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디지털 프로세스를 통한 종없는 작업


문서 관리 시스템은 기업의 디지털화와 디지털 비즈니스 프로세스의 실현을위한 기초입니다. 이는 회사의 효율성과 성공, 종이없는 사무실에 크게 기여합니다. 모든 아날로그 소스가 디지털 프로세스에 통합되면 회사의 핵심 비즈니스의 효율성이 높아집니다.

프로 팁

회사에서 종이 소비를 줄이거나, 데이터를 디지털화하거나, 사무실에서 종이를 사용하지 않는 방법을 배우고 싶습니까? 이 기사에서는 종이없는 사무실을 만드는 데 매우 유용 할 수있는 몇 가지 단계를 선택했습니다.

종이없는 사무실의 접근 방식은 점점 더 언론 보도의 초점이되고 있지만 실제로는 거의 사용되지 않습니다 - 특히 중소기업에서는 사용되지 않습니다. 그것은 단지 관련된 시간과 돈에 관한 것이 아닙니다.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

그러나 몇 가지 조치만으로 용지 소비를 크게 줄일 수 있습니다. 중소기업은 평평한 계층 구조와 유연한 구조의 혜택을 누리고 있습니다.

현재 기사에서는 종이없는 사무실 또는 "디지털 사무실"의 주제를 자세히 살펴 봅니다. 우리는 전환이 당신이 상상하는 것보다 훨씬 쉽다는 것을 보여줄 것입니다. 당신은 또한 기업 조직에 대한 팁을 받게됩니다, 우리는 당신에게 종이없는 작업의 장점을 말하고 성공적인 구현의 효과를 설명합니다.

기술은 점점 더 빨라지고 있습니다.

기술이 스마트 폰을 통해 세계에 접촉하도록 강요 한 시점에서, 우리가 여전히 많은 일상 활동에서 종이를 사용한다는 것은 의미가 없습니다.

오늘날 우리는 디지털 콘텐츠 (음악, 사진, TV 시리즈)를 다루는 데 익숙하지만 문서의 디지털화는 아직 업무 및 비즈니스 환경에서 널리 보급되지 않았습니다. 요즘 거의 모든 회사가 컴퓨터와 모바일 장치에 액세스 할 수 있는데, 왜 우리는 사무실에 종이를 계속 채우고 있습니까?

종이를 계속 사용하는 주된 이유는 변화와 디지털화를 다루는 어려움에 있습니다. 많은 사람들이 함께 작업하는 문서의 실제 사본을 보관하고 싶어합니다.

그러나 직원이 사무실이나 조직 전체에서 사용되는 종이의 양을 제거하거나 최소한 줄이기 시작하면 종이없는 방법을 사용하여 데이터를 디지털화하여 생산성을 높이고 비용을 절감함으로써 프로세스를 향상시킵니다.

특히 코로나 홈 오피스의 필요성과 같은 현재 어려운시기에는 모든 회사가 종이가 없거나 디지털로 만들어 회사의 경쟁력을 강화하고 직원들이 홈 오피스에서 집에서 유연하게 일할 수 있도록하는 것이 매우 중요합니다. 궁극적으로 회사는 디지털 시대를 따라 잡고 종이없는 사무실로가는 길을 깨달아야합니다.

왜 회사에서 종이 소비를 줄여야합니까?

종이없는 사무실은 점점 더 많은 기업들이 확실히 달성하기 위해 노력하고 있으며 비용 절감과 회사의 탄소 발자국 감소를 넘어 많은 이점을 제공하는 목표입니다.

문서와 함께 총 두 시간을 보내는 직원은 연간 평균 10,000 장의 종이를 사용하는 것으로 추산됩니다 (연방 환경청 데이터). 이러한 이유로 정보의 액세스, 관리 및 지역화를 개선하는 솔루션과 도구를 사용하는 것이 중요합니다. 그러나 비즈니스 프로세스의 변경에는 시간이 걸리고 기업 문화의 점진적인 변화가 필요합니다.
비즈니스 용지의 소비를 줄임으로써 환경에 긍정적 인 영향을 미치는 것 외에도 문서 및 회사 데이터의 디지털화는 다른 많은 이점을 제공합니다.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

종이없는 사무실의 장점

종이없는 사무실의 주요 장점은 다음과 같습니다.

