종이 문서를 디지털화할 때 얻을 수 있는 10가지 가장 중요한 장점

문서의 디지털화는 구체적으로 무엇을 의미합니까?

간단히 말해서, 그것은 종이의 의미에서 물리적 문서를 디지털 형식으로 대체하는 과정입니다.

대부분의 사람들은 적어도 초보적인 방법으로이 과정에 익숙해야합니다. 문서를 스캔하거나 촬영하며, 스캐너가 일반적으로 사용됩니다. 그러나 각 인터페이스에 따라 다릅니다. 문서는 또한 셀 폰 카메라를 사용하여 디지털화될 수 있다.

많은 기업에서 종이 및 폴더에서 전자 형식으로 변경하는 것은 디지털화 과정에서 가장 중요하고 중요한 조치 중 하나입니다.

종이 문서를 스캔하는 방법

스캔 문서는 통합 스캐너 모듈 ScanConnect를 통해 추가되며, 무엇보다도 모든 스캐너, 다기능 장치, 모바일 앱 및 Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox 및 기타와 같은 대형 복사기에서 문서를 캡처 할 수 있습니다.

기존 문서에 대한 자동 버전 관리가 고려되며, 구분 기호 페이지 덕분에 스캔하는 방법은 문서 스택의 대량 스캔 후 개별 문서로 세분화하는 데 지원됩니다.

많은 문서를 스캔하는 경우 PaperOffice는 구분 기호 시트를 인식하고 보관을 위해 문서를 분리하기 때문에 특히 유용합니다. 회사에서 정기적으로 복잡한 형식 문서로 작업하는 경우 특히 유용한 훌륭한 기능은 PaperOffice가 AI를 사용하여 전체, 문서 유형, 날짜, 연락처 세부 정보 등과 같은 문서의 콘텐츠를 인식하는 것입니다.

OCR 또는 종이 문서를 어떻게 검색 할 수 있습니까?

이제 문서의 텍스트는 읽을 수있을뿐만 아니라 텍스트 스 니펫을 쉽게 검색 할 수있는 방식으로 사용할 수 있어야합니다.

수동 작업 없이 완전히 자동으로 파일링할 수 있습니다.

문서가 PaperOffice에 삽입되자마자, PIA 는 귀하를 붙잡고 있는 모든 것을 처리합니다.

즉, PIA는 Google과 같은 고전적인 검색 엔진과 같은 텍스트 기반 검색 및 찾을 수있는 모든 정보에 대한 강력한 검색 엔진을 제공하지만 시각적으로 모든 작업을 수행 할 수 있습니다 (예 : 문서를 시각적으로 비교하고 인식 할 수 있음).

PaperOffice는 이 시점부터 PIA에서 가르친 모든 문서를 자동으로 인식하여 자동 규칙 및 마스크 제출을 트리거할 수 있습니다.

문서 저장 및 인식을 자동화할 수 있습니까?

문서와 영수증을 자동으로 저장하기 위해 문서는 먼저 PaperOffice에서 진행됩니다. PaperOffice의 파일링 마스크는 색인 작성 및 제출 위치를 처리합니다.

학습된 문서 템플릿이 인식되자마자 저장소 마스크가 자동으로 트리거되며, 이는 자동화된 키워드 및 저장 위치를 담당합니다.

Data from the document is recognized and read out

저장소 마스크는 교습된 문서 템플릿에 의해 자동으로 트리거될 수 있을 뿐만 아니라 PIA 대화상자에서 수동으로 선택할 수도 있습니다.

PIA는 사용자 상호 작용 없이 정의된 스토리지 마스크에 따라 무제한의 문서에 대해 완전히 자율적으로 작동합니다.

• 자동으로 읽기
• 태그 전체
• 검색 가능하게 만들기
• 수행해야 하는 작업 및 워크플로 추가 및 모니터링
• 색인
• 새 대상 폴더 구조 만들기
• 대상 폴더에 저장
• 축소판 그림 만들기
• 필수 필드를 직접 작성하십시오.
• 연락처에 연결 및 연락처 검색을 위한 최적화

GoBD 준수 디지털화 및 법적 규정 준수

문서 관리 시스템을 통해 문서를 저장할 때 가장 중요한 측면 중 하나는 법적 규정 또는 GoBD의 요구 사항을 준수하는 것입니다.

약어 GoBD는 "전자 형식으로 책, 기록 및 문서를 적절하게 관리하고 저장하기위한 원칙 및 데이터 액세스"를 의미합니다.

특히, 중앙 SQL 데이터베이스 PaperOffice에 직접 감사 방지, 고도로 암호화된 문서 저장소로 인해 문서 표준 및 법률 지침 또는 세계 최고 수준의 독일 표준 GOBD 에 대한 모든 요구 사항을 충족합니다 .

버전 관리라는 용어는 문서 관리 시스템(DMS) 내에서 외래어가 아닙니다. GoBD 준수 버전 제어 및 감사 증명 버전 관리가 있는 문서 관리 시스템을 사용해야 하는 필요성은 그 어느 때보다 명확해졌습니다.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

버전 관리를 통해 모든 변경 사항을 추적 할 수 있습니다.

