ASUSTOR управление на документи DMS за NAS

Системите за управление на документи, управление на документи, наричани също DMS, подпомагат вашата организация при електронната и структурирана организация на бизнес документи. Следователно една DMS е важна стъпка към офис без хартия.

В комбинация с вашето ASUSTOR NAS ще създадете идеалния дует за дигитализиране на аналогови документи и увеличаване на ефективността на процесите за търсене и архивиране.

Управлението на документи PaperOffice е единствената в света официално одобрена от ASUSTOR DMS система за вашите ASUSTOR устройства.

Какво е NAS?

С търговското наименование „ASUSTOR NAS“, тайванската компания ASUSTOR предлага различни устройства за съхранение с мрежово прикачване (NAS устройства). Тези устройства позволяват както на предприятията, така и на частните потребители ефективно да защитават, организират и използват своите данни.

Следователно, NAS е файлов сървър със собствена операционна система, която предоставя своето хранилище през мрежата.

ASUSTOR NAS предлага идеалните условия за всички предприятия, но особено за малките и средни предприятия (SMEs), за бързо и лесно съхраняване на бизнес данни.

В следващата статия ще ви покажем как да извлечете максимум от вашето ASUSTOR NAS за вашето предприятие и как управлението на документи може да функционира лесно и без Docker.

Защо да използвате NAS вместо Cloud?

Има няколко причини да използвате решение NAS (Network Attached Storage) вместо базирано на Cloud решение, ето няколко примера:

• 1. Контрол и сигурност: NAS се намира под физическия контрол на предприятието, което означава, че вие като предприятие имате пълен контрол над вашите собствени данни и можете да гарантирате, че тези данни са безопасни и защитени.
  В облачна среда обаче вашите данни се предават на външен доставчик и не подлежат на същите стандарти за сигурност като вътрешното предприятие.


• 2. Защита на данни: Предприятията трябва да спазват законовите разпоредби за защита на личните данни съгласно Общия регламент за защита на данните (GDPR) на Европейския съюз при съхранение на лични данни. Следователно предприятията трябва да гарантират, че избраните технологии и услуги за съхранение отговарят на изискванията за защита на данни.
  NAS (Network Attached Storage) е по-подходящ избор от облачно решение, когато става въпрос за спазване на GDPR регламента.
  Тъй като остава собственост на предприятието, данните могат директно да се обработват и защитават от предприятието. NAS също предлага високо ниво на гъвкавост, тъй като данните не трябва да се съхраняват в външен център за данни. Допълнително, предприятията могат да шифроват данните на NAS, за да ги защитят от неоторизиран достъп.
• 3. Интернет връзка: NAS може да се използва независимо от интернет връзка, което го прави идеален за предприятия, които работят в селски региони или региони с нестабилни интернет връзки.


• 4. Разходи: Разходите са важно предимство, което NAS има пред облачното съхранение. NAS е по-евтин за закупуване от облачна услуга, тъй като се плаща само веднъж и е изцяло ваша собственост.
  Освен това месечните разходи за NAS са значително по-ниски от тези за облачна услуга. При NAS не трябва да се плащат месечни абонаментни такси. Освен това при NAS не се налагат допълнителни такси за честотна лента, които могат да възникнат при използване на облачна услуга.


• 5. Гъвкавост: NAS предлага на предприятията повече гъвкавост при избор на хардуер и капацитет за съхранение. Той също така позволява разширяване на хранилището, за да отговори на нарастващите потребности на предприятието.

ASUSTOR NAS в комбинация с PaperOffice DMS предлага на вашето предприятие лесно и надеждно решение за управление на вашите документи.

PaperOffice DMS е лесен за използване софтуер, който позволява на предприятията да организират, съхраняват, категоризират и управляват своите документи, така че те да бъдат леснодостъпни винаги и навсякъде.

Чрез комбинацията от NAS и ефективното управление от PaperOffice DMS, можете да повишите продуктивността на вашето предприятие, като гарантирате, че документите могат да бъдат бързо и надеждно достъпни. Той също така предлага допълнителна защита на данните, тъй като те се съхраняват на NAS, а не на локални компютри или външна облачна услуга.

Колко трудна е инсталацията и настройката на базата данни?

Инсталацията и настройката на базата данни на вашето ASUSTOR NAS изобщо не е трудна и не изисква IT специалист.

Настройката с помощта на PaperOffice видео в YouTube може също да бъде извършена от начинаещи за няколко минути.

Как вашите данни ще попаднат на ASUSTOR NAS?

