أدوات إدارة المستندات QNAP DMS لأجهزة التخزين NAS
أنظمة إدارة المستندات ، المعروفة أيضًا باسم DMS ، تدعم منظمتك في تنظيم الوثائق التجارية الإلكترونية والمنظمة. لذا فإن DMS هو خطوة مهمة نحو المكتب الخالي من الورق.
بالتعاون مع QNAP NAS S ، تشكلون الثنائي المثالي لتحويل التخزين التناظري إلى رقمي وزيادة كفاءة عمليات البحث والأرشفة.
يعد إدارة المستندات PaperOffice هو الجهاز الوحيد المعتمد عالميًا من قبل QNAP لأجهزة QNAP الخاصة بك.
ما هو NAS؟
تحت اسم "QNAP NAS" ، توزع الشركة التايوانية QNAP مجموعة متنوعة من أجهزة التخزين المتصلة بالشبكة (جهاز NAS). تتيح هذه الأجهزة للشركات والمستخدمين النهائيين حماية بياناتهم بكفاءة وتنظيمها واستخدامها بشكل فردي.
وبالتالي فإن NAS هو خادم ملفات بنظام تشغيله الخاص يوفر مساحة تخزينه عبر الشبكة.
توفر QNAP NAS الظروف المثلى لجميع الشركات ، وخصوصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، للتخزين السريع والميسر لبيانات الشركة.
في المقال التالي ، سنوضح لك كيف يمكنك الاستفادة القصوى من QNAP NAS الخاص بك لشركتك وكيف يمكن أن يعمل إدارة المستندات بسهولة وبدون Docker.
Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung
لماذا تستخدم NAS بدلاً من السحابة؟
هناك أسباب عديدة لاستخدام حل تخزين متصل بالشبكة (NAS) بدلاً من حل مبني على السحابة ، وسنذكر لك بعض الأمثلة:
- 1. السيطرة والأمان: يتم تحت تصرف الشركة جسديًا. وهذا يعني أنه بإمكانك تحقيق السيطرة الكاملة على بياناتك الخاصة وضمان سلامتها وحمايتها.
ومع ذلك ، يتم نقل بياناتك في بيئة السحابة إلى مزود خارجي ولا تخضع لنفس معايير الأمان التي يتخذها الشركة نفسها. - 2. الخصوصية: يجب على الشركات الامتثال لأحكام اللائحة العامة للحماية من البيانات الشخصية (GDPR) التابعة للاتحاد الأوروبي عند تخزين البيانات الشخصية. وبالتالي ، يجب على الشركات التأكد من أنها تلتزم بقواعد الخصوصية عند اختيار تقنيات التخزين والخدمات.
يعتبر جهاز التخزين المرفق بالشبكة (NAS) هو الاختيار الأكثر مناسبة بدلاً من حل مبني على السحابة عند الامتثال لقواعد اللائحة العامة للحماية من البيانات الشخصية (GDPR).
حيث أنه يعود بالشركة ملكيته ، فإن البيانات يمكنها أن تستخدم وتحمي بشكل مباشر من قبل الشركة. ويوفر NAS أيضًا مرونة عالية حيث لا يلزم تخزين البيانات في مركز بيانات خارجي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشركات تشفير البيانات على جهاز التخزين المرفق بالشبكة (NAS) لحمايتها من الوصول غير المصرح به. - 3. اتصال بالإنترنت: يمكن استخدام جهاز NAS بغض النظر عن اتصال الإنترنت ، مما يجعله مثاليًا للشركات التي تعمل في المناطق الريفية أو المناطق ذات اتصالات إنترنت غير مستقرة.
- 4. التكلفة: التكلفة هي ميزة هامة تقدمها جهاز التخزين المرفق بالشبكة (NAS) بدلاً من تخزين البيانات في السحابة. جهاز NAS أرخص في الشراء من خدمة السحابة ، حيث يتعين عليك دفع مرة واحدة فقط ويكون تملكك للجهاز.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن تكاليف الشهرية لجهاز NAS أقل بكثير من تكاليف خدمة السحابة. حيث لا يتعين دفع رسوم اشتراك شهري عند استخدام جهاز NAS. بالإضافة إلى ذلك ، لا ينطوي جهاز NAS على أي تكاليف إضافية لعرض النطاق الترددي
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
كيف تصل بياناتك إلى QNAP NAS الخاص بك؟
هناك عدة طرق لنقل البيانات إلى نظام PaperOffice لإدارة المستندات (DMS) الذي يعمل على QNAP NAS (التخزين المتصل بالشبكة). إليك بعض الأمثلة:
مسح المستندات
العملية بسيطة: إذا كانت البيانات غير متاحة بالفعل رقميًا ، فيجب مسح المستندات الموجودة بالشكل الورقي أو تصويرها مؤقتًا.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
يتم