버전 관리라는 용어는 매우 쉽게 설명 할 수 있습니다 : 전반적으로 문서 나 파일의 변경 사항을 기록하는 데 사용되는 기능에 관한 것입니다. 문서 변경을 감지하여 섀도 복사본으로 새 문서 버전으로 저장할 수 있습니다.

불변성 보장

각 문서 변경은 문서의 "최신" 버전을 해당 아카이브에 배치합니다. 로깅을 통해 변경 내용을 투명하고 항상 추적할 수 있습니다. 이 시점에서 후속 뷰어는 언제 그리고 어떤 편집기에서 문서를 변경했는지 알 수 있습니다. 이렇게 하면 전체 문서 생명주기에 대한 개요가 제공됩니다. 버전 관리는 자동 또는 수동으로 수행 할 수 있습니다.

개정 보안을 보장하려면 문서 및 파일 변경에 대한 모든 세부 사항을 명확하게 추적 할 수 있어야합니다. 권한이 부여된 직원만 이러한 변경을 수행할 수 있도록 보장해야 합니다. 그러나 몇 년 후 어떤 직원이 언제 무엇을 바꿨는지 아는 것도 중요합니다.

디지털화를 위한 올바른 전략:
"단계별"과 "첫<>번째 단계적 종료"

아날로그 문서의 디지털화가 장점을 가지고 있다는 사실은 분명히 입증되었습니다.

그러나 단기간의 단점을 어떻게 줄일 수 있습니까?

디지털화의 더 비싼 변형은 이것을 전문으로하는 회사에 의뢰하는 것입니다. 상황에 따라 아카이브의 파일과 폴더는 화물로 회사에 전송되어 디지털화되고 다시 전송됩니다. 디지털화할 데이터의 형식은 이전에 결정되었습니다. 그러나 중요한 회사 데이터를 제공합니까? 디지털 아카이빙을 다루는 모든 회사가 최고 수준의 기밀성을 보장하지만 보장은 없습니다.

요청시 회사는 드럼 스캐너가 장착 된 트럭을 가져 와서 자체 회사 구내 주차장에서 현장에서 직접 디지털화 할 수 있습니다. 그러나 그것은 법안을 엄청나게 밀어 올립니다. 아카이브 크기에 따라 며칠이 걸릴 수있는 값 비싼 재택 근무는 별도로 지불해야합니다.

다행스럽게도 모든 회사에게는 아카이브가 아카이브여야 하지만 아날로그이든 디지털이든 상관없이 모든 정보를 동시에 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 이를 통해 기업은 아카이브를 처음부터 마지막 <> 의 물류 원칙에 따라 단계별로 디지털화 할 수 있습니다. 가장 최근에 받은 아날로그 문서를 먼저 디지털화합니다.

이유는 간단합니다.

현대 문서는 일반적으로 일상적인 작업 흐름에서 시간 먼 문서보다 훨씬 더 많이 필요합니다. 따라서 이러한 시기 적절한 문서를 먼저 디지털화해야 하며, 이는 더 나은 가용성 덕분에 작업 프로세스 속도를 높여야 합니다. 가장 좋은 경우, 디지털화 (아카이브 제거, 스캔, 디지털 저장, 아날로그 문서 다시 가져 오기)와 관련된 노력과 아카이브로 이동할 필요가 없기 때문에 현재 사용 가능한 프로세스 가속화 사이에 균형이 있으며 컴퓨터의 모든 프로세스를 수행 할 수 있습니다.

이 접근법의 또 다른 긍정적 인 효과는 보존 기간이 아날로그 아카이브 재고를 줄이고 보존 기간이 여섯 달 후에 만료되는 파일을 디지털화하지 않기 위해 최적으로 사용될 수 있다는 것입니다.

하드웨어 또는 쉬운 연결을 제공하고 사내에서 디지털화 범위를 결정하는 것이 중요합니다!

회사의 관리 직원 수 또는 문제가 되는 VDU 직무의 수는 때때로 크게 다르기 때문에 회사 규모와 관련하여 디지털화를 통해 얼마나 많은 직원을 위임해야 하는지 말할 수 없습니다.

최소한 각 직원은 스캐너 기능이있는 장치, 바람직하게는 여러 피드를 스캔 할 수있는 문서 스캐너와 다른 형식에 액세스 할 수 있어야합니다.

각 디지털화의 범위는 디지털화에 관련된 사람들의 수만큼 까다 롭습니다.이 시스템에서는 디지털화가 거의 부수적이기 때문입니다. 예를 들어, 직원 Z가 회사 XYZ와 관련하여 프로세스를 처리하는 형태로 구현할 수 있습니다. 동시에 이것은 회사 XYZ에서 전체 아날로그 아카이브 파일을 디지털화하는 트리거가 될 수 있습니다.

그러나 예를 들어 장기적인 비즈니스 관계는 상당히 많은 수의 파일에 나타날 수 있습니다. 또 다른 변형은 비즈니스 관계의 특정 세그먼트, 정확히 가장 빈번한 처리의 대상이되는 세그먼트 만 디지털화하는 것입니다. 예를 들어, 송장 발행 또는 배달 메모. 올바른 소프트웨어를 사용하면 프로세스 수반 디지털화를 문제없이 구현할 수 있습니다.