  • 모든 작업 프로세스의 최적화

    종이없는 사무실로 전환 덕분에 회사의 디지털 전환을 향한 첫 걸음을 내딛을 수 있습니다.
    워크플로우 솔루션 덕분에 비즈니스 프로세스를 더욱 단순화하고 가속화할 수 있기 때문입니다. 그들은 많은 복잡한 일상 업무를 인수함으로써 서기들을 덜어줍니다. 준수해야 하는 법적 요구 사항은 워크플로에 직접 통합됩니다.

  • 유연한 작업, 당신이 어디에 있든 상관없이

    문서를 디지털화하면 언제 어디서나 모든 장치에서 문서에 액세스할 수 있습니다. 이는 여러 지점이 있거나 직원이 본사에서 업무를 수행하거나 승인을 받아야하는 경우 특히 중요합니다.

  • 모든 영역에서 막대한 비용 절감

    문서 디지털화는 더 이상 용지를 많이 구입하지 않기 때문만이 아니라 프린터 유지 관리와 잉크 및 예비 부품 구매를 절약하기 때문에 회사의 비용 절감에 직접적인 영향을 미칩니다.
    물론 이것은 또한 파일, 폴더, 선반, 파일 캐비닛과 같은 저장 비용을 줄입니다. 종이 문서를 저장하기 위한 귀중한 공간은 더 이상 낭비되지 않습니다.

    결론은 디지털 데이터를 사용하자마자 직원들이 사무실에서 훨씬 더 효율적으로 일하고 회사에서 합리적이고 목표 지향적 인 방식으로 얻은 귀중한 시간을 투자한다는 것입니다.
    디지털화 및 / 또는 종이 소비 감소를 통한 저장 공간의 현저 한 감소는 더 깨끗하고 깔끔한 사무실로 이어집니다.

  • 도난 및 분실에 대한 최대 보안

    데이터베이스 스토리지 시스템과 함께 소프트웨어를 사용하여 더 높은 정보 보안. 디지털 방식으로 저장된 정보의 보안은 종이에 보관 된 문서의 보안보다 훨씬 우수합니다.

    클라우드 기반 DMS 솔루션과 DMS 소프트웨어는 보안 격차이므로 회사에서 클라우드 솔루션을 사용하지 않도록 주의하십시오.

  • 자동화를 통한 스트레스 감소

    수동 워크플로에서 자동화된 워크플로로 전환됨에 따라 비즈니스 프로세스가 표준화되고 비용이 절감됩니다. 예를 들어, 워크플로우 최적화를 통해 수집 속도가 빨라지고 획득 비용이 절감될 수 있습니다.
    송장 지불은 더 이상 잊혀지지 않으며, 할인은 좋은 시간에 공제 될 수 있습니다.

  • 비즈니스 프로세스의 위험 감소

  • 고객 관계 개선

    회사의 디지털화는 고객 관계에 더 많은 깊이와 볼륨을 제공합니다. 즉, 빅 데이터를 통해 비즈니스 거래에서 포괄적 인 데이터 수집, 내부 프로세스의 일관된 연결, 몇 초 내의 반응 시간, 동시에 많은 고객과의 개인화 된 접촉과 정확하고 매우 수요 지향적 인 요구 사항 계획이 회사를 발전시킬 수 있음을 의미합니다.

    디지털화는 회사의 모든 영역에서 증가하고 있습니다 - 특히 고객 서비스에서. 어떤 회사든지이 잠재력을 과소 평가하는 것은 실수입니다. 경쟁에서 뒤처지고 서두르고 싶지 않다면이 분야에서 디지털화를 처리하는 것이 필수적입니다. 이전에는 고객의 특정 요구와 희망에 대해보다 민첩하고 개별적으로 고객과 의사 소통 할 수 없었습니다.

  • 내부 투명성 증가

  • 직원들의 근무 환경 현저한 개선

    적절한 문서 관리 소프트웨어를 사용하여 문서를 디지털화하기로 선택한 회사는 다음과 같은 대가로 큰 혜택을 받습니다.

    • 더 많은 여유 물리적 공간
    • 더 빠른 문서 검색
    • 더 나은 문서 구성
    • 따라서 문서 검색에 소요되는 시간이 줄어들고 스트레스 리드가 줄어 듭니다.
    • 지속 가능성과 경쟁력
    • 간소화된 통신 및 작업 해결
    • 회사의 생산성 향상
    • 그리고 가장 중요한 것은 - 당신은 종이가없는 사무실로가는 올바른 길에 있다는 것입니다.

