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우정 신뢰 영광의 말
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종이 문서의 디지털화 또는 디지털 변환은 회사의 효율성과 성공을 위한 전제 조건입니다. 디지털화의 필요성은 이제 모든 사람에게 중요한 측면입니다.
프로 팁
이 기사에서는 먼저 문서 관리 시스템의 정의를 설명하고 아날로그 및 디지털 문서의 디지털화를 다루며 문서를 작성, 관리, 내보내기 및 검사 할 때 관련 비즈니스 프로세스에서 전자 문서 관리 (DMS)를 사용하는 이점을 시연하고자합니다.문서 관리의 기본 기술은 수십 년 동안 기업 문서 제어에 사용되어 왔으며 수년에 걸쳐 발전해 왔지만 문서 관리 시스템의 필요성과 응용 프로그램의 장점은 여전히 과소 평가되고 있습니다.
연구에 따르면 직원들은 회사에서 필요한 문서를 검색하는 데 최대 삼십 %의 시간을 소비합니다. 평균적으로 직원들은 결과적으로 일주일에 한 번 이상의 근무일을 잃습니다. 모든 경우의 70 %에서 검색이 실패하기 때문에 더욱 악화됩니다. 문서가 다시 만들어지고 동료는 더 이상 문서의 현재 상태를 이해할 수 없습니다.
그러나 표준은 무엇이며, 고객은 DMS에서 무엇을 기대할 수 있습니까?
이 기사에서는 전자 데이터 관리 (문서 관리 시스템) 사용의 장점을 보여줍니다.
이것은 PaperOffice 문서 관리 소프트웨어를 사용하여 한 점씩 설명 할 수 있습니다.
이점에 들어가기 전에 정의를 설명하겠습니다.
DMS(문서 관리 시스템)는 조직 내에서 문서 흐름을 저장, 관리 및 제어하는 데 사용됩니다.
즉, 다양한 산업 분야의 기업들이 탄원서, 계약 문서, 초안, 외부 서신, 연구, 전문가 의견 등 중요한 문서를 매일 축적합니다. 이들은 우편으로 도착할뿐만 아니라 많은 문서도 이메일로 도착합니다.
종이 문서, Windows 파일 또는 전자 메일과 같은 모든 정보를 중앙 위치, 문서 관리 시스템에서 구성할 수 있으며, 이를 통해 직원들은 문제 없이 쉽게 액세스할 수 있습니다.
팀워크 및 문서 공유를 위한 고유한 기능과 전 세계적으로 고유한 혁신적인 프로그램 인터페이스를 포함합니다.
문서 관리 시스템은 오늘날의 비즈니스에서 생성되는 정보의 양이 기하 급수적으로 증가함에 따라 비즈니스에 점점 더 중요 해지고 있습니다.
간단히 말해서 DMS라는 문서 관리 시스템의 도입은 문서에 명확한 구조를 가져오고 정보의 홍수에 대처하는 데 도움이됩니다.
DMS는 또한 문서 관리 소프트웨어의 약자이며 문서, 특히 아날로그에서 디지털로의 변환을 포함하는 디지털 문서를 관리하기위한 것입니다. 페이퍼오피스 DMS는 이러한 소프트웨어입니다.
공공 또는 비즈니스 관리에서 비즈니스 프로세스의 일부인 엄청난 양의 외부 및 내부 문서의 관리 및 제어는 도전이되었습니다. 이것은 관리를보다 쉽게 할 수있는 문서 관리 소프트웨어의 도입을 촉진합니다.
DMS의 도입은 검색 시간, 처리 및 비용 절감의 상당한 감소를 보장하며, 이는 우리의 관리 프로세스에서 매우 중요합니다.
고급 문서 관리 시스템은 데이터베이스에 "심장"을 가지고 있으며, 여기서 정보는 쉽고 제어 된 방식으로 정보를 찾고 검색 할 수있는 방식으로 저장됩니다.
데이터베이스는 로컬 또는 QNAP NAS 또는 Synology NAS와 같은 NAS 시스템에 설정할 수 있습니다. 그러나 구조화 된 방식으로 정보를 저장함으로써 방정식의 일부만 갖게됩니다.
시스템을 제어하는 "두뇌"는 워크플로 논리로, 문서와 프로세스 간에 종속성을 만들고 이 정보를 유연하고 이전에 정의된 흐름에 연결할 수 있습니다.
