Przedstawiamy 7 praktycznych wyzwań i przedstawiamy rozwiązania
W 2022 roku PaperOffice zapytało kilka firm budowlanych o największe trudności z zarządzaniem danymi, dokumentami i informacjami, uwzględniając również niektóre informacje przedsiębiorstw z przeprowadzonych studiów przypadku. Oto uzyskane informacje:
Wyzwanie 1
Dokumenty trudno jest znaleźć w istniejącej strukturze przechowywaniaCałe 82 procent ankietowanych firm podało, że mają trudności z znalezieniem dokumentu w swojej strukturze folderów ze względu na zagmatwane nazwy plików lub niewłaściwe kategoryzowanie.
Kategoryzowanie jest niemożliwe z powodu braku czasu i mogłoby być możliwe tylko w przypadku automatycznego wykonania.
Niezależnie od tego, czy chodzi o fizyczne foldery czy o struktury folderów cyfrowych na serwerach - nazwa pliku dokumentu powinna zwykle dostarczać informacji na temat jego zawartości.
Często zdarza się, że osoby podczas korzystania z funkcji wyszukiwania na swoim komputerze szukają najważniejszych słów kluczowych, mając nadzieję, że znajdują się one w nazwie pliku dokumentu, którego szukają.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Takie wyszukiwanie często prowadzi do zamieszania, ponieważ brak jednolitej struktury może oznaczać, że pliki nie zawierają zawsze wyszukiwanych słów kluczowych.
Podobnie jak w przypadku fizycznego segregatora, który znajduje się na niewłaściwej półce, w innym pomieszczeniu lub został źle umieszczony lub którego etykieta jest nieczytelna lub źle podpisana.
Na pewno każdy z nas zna ten "zawieszone Okno Eksploratora", które podczas wyszukiwania w 5000 plikach całkowicie przestaje działać, co wiąże się z regularnym, prostym wyszukiwaniem i ponownym uruchamianiem komputera.
Wskazówka: Przeczytaj nasze studium przypadku o udanej integracji PaperOffice w przedsiębiorstwach budowlanych IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Dowiedz się więcej teraz i daj się zainspirować.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Wyzwanie 2
Niewiadomość dotycząca aktualnej i poprawnej wersji dokumentówNiewiadomość dotycząca aktualnej i poprawnej wersji dokumentów stanowi znaczne wyzwanie dla przedsiębiorstw.
Firmy budowlane zgłosiły, że nie mają przeglądu, która wersja dokumentu lub informacji jest aktualna lub poprawna.
W obecnych czasach, kiedy wiele osób może pracować nad dokumentem niezależnie od miejsca i czasu, ważne jest jasne komunikowanie się.
Aby uniknąć nieporozumień, ważne jest, aby udokumentować każdy dostęp, każdą zmianę i archiwizację na piśmie. Pozwala to również później zrozumieć, jak dokument powstał. Jednak proste dodanie do nazwy pliku, takie jak "_2" lub "_nowy 1.2" FINAL", "FINAL 2", "ENTWURF 2.0", nie jest odpowiednim rozwiązaniem, ponieważ nie jest jasne, która wersja dokumentu jest rzeczywiście aktualna. Często prowadzi to do zamieszania podczas wyszukiwania i zwiększa liczbę duplikatów, które można znaleźć w różnych lokalizacjach przechowywanych danych.
