ASUSTOR gestionarea documentelor DMS pentru NAS

Sistemele de gestionare a documentelor, managementul documentelor, denumite și DMS, sprijină organizația dumneavoastră în organizarea electronică și structurată a documentelor de afaceri. Un DMS este, așadar, un pas important spre biroul fără hârtie.

În combinație cu ASUSTOR NAS formați duoul ideal pentru a digitaliza arhivele analogice și pentru a crește eficiența proceselor de căutare și arhivare.

Managementul documentelor PaperOffice este singurul sistem DMS din lume aprobat oficial de ASUSTOR pentru dispozitivele dumneavoastră ASUSTOR.

Ce este un NAS?

Sub denumirea „ASUSTOR NAS”, compania taiwaneză ASUSTOR comercializează diverse dispozitive Network-Attached-Storage (dispozitive NAS). Aceste dispozitive permit atât companiilor, cât și utilizatorilor individuali să-și protejeze eficient datele, precum și să le organizeze și să le utilizeze în mod individual.

Așadar, un NAS este un server de fișiere cu propriul sistem de operare, care își oferă spațiul de stocare prin rețea.

ASUSTOR NAS oferă condițiile ideale pentru toate companiile, dar mai ales pentru IMM-uri, pentru stocarea rapidă și ușoară a datelor companiei.

În articolul următor vă arătăm cum să obțineți maximul de la ASUSTOR NAS pentru compania dumneavoastră și cum gestionarea documentelor poate funcționa foarte simplu și fără Docker.

De ce să folosiți NAS în locul Cloud?

Există mai multe motive pentru care ar trebui să utilizați o soluție NAS (Network Attached Storage) în locul unei soluții bazate pe Cloud, iată câteva exemple:

• 1. Control și securitate: Un NAS se află sub controlul fizic al companiei, ceea ce înseamnă că aveți control deplin asupra propriilor date și puteți asigura că acestea sunt securizate și protejate.
  Într-un mediu Cloud, datele dumneavoastră sunt transferate unui furnizor extern și nu sunt supuse acelorași standarde de securitate ca compania în sine.


• 2. Protecția datelor: Companiile trebuie să respecte regulamentele privind protecția datelor atunci când stochează date cu caracter personal, conform Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) al Uniunii Europene. Prin urmare, companiile trebuie să se asigure că tehnologiile și serviciile de stocare alese respectă reglementările privind protecția datelor.
  Un NAS (Network Attached Storage) este o alegere mai potrivită decât o soluție Cloud când vine vorba de respectarea reglementărilor GDPR.
  Deoarece rămâne în proprietatea companiei, datele pot fi gestionate și protejate direct de companie. Un NAS oferă, de asemenea, un nivel ridicat de flexibilitate, deoarece datele nu trebuie stocate într-un centru de date extern. În plus, companiile pot cripta datele de pe NAS pentru a le proteja de accesul neautorizat.
• 3. Conexiune la internet: Un NAS poate fi utilizat indiferent de conexiunea la internet, ceea ce îl face ideal pentru companiile care operează în zone rurale sau în zone cu conexiuni la internet instabile.


• 4. Costuri: Costul este un avantaj important pe care îl are un NAS față de stocarea în Cloud. Un NAS este mai ieftin de achiziționat decât un serviciu Cloud, deoarece trebuie plătit doar o dată și vă aparține în totalitate.
  În plus, costurile lunare pentru un NAS sunt considerabil mai mici decât pentru un serviciu Cloud. La un NAS, nu trebuie plătite taxe lunare de abonament. De asemenea, la un NAS nu există taxe suplimentare de bandă, care pot apărea la un serviciu Cloud.


• 5. Flexibilitate: Un NAS oferă companiilor mai multă flexibilitate în alegerea hardware-ului și a capacității de stocare. Permite, de asemenea, extinderea spațiului de stocare pentru a îndeplini cerințele în creștere ale companiei.

Un ASUSTOR NAS în combinație cu PaperOffice DMS oferă companiei dumneavoastră o soluție simplă și fiabilă pentru gestionarea documentelor dumneavoastră.

PaperOffice DMS este un software ușor de utilizat care permite companiilor să-și organizeze, stocheze, categorizeze și gestioneze documentele, astfel încât acestea să fie accesibile cu ușurință oricând și oriunde.

Prin combinarea NAS și gestionarea eficientă a PaperOffice DMS, puteți crește productivitatea companiei dumneavoastră, asigurând că documentele pot fi accesate rapid și fiabil. Oferă, de asemenea, o protecție suplimentară pentru date, deoarece acestea sunt stocate pe NAS și nu pe calculatoare locale sau în Cloud extern.

Cât de solicitantă este instalarea și configurarea bazei de date?

Instalarea și configurarea bazei de date pe ASUSTOR NAS-ul dumneavoastră nu este deloc solicitantă și nu necesită un specialist IT.

Configurația cu ajutorul videoclipurilor PaperOffice de pe YouTube poate fi realizată de un neinițiat în câteva minute.

Cum ajung datele dumneavoastră pe ASUSTOR NAS?

