Управлението и съхранението на документи на устройства NAS е все по-популярно решение за компании и организации, които търсят ефективен начин за сигурно и надеждно съхранение и управление на своите данни.
В тази статия ще разгледаме предимствата от използването на устройства NAS за управление на документи и как да ги използвате най-добре и да ги организирате с помощта на PaperOffice.
Какво е устройство NAS и какви предимства има за управлението на документи?
Устройство NAS (Network Attached Storage) е автономно устройство за съхранение, свързано чрез мрежа с един или повече компютри. То позволява на потребителите да имат достъп и да съхраняват общи данни и файлове.
Обикновено устройствата NAS имат няколко диска и предлагат функционалности като поддръжка на RAID и възможност за достъп до данните през Интернет.
Централизираното съхранение на документи на устройства NAS предоставя на компаниите предимството да съхраняват и ефективно управляват всички съответни данни и документи на едно място.
Това отстранява нуждата да се съхраняват и синхронизират документи на различни компютри или външни устройства.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Освен предимството на централизирания склад, има и други предимства, които правят устройствата NAS привлекателни за предприятия. Тези предимства включват висока скалируемост, сигурност, ценова ефективност и възможността за достъп от всяко място. Комбинирането на тези предимства прави използването на устройства NAS ефективно решение за съхранение и управление на документи и данни за предприятия.
Защо е смислено да използвате система за управление на документи заедно с вашия NAS?
Управлението на документи и данни е от решаващо значение за предприятия от всякакъв размер. Ефективното управление на документи може да помогне на предприятията да оптимизират своите бизнес процеси, да увеличат ефективността и да подобрят продуктивността.
Устройство NAS може да помогне за подобряване на съхранението и достъпа до документи, но използването на система за управление на документи в комбинация с устройство NAS предлага и други предимства.
Ефективна организация и управление на документи: Системата за управление на документи може да помогне при организирането и категоризирането на документи, за да могат да бъдат намирани бързо и лесно. Използването на тагове, ключови думи и потребителски полета може да се използва за лесно сортиране и търсене на документи.
Автоматизирани работни процеси: Системата за управление на документи може да помогне при автоматизирането на ръчните процеси, което води до по-голяма ефективност и продуктивност. Например, работни процеси могат да бъдат автоматизирани, за да пренасочат документите към правилните хора или за да се получат одобрения.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Контрол на достъпа и сигурност: Системата за управление на документи може да помогне при контрола и ограничаването на достъпа до документи, за да се гарантира, че чувствителните данни не попадат в грешни ръце. Използването на права за достъп и функции за наблюдение може да подобри сигурността на данните на предприятието.
Интеграция с други приложения: Системата за управление на документи може да бъде интегрирана в други приложения, за да се осигури безпроблемен работен процес. Например, тя може да бъде интегрирана с пощенски клиенти, календари и други бизнес приложения.
По-добро сътрудничество: Системата за управление на документи може да помогне за подобряване на сътрудничеството между екипи и отдели, като дава достъп на всички до документи и информация. Използването на функции за коментариране може да бъде полезно при това.