모든 비용으로이 실수를 피하십시오!

특히 디지털화가있는 프로젝트의 경우 많은 기업들이 그러한 프로젝트가 바닥이없는 구덩이로 발전 할 것을 두려워하기 때문에 종종 큰 꺼림을 느낍니다. 가장 일반적인 이유는 회사 자체의 지식 부족 과 작동하지 않는 소프트웨어를 제공하는 무능한 소프트웨어 제조업체에 대한 추가 신뢰입니다. 많은 소프트웨어 제조업체는 무지를 이용합니다.

이 시점에서 PaperOffice는 디지털화 구현을 기꺼이 도와 드릴 것입니다. 문서 관리 및 자동화 분야에서 20 년의 경험 덕분에 PaperOffice는 실습을 통해 작업 제안을 제공하고 완전한 구현을 통해 동행 할 수 있습니다.

중간 결론 1 / 3

IT 전문가도 필요없고 훈련 된 사서도 필요하지 않습니다!

당신이 정말로 필요로하는 것은

  • 올바른 소프트웨어
  • 신뢰할 수 있는 IT 파트너
  • 해당 하드웨어
때로는 하드웨어가 이미 있고 이전보다 더 많은 잠재력을 가지고 있으며 즉시 사용할 수있는 경우가 있습니다.

그건 그렇고, "종이 문서의 디지털화 : 10 가지 가장 중요한 장점"이라는 주제에 대한 특별 기사가 있습니다.이 기사는 일반적인 디지털화의 장점에 대해보고했습니다.

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

사무실에서 종이 소비를 줄이기 위해 따라야 할 5 단계는 무엇입니까?

사무실에서 종이 소비를 줄이고 디지털로 전환하기 위해 따라야 할 다섯 가지 단계를 나열했습니다.

  • 프로세스의 전략 및 분석

    종이없는 사무실에서 배포를 잘 계획하십시오. 회사의 프로세스를 분석하기에 충분한 시간을 확보하십시오. 무엇을 사용할 수 있거나 종이 형태로 보관해야합니까? 어떤 문서가 디지털 형식으로 충분합니까? 문서와 정보는 서로 다른 출처에서 온 것입니다 당신은 다른 출처와 다른 형식으로 제공되는 정보를 접하게 될 것입니다. 그 중 일부는 디지털 형식으로 파일 또는 데이터베이스에 저장되고 일부는 인쇄 된 문서 형태로 저장됩니다.

    이전 문서를 모두 스캔 및 디지털화하거나 특정 날짜까지 종이없는 사무실 / 시스템으로 전환 할 수있을뿐만 아니라 디지털 데이터를 사용하여 앞으로도 계속 효율적으로 작업 할 수 있습니다. 다기능 프린터/스캐너를 사용하여 스캔 및 디렉토리 모니터링을 수행하거나 대량의 문서를 대량으로 보관할 수 있습니다.

    첫 번째 옵션에는 더 많은 시간과 자원이 필요합니다. 이상적으로는 귀하와 귀하의 팀이 전자 파일을 구성하는 방법을 결정하고 향후 모든 문서가 디지털화되도록 단계별 연속 스캔 프로세스를 설정합니다.

    종이없는 사무실 프로젝트를위한 시간과 인력 계획

    분기 또는 90 일은 종이가없는 사무실로 전환하는 데 필요한 조치를 이행하기위한 합리적인 기간입니다.

    또한 원활한 전환을 허용하는 기간이기도합니다. 직원들이 하루에서 다음 날로 변경하도록 강요하는 빠른 수정 솔루션은 일반적으로 수명이 짧습니다. 이러한 방식으로 작업을 중단하지 않을 수도 있습니다.

    기본적으로 PaperOffice DMS를 사용하여 종이없는 사무실로 전환 할 때 여러 사람으로 구성된 프로젝트 팀이 필요하지 않습니다.

    많은 중소기업에서 실제 업무에서 이들을 공제하는 것은 불가능하거나 바람직하지 않습니다. 그러나 합리적인 것은 지시를 내릴 권한을 가진 적어도 한 사람을 최고 디지털 책임자 인 CDO로 만드는 것입니다. 미국 약어에 너무 열중하지 않으면 종이없는 사무실 프로젝트 관리자로 임명 할 수 있습니다.

