыстрыми для годовой финансовой отчетности и запасов, определить самую дешевую закупочную цену по каждой отдельной позиции. То, что раньше занимало дни, теперь можно сделать за несколько часов!»

Топ-лист основных проблем, решаемых PaperOffice DMS

• Постоянный поиск и просмотр конкретных документов
• Больше никаких степлеров и стопок бумаги
• Больше нет физического архива
• Снижение трудозатрат и затрат на хранение
• Больше никаких перемещений в новые папки и архивы каждый январь
• Резервное тройное резервное копирование данных

Г-н Ларс-Р. Людвиг объясняет:

«Любой, кто будет вовлечен во всю тему DMS, будет щедро вознагражден большой экономией времени. Энтузиазм, откидывание назад и знание всего безопасно и легко для всех.
Лучшие программисты блестяще и иногда с рекордной скоростью реализуют запросы и реализуют их через обновления. Вы автоматически и с энтузиазмом рекомендуете...»

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Топ-лист основных функций, которые делают PaperOffice DMS лучше всех остальных

• Быстрая адаптация к индивидуальным требованиям клиентов с помощью обновлений
• Прямой контакт с разработчиками
• Упрощенная целостность NAS для хранения данных на собственном локальном сервере. Пользователь должен принять решение об объеме реализации.
• Поиск по ключевым словам, конкретным частям, словам и т. Д., Чтобы быстро получить релевантные данные

Г-н Ларс-Р. Людвиг подчеркивает:

«Во многих папках, без ERP-системы, для сложного учета или для запасов с определением цен на определенные предметы или номера заказов на одно определенное время с определением общей суммы, вы никогда не захотите снова обойтись без PaperOffice».

Как была интегрирована DMS PaperOffice?

Г-н Людвиг также с энтузиазмом отнесся к приверженности команды PaperOffice DMS осуществлению корректировок требований к администрированию ViaCreative.

Он и его команда были так же довольны графическим интерфейсом PaperOffice DMS. Это доказывает, что разработка PaperOffice учитывает нормальное восприятие людей, которое отдает приоритет картинкам и цветам, не выглядя игривыми. Это в равной степени относится к учебным пособиям и видео, созданным PaperOffice для определенных сегментов программного обеспечения для управления документами.

«Необходимость вручную искать и находить папки, счета-фактуры, накладные, статусы контрактов и другие важные документы, что очень трудоемко, очень точная функция поиска в PaperOffice наконец-то ушла в прошлое...»

В ходе перехода аналоговый архив ViaCreative сканировался и считывается непосредственно через программное обеспечение OCR, интегрированное в PaperOffice DMS. Благодаря использованию регулярных выражений, которые генерируются сотрудниками PaperOffice, все входящие аналоговые документы могут быть прочитаны легко и в зависимости от клиента.

Г-н Ларс-Р. В начале введения Людвиг рекомендует:

«Медленный подход, сначала экспериментируйте, нет жесткого перехода к дедлайну, выясните, какая структура папок нам подходит. Создание базовой структуры, первая подача, разработка категорий в соответствии с тем, что подается и маркируется, все в мире, чтобы прибыть вместе в команду».

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Общая сводка опыта

PaperOffice DMS соответствует всем необходимым критериям и на сегодняшний день отображает на практике полный цифровой документооборот.

В настоящее время все фактурные документы записываются высокопроизводительными сканерами, Paper-Office автоматически распознает контактные данные и сохраняет документы соответственно в электронном архиве.

Затем сотрудники могут получить доступ к документам через простой пользовательский интерфейс и ввести различные поисковые термины - также доступен полнотекстовый поиск.

Благодаря последовательному использованию DMS, ViaCreative удалось значительно сократить время обработки счетов-фактур, и в то же время значительно сократилось количество непогашенных счетов.

Г-н Денис К. из «Бухгалтерии и бухгалтерского учета» подчеркивает:

«Сортировка, детальные поиски, составление пакетов данных для сотрудничества с налоговым консультантом уже не сопоставимы с таковыми в прошлом, очень сложная ручная работа с тоннами бумаги и папок. Все быстро объединяется в одном месте в любое время».