Buletinul PaperOffice Insider
Buletinul PaperOffice Insider
Dorim să devenim prieteni

Cele mai mari oferte de reducere posibile

Exclusivități insider

Upgradări bonus gratuite

Cele mai mari oferte de reducere posibile

Exclusivități insider

Upgradări bonus gratuite

Prietenie-încredere-cuvânt de onoare
Nu vom împărtăşi niciodată adresa dvs de email altora și fiecare email va conține un link de dezabonare cu un singur clic.

QNAP Managementul Documentelor (DMS) pentru NAS

Principalele avantaje ale utilizării soluțiilor de stocare în rețea QNAP pentru gestionarea datelor în întreprinderile mici și mijlocii

 
QNAP NAS oferă stocare de date fiabilă și recuperare rapidă și ușoară a datelor, în timp ce un DMS îmbunătățește organizarea, funcțiile de căutare și accesul la documente.

Utilizați ambele sisteme pentru a permite un flux de lucru mai eficient prin simplificarea stocării și gestionării datelor, creșterea productivității angajaților și reducerea costurilor.
QNAP NAS oferă stocare de date fiabilă și recuperare rapidă și ușoară a datelor, în timp ce un DMS îmbunătățește organizarea, funcțiile de căutare și accesul la documente.

Utilizați ambele sisteme pentru a permite un flux de lucru mai eficient prin simplificarea stocării și gestionării datelor, creșterea productivității angajaților și reducerea costurilor.

Gestionați documentele într-un mod sigur și eficient cu PaperOffice și QNAP NAS.

Sfaturi de profesionist

QNAP NAS oferă stocare de date fiabilă și recuperare rapidă și ușoară a datelor, în timp ce un DMS îmbunătățește organizarea, funcțiile de căutare și accesul la documente.

Utilizați ambele sisteme pentru a permite un flux de lucru mai eficient prin simplificarea stocării și gestionării datelor, creșterea productivității angajaților și reducerea costurilor.

Cum ajunge datele dumneavoastră pe QNAP NAS?

Există mai multe modalități de a transfera date în sistemul de gestionare a documentelor PaperOffice (DMS), care rulează pe un QNAP NAS (Network Attached Storage). Iată câteva exemple:

Scanez documente

Procesul este simplu: dacă datele nu sunt încă în format digital, documentele existente în format fizic trebuie scanate sau fotografiate în prealabil.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Prin intermediul scanerului dumneavoastră sau a altui dispozitiv de digitalizare, documentul nu este doar convertit într-o imagine, ci conținuturile sale pot fi, de asemenea, "extrase" electronic. Funcția integrată de scanare din PaperOffice DMS se conectează la scanerul dumneavoastră și transferă astfel suportul digital în software-ul de gestionare a documentelor.

Despre integrarea optimă a scanerului dumneavoastră pentru digitalizarea documentelor am scris deja într-un alt articol .

Arhivare documente digitale

Datele existente în format digital, cum ar fi e-mailurile sau fișierele digitale, pot fi trasferate în interfața PaperOffice prin metoda drag & drop simplă. Dacă doriți să arhivați mai multe documente fără efort manual, funcția de monitorizare a folderelor din PaperOffice este potrivită pentru acest lucru. Aceasta permite o arhivare fără probleme în fundal.

Date existente

Sistemul de management al documentelor PaperOffice facilitează și utilizatorilor transferul datelor existente deja digitale, care se află pe discurile rigide ale laptopurilor sau PC-urilor desktop, către un mediu de stocare comun, QNAP NAS.

Astfel, toate datele existente pot fi importate în sistemul de management al documentelor cu doar un clic.

Valoarea adăugată și beneficiile QNAP NAS în combinație cu PaperOffice DMS

Utilizarea unui QNAP NAS (Network Attached Storage) în combinație cu sistemul de management al documentelor (DMS) PaperOffice oferă o serie de beneficii, printre care se numără:

  • 1. Administrare centralizată a datelor: DMS-ul permite stocarea și organizarea tuturor documentelor și fișierelor într-un singur loc central, ceea ce facilitează colaborarea și accesul la date, deoarece fiecare angajat poate accesa fișierele necesare fără a le copia pe un stick USB.
    Acest lucru economisește timp și previne erorile care pot apărea în urma transferului manual al datelor.

  • 2. Creșterea securității: NAS-ul oferă funcții suplimentare de securitate, cum ar fi criptarea și redundanța, pentru a proteja datele împotriva pierderii sau accesului neautorizat. De asemenea, oferă o securitate a datelor ridicată prin diferite opțiuni de backup.
    Pot fi create copii de siguranță automate pentru a putea recupera fișierele importante în cazul unui eșec sau ștergerii accidentale. Există, de asemenea, posibilitatea de a cripta datele pentru a asigura protecția datelor sensibile împotriva accesului neautorizat.

  • 3. Creșterea vitezei de acces: NAS-ul permite accesul și editarea datelor mai rapid, ceea ce crește productivitatea.

  • 4. Mentenanță și actualizare ușoară: DMS-ul și NAS-ul sunt independente și pot fi întreținute și actualizate separat, ceea ce facilitează mentenanța.