    해당 담당자가 PaperOffice DMS에 대해 철저히 숙지하는 것이 중요합니다.

    소프트웨어의 명확하게 구조화 된 구조와 모든면에서 광범위하고 이해하기 쉬운 자습서 및 비디오로 인해 IT 학위나 외부 교육이 필요하지 않습니다. 또한, 첫 번째 전환 조치와 함께 "수행함으로써 학습"으로 수행 할 수 있습니다.

  • 종이없는 사무실로의 전환 기간 결정

    의도 된 90 일을 더 작은 기간으로 나누는 것은 전환의 각 단계에 집중하고 관련된 프로세스를 반영 할 수있는 목적을 가지고 있습니다. 또한 전환의 성공 사례를보다 쉽게 문서화 할 수 있습니다. 직원들은 조치에 대해 더 잘 이해하고 압도 당하지 않습니다. 동시에, 목표는 정신적 변화와 일치하는 내부적으로 전달되어야합니다. 이것이 얼마나 중요한지는 이미 서문에서 설명되었습니다.

    90 일을 각각 30 일의 세 섹션으로 나누는 것이 합리적입니다.

    처음 30일은 아 날로그에서 디지털로 변환할 모든 프로세스를 분석하는 데 사용됩니다.
    두 번째 30일에는 PaperOffice DMS와 필요한 하드웨어가 도입될 예정이지만, 처음에는 교육 목적으로만 도입되고 지속적인 프로세스가 수반됩니다.

    지난 30 일은 아날로그에서 디지털로 프로세스를 전환하는 데 소요되었으며, 직원들의 질문은 의심의 여지없이 제기되었습니다. 하나 또는 다른 잘못된 작업도 가능하지만 PaperOffice DMS의 계층 구조 덕분에 언제든지 수정할 수 있습니다.

    지난 30 일이 끝나고 90 일이 끝날 때, 완전히 통합 된 문서 관리 시스템이있어 이미 저축과 이점이 얼마나 큰지, 그리고 미래에 얼마나 큰지에 대한 분석을 이미 허용합니다.

  • 수집 경로 감지 및 데이터 저장 결정

    처음 30 일 동안, 초점은 지금까지 종이가 주요 역할을 한 과정을 조사하는 데 있습니다. 이를 위해서는 회사의 외부 및 내부 커뮤니케이션의 인터페이스를 인식하고 라이프 사이클을 따라야합니다.

    • 전화 통화(예: 주문 양식으로 작성됨)
    • 전자 메일 트래픽(예: 다음 모임을 위해 메일이 인쇄됨)
    • 편지
    • 비즈니스 고객 방문(예: 전화 통화 참조)
    • 첨부서류
    • 내부 대응

    다음으로 결정해야 할 것은 전자 양식의 경우 인쇄 된 용지로의 전환이 언제 어디서 발생하는지뿐만 아니라 종이에서 보관 또는 폐기물 바구니까지의 경로입니다.

    지금부터 디지털 방식으로 문서 디자인

    이제부터는 가능한 한 종이없이 할 수 있습니다 : 회의, 회의록, 수신 메일, 보내는 송장 및 메모는 PaperOffice에서 직접 만들 수 있습니다. 작업 및 워크플로도 디지털 방식으로 구현됩니다.

    송장을 디지털화하고 점진적으로 종이없는 회계를 구현하십시오.

    이와 같은 송장 발행은 종이없는 사무실의 일부이기도합니다.이 맥락에서 볼 수있을뿐만 아니라 디지털화와 적절한 처리가 문제이며 잘 계획되고 구현되어야합니다.

    인보이스를 디지털 방식으로 유지하고 디지털 부기를 만드는 사람은 누구나 저축 가능성을 인식하고 일반 회계 프로세스를보다 효율적으로 만들 수 있습니다.

    데이터 스토리지

    물리적 파일이 이제 디지털 파일이 될 것이라고 이미 결정했다면 즉각적인 질문은 해당 디지털 파일을 어디에 저장할 것인가입니다. 로컬 또는 외부 NAS 장치에 데이터베이스에 저장하시겠습니까?

    종이가없는 사무실로 전환 할 때 가장 중요한 측면 중 하나를 훑어 않아야합니다. 로컬 데이터 저장 및 NAS 장치 사용.

