Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Информационный бюллетень PaperOffice Insider
Мы хотим быть друзьями

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Самые высокие предложения скидок

Эксклюзивные инсайдерские новости

Бесплатные модернизации

Дружба доверие по чести
Мы никогда не дадим ваш адрес электронной почты кому-либо еще, и каждое электронное письмо включает в себя ссылку на отписка на одном клике.

Цифровизация в индустрии стоматологических технологий - успешный документооборот для стоматологической отрасли


Ларс Р. Людвиг, владелец и управляющий директор ViaCreative Zahntechnik GmbH

Профессиональный совет

Промышленность
Стоматологическая техника / зуботехническая лаборатория / стоматологическая промышленность

Область
Лейпциг, Германия

Отделов
Офис, Бухгалтерия

Исходное положение

Зуботехническая лаборатория ViaCreative является вторым поколением г-на Ларса-Р. Компания Ludewig в Лейпциге. В лаборатории продукты для замены зубов в основном производятся от имени стоматологов.

Спектр услуг компании очень обширен и характеризуется использованием современных процессов и методик. Например, производство CAD-CAM, производство для аллергиков зубных протезов или надстроек на имплантатах.

PaperOffice DMS используется в ViaCreative в Лейпциге в основном для хранения данных, поиска документов и подготовки документов для передачи в налоговую инспекцию.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Существующие проблемы и задачи

В лаборатории несколько зубных техников работают на разно оборудованных рабочих местах с разными задачами. Общим основным сегментом здесь является точная запись всей проделанной работы, а также используемых процессов и материалов.

Поскольку работа почти исключительно заказывается стоматологами для пациентов, полная документация так же важна, как и безопасное хранение иногда конфиденциальных данных.

До принятия решения об использовании PaperOffice DMS данные, генерируемые в ходе повседневной работы, в основном записывались вручную в аналоговый файл, который хранился в подвесном файле в офисе во время текущих процессов и в отдельном архивном помещении после завершения работы. Для создания и отправки налоговых документов данные передавались сотрудником из аналоговых файлов в электронную форму DATEV.

Время, необходимое для этой формы административной работы, очень велико, с одной стороны, и очень подвержено ошибкам, с другой. В то же время требуемая законом безопасность данных предоставляется только в ограниченной степени.

Целью компании была оцифровка существующих бумажных документов, внедрение оптимизации процессов и контроля рабочего процесса над всеми входящими и исходящими документами, автоматизация значительной части процессов в фоновом режиме и, таким образом, оптимизация процесса.

Содержание

Почему ViaCreative выбрал PaperOffice DMS

Г-н Ларс-Р. Из-за существующих проблем Ludewig искала систему управления документами, которая обеспечила бы безопасное и адаптируемое хранение данных, а также простую интеграцию всех рабочих мест в доме с несложным программным обеспечением.

В то же время программное обеспечение должно характеризоваться хорошим соотношением затрат и выгод. В дополнение к PaperOffice DMS г-н Людвиг протестировал четыре других программных продукта от других системных компаний и первоначально изучил различные предложения программного обеспечения в отношении управления документами.

Тот факт, что PaperOffice в конечном итоге использовался в качестве управления документами в Via Creative, был решен по следующим причинам:

1. Хранение и доступность данных. Центральный и легкий доступ ко всем соответствующим документам и возможность сотрудничества нескольких сторон над одним и тем же документом.

Внутреннее, центральное хранилище, к которому могут получить доступ все сотрудники. Данные не должны храниться в стороннем облаке или на однопользовательском компьютере.

Решение: На практике компания Synology создала базу данных на сетевом накопителе Network Attached Storage. Эта база данных была интегрирована в PaperOffice DMS, и все данные были сохранены Via Creative. Это полностью удовлетворяет требованиям законодательства по резервному копированию данных. Г-н Людвиг остался очень доволен решением без внешнего облака и, следовательно, без сторонних провайдеров, которые могут быть подвержены вмешательству правительства и увеличить риск хакерских атак.

Центральное хранилище, к которому могут получить доступ все сотрудники с соответствующими правами пользователя.

Г-н Ларс-Р. Людвиг рано понял, что в его практике нет способа обойти оцифровку.

«Необходимость ручного поиска и поиска папок, счетов-фактур, накладных, статусов контрактов и других важных бумаг, что очень трудоемко, является очень точной функцией поиска в PaperOffice, наконец, ушедшей в прошлое...»

2.Соотношение цены и качества. Программное обеспечение должно иметь хорошее соотношение цены и качества.