  • 5. Catre Kostenersparnis: Combinarea QNAP NAS și PaperOffice DMS oferă o varietate de opțiuni de configurare și personalizare pentru a satisface cerințele companiei.

  • 6. Un alt avantaj al QNAP NAS împreună cu sistemul de management al documentelor esteextensibilitatea ușoară a spațiului de stocare. Deoarece companiile cresc adesea și au nevoie de mai mult spațiu de stocare, un QNAP NAS poate fi ușor extins pentru a satisface cerințele în creștere. Acest lucru este mai eficient și mai ușor de implementat în comparație cu alte soluții de stocare, cum ar fi discurile externe sau soluțiile cloud.

  • 7. Suport pentru acces mobil și muncă la distanță: Utilizarea QNAP NAS și PaperOffice DMS permite accesul și editarea datelor de oriunde, extinzând posibilitățile de lucru la distanță și colaborare mobilă.

  • 8. Creșterea eficienței: Utilizarea PaperOffice DMS și QNAP NAS permite găsirea, organizarea și automatizarea datelor mai rapid, ceea ce crește eficiența.

  • 9. Un alt avantaj al QNAP NAS în combinație cu sistemul de management al documentelor este extinsa administrare a utilizatorilor, inclusiv posibilitatea de a crea și gestiona mai multe conturi de utilizator.
    Acest lucru permite companiilor să stabilească diferite drepturi de acces pentru diferiți angajați sau departamente. De exemplu, un angajat din contabilitate poate avea acces la documente financiare, în timp ce un angajat din departamentul de marketing poate avea acces doar la documente de marketing.

Un DMS permite companiilor să stocheze și să administreze documentele și fișierele lor centralizat. Ușurează căutarea și colaborarea, deoarece angajații pot accesa fișierele necesare de la orice locație. De asemenea, oferă posibilitatea de a automatiza fluxurile de lucru pentru a economisi timp și resurse.

Gestionarea documentelor (DMS) în combinație cu un QNAP NAS (Network Attached Storage) oferă companiilor o soluție puternică și fiabilă pentru gestionarea și stocarea documentelor în întreprinderi, precum și accesul la documente și fișiere.

FAQs

Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "QNAP Managementul Documentelor (DMS) pentru NAS":

Pentru cine este potrivită o birou fără hârtie?

Răspunsul rapid și simplu la această întrebare este: pentru orice tip de companie. Toate industriile și dimensiunile de afaceri beneficiază de un birou fără hârtie, de la IMM-uri și start-up-uri până la companii mari. Schimbarea este deosebit de valoroasă însă pentru întreprinderile mici și mijlocii:Prin reducerea timpului și a costurilor de procesare, bugetul necesar pentru alte investiții în creștere devine disponibil.

Pot utilizaun furnizor de software DMS bazat pe cloud pentru biroul meu fără hârtie în firmă?

Nu. Un alt factor care a fost pe buzele tuturor, în special dupa intrarea în vigoare a GDPR în 2018, este protecția datelor. Soluțiile și software-ul DMS sunt utilizate pentru procesarea, gestionarea și stocarea documentelor care conțin adesea date personale sensibile. În cazul încălcării GDPR, legiuitorul prevede amenzi ridicate.

Concluzie

  • Avantajele justifica efortul și costurile

    Lucrul digital și aducerea documentelor vechi în era nouă va fi cea mai bună investiție cheie pentru a economisi incredibil de mult timp, bani și nervi în viitor.

  • Ai nevoie de cineva care se pricepe

    Nu ai nevoie de un specialist IT propriu pentru a beneficia de toate avantajele digitalizării.
    Ai nevoie de partenerul potrivit de alături care să poată implementa exact ceea ce ai nevoie în urma experiențelor sale. Evită alarmiștii și alege testarea în locul prezentărilor PowerPoint frumoase fără a le testa într-adevăr.

  • Hardware-ul este de obicei deja disponibil

    De obicei, fiecare loc de muncă, firmă și întreprindere are un copiator mare, care nu își valorifică întregul potențial. Aceste dispozitive iubesc scanările în masă, tolerează clipsurile de birou și pot fi baza unui start digital fără investiții în scaner.

  • Mai ieftin decât te aștepți cu DMS-ul potrivit

    Evită capcanele de cost cu sisteme DMS / ECM în care ești complet în mâinile producătorilor. Nu face compromisuri cu privire la propria ta capacitate de administrare, cum ar fi instruirea documentelor și configurările. Dacă ai nevoie de ajutor, producătorul te va ajuta cu plăcere, dar rămâi independent și autonom.

  • Automatizarea digitală este viitorul

    Procesele vor funcționa în viitor complet identic, dar complet automatizat.
    Intră o factură? Fluxul de lucru se declanșează și totul merge pe drumul deja definit.
    Căutarea în 1000 de dosare? Nicio problemă, pentru că ai propriul tău Google!

PaperOffice rezolvă orice problemă: garantat.

Studiu de caz

Drumul spre primăria digitală - digitalizarea administrației

"Integrarea și funcționarea ușoară a PaperOffice DMS a oferit soluția generală de care această industrie avea nevoie: minimizarea consumului de hârtie, accelerarea proceselor de căutare, automatizarea atribuirii către grefieri și permite stocarea datelor legate de proces."

Dl Carlos A. Garcia Manager de marketing și comunicare