    아니면 회사에 데이터 저장소 또는 데이터베이스를 전혀 갖고 싶지 않습니까? 그러나 화재, 강도 등을 피하기 위해 클라우드 솔루션을 사용하는 것은 법적인 이유로 인해 문제가되지 않습니다. 그런 다음 물론 사용자에게만 할당 된 전용 서버에서 데이터베이스를 사용하는 솔루션은 매우 좋은 솔루션입니다.
    선택은 큽니다.

    사실, 해결책에 대한 검색은 처음 30 일의 섹션에 속합니다. 회사 네트워크에 통합된 PaperOffice DMS 문서 관리 및 NAS 하드웨어를 통해 모든 솔루션을 사용하여 종이에서 디지털로의 전환을 구현할 수 있습니다.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • 페이퍼오피스 DMS와 하드웨어 소개

    회사의 컴퓨터에 소프트웨어를 설치하고 계층 수준이 할당되고 NAS 서버가 설정되고 네트워크로 연결되면 소프트웨어가 학습됩니다.

    외부 (일반적으로 "비싼"컨설턴트와 동의어) 컨설턴트가 필요하지 않습니다. PaperOffice 직원은 물론 필요한 경우 사용할 수 있습니다. 전 세계 PaperOffice DMS와 협력하는 백만 개 이상의 회사는 지금까지 상세한 자습서 및 비디오 또는 PaperOffice DMS에 대한 질문에 대한 전화 조언을 잘 알고 있습니다.

    대부분의 프로세스는 자명하며 매우 잘 배치 된 도움말 메뉴가 수반됩니다. 그건 그렇고, 당신은 30 일을 고수하는 것에 대해 완고할 필요가 없습니다. 아날로그에서 디지털로의 전환에 관련된 모든 사람들이 작동 할 것이라는 의견이 있다면 원하는대로 프로세스를 단축 할 수 있습니다.

    폴더 구조

    의미있는 폴더 구조는 전환 후 쉽게 자신을 찾을 수 있도록 중요합니다. 기존의 "실제"폴더 구조에 따라 디지털 폴더 구조를 쉽게 구성 할 수 있습니다.

    자동화에 의존

    지능형 AI 인식 덕분에 문서의 중요한 문서 데이터를 인식하고 추출하여 문서 키워드에 사용할 수 있습니다. 이렇게하면 시간과 비용이 절약됩니다.

  • 종이없는 사무실로 전환 완료

    지난 30 일 (또는 그 이하)이 시작되고 직원은 교육 및 훈련 단계를 마칩니다. 전자 메일은 더 이상 인쇄되지 않지만 저장됩니다.

    워크플로 및 스탬프 사용

    문서와 이메일은 PaperOffice DMS의 워크플로 기능을 통해 언제든지 다른 직원에게 액세스, 편집 및 제공될 수 있습니다. 배달 또는 들어오는 편지에서화물 문서는 스캐너 또는 휴대 전화 캠을 사용하여 디지털화되고 PaperOffice의 OCR 소프트웨어를 사용하여 텍스트 문서로 변환됩니다.

    스탬프 기능을 사용하면 다양한 워크플로를 트리거하고 추가 작업을 수행할 수 있습니다. 동적 변수를 스탬프에 추가 할 수 있으며 사용시 이메일 알림도 자동으로 전송됩니다.

    백업하는 것을 잊지 마십시오.

    백업 기능이있는 중앙 저장소는 하나만 있습니다. 어떤 직원이 자신의 컴퓨터에 저장된 특정 문서를 가지고 있는지, 휴가 중이며 사용할 수 없기 때문에 어떻게 얻을 수 있는지에 대한 질문은 다시는 발생하지 않습니다.

    미군에서도 사용하는 데이터 암호화 방법입니다. 랜섬웨어를 사용하는 해커의 현재 인기 있고 수익성있는 게임은 PaperOffice에서 튀어 나옵니다.

    일관성 유지: 몇 년 동안 리허설 된 과정은 당분간 새로운 것이기 때문에 시작은 항상 어렵습니다. 오래된 패턴으로 되돌아 가지 마십시오.

  • 일관성을 유지하고 종이없는 사무실을 경험하십시오.

