PaperOffice DMS за мениджиране на документи за NAS от QNAP

Системите за управление на документи, наречени също документно управление (DMS), подпомагат вашата организация в електронната и структурирана организация на деловите документи. Така DMS е важна стъпка към офис, освободен от хартия.

В комбинация с вашия QNAP NAS те образуват идеалната двойка, за да дигитализирате аналоговите архиви и да увеличите ефективността на процесите за търсене и архивиране.

PaperOffice DMS е единствената DMS система, официално одобрена от QNAP по света за вашите устройства QNAP.

Какво е NAS?

Под наименованието „QNAP NAS“ тайванската компания QNAP разпространява различни устройства за запаметяване Network-Attached-Storage (NAS). Тези устройства позволяват както на предприятия, така и на частни потребители да защитят ефективно данните си и да ги организират и използват индивидуално.

Така NAS е файлов сървър със собствена операционна система, който предоставя своето пространство за съхранение чрез мрежата.

QNAP NAS предлага идеалната възможност за всички компании, особено малките и средните предприятия, за бързото и лесно съхранение на корпоративни данни.

В следващата статия ще ви покажем как да извлечете максимума от вашия QNAP NAS за вашето предприятие, как и как лесно и без Docker документното управление може да заработи.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Защо да използваме NAS вместо облак?

Има няколко причини да изберете решение за свързано съхранение вместо основано на облак, ето няколко примера:

• 1. Контрол и сигурност: NAS е под физическия контрол на предприятието, което означава, че като предприятие имате пълен контрол върху вашите данни и можете да гарантирате, че тези данни са сигурни и защитени.
  В облачна среда вашите данни се предават на външен доставчик и не са подложени на същите стандарти за сигурност като самото предприятие.


• 2. Защита на личните данни: При съхранение на лични данни предприятията трябва да спазват законодателството за защита на данните (GDPR) на Европейския съюз. Поради това предприятията трябва да осигурят, че технологиите и услугите за съхранение, които избират, отговарят на правилата за защита на данните.
  NAS (съхранение, свързано с мрежата) е по-подходящият избор от облачно решение, когато става въпрос за спазване на GDPR-разпоредбите.
  Тъй като принадлежи на предприятието, данните могат да бъдат обработвани и защитени директно от предприятието. NAS предлага висока степен на гъвкавост, тъй като те не се налага да бъдат съхранявани във външен облачен център. Освен това предприятията могат да криптират данните на NAS, за да ги предпазят от неоторизиран достъп.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3.Интернет връзка: NAS може да бъде използван независимо от интернет връзка, което го прави идеално за предприятия, работещи в селските райони или райони с нестабилна интернет връзка.


• 4.Разходи: Разходите са важно предимство, което NAS предлага в сравнение със съхранение в облак. NAS е евтин при закупуване в сравнение с услугата в облак, за която трябва да платите само веднъж и което принадлежи само на вас.
  Освен това месечните разходи за NAS са значително по-ниски от тези за услуга в облак. Тъй като не се изискват месечни такси за абонамент за NAS. Освен това се не се налагат допълнителни такси за пропускана субсидия, които могат да се заплатят за услуга в облак.


• 5.Гъвкавост: NAS предлага на предприятията повече гъвкавост при избор на хардуер и капацитет на съхранение. То също така позволява разширяване на дисковото пространство, за да се отговори на нарастващите нужди на предприятието.

Съчетаването на QNAP NAS и ефективното управление на PaperOffice DMS предоставя на вашето предприятие лесно и надеждно решение за управление на документите ви.

PaperOffice DMS е потребителски приятен софтуер, който позволява на предприятията да организират, съхраняват, категоризират и управляват своите документи така, че да могат лесно да имат достъп до т

Как данните ви достигат до QNAP NAS?

Има няколко начина за прехвърляне на данни в системата за управление на документи PaperOffice (DMS), която работи на QNAP NAS (Network Attached Storage). Ето някои примери:

Сканиране на документи

Процесът е прост: ако данните все още не са в цифров формат, документите, които са физически налични на хартия, трябва да бъдат сканирани или снимани.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Скенерът ви или друго устройство за цифрово копиране не само превръща документа в изображение, но може и да „прочете“ неговото съдържание електронно. Функцията за сканиране, вградена в PaperOffice DMS, се свързва с вашия скенер и прехвърля цифровата информация в софтуера за управление на документи.