이러한 정교한 "워크플로우"를 구현하는 데 필수적인 단계는 가능한 한 많은 문서를 디지털 형식으로 사용할 수 있다는 것입니다.
문서 관리 시스템에 대해 이야기 할 때, 우리는 프로세스의 일부인 정보의 디지털화 수준이 높을수록 우리가 달성 할 수있는 제어 및 자동화 수준이 높아진다는 것을 잊지 말아야합니다. 우리는 이미 디지털화의 장점에 대한 기사를 작성했습니다, 여기를 클릭하십시오.
첫 번째 단계에서는 어떤 문서가 프로세스에 속하는지, 문서를 문서 관리 시스템에 통합하는 방법, 데이터베이스의 문서와 함께 추출 및 저장할 정보를 결정합니다. 정보가 포함되면 라이프 사이클, 다른 프로세스와 상호 작용하는 방법 및 통합 방법을 정의합니다.
대부분의 경우, 우리는 다른 출처와 다른 형식으로 제공되는 정보를 보게 될 것입니다. 그 중 일부는 디지털 형식으로 파일 또는 데이터베이스에 저장되고 일부는 인쇄 된 문서 형태로 저장됩니다.
pdf, doc 등의 디지털 문서로 무엇을 할 수 있습니까? 여기서 과정은 매우 간단합니다.
디지털 문서를 PaperOffice 인터페이스로 드래그합니다. 또는 문서를 받은 후 Windows 폴더를 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
팁
그건 그렇고, YouTube에는 " 디렉토리 모니터링 및 문서의 대량 보관"이라는 주제로 이 프로세스를 이해할 수있는 방식으로 설명하는 비디오가 있습니다.
종이 형태의 문서는 통합 스캐너 덕분에 쉽게 스캔하고 디지털 형식으로 변환 할 수 있습니다.
팁
"스캐너에서 종이 문서의 완전 자동 보관"이라는 주제에는 YouTube에서이 프로세스를 간단하고 이해하기 쉬운 방식으로 설명하는 비디오도 있습니다.
광학 문자 인식 프로그램 (OCR = 광학 문자 인식) 덕분에 우리는 이미 중요한 단계를 밟았습니다. 스캐너 또는 기타 디지털화 장치를 사용하여 문서를 이미지로 변환 할뿐만 아니라 내용을 전자적으로 "읽을"수도 있습니다.
순수 OCR 텍스트가 데이터베이스에 포함되어 있을 뿐만 아니라 PIA라는 인공 지능(AI) 덕분에 자동화를 수동 또는 자동으로 지정할 수 있습니다.
이것이 우리가 시스템을 사용하여 자동으로 읽어야 할 문서 영역을 인식하고 정의하는 방법입니다. 송장 번호, 날짜, 제품, 금액 등과 같은 따라서 우리는 문서 관리 시스템에 필요한 모든 정보를 가지고 있습니다.
OCR을 통한 정보의 디지털화는 프로세스 및 워크플로 관리에 다양한 문서를 보다 쉽게 통합할 수 있도록 합니다.
이미 언급했듯이 고급 문서 관리는 모든 정보를 데이터베이스에 디지털 및 구조화 된 형태로 보유하는 것이 필수적입니다. 따라서 Google과 같은 PaperOffice에 저장된 모든 문서를 검색 할 수 있습니다. 또한 정보에 액세스, 수정 및 삭제 / 보관할 수있는 사람의 규칙을 설정할 수도 있습니다.
그러나 우리는 더 나아가 비즈니스 프로세스를 간소화하고 싶습니다. 문서 관리 솔루션의 핵심 요소 중 하나는 워크플로우 엔진입니다. 이를 통해 비즈니스 프로세스의 각 단계를 관련 활동 및 종속성뿐만 아니라 관련 부서 및 역할로 지정할 수 있습니다.
또한 프로세스 전체에서 발생하는 활동 및 이벤트에 따라 활성화되는 자동 알림을 정의할 수도 있습니다.
이 모든 것이 작업 관리에 소요되는 시간을 최소화 할뿐만 아니라 과정에서 건망증과 오류의 가능성을 최소화합니다.
다음은 문서 관리 시스템 구현의 가장 뛰어난 이점 중 일부입니다.
이 모든 관련 회사 문서에 대한 중앙적이고 쉬운 액세스와 여러 당사자가 동일한 문서에서 공동 작업 할 수있는 기능으로 인해 혜택 목록의 최상위에 있습니다.
