Chociaż podstawowe techniki zarządzania dokumentami są stosowane w kontroli dokumentów korporacyjnych od dziesięcioleci i ewoluowały przez lata, potrzeba systemu zarządzania dokumentami i jego zalety aplikacyjne są nadal niedoceniane.
Badania wykazały, że pracownicy spędzają do trzydziestu procent swojego czasu na poszukiwaniu niezbędnych dokumentów w firmie. Średnio pracownicy tracą w rezultacie więcej niż jeden dzień roboczy w tygodniu. Jest jeszcze gorzej, ponieważ: W 70% wszystkich przypadków wyszukiwanie kończy się niepowodzeniem. Dokument jest tworzony ponownie, a współpracownicy nie mogą już zrozumieć bieżącego stanu dokumentów.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Ale jaki jest standard, czego klient może oczekiwać od DMS?
W bieżącym artykule pokażemy Ci zalety korzystania z elektronicznego zarządzania danymi (system zarządzania dokumentami).
Można to wyjaśnić punkt po punkcie za pomocą oprogramowania do zarządzania dokumentami PaperOffice.
Zanim przejdziemy do korzyści, wyjaśnijmy definicję:
Co to jest system zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami (DMS) służy do przechowywania, zarządzania i kontrolowania przepływu dokumentów w organizacji.
Oznacza to, że firmy z różnych branż codziennie gromadzą ważne dokumenty: pisma procesowe, dokumenty umowne, projekty, listy zewnętrzne, badania, opinie ekspertów i wiele innych. Docierają one nie tylko pocztą, wiele dokumentów dociera również pocztą elektroniczną.
Możesz organizować wszystkie informacje, takie jak dokumenty papierowe, pliki systemu Windows lub wiadomości e-mail, w centralnej lokalizacji, w systemie zarządzania dokumentami, do którego pracownicy mogą uzyskać łatwy i bezproblemowy dostęp.
W tym unikalne funkcje do pracy zespołowej i udostępniania dokumentów oraz innowacyjny interfejs programu, który jest unikalny na całym świecie.
Systemy zarządzania dokumentami stają się coraz ważniejsze dla firm, ponieważ ilość informacji generowanych przez dzisiejsze firmy rośnie wykładniczo.
Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami, w skrócie DMS, pomaga również wprowadzić przejrzystą strukturę do dokumentów i poradzić sobie z zalewem informacji.
DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.
Zarządzanie i kontrola ogromnej ilości dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych, które są częścią procesów biznesowych w administracji publicznej lub biznesowej, stała się wyzwaniem. Sprzyja to wprowadzeniu oprogramowania do zarządzania dokumentami, które ułatwia zarządzanie.
Wprowadzenie DMS zapewnia znaczne skrócenie czasu wyszukiwania, obsługi i oszczędności kosztów, które są bardzo ważne w naszych procesach administracyjnych.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Serce DMS
Zaawansowany system zarządzania dokumentami ma swoje "serce" w bazie danych, gdzie informacje są przechowywane w sposób umożliwiający ich odnalezienie i odzyskanie w łatwy i kontrolowany sposób.
Bazę danych można skonfigurować lokalnie lub w systemie NAS, takim jak QNAP NAS lub Synology NAS. Ale przechowując informacje w uporządkowany sposób, mamy tylko część równania.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Mózgiem" kontrolującym system jest logika przepływu pracy, która umożliwia tworzenie zależności między dokumentami i procesami oraz łączenie tych informacji w elastyczne i wcześniej zdefiniowane przepływy.
Istotnym krokiem we wdrożeniu tak wyrafinowanego "przepływu pracy" jest to, że jak najwięcej dokumentacji jest dostępnych w formie cyfrowej.
Digitalizacja i zarządzanie dokumentami
Kiedy mówimy o systemach zarządzania dokumentami, nie wolno nam zapominać: im wyższy poziom digitalizacji informacji, które są częścią procesów, tym wyższy poziom kontroli i automatyzacji, który możemy osiągnąć. Napisaliśmy już artykuł na temat zalet cyfryzacji, kliknij tutaj.
W pierwszym kroku określasz, które dokumenty należą do naszych procesów, w jaki sposób integrujemy je z naszym systemem zarządzania dokumentami oraz jakie informacje mają być wyodrębniane i przechowywane wraz z dokumentami w Twojej bazie danych. Po dołączeniu informacji definiujemy ich cykl życia, sposób interakcji z innymi procesami i sposób, w jaki możemy je zintegrować.
Informacje pochodzą z różnych źródeł
Najprawdopodobniej natkniemy się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.
Co robimy z dokumentami cyfrowymi w formacie pdf, doc itp.? Tutaj proces jest bardzo prosty.
Przeciągnij dokument cyfrowy do interfejsu PaperOffice. Lub łatwo monitoruj foldery systemu Windows po otrzymaniu dokumentów.
Napiwek
Nawiasem mówiąc, na YouTube jest film na temat "Monitorowanie katalogów i masowa archiwizacja dokumentów" , który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
Dokumenty w formie papierowej można łatwo zeskanować i przekonwertować na format cyfrowy dzięki zintegrowanemu skanerowi.
Napiwek
Na temat "W pełni zautomatyzowana archiwizacja dokumentów papierowych ze skanera" na YouTube znajduje się również film, który wyjaśnia ten proces w prosty i zrozumiały sposób:
Dzięki programowi Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) zrobiliśmy już ważny krok. Za pomocą skanera lub innego urządzenia digitalizującego nie tylko przekształcamy dokument w obraz, ale także możemy "odczytać" jego zawartość elektronicznie.
Nie tylko czysty tekst OCR jest zawarty w bazie danych, dzięki sztucznej inteligencji (AI) zwanej PIA, automatyzacja może być określona ręcznie lub automatycznie.
W ten sposób używamy systemu do rozpoznawania i definiowania, które obszary dokumentów muszą być odczytywane automatycznie. Takie jak numer faktury, data, produkty, kwoty itp. W związku z tym posiadamy wszystkie niezbędne informacje w naszym systemie zarządzania dokumentami.
Digitalizacja informacji za pośrednictwem OCR ułatwia integrację szerokiej gamy dokumentacji z zarządzaniem procesami i przepływami pracy.