Решение: PaperOffice DMS предлагается в различных ценовых моделях, которые позволяют пользователям использовать наиболее выгодную для них форму.

Таким образом, ViaCreative смогла избежать чрезмерных капитальных затрат и по-прежнему имеет соответственно большой бюджет для необходимых закупок материалов и технологий, которые очень дороги, особенно в стоматологических технологиях.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Простота в обращении. Программное обеспечение должно требовать как можно меньшего обучения и в то же время быть готовым к будущему.

Решение: В принципе, PaperOffice DMS очень структурирован и имеет графический интерфейс, который направляет пользователя шаг за шагом. Кроме того, есть дополнительные учебники и видео для всех функций, которые можно вызвать непосредственно для поддержки.

Таким образом, можно избежать внешних консультантов. Конечно, PaperOffice DMS также предлагает индивидуальное обучение модулям, если это необходимо. Однако, согласно опыту сотрудников ViaCreative, PaperOffice в значительной степени говорит сам за себя.

Никаких внешних и дорогих «консультантов» на месте и никому не нужно куда-либо ездить для обучения. Каждый может определить временные рамки для изучения навигации по меню самостоятельно по мере необходимости, и с точки зрения будущего PaperOffice DMS хорошо позиционируется благодаря своей модульной структуре.

«PaperOffice не только впечатлил нас своей графикой, в том числе потому, что у него есть очень хорошие видеоуроки по отдельным темам. Таким образом, мы смогли тренироваться самостоятельно и по мере необходимости».

4. Извлекаемость и экономия времени. Был найден более простой способ оцифровать аналоговые документы и легко найти их снова, когда это необходимо.

Решение: Основным сегментом PaperOffice DMS является оцифровка аналоговых документов. Все, что вам нужно, это сканер с интерфейсом к компьютеру и PaperOffice DMS. Документы не просто сканируются. Они преобразуются в редактируемый текст встроенным программным обеспечением OCR и автоматически сохраняются правильно.

Благодаря интегрированной функции ИИ каждый документ может быть обучен, весь желаемый контент может быть извлечен целевым образом и сохранен с ключевыми словами полностью автоматизированным способом.

Благодаря регулярным выражениям (REGEX) содержимое документа может автоматически считываться и сохраняться в виде сведений о документе.

«Чтобы получить хронологические результаты сверхбыстрыми для годовой финансовой отчетности и запасов, определить самую дешевую закупочную цену по каждой отдельной позиции. То, что раньше занимало дни, теперь можно сделать за несколько часов!»

Топ-лист основных проблем, решаемых PaperOffice DMS

  • Постоянный поиск и просмотр конкретных документов
  • Больше никаких степлеров и стопок бумаги
  • Больше нет физического архива
  • Снижение трудозатрат и затрат на хранение
  • Больше никаких перемещений в новые папки и архивы каждый январь
  • Резервное тройное резервное копирование данных

Г-н Ларс-Р. Людвиг объясняет:

«Любой, кто будет вовлечен во всю тему DMS, будет щедро вознагражден большой экономией времени. Энтузиазм, откидывание назад и знание всего безопасно и легко для всех.
Лучшие программисты блестяще и иногда с рекордной скоростью реализуют запросы и реализуют их через обновления. Вы автоматически и с энтузиазмом рекомендуете...»

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Топ-лист основных функций, которые делают PaperOffice DMS лучше всех остальных

  • Быстрая адаптация к индивидуальным требованиям клиентов с помощью обновлений
  • Прямой контакт с разработчиками
  • Упрощенная целостность NAS для хранения данных на собственном локальном сервере. Пользователь должен принять решение об объеме реализации.
  • Поиск по ключевым словам, конкретным частям, словам и т. Д., Чтобы быстро получить релевантные данные

Г-н Ларс-Р. Людвиг подчеркивает:

«Во многих папках, без ERP-системы, для сложного учета или для запасов с определением цен на определенные предметы или номера заказов на одно определенное время с определением общей суммы, вы никогда не захотите снова обойтись без PaperOffice».

Как была интегрирована DMS PaperOffice?

Г-н Людвиг также с энтузиазмом отнесся к приверженности команды PaperOffice DMS осуществлению корректировок требований к администрированию ViaCreative.

Он и его команда были так же довольны графическим интерфейсом PaperOffice DMS. Это доказывает, что разработка PaperOffice учитывает нормальное восприятие людей, которое отдает приоритет картинкам и цветам, не выглядя игривыми. Это в равной степени относится к учебным пособиям и видео, созданным PaperOffice для определенных сегментов программного обеспечения для управления документами.

