"Administrare documente pentru Synology NAS"

Ce este administrarea documentelor digitale?

De-a lungul timpului, numeroase documente importante se adună într-o gospodărie - și chiar mai mult într-o companie. Administrarea eficientă a acestor documente este esențială pentru succesul economic și simplele informații referitoare la asigurări, contracte, documente și altele.

Documentele pot fi păstrate sub formă de hârtie în dosare. Dar acestea ocupă mult spațiu și sunt dificile de căutat.

După ce au fost clarificate câteva dintre cele mai importante avantaje ale utilizării unui NAS, cum ar fi controlul complet și raționalizarea costurilor, trebuie să înțelegem cum funcționează administrarea documentelor pe un NAS Synology și cum funcționează Synology DMS.

O administrare documentară digitală, numită și sistem gestionare documentare, are scopul de a stoca, gestiona și controla fluxul de documente și informații în cadrul unei organizații. De asemenea, cea mai importantă sarcină a unui DMS este să facă legătura între NAS-ul Synology și datele dvs.

Pentru comunicarea dintre calculatoarele conectate la rețea și NAS, sunt utilizate baze de date.

Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet

Punctul central al unui sistem de gestiune a datelor, cum ar fi cel al PaperOffice DMS, este reprezentat de baze de date structurate logic, care permit un nivel maxim de securitate și acces rapid la documente.

PaperOffice DMS urmează o abordare sigură, deoarece toate datele sunt stocate în baza de date criptată cu siguranță, care se află pe NAS-ul dvs. Synology. Astfel, se creează administrarea documentelor pe NAS-ul dvs., ceea ce se numește Synology DMS.

Aceasta înseamnă că aveți întotdeauna acces și control asupra datelor dvs.

Prin urmare, toate documentele unei companii sunt întotdeauna disponibile și nu doar atunci când colegul în cauză își are computerul pornit și permite accesul la date. Desigur, ierarhiile sunt posibile și pe NAS, adică configurarea nivelelor de acces protejate cu parolă diferite.

Cât de complicată este instalarea și configurarea bazei de date?

Instalarea și configurarea bazei de date pe NAS-ul dvs. Synology nu necesită deloc expertiză și nu necesită un specialist IT.

Mai ales că utilizarea containerelor Docker este considerată o soluție instabilă și nesigură în ceea ce privește integrarea, PaperOffice a decis să ofere o soluție stabilită și fiabilă de stocare a datelor prin utilizarea directă și nativă a MariaDB.

În contrast cu instalarea Docker, configurarea este finalizată în câteva minute, chiar și pentru necunoscători, cu ajutorul videoclipurilor PaperOffice de pe YouTube.

Ce avantaje oferă renunțarea la containere Docker?

Faptul că PaperOffice a renunțat la Docker în favoarea unei soluții proprii are avantaje considerabile, și anume posibilitatea de a utiliza orice NAS Synology și nu doar seria Plus costisitoare.

Aceasta are un impact pozitiv asupra bugetului și permite gestionarea eficientă a resurselor.

Cum ajung datele pe NAS-ul Synology?

Scanarea documentelor

Procesul este simplu: dacă datele nu există în format digital, documentele în format fizic trebuie scanate sau fotografiate mai întâi.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Dispozitivul de scanare sau un alt dispozitiv de digitalizare nu numai că transformă documentul într-o imagine, ci poate citi și electronic conținutul acestuia. Funcția de scanare integrată în PaperOffice DMS se conectează la scanerul dvs. și transferă suportul digital în software-ul de gestionare a documentelor.

Despre cea mai bună modalitate de a integra scanerul pentru digitizarea documentelor, am discutat deja în alt articol.

Stocarea documentelor digitale

Datele existente în format digital, cum ar fi e-mailuri sau fișiere digitale, pot fi pur și simplu trase în interfața PaperOffice prin drag & drop. Dacă doriți să arhivați mai multe documente fără efort manual, integrarea cu funcția de supraveghere a dosarelor din PaperOffice este utilă. Aceasta permite o archivare fără probleme în fundal.

Date existente

Sistemul de administrare a documentelor de la PaperOffice le permite utilizatorilor să transfere ușor datele existente în format digital care se află deja pe hard disk-urile laptopurilor sau PC-urilor desktop într-un suport de date partajat, respectiv NAS-ul Synology.

Prin urmare, toate datele existente pot fi importate în sistemul de administrare a documentelor cu un singur clic de mouse.

Valoare adăugată și beneficii

Mai jos sunt enumerate câteva dintre cele mai importante avantaje ale gestionării documentelor pe propriul dvs. Synology NAS:

• Investiție minimă cu beneficii maxime pentru locuri de muncă individuale și echipe

Economisiți costuri imense de achiziție pentru servere scumpe sau servicii de stocare în cloud - integrați Synology NAS în rețeaua dvs. și conectați PaperOffice la NAS: gata!

• Mențineți controlul asupra datelor dvs.

Datorită arhitecturii PaperOffice, combinația cu un Synology NAS este soluția perfectă pentru o gestionare completă a documentelor în biroul digital.

Synology este o soluție convenabilă și concepută pentru funcționare non-stop. Synology sprijină PaperOffice în furnizarea tuturor documentelor și informațiilor aferente pentru toți utilizatorii rețelei și a tehnologiei OwnCloud în mișcare.

Datorită instalării ușoare a bazei de date și lipsei de containere Docker, Synology oferă o gamă largă de modele de NAS care funcționează perfect cu PaperOffice. Astfel, nu numai companiile mari pot beneficia de digitalizare.

• Toate beneficiile unui serviciu de stocare în cloud, dar fără costuri suplimentare și nesiguranță

Synology nu oferă doar modele de NAS echipate cu procesoare puternice, dar oferă și posibilitatea de a crea mai multe grupuri RAID și de a implementa tehnologii de colocare și stocare pe mai multe niveluri (Tiering), care vă permit să creați o soluție de stocare hibridă care combină o capacitate masivă de stocare, performanțe revoluționare și cheltuieli eficiente.

Investiți o singură dată pentru achiziționarea dvs. NAS și a sistemului de gestionare a documentelor, aveți control total asupra datelor dvs. și nu aveți costuri ulterioare.

• Funcția de backup facilă pentru datele dvs.

Datorită pachetului Hyper Backup de la Synology, puteți crea automat backup-uri ale bazei dvs. de date. Datorită sesiunilor de lucru PaperOffice de pe YouTube, configurarea poate fi făcută în câteva minute.

• Economisirea timpului și costului în căutarea și administrarea documentației și în păstrarea acesteia
• Creșteți productivitatea cu instrumentele de colaborare

Agilitatea și automatizarea sarcinilor administrative prin crearea de fluxuri de lucru care integrează documentele și procesele de afaceri într-un mediu controlat și activități definite și monitorizate.

• Nu în ultimul rând, beneficiul "colateral" al unei satisfacții mai mari a clienților interni și externi

Începerea este mai ușoară decât credeți.

Mai aveți îndoieli că nu veți reuși? Citiți studiile de caz ale clienților noștri despre integrarea Synology și PaperOffice DMS în diferite industrii și convingeți-vă singuri despre ușurința.