Există mai multe modalități de a transfera date în sistemul de management al documentelor PaperOffice (DMS), care rulează pe un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Iată câteva exemple:

Scanarea documentelor

Procedura este simplă: Dacă datele nu sunt încă în format digital, documentele pe suport de hârtie trebuie mai întâi scanate sau fotografiate.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Cu ajutorul scannerului sau a unui alt dispozitiv de digitalizare, documentul nu este doar transformat într-o imagine, ci conținuturile acestuia pot fi, de asemenea, „citite” electronic. Funcția de scanner integrată în PaperOffice DMS se conectează cu scannerul dumneavoastră și astfel transferă mediul digital în software-ul de management al documentelor.

Despre cum să integrați cel mai bine scannerul pentru a digitaliza documentele, am scris deja într-un alt articol.

Arhivarea digitală a documentelor

Datele disponibile în formă digitală, cum ar fi e-mailurile sau fișierele digitale, pot fi foarte ușor trase și plasate prin Drag&Drop în interfața PaperOffice. Dacă doriți să arhivați mai multe documente fără efort manual, funcția de monitorizare a dosarelor integrată în PaperOffice este potrivită pentru aceasta. Aceasta permite o arhivare fără probleme, în fundal.

Date existente

Sistemul de management al documentelor PaperOffice facilitează, de asemenea, utilizatorilor migrarea datelor deja digitale de pe hard disk-urile laptopurilor sau PC-urilor desktop către un spațiu de stocare comun, ASUSTOR NAS.

Astfel, toate datele existente pot fi importate cu un singur clic în sistemul de management al documentelor.

Valoarea adăugată și beneficiile utilizării ASUSTOR NAS împreună cu PaperOffice DMS

Utilizarea unui ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) în combinație cu sistemul de management al documentelor (DMS) PaperOffice oferă o serie de avantaje, unele dintre acestea fiind:

• 1. Administrarea centralizată a datelor: DMS-ul permite stocarea și organizarea tuturor documentelor și fișierelor într-un singur loc central, facilitând colaborarea și accesul la date, deoarece fiecare angajat poate accesa fișierele necesare fără a trebui să le copieze pe un stick USB.
  Acest lucru economisește timp și previne erorile care pot apărea prin transferul manual.


• 2. Securitate sporită: NAS-ul oferă funcții suplimentare de securitate, cum ar fi criptarea și redundanța, pentru a proteja datele împotriva pierderii sau accesului neautorizat. De asemenea, oferă o securitate ridicată a datelor prin diverse opțiuni de backup.
  Se pot crea backup-uri automate pentru a putea restaura fișierele importante în cazul unei defecțiuni sau a unei ștergeri accidentale. Există, de asemenea, posibilitatea de a cripta datele pentru a se asigura că datele sensibile sunt protejate împotriva accesului neautorizat.


• 3. Viteză de acces crescută: NAS-ul permite accesul și manipularea datelor mai rapid, ceea ce crește productivitatea.


• 4. Întreținere și actualizare ușoară: DMS-ul și NAS-ul sunt independente unul de celălalt și pot fi întreținute și actualizate independent, ceea ce facilitează întreținerea.


• 5. Flexibilitate sporită: Combinația dintre ASUSTOR NAS și PaperOffice DMS oferă o varietate de opțiuni de configurare și personalizare pentru a îndeplini cerințele companiei.


• 6. Extinderea ușoară a spațiului de stocare: Deoarece companiile cresc adesea și au nevoie de mai mult spațiu de stocare, un ASUSTOR NAS poate fi extins cu ușurință pentru a îndeplini cerințele în creștere. Acest lucru este mai rentabil și mai ușor de implementat comparativ cu alte soluții de stocare, cum ar fi hard disk-urile externe sau soluțiile cloud.


• 7. Suport pentru acces mobil și lucru la distanță: Prin utilizarea ASUSTOR NAS și PaperOffice DMS, se poate accesa și manipula datele de oriunde, extinzând astfel posibilitățile de lucru la distanță și colaborare mobilă.


• 8. Eficiență crescută: Utilizarea PaperOffice DMS și ASUSTOR NAS permite găsirea, organizarea și automatizarea mai rapidă a proceselor, ceea ce crește eficiența.


• 9. Administrare extinsă a utilizatorilor: Printre altele, opțiunea de a crea și gestiona mai multe conturi de utilizator.
  Acest lucru permite companiilor să stabilească diferite drepturi de acces pentru diferiți angajați sau departamente. De exemplu, un angajat din contabilitatea financiară poate avea acces la documentele financiare, în timp ce un angajat din marketing are acces doar la documentele de marketing.

Un DMS permite companiilor să își stocheze și să își gestioneze documentele și fișierele central. Facilitează căutarea și colaborarea, deoarece angajații pot accesa fișierele necesare de oriunde. De asemenea, oferă posibilitatea de a automatiza fluxurile de lucru ale documentelor pentru a economisi timp și resurse.

Un sistem de management al documentelor (DMS) în combinație cu un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) oferă companiilor o soluție puternică și fiabilă pentru gestionarea și stocarea documentelor în cadrul companiei, precum și accesul la documentele și fișierele lor.