«Необходимость вручную искать и находить папки, счета-фактуры, накладные, статусы контрактов и другие важные документы, что очень трудоемко, очень точная функция поиска в PaperOffice наконец-то ушла в прошлое...»

В ходе перехода аналоговый архив ViaCreative сканировался и считывается непосредственно через программное обеспечение OCR, интегрированное в PaperOffice DMS. Благодаря использованию регулярных выражений, которые генерируются сотрудниками PaperOffice, все входящие аналоговые документы могут быть прочитаны легко и в зависимости от клиента.

Вся информация во всех форматах данных может быть вызвана за доли секунды через внутреннюю поисковую систему и автоматический индекс.

Г-н Ларс-Р. В начале введения Людвиг рекомендует:

«Медленный подход, сначала экспериментируйте, нет жесткого перехода к дедлайну, выясните, какая структура папок нам подходит. Создание базовой структуры, первая подача, разработка категорий в соответствии с тем, что подается и маркируется, все в мире, чтобы прибыть вместе в команду».

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Общая сводка опыта

PaperOffice DMS соответствует всем необходимым критериям и на сегодняшний день отображает на практике полный цифровой документооборот.

В настоящее время все фактурные документы записываются высокопроизводительными сканерами, Paper-Office автоматически распознает контактные данные и сохраняет документы соответственно в электронном архиве.

Затем сотрудники могут получить доступ к документам через простой пользовательский интерфейс и ввести различные поисковые термины - также доступен полнотекстовый поиск.

Благодаря последовательному использованию DMS, ViaCreative удалось значительно сократить время обработки счетов-фактур, и в то же время значительно сократилось количество непогашенных счетов.

Г-н Денис К. из «Бухгалтерии и бухгалтерского учета» подчеркивает:

«Сортировка, детальные поиски, составление пакетов данных для сотрудничества с налоговым консультантом уже не сопоставимы с таковыми в прошлом, очень сложная ручная работа с тоннами бумаги и папок. Все быстро объединяется в одном месте в любое время».

FAQs

Наконец, мы отвечаем на несколько чаще задаваемых вопросов по этому вопросу "Стоматологическая техника / Зуботехническая лаборатория ViaCreative
Зантехник ГмбХ":

Какие советы вы бы дали будущим пользователям PaperOffice?

Никогда не рано и не поздно заняться темой оцифровки.

Самое главное - получить представление о программном обеспечении, а также о самой компании. Важно, чтобы мы не чувствовали себя обязанными покупать программное обеспечение или подписываться на какие-либо пакеты услуг и поддержки.

Еще до того, как мы приобрели PaperOffice DMS, мы общались со всеми отделами компании и никогда не чувствовали себя плохо. Наоборот: PaperOffice имеет приятную, вежливую и компетентную команду.

Для нас, как для промышленной компании, процессы становятся все более сложными и сопряжены с большим количеством бюрократии. Поэтому доверие к системе и программному обеспечению было очень важно. Конечно, было также очень важно, чтобы программное обеспечение было легко понять.

Кому бы вы порекомендовали PaperOffice?

Мы будем рекомендовать PaperOffice всем другим компаниям, которые хотели бы оцифровать и автоматизировать. Любой, кто хочет этого легко, не нуждается в комплексном решении с автоматической бухгалтерией, кассовым аппаратом и т. Д., Кто не хочет больше степлеров и постоянных поисков.

Что вам особенно нравится в PaperOffice?

Мы очень довольны всем.

Вывод

PaperOffice - это легкая, но мощная система управления документами.

Функции, которые поначалу кажутся бессмысленными, такие как автоматическое чтение содержимого документа, оказываются самыми важными функциями, которые вы больше не хотите пропускать.

«Любой, кто будет вовлечен во всю тему DMS, будет щедро вознагражден большой экономией времени. Энтузиазм, откидывание назад и знание того, что все безопасно и легко для всех, желания реализуются топовыми программистами, иногда с рекордной скоростью, и реализуются через обновление. Бесплатное время поддержки в месяц и пользователь, чтобы продолжать совершенствоваться и учиться вместе. Вы автоматически и с энтузиазмом рекомендуете.»

Это то, что говорят наши клиенты

Тематическое исследование

Цифровые изменения в отрасли решеток - успешный документооборот

«В решетчатой отрасли тема цифровизации становится все более заметной. Это относится, например, к нашим накладным, спискам деталей или нашим планам, чертежам и конфигураторам. После внедрения PaperOffice DMS ручное усилие может быть сокращено. Теперь мы являемся пионерами в качестве производителя цифровых решеток».

Г-н Штефан Райхель
управляющий директор K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG