Gestionarea eficientă a documentelor și stocarea datelor cu NAS și PaperOffice.

Soluție sigură, eficientă și scalabilă pentru întreprinderi și organizații

Aflați cum combinația de soluții NAS și managementul documentelor de la PaperOffice poate îmbunătăți eficiența, securitatea și scalabilitatea în cadrul companiei dvs.
Sistemul inovator de gestionare a documentelor PaperOffice vă ajută în acest sens, aflați cum exact.

Revolutionați gestionarea documentelor și stocarea datelor cu combinația inovatoare a NAS-ului și a PaperOffice

Sfaturi de profesionist

Gestionează și stochează documentele prin intermediul dispozitivelor NAS a devenit o soluție tot mai populară pentru companiile și organizațiile care caută o modalitate eficientă de a stoca și gestiona datele în siguranță și fiabil.

În acest articol, vom discuta despre beneficiile utilizării dispozitivelor NAS pentru gestionarea documentelor și cum să le utilizați cel mai bine și să le organizați prin intermediul PaperOffice.

Ce este un dispozitiv NAS și ce beneficii aduce pentru gestionarea documentelor?

Un dispozitiv NAS (Network Attached Storage) este un dispozitiv de stocare independent care este conectat printr-o rețea la unul sau mai multe calculatoare. Permite utilizatorilor să acceseze și să stocheze date și fișiere partajate.

Dispozitivele NAS sunt, în general, dotate cu mai multe unități de hard disk și oferă funcții precum suportul RAID și posibilitatea de a accesa datele prin internet.

Stocarea centralizată a documentelor pe dispozitivele NAS oferă companiilor avantajul de a stoca și gestiona toate datele și documentele relevante într-un singur loc.

Aceasta elimină necesitatea de a stoca și sincroniza documente pe computere diferite sau unități de stocare externe.

NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern

În plus față de avantajul stocării centralizate, există și alte beneficii care fac dispozitivele NAS atractive pentru companii. Acestea includ scalabilitate ridicată, securitate, cost-eficiență și posibilitatea de a accesa datele de oriunde. Combinând aceste avantaje, utilizarea dispozitivelor NAS devine o soluție eficientă pentru stocarea și gestionarea documentelor și datelor pentru companii.

De ce este recomandabil să folosiți un sistem de gestionare a documentelor împreună cu NAS-ul dvs.?

Gestionarea documentelor și a datelor este crucială pentru companii de orice dimensiune. O gestionare eficientă a documentelor poate ajuta companiile să optimizeze procesele de afaceri, să crească eficiența și să îmbunătățească productivitatea.

NAS-ul poate ajuta la îmbunătățirea stocării și accesului la documente, dar utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor împreună cu un NAS oferă și alte avantaje.

Organizare și gestionare eficientă a documentelor: Un sistem de gestionare a documentelor poate ajuta la organizarea și categorizarea documentelor pentru a le găsi rapid și ușor. Prin utilizarea etichetelor, cuvintelor cheie și a câmpurilor personalizate, documentele pot fi sortate și căutate ușor.

Workflows și procese automate: Un sistem de gestionare a documentelor poate ajuta la automatizarea proceselor manuale, ceea ce duce la o eficiență și productivitate mai mare. De exemplu, fluxurile de lucru pot fi automate pentru a trimite documente către persoanele potrivite sau pentru a obține aprobări.

PaperOffice auf einem Laptop und daneben ein QNAP NAS

PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

Controlul și securitatea accesului: Un sistem de gestionare a documentelor poate ajuta la controlul și restricționarea accesului la documente pentru a asigura că datele sensibile nu ajung în mâinile greșite. Prin utilizarea drepturilor de acces și a funcțiilor de monitorizare, companiile își pot îmbunătăți securitatea datelor.

Integrare cu alte aplicații: Un sistem de gestionare a documentelor poate fi integrat cu alte aplicații pentru a asigura un flux de lucru fără întreruperi. De exemplu, poate fi integrat cu programe de e-mail, calendare și alte aplicații de afaceri.

O colaborare mai bună: Un sistem de gestionare a documentelor poate ajuta la îmbunătățirea colaborării între echipe și departamente, făcând documente și informații accesibile pentru toți. Prin utilizarea funcțiilor de comentarii.