    궁극의 5단계 가이드

    우리는 종이없는 상태로 가고 다운로드 가능한 문서로 비즈니스를 디지털화하고 각 5 단계와 소요 시간을 자세히 설명하는 궁극적 인 5 단계 가이드를 만들었습니다.

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    중간 결론 2 / 3

    올바른 소프트웨어를 사용하면 종이가없는 사무실은 추가 작업을 의미하지 않습니다!

    정말로 필요한 것은 일부 소프트웨어뿐입니다.

    • 인보이스를 디지털 방식으로 사용할 수 있는 경우 개인화된 전자 메일을 통해 송장 수신을 완전히 자동화합니다.
    • 종이 송장의 경우 스캐너 무결성 덕분에 일괄 스캔으로 자동으로 캡처 할 수 있습니다.
    • 스캔한 문서 색인 작성 및 읽기
    • 그리고 가장 중요한 것 : 내용에 따라 디지털 및 스캔 한 문서를 자동으로 저장할 수 있습니다!

    그리고이 일반적인 실수를 피하십시오.

    어쨌든 소프트웨어 선택이 제어 할 수없는 비용 함정에 빠지지 않고 제조업체에 의존하지 않도록 자동 기록 (예 : 디렉토리 모니터링) 및 문서 교육을 직접 수행 할 수있는 DMS에 속하는지 확인하십시오!

디지털 전환의 결론

많은 기업에서 현대적이고 효율적인 종이없는 사무실은 하룻밤 사이에 성취되는 것이 아니라 유토피아도 아닙니다. 마침내 문서의 디지털화를 달성하려면 용지 축소 정책을 수립하고 더 이상 필요하지 않은 모든 것을 제거 할 수있는 솔루션을 찾아야합니다.

PaperOffice의 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 문서를 디지털화하고 종이없는 사무실을 구현할 수 있습니다. DMS 솔루션은 일관된 인프라를 제공하는 완벽한 솔루션입니다.
결과적으로 비즈니스 프로세스가 투명하게 매핑되고 워크 플로우를 디지털로 수행 할 수 있으며 모든 중요한 정보를 쉽게 볼 수 있습니다.

DMS 솔루션 덕분에 디지털 문서 및 콘텐츠를 감사 방지 방식으로 처리하고 저장할 수 있습니다(예: 회사 및 세무 감사 중 문제를 해결할 수 있음).

디지털 사무실을위한 팁과 트릭

종이없는 사무실이 실제로 작동하도록 9 가지 팁을 요약했습니다!

요컨대, 계약서, 영수증, 배달 메모, 들어오는 송장, 즉 종이에있는 모든 것과 같은 회사의 다양한 문서를 디지털화하는 것입니다. 또한 과거에 관한 논문뿐만 아니라 미래의 논문도 의문을 제기합니다.

의사 소통은 종이없는 사무실의 관련 파트너이기도합니다. 법적으로 걱정할 필요가 없으며 몇 가지 "미묘함"에주의를 기울이십시오. 폴더 구조 및 PDF 형식을 포함한 특정 문서는 세금 컨설턴트 또는 동료에게 자체 지원 아카이브로 쉽게 전달할 수 있습니다 - 단 몇 번의 마우스 클릭만으로 완료됩니다.

올바른 문서 관리 소프트웨어는 아날로그 디지털 문제를 해결합니다.

DMS는 문서 관리 시스템의 약자이며 문서, 특히 아날로그에서 디지털로의 변환을 포함하는 디지털 문서를 관리하기위한 것입니다. 페이퍼오피스 DMS는 그런 시스템이다. 그 기능의 범위는 직관적으로 설계된 메뉴 탐색만큼이나 놀랍습니다.이 탐색은 사소한 교육 만 있으면됩니다. 현장에 비싼 컨설턴트가 필요하지 않습니다. PaperOffice DMS에 대한 잘 설명 된 비디오 자습서는 무료로이 작업을 훨씬 저렴하게 수행 할 수 있습니다.

스캔, OCR, 자동 키워드로 보관, AI 제어 문서 병합, 통합 검색 엔진, 워크 플로우 기능, 1024Mbit로 암호화, MS Office에 직접 통합, 랜섬웨어에 대한 보호, 자동 템플릿 생성, 스탬프 기능, 작업 및 메모 관리.

이것들은 PaperOffice DMS의 가장 중요한 기능 중 몇 가지이며 앞서 말했듯이 귀하와 귀하의 직원 모두 IT 학위를 완료 할 필요가 없습니다.