폴더 및 문서, 릴리스 수준 및 권한, 그룹 및 부서에 대한 설정을 통해 중요한 문서에 투명하고 안전하게 액세스할 수 있습니다.
우선, PaperOffice DMS는 현재 사용 가능한 가장 높은 보안 표준 중 하나 인 AES-1024bit에 따라 보안을 위해 저장 될 때 모든 문서를 암호화합니다.
읽을 수 있는 문서로 다시 변환하는 것은 현재 모든 형식으로 가능하며, PaperOffice는 정기적으로 파일 형식을 업데이트하므로 나중에 문서도 읽을 수 있습니다.
PaperOffice DMS에 저장된 모든 것은 OCR 텍스트로 인식되고 비즈니스 사전으로 최적화되며 키워드 검색을 위해 SQL 데이터베이스에서 완벽한 키워드 검색을 위해 인덱싱됩니다.
문서 검색 시간을 절약하고 문서를 관리하고 저장하는 비용을 절감할 수 있습니다.
고객 만족도의 증가는 매우 빠르고 무엇보다도 매출과 회사의 명성 측면에서 지속 가능하게 눈에 띄게됩니다.
문서 관리 시스템을 통해 문서를 저장할 때 가장 중요한 측면 중 하나는 법적 규정 또는 GoBD의 사양을 준수하는 것입니다.
약어 GoBD는 "전자 형식으로 책, 기록 및 문서를 적절하게 관리하고 저장하기위한 원칙 및 데이터 액세스"를 의미합니다.
특히, 중앙 SQL 데이터베이스 PaperOffice에 직접 감사 방지, 고도로 암호화된 문서 저장소로 인해 문서 표준 및 법률 지침 또는 세계 최고 수준의 독일 표준 GOBD 에 대한 모든 요구 사항을 충족합니다 .
버전 관리라는 용어는 문서 관리 시스템(DMS) 내에서 외래어가 아닙니다. GoBD 준수 버전 제어 및 감사 증명 버전 관리가 있는 문서 관리 시스템을 사용해야 하는 필요성은 그 어느 때보다 명확해졌습니다.
그건 그렇고, YouTube에는 Synology NAS 설정 MariaDB 10 및 문서 관리 시스템 PaperOffice 에 대한 비디오가이 프로세스를 이해할 수있는 방식으로 설명합니다.
두 경우 모두 최악의 시나리오에서도 아카이브된 데이터베이스가 단기간에 복원되고 보존 기간이 항상 준수되도록 보장됩니다.
대기업은 아날로그 문서를 풀 타임으로 변환하는 주제를 다루는 디지털화 책임자를 오랫동안 임명했지만 중소기업은 특히 적절한 전문 자격이 필요하기 때문에 인적 자원이 부족합니다.
그러나 이것은 일반적인 실수이며 많은 제조업체가이 무지를 이용하기 때문에 나쁜 투자로 이어집니다.
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "전자 데이터 관리의 결정적인 장점":
바인딩된 문서를 스캔하려면 최소 300dpi의 시트 피드 스캐너를 사용하는 것이 좋습니다. 스캐너는 스캔-포들러 기능과 옵션인 WIA/TWAIN 드라이버를 원했습니다. 우리는 매우 안정적으로 작동하는 Fujitsu Scansnap에 대한 좋은 경험을했습니다.
종이 문서는 일반적으로 PDF/A 형식으로 스캔한 다음 DMS 문서 관리 소프트웨어에 저장해야 하며, 소프트웨어가 이를 지원하거나 자동화하는 경우(예: 모니터링을 통해) 직접 저장해야 합니다.
정기적 인 업데이트를 받고 데이터 백업 전략이있는 괜찮은 소프트웨어를 사용하는 경우 중요하지 않은 문서에 대한 대답은 YES입니다. 법적으로 원본을 요구할 수있는 모든 것은 원본에 보관해야합니다. 예를 들어 PaperOffice DMS에는 문서 속성에 원래 저장소 위치를 저장하는 옵션이 있습니다.
전자 데이터 관리의 장점 중 위의 목록은 결코 완전하지 않지만 응용 분야에 따라 자신의 창의력과 전문성을 제한합니다! 아날로그 아카이브의 디지털화가 이러한 관점에서 고려되고 역계산이 이루어지면 그 노력이 가치가 있으며 예를 들어 새롭고 현대적이며 빠른 기계에 대한 투자가 어떻게 고려되어야하는지가 분명해진다.