Gestionarea optimă a documentelor cu PaperOffice și dispozitive NAS de la QNAP și Synology

Toate funcțiile care fac utilizarea gestionării documentelor și stocării datelor cu dispozitive NAS atât de benefice sunt deja integrate în mod standard în PaperOffice.Pentru companiile care caută o soluție optimă de gestionare a documentelor, PaperOffice este soluția ideală. Software-ul oferă numeroase funcții pentru simplificarea gestionării documentelor, de la stocarea și organizarea centralizată a documentelor până la indexarea și categorisirea automată.

De asemenea, PaperOffice oferă o integrare perfectă cu dispozitivele NAS, în special cu cele două branduri de top de NAS, QNAP și Synology.

Am publicat deja un articol informativ despre gestionarea documentelor pe NAS-ul Synology, care conține 7 măsuri importante pentru a valorifica întregul potențial al NAS-ului dumneavoastră. Puteți citi articolul aici.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Ca partener exclusiv al QNAP, PaperOffice oferă opțiuni de conectare ideale pentru dispozitivele QNAP și permite companiilor să gestioneze și să stocheze documente cu și mai mare eficiență.

Pentru a afla mai multe despre parteneriatul exclusiv dintre PaperOffice și QNAP și beneficiile asociate acestuia pentru companii, faceți clic aici.

PaperOffice este un sistem cuprinzător de gestionare a documentelor care vă ajută să organizați, să stocați și să partajați documente. Acesta dispune de o varietate de funcții, cum ar fi posibilitatea de a scana documente și de a le converti în format digital, arhivarea și accesarea documentelor și îmbunătățirea colaborării între utilizatori prin crearea de sarcini și fluxuri de lucru.

Rezumat

Utilizarea dispozitivelor NAS pentru gestionarea și stocarea documentelor oferă o modalitate eficientă și sigură de a organiza, proteja și partaja datele.

În concluzie, stocarea documentelor pe dispozitive NAS oferă numeroase avantaje pentru companii și organizații. Stocarea centralizată, scalabilitatea, securitatea, eficiența în raport cu costurile și ușurința de utilizare fac din dispozitivele NAS o soluție eficientă pentru gestionarea documentelor și stocarea datelor.

Prin utilizarea dispozitivelor NAS, companiile pot lucra mai eficient, își pot crește productivitatea și pot stoca datele în siguranță și fiabil.

FAQs

Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Gestionarea eficientă a documentelor și stocarea datelor cu NAS și PaperOffice.":

Cine poate beneficia de un birou fără hârtii?

Răspunsul rapid și simplu la această întrebare este: orice companie. Toate industriile și dimensiunile companiilor, de la IMM-uri și start-up-uri la mari corporații, beneficiază de un birou fără hârtii. În special, trecerea la un birou fără hârtii este valoroasă pentru companiile mici și mijlocii: prin reducerea eforturilor de procesare și costurilor, bugetul necesar poate fi utilizat pentru a stimula creșterea afacerii.

Pot utiliza un furnizor de servicii DMS bazat pe cloud pentru biroul meu fără hârtii în companie?

Nu. Un alt factor care este discutat în mai multe cercuri, mai ales de la intrarea în vigoare a RGPD în 2018, este protecția datelor cu caracter personal. Soluțiile și software-urile DMS sunt utilizate pentru prelucrarea, gestionarea și stocarea documentelor care conțin adesea date sensibile și cu caracter personal. Încălcarea RGPD prevede amenzi mari din partea autorităților de reglementare.

Concluzie

În ansamblu, soluțiile NAS în combinație cu un software eficient de gestionare a documentelor precum PaperOffice oferă o soluție sigură, eficientă și scalabilă pentru companii și organizații.

Prin utilizarea dispozitivelor NAS și a PaperOffice, companiile pot crește eficiența, îmbunătăți securitatea datelor și optimiza gestionarea documentelor.

PaperOffice rezolvă orice problemă: garantat.

Studiu de caz

Schimbare digitală în dezvoltarea de produse - gestionarea cu succes a documentelor

"În industrie, subiectul digitalizării devine din ce în ce mai vizibil. Acest lucru se aplică, de exemplu, fișelor noastre tehnice, datelor clienților, calculelor sau planurilor, desenelor și configurațiilor noastre. După introducerea PaperOffice DMS, efortul manual ar putea fi redus. Acum suntem pionieri în digitalizarea companiilor de producție, Industry 4.0."

Dl Antonio Jesús Sánchez
Managing Director și Inginer de Produs și Proces la Butterfly Engineers S.L.