중간 결론 3/3

1. GOBD (및 GDPR)를 준수하는 노하우와 소프트웨어로 제조업체에 문의하십시오!

2. 적합한 DMS 소프트웨어가 없습니다. 모든 DMS는 정당성을 가지고 있으며 궁극적으로 제품은 목적에 맞아야합니다.

3. 자신의 서버이든, 베를린 (독일)의 Strato AG 데이터 센터에있는 PaperOffice 전용 서버 또는 NAS이든간에 a) 전용으로 사용되지 않고 b) 안전한 국가에 위치하지 않는 타사 클라우드 스토리지에 귀하의 NEVER 문서를 저장하십시오 c) 한 번의 클릭으로 내보낼 수 없습니다.

조언을 따르고 사내 보안 문서 저장을 위해 NAS를 사용하는 경우 - PaperOffice는 이에 완벽 할뿐만 아니라 세계에서 가장 큰 NAS 제조업체를위한 유일한 공식 DMS이기도합니다 - QNAP www.qnap.com/PaperOffice :

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "종이없는 사무실 : 이것이 디지털화가 회사에서 성공하는 방법입니다.":

종이없는 사무실은 누구에게 적합합니까?

질문에 대한 빠르고 쉬운 대답은 모든 회사에 대한 것입니다. 모든 비즈니스 부문 및 규모는 중소기업 및 신생 기업에서 대기업에 이르기까지 종이없는 사무실의 혜택을 누릴 수 있습니다. 그러나 전환은 중소기업에게 특히 유용합니다. 처리 노력과 비용의 감소는 추가 성장 촉진에 필요한 예산을 확보합니다.

종이 없는 사무실에 클라우드 기반 DMS 공급자를 사용할 수 있습니까?

아니요. GDPR이 2018에서 최신으로 발효 된 이래로 모든 사람의 입술에 있었던 또 다른 요소는 데이터 보호입니다. DMS 솔루션과 DMS 소프트웨어는 민감한 개인 데이터가 포함된 문서를 처리, 관리 및 저장하는 데 사용됩니다. GDPR을 위반하는 경우 입법자는 높은 벌금을 부과합니다.

결론

  • 이익은 노력과 비용을 정당화합니다.

    디지털 방식으로 작업하고 오래된 문서를 새로운 시대로 가져 오는 것은 미래에 엄청난 시간, 돈 및 신경을 절약하는 가장 좋은 핵심 투자가 될 것입니다.

  • 아는 사람이 필요합니다.

    디지털화의 모든 이점을 활용하기 위해 자체 IT 전문가가 필요하지 않습니다.
    당신이 필요로하는 것은 그의 경험 덕분에 필요한 것을 정확하게 구현할 수있는 올바른 파트너입니다. 겁을 먹지 말고 실제로 테스트하지 않고 멋진 PowerPoint 프리젠 테이션 대신 테스트 위치를 선택하십시오.

  • 하드웨어는 일반적으로 이미 사용할 수 있습니다.

    경험에 따르면 거의 모든 운영, 회사 및 회사는 잠재력을 사용하지 않는 대형 복사기를 가지고 있습니다. 이 장치는 대량 스캔을 좋아하고 종이 클립에 관대하며 스캐너 투자없이 디지털 시작의 기초가 될 수 있습니다.

  • 올바른 DMS로 예상보다 저렴합니다.

    제조업체의 자비에 무자비하게 의존하는 DMS / ECM 시스템으로 비용 함정을 피하십시오. 문서를 가르치고 직접 설정하는 것과 같은 자신의 관리 옵션과 관련하여 타협하지 마십시오. 도움이 필요하면 제조업체가 기꺼이 도와 주지만 독립적으로 유지하십시오.

  • 디지털 자동화가 미래입니다.

    절차는 앞으로 완전히 동일하지만 완전히 자동화 될 것입니다.
    송장이 들어오시나요? 워크플로가 트리거되고 모든 것이 정의된 방식으로 진행됩니다.
    모든 1000 폴더를 검색? 당신은 당신의 자신의 구글을 가지고 있기 때문에 문제 없습니다!

PaperOffice 모든 문제 해결: 보장됨.

사례 연구

IDC Construccion은 PaperOffice DMS를 통해 건설 산업에서 문서 관리를 혁신했다.