Мы перечислили пять шагов, которые вам нужно выполнить, чтобы сократить потребление бумаги в офисе и перейти на цифровые технологии:
-
Стратегия и анализ процессов
Хорошо спланируйте свое развертывание в безбумажном офисе. Потратьте достаточно времени, чтобы проанализировать процессы в вашей компании. Что должно быть доступно или храниться в бумажном виде? Каких документов достаточно в цифровом виде?
Документы и информация поступают из разных источников Вы, скорее всего, столкнетесь с информацией, которая поступает из разных источников и в разных форматах. Некоторые из них в цифровом виде, хранятся в файлах или базах данных, а некоторые в виде печатных документов.
Планирование времени и персонала для проекта безбумажного офиса
Четверть или 90 дней – это разумный срок для реализации действий, необходимых для перехода на безбумажный офис.
Это также период, который позволяет плавно переходить. Решения для быстрого исправления, которые заставляют сотрудников вносить изменения изо дня в день, обычно недолговечны. Также можно таким образом не нарушать работу.
В принципе, при переходе в безбумажный офис с PaperOffice DMS нет необходимости в проектной команде, состоящей из нескольких человек.
Во многих МСП вычитание их из их фактических задач невозможно и нежелательно. Однако имеет смысл сделать по крайней мере одного человека, наделенного полномочиями издавать директивы, CDO, директора по цифровым технологиям. Если вы не слишком увлекаетесь американскими аббревиатурами, вы можете назначить его или ее безбумажным офис-менеджером проекта.
-
Определение сроков перехода на безбумажное отделение
Разбивка предполагаемых 90 дней на более мелкие периоды времени имеет целью иметь возможность сосредоточиться на каждом этапе перехода и иметь возможность размышлять о связанных с этим процессах. Кроме того, успехи в переходе могут быть легко задокументированы. Сотрудники лучше понимают меры и не чувствуют себя перегруженными. В то же время цели должны быть сообщены внутренне, что соответствует ментальным изменениям. Насколько это важно, уже объяснялось в предисловии.
Имеет смысл разделить 90 дней на три раздела по 30 дней каждый.
Первые 30 дней используются для анализа всех процессов, которые должны быть преобразованы из аналогового в цифровой.
Во вторые 30 дней будет внедрена DMS PaperOffice и необходимое оборудование, но первоначально только для целей обучения и сопутствующих текущих процессов, если это возникнет.
Последние 30 дней были заняты переходом процесса от аналогового к цифровому, и вопросы у сотрудников, несомненно, возникали. Та или иная неправильная операция также возможна, но это можно исправить в любой момент благодаря иерархической структуре PaperOffice DMS.
-
Обнаружение путей сбора и определение хранилища данных
В первые 30 дней основное внимание уделяется изучению процессов, в которых бумага до сих пор играла главную роль. Для этого необходимо распознавать интерфейсы внешней и внутренней коммуникации в компании и следить за их жизненным циклом, который может там находиться:
- Телефонные звонки (например, форма заказа, которая затем заполняется)
- Трафик электронной почты (например, почта будет распечатана для следующей встречи)
- Письма
- Визит бизнес-клиента (например: см. телефонные звонки)
- Сопроводительные документы
- Внутренняя переписка
Следующее, что нужно определить, это когда и где, в случае электронных форм, происходит переход на печатную бумагу, а также путь от бумаги к архивированию или просто к мусорной корзине.
Проектирование документов в цифровом виде с этого момента
Отныне обходитесь как можно дальше без бумаги: встречи, протоколы, входящая почта, исходящие счета-фактуры и заметки можно создавать прямо в PaperOffice. Задачи и рабочие процессы также реализуются в цифровом виде.
Оцифровка счетов-фактур и постепенное внедрение безбумажного учета
Выставление счетов-фактур как таковое также является частью безбумажного офиса, хотя и не только в этом контексте. Оцифровка и надлежащая обработка являются проблемой и также должны быть хорошо спланированы и реализованы.
Любой, кто ведет свои счета-фактуры в цифровом виде, а также создает свою цифровую бухгалтерию, признает больший потенциал для экономии и может сделать общий процесс бухгалтерского учета более эффективным.
Хранение данных
Если вы уже решили, что ваши физические файлы теперь будут цифровыми файлами, непосредственный вопрос заключается в том, где вы собираетесь хранить эти цифровые файлы. Будут ли вы хранить их в базе данных локально или на внешнем устройстве NAS?