Вече сме написали друга статия за това, как най-добре да интегрирате скенер, за да цифровизирате документите си.

Цифрово съхранение на документи

Вече цифрови данни, като електронни писма или цифрови файлове, могат да бъдат пуснати в PaperOffice чрез простото „влачене и пускане“ в интерфейса му. Ако искате да архивирате няколко документа без ръчна намеса, интегрираното в PaperOffice наблюдение на папки е подходящо за това. Това позволява безпроблемно архивиране в дълбочина.

Съществуващи данни

Системата за управление на документи на PaperOffice също прави лесно на потребителите да преместят вече цифровите данни, които вече се намират на хард дискове на лаптопи или настолни компютри, на споделено хранилище, като QNAP NAS.

Така всички съществуващи данни могат да бъдат импортирани в системата за управление на документи с едно щракване на мишката.

Допълнителна стойност и полза от комбинирането на QNAP NAS с PaperOffice DMS

Използването на QNAP NAS (Network Attached Storage) в комбинация със системата за управление на документи (DMS) PaperOffice предлага няколко предимства, някои от тях са:

• 1. Централизирано управление на данни: DMS-ът позволява да се съхраняват и организират всички документи и файлове на едно централно място, което улеснява сътрудничеството и достъпа до данните, тъй като всеки служител може да достъпи необходимите файлове, без да ги копира на USB устройство.
  Това пести време и предотвратява грешките, които могат да възникнат при ръчен пренос.


• 2. Повишена сигурност: NAS-ът предлага допълнителни функции за сигурност като криптиране и излишна копия, за да се предотврати загубата на данни или неоторизиран достъп. Също така осигурява висока сигурност на данните с различни варианти за резервно копиране.
  Могат да се създават автоматични резервни копия, за да може да се възстановят важни файлове в случай на инцидент или нежелано изтриване. Съществува и възможност за криптиране на данните, за да се гарантира, че чувствителната информация е защитена от неоторизиран достъп.


• 3. Повишена скорост на достъп: NAS-ът позволява по-бърз достъп и редактиране на данните, което повишава продуктивността.


• 4. Лесна поддръжка и актуализации: DMS-ът и NAS-ът са независими и могат да се поддържат и актуализират отделно, което улеснява поддръжката.


• 5. Повишена гъвкавост: Комбинацията от QNAP NAS и PaperOffice DMS предлага разнообразни възможности за конфигурация и персонализация, за да отговори на изискванията на компанията.


• 6. Също така, лесното разширяване на пространството за съхранение е едно от предимствата. Поради често увеличаването на бизнеса и нуждата от повече място за съхранение, QNAP NAS лесно може да се разшири, за да отговори на растящите изисквания. Това е по-икономично и по-лесно за реализация в сравнение с други решения за съхранение, като например външни твърди дискове или облакови услуги.


• 7. Поддръжка на мобилен достъп и работа от разстояние: Чрез използването на QNAP NAS и PaperOffice DMS, можете да достъпвате и редактирате данни от всяко място, което разширява възможностите за работа от разстояние и мобилно сътрудничество.


• 8. Повишена ефективност: Използването на PaperOffice DMS и QNAP NAS позволява по-бързо намиране, организиране и автоматизиране на процесите, което повишава ефективността.


• 9. Друго предимство на QNAP NAS в комбинация с системата за управление на документи е обширното управление на потребителите, включително възможността за създаване и управление на множество потребителски акаунти.
  Това позволява на компаниите да определят различни права за достъп за различни служители или отдели. Например служител във финансовото отделение може да има достъп до финансови документи, докато служител в маркетинга само да има достъп до маркетингови документи.

Системата за управление на документи позволява на компаниите да съхраняват и управляват своите документи и файлове на централно място. Това улеснява търсенето и сътрудничеството, тъй като служителите могат да достъпват необходимите файлове от всяко място. Системата също така предлага възможност за автоматизиране на документни процеси, за да се спестят време и ресурси.

Системата за управление на документи (DMS), комбинирана с QNAP NAS (Network Attached Storage), предлага на предприятията мощно и надеждно решение за управление и съхранение на документи, както и достъп до тях.