궁극의 5단계 가이드

팁

우리는 종이를 사용하지 않고 비즈니스를 디지털화하는 궁극적 인 5 단계 가이드를 작성하여 각 5 단계와 소요 시간을 자세히 설명합니다.

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

DMS 소프트웨어를 직접 구축하거나 오픈 소스를 구축하시겠습니까?

나에게 적합한 소프트웨어는 무엇입니까?

많은 회사의 소프트웨어 구성은 천천히 성장한 회사 역사와 유사합니다. 너무 복잡해서 소수의 오랜 직원 만이 그것을 이해합니다.

더 나은 솔루션은 스캔에서 프로비저닝, 아카이빙에 이르기까지 모든 프로세스를 수행하고 동시에 다른 소프트웨어를 연결하는 인터페이스를 제공하는 소프트웨어입니다. 궁극적으로 회사의 디지털 문서에 데이터 처리 및 처리 및 보안 측면에서 모든 요구 사항을 충족하는 가정을 제공하는 자체 설명 메뉴 탐색 기능을 갖춘 소프트웨어입니다.

조금 한심해 보입니까?

맞습니다만, 단순하고 기능적인 파토스는 직원들이 땀을 흘리게 만드는 IT 기술 전문 용어의 급류보다 낫습니다.

PaperOffice는 문서를 디지털화하는 데 적합합니다.

올바른 문서관리소프트웨어는 아날로그 디지털 문제를 해결합니다.

DMS는 문서 관리 소프트웨어의 약자이며 문서, 특히 아날로그에서 디지털로 변환하는 것을 포함하는 디지털 문서를 관리하기위한 것입니다. 페이퍼오피스 DMS는 이러한 소프트웨어입니다. 그 기능의 범위는 직관적으로 설계된 메뉴 탐색만큼이나 놀랍습니다.이 탐색은 사소한 교육 만 있으면됩니다. 현장에 비싼 컨설턴트가 필요하지 않습니다. PaperOffice DMS에 대한 잘 설명 된 비디오 자습서는 무료로이 작업을 훨씬 저렴하게 수행 할 수 있습니다.

스캔, OCR, 자동 키워드로 보관, AI 제어 문서 병합, 통합 검색 엔진, 워크 플로우 기능, 1024Mbit로 암호화, MS Office에 직접 통합, 랜섬웨어에 대한 보호, 자동 템플릿 생성, 스탬프 기능, 작업 및 메모 관리.

이것들은 PaperOffice DMS의 가장 중요한 기능 중 몇 가지이며 앞서 말했듯이 귀하와 귀하의 직원 모두 IT 학위를 완료 할 필요가 없습니다.

스캔 문서를 저장하는 가장 좋은 장소는 어디입니까?

디지털화된 데이터를 Synology 또는 QNAP과 같은 NAS 장치에 있는 데이터베이스 또는 전용 서버에 보관하는 것이 좋습니다. 자신의 외부 (전용) PaperOffice 서버를 사용하면 완벽한 데이터 보호 기능을 갖춘 클라우드의 모든 이점을 얻고 매월 비용과 많은 작업을 절약 할 수 있습니다.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

PaperOffice 서버를 사용하면 클라우드 솔루션의 모든 장점과 단 하나의 큰 차이점을 누릴 수 있습니다. 그것은 당신 자신의 전용 데이터베이스 서버이며 아무도 당신에 액세스하지 않습니다.

서버를 사용하고 싶지 않으십니까? 문제 없어요.

NAS가 문서 보관에 이상적인 이유

NAS, 네트워크 연결 스토리지, 독일어로 네트워크 연결이 가능한 스토리지 장치, PaperOffice DMS 및 내부 클라우드용 호환 소프트웨어가 준비되었습니다. 상태 및 비 상태 호기심으로부터 절대적으로 안전하며 백업 기능 덕분에 하드 드라이브 충돌로부터 안전합니다.

중간 결론 3/3

1. GOBD (및 GDPR)를 준수하는 노하우와 소프트웨어로 제조업체에 문의하십시오!

2. 적합한 DMS 소프트웨어가 없습니다. 모든 DMS는 정당성을 가지고 있으며 궁극적으로 제품은 목적에 맞아야합니다.

3. 자신의 서버이든, 베를린 (독일)의 Strato AG 데이터 센터에있는 PaperOffice 전용 서버 또는 NAS이든간에 a) 전용으로 사용되지 않고 b) 안전한 국가에 위치하지 않는 타사 클라우드 스토리지에 NEVER 문서를 저장하십시오 c) 한 번의 클릭으로 내보낼 수 없습니다.

팁

조언을 따르고 사내 보안 문서 스토리지에 NAS를 사용하는 경우 - PaperOffice는 이에 완벽 할뿐만 아니라 세계에서 가장 큰 NAS 제조업체를위한 유일한 공식 DMS이기도합니다 - QNAP www.qnap.com/PaperOffice :

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.