При переходе в безбумажный офис не стоит скупиться на одну из самых важных граней. Локальное хранение данных и использование устройств NAS.
Или вы вообще не хотите иметь хранилище данных или базу данных в своей компании? Однако, чтобы избежать пожара, ограбления и т. Д., Однако, об использовании облачного решения для вас не может быть и речи по юридическим причинам. Тогда, конечно, решение использования базы данных на выделенном сервере, который закреплен за вами самостоятельно, является очень хорошим решением.
Выбор большой.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Внедрение PaperOffice DMS плюс аппаратное обеспечение
После того, как программное обеспечение было установлено на компьютерах в компании, назначены уровни иерархии, а NAS-серверы настроены и объединены в сеть, программное обеспечение обучается.
Нет необходимости во внешних (обычно синонимичных «дорогих») консультантах. Сотрудники PaperOffice, конечно, доступны при необходимости. Более миллиона компаний, которые работают с PaperOffice DMS по всему миру, до сих пор очень хорошо ладили с подробными учебными пособиями и видео или с телефонными советами по вопросам о PaperOffice DMS.
Большинство процессов говорят сами за себя и сопровождаются очень хорошо продуманным меню помощи. Кстати, вам не нужно быть упрямым в том, чтобы придерживаться 30 дней. Если все, кто участвует в переходе от аналогового к цифровому, считают, что он будет работать, процесс можно сократить по желанию.
Структура папок
Значимая структура папок важна, чтобы вы могли легко найти себя после перехода. Легко организуйте структуру цифровых папок в соответствии с существующей «реальной» структурой папок.
Положитесь на автоматизацию
Благодаря интеллектуальному распознаванию ИИ вы можете распознавать важные данные документа в документе, извлекать их и использовать для ключевых слов документа. Это экономит время и, следовательно, деньги.
-
Завершите переход на безбумажный офис
Последние 30 дней (или меньше) начинаются, и сотрудники заканчивают этап обучения и обучения. Сообщения электронной почты больше не распечатываются, а сохраняются.
Использование рабочих процессов и штампов
Документы и электронные письма могут быть доступны, отредактированы и предоставлены другим сотрудникам в любое время с помощью функции рабочего процесса в PaperOffice DMS. Грузовые документы с доставки или входящие письма оцифровываются с помощью сканера или камеры сотового телефона и преобразуются в текстовые документы с помощью программного обеспечения OCR PaperOffice.
Функция штампа позволяет запускать различные рабочие процессы и выполнять дальнейшие действия. Динамические переменные могут быть добавлены к штампам, и даже уведомления по электронной почте автоматически отправляются при использовании.
Не забудьте создать резервную копию
Существует только одно центральное хранилище с функцией резервного копирования. Никогда больше не возникает вопрос о том, у какого сотрудника есть конкретный документ, хранящийся на его компьютере, и как к нему добраться, потому что он или она находится в отпуске и недоступен.
Метод шифрования данных, который также используется американскими военными. Популярная в настоящее время и прибыльная игра хакеров с вымогателями отскакивает от PaperOffice.
Оставайтесь последовательными: Начало всегда трудно, потому что процессы, которые репетировались годами, являются новыми на данный момент. Не возвращайтесь к старому шаблону.
Оставайтесь последовательными и испытайте безбумажный офис.
Окончательное 5-шаговое руководство
Кончик
Мы создали окончательное 5-шаговое руководство по переходу на безбумажный документ и оцифровке вашего бизнеса в виде загружаемого документа, подробно описывая каждые 5 шагов и сколько времени это займет:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Промежуточное заключение 2 / 3
С правильным программным обеспечением безбумажный офис означает отсутствие дополнительной работы!
Все, что действительно нужно, это какое-то программное обеспечение- Полностью автоматизируйте получение счетов-фактур с помощью персонализированных электронных писем, если счета доступны в цифровом виде
- В случае бумажных счетов-фактур, благодаря целостности сканера, они могут быть автоматически захвачены пакетным сканированием
- Индексирование и считывание отсканированных документов
- и самое главное: может автоматически хранить цифровые и отсканированные документы в зависимости от их содержания!
И избегайте этой распространенной ошибки
В любом случае, убедитесь, что ваш выбор программного обеспечения падает на DMS, с помощью которого вы можете осуществлять автоматическую запись (например, мониторинг каталога) и обучение документам САМОСТОЯТЕЛЬНО, чтобы не попасть в неконтролируемую ловушку затрат и не зависеть от производителя!
