Implementați corect prelucrarea inteligentă a documentelor: OCR, AI și REGEX

Reducerea erorilor umane prin precizie mai mare

Realizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi introducerea manuală a datelor, poate fi destul de plictisitoare și poate afecta calitatea datelor dvs. atunci când angajații se obosesc sau sunt distrași și uită sau confundă cifrele și cuvintele.

De asemenea, factorul "acces și drepturi de utilizator" reprezintă, de asemenea, un cerc restrâns, deoarece nu toți angajații companiei dvs. au dreptul de a accesa datele și informațiile companiei dvs.

Pentru un software care implică recunoaștere automată a textului, nu este niciodată dificil să rămâi concentrat și poate recunoaște textele, să acceseze datele sensibile, să le extragă și să organizeze ieșirile cu o precizie ridicată, fără a descoperi secretele companiei.

Reduceți costurile și maximizați spațiul de birou

Intrarea manuală a datelor poate fi foarte laborioasă și cu cât prelucrați mai multe documente, cu atât costurile cu personalul dvs. vor crește. În plus, pot apărea unele costuri suplimentare asociate cu inexactitățile datelor cauzate de erorile umane.

Prin procesarea și extragerea automată a datelor cu ajutorul inteligenței artificiale (IA), un sistem de management al documentelor precum PaperOffice DMS vă poate ajuta să reduceți aceste costuri și să eliberați spații de birou, deoarece nu va mai fi necesară angajarea de personal suplimentar pentru digitalizarea manuală sau depozitarea stivei de documente în biroul dvs.

Mențineți integritatea datelor și îmbunătățiți securitatea datelor.

Datorită PaperOffice, toate documentele dvs. sunt stocate direct în serverul bazei dvs. de date și vă oferă controlul complet și nelimitat asupra tuturor datelor. Nu este necesar să configurați un server, deoarece PaperOffice va prelua toate pașii ulteriori după instalarea inițială.

Sau puteți utiliza un NAS Synology sau QNAP și gestiona toate documentele dvs. pe propriul dispozitiv NAS! Enumerăm 7 măsuri pe care le puteți lua pentru a obține maximul de la NAS Synology, aici aflați mai multe despre asta.

Se trebuie să se asigure asigurarea conformității cu revizuirea

Mai mult decât atât, securitatea datelor și gestionarea accesului devin mai ușoare după ce documentele au fost digitalizate cu PaperOffice, deoarece datele sunt criptate în mod sigur și stocate conform revizuirii în baza dvs. de date, la care nimeni altcineva decât dvs. nu poate avea acces.

PaperOffice versionează automat fiecare document modificat, creează o copie de umbră și o stochează separat, astfel încât să puteți deschide oricând versiunea dorită.

Vă vom prezenta cum puteți asigura versionare și arhivarea documentelor conforme cu revizuirea.

<#imagex#>

Care sunt provocările în ceea ce privește digitalizarea documentelor cu OCR?

La extragerea datelor cu ajutorul unei tehnologii de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), există unele provocări care trebuie luate în considerare. Aspectele facturilor variază foarte mult, deoarece fiecare companie are propriul ei format.

Pentru ca documentele dvs. să poată fi citite cu precizie, PaperOffice are o funcționalitate de detectare automată a documentelor cu ajutorul inteligenței artificiale (IA) numită PIA. PIA utilizează algoritmi și tehnologii de detecție specializate.

PIA are un dicționar integrat extins, care recunoaște automat termenii incorect recunoscuți, îi corelează și îi înlocuiește cu cei corecți. Puteți fi întotdeauna sigur că recunoașterea textului corectă a fost înregistrată pentru documentul dvs.

Citirea informațiilor relevante din documente

Informațiile relevante ale documentelor, cum ar fi data, sumele, tipurile de documente, cuvintele-cheie și datele referitoare la documente, sunt detectate inteligent, extrase și utilizate pentru etichetare. De asemenea, se caută și se extrag informații relevante despre documentele de referință, cum ar fi suma netă, suma brută, rata TVA și moneda documentului. Această detectare inteligentă a datelor se realizează complet automat în PaperOffice.

Cu toate acestea, în timpul procesului de scanare a documentelor fizice, există numeroși factori care pot afecta calitatea imaginii, cum ar fi orientarea, cutele, dimensiunea fontului, luminozitatea, texte scrise de mână etc. Aceasta afectează calitatea recunoașterii textului și a datelor extrase. Prin urmare, este posibil ca șabloanele de document care au fost deja învățate să nu fie recunoscute sau ca informațiile documentelor să nu fie înregistrate corect.

Aici intră în joc expresiile regulate.

Expresiile regulate (Regex) sunt o modalitate fantastică de a căuta valori exacte în text.

Vă vom explica în detaliu cum să folosiți expresiile regulate pe baza unor exemple explicite în partea a doua a articolului.

Inceperea este mai ușoară decât credeți.

Dacă aveți încă îndoieli că nu veți reuși, puteți citi cazurile de studiu ale clienților noștri despre integrarea PaperOffice în viața dvs. de afaceri și să vă convingeți singuri de ușurință sau să solicitați pur și simplu o instalare de test.