Има няколко начина за прехвърляне на данни в системата за управление на документи PaperOffice (DMS), която работи на ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Ето няколко примера:

Сканиране на документи

Процесът е прост: Ако данните не са налични в дигитална форма, документите на хартиен носител трябва първо да бъдат сканирани или снимани.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

С вашия скенер или друго устройство за дигитализация документът не само се преобразува в изображение, но и съдържанието му може да бъде електронно „прочетено“. Вградената функция за сканиране в PaperOffice DMS се свързва с вашия скенер и по този начин пренася дигиталния носител в софтуера за управление на документи.

За това как най-добре да интегрирате скенера си, за да дигитализирате документите, вече сме написали друг статия.

Дигитално съхраняване на документи

Данните, налични в дигитална форма, като имейли или дигитални файлове, могат лесно да бъдат преместени в интерфейса на PaperOffice чрез влачене и пускане (Drag&Drop). Ако искате да архивирате няколко документа без ръчно усилие, подходяща за това е интегрираната в PaperOffice функция за наблюдение на папки. Тя позволява гладка архивиране на фона.

Съществуващи данни

Системата за управление на документи от PaperOffice също така улеснява потребителите в преместването на вече дигитално налични данни, които са съхранени на твърди дискове на лаптопи или десктоп компютри, към споделено хранилище на данни, каквото е ASUSTOR NAS.

По този начин, всички съществуващи данни могат да бъдат импортирани в системата за управление на документи само с едно кликване на мишката.

Добавена стойност и ползи от ASUSTOR NAS заедно с PaperOffice DMS

Използването на ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) в комбинация със системата за управление на документи (DMS) PaperOffice предлага редица предимства, някои от тях са:

• 1. Централизирано управление на данните: DMS позволява съхраняването и организирането на всички документи и файлове на едно централно място, което улеснява сътрудничеството и достъпа до данните, тъй като всеки служител може да има достъп до необходимите файлове без да ги копира на USB стик.
  Това спестява време и предотвратява грешки, които могат да възникнат при ръчно прехвърляне.


• 2. Повишена сигурност: NAS предлага допълнителни функции за сигурност като криптиране и редундандност, за да предпази данните от загуба или неоторизиран достъп. Както и висока сигурност на данните чрез различни опции за резервно копиране.
  Могат да се създават автоматични резервни копия, за да се възстановят важни файлове в случай на срив или случайно изтриване. Има и възможност за криптиране на данни, за да се гарантира, че чувствителната информация е защитена от неоторизиран достъп.


• 3. Повишена скорост на достъп: NAS позволява по-бърз достъп и обработка на данни, което увеличава продуктивността.


• 4. Лесна поддръжка и актуализация: DMS и NAS са независими един от друг и могат да бъдат поддържани и актуализирани поотделно, което улеснява поддръжката.


• 5. Повишена гъвкавост: Комбинацията от ASUSTOR NAS и PaperOffice DMS предлага разнообразие от конфигурационни и персонализируеми опции, за да отговори на нуждите на компанията.


• 6. Лесно разширяемо пространство за съхранение: Тъй като компаниите често растат и се нуждаят от повече пространство за съхранение, ASUSTOR NAS може лесно да бъде разширен, за да отговори на нарастващите изисквания. Това е по-икономично и лесно за осъществяване в сравнение с други решения за съхранение, като например външни хард дискове или облачни решения.


• 7. Поддръжка на мобилен достъп и дистанционна работа: Чрез използването на ASUSTOR NAS и PaperOffice DMS, човек може да достъпва и обработва данни от всяко място, което разширява възможностите за дистанционна работа и мобилно сътрудничество.


• 8. Повишена ефективност: Използването на PaperOffice DMS и ASUSTOR NAS позволява по-бързо намиране, организиране на данни и автоматизиране на процеси, което увеличава ефективността.


• 9. Обширно управление на потребителите: Сред другото, възможността за създаване и управление на множество потребителски акаунти.
  Това позволява на компаниите да задават различни права на достъп за различни служители или отдели. Например, служител в счетоводството може да има достъп до финансови документи, докато служител в маркетинга има достъп само до маркетингови документи.

DMS позволява на компаниите да съхраняват и управляват своите документи и файлове централно. Това улеснява търсенето и сътрудничеството, тъй като служителите могат да имат достъп до необходимите файлове от всяко място. Също така предлага възможността за автоматизиране на работните потоци с документи, с цел спестяване на време и ресурси.

Управлението на документи (DMS) в комбинация с ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) предлага на компаниите мощно и надеждно решение за управление и съхранение на документи, както и достъп до техните документи и файлове.