Представяме ви 7 практически предизвикателства и представяме решенията
През 2022 г. PaperOffice проведе проучване с няколко строителни компании относно най-големите препятствия при управлението на данни, документи и информация, като взе под внимание някои корпоративни данни от проведените изследвания. Постигнахме следните изводи:
Предизвикателство 1
Трудно се намират документите в съществуващата система за подрежданеЦели 82 процента от проучените компании заявиха, че имат затруднения при намиране на документ във своята структура на папки поради объркващо именуване на файловете или лошо категоризиране.
Категоризацията на документите е невъзможна поради липса на време и единствено би могла да се предприеме с автоматично изпълнение.
Без значение дали става въпрос за физически папки или цифрови папкови структури на сървъри - името на документа обикновено трябва да осигурява информация относно съдържанието му.
Понякога хората търсят в своята функция за търсене на компютъра ключовите думи, с надеждата те да се съдържат в името на търсения документ.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Търсенето по този начин бързо води до объркване, тъй като липсата на еднаква структура може да доведе до това, че файловете не винаги съдържат търсените ключови думи.
Подобно на физическа папка, която стои на погрешната полица, в различна стая или е поставена неправилно или чието етикет е нечетлив или грешен.
Със сигурност всеки познава "закачения изследовател", който общо взето се изправя пред поредица от 5000 файлове и напълно приключва търсенето, което изисква стандартно, лесно търсене, свързано с рестартиране на компютъра.
TIP: Разберете повече за успешната интеграция на PaperOffice в строителна компания IDC Construccion S.L. Лас Палмас, като изучите нашия казус, като щракнете тук.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Предизвикателство 2
Неяснота относно актуалната и правилната версия на документиНеяснотата относно актуалната и правилната версия на документи е значително предизвикателство за компаниите.
Строителните компании заявиха, че нямат представа коя версия на документ или информацията е актуална и верна.
В наши дни, когато няколко лица могат да работят върху един документ независимо от мястото и времето, ясната комуникация е от решаващо значение.
За да се избегнат недоразуменията, е важно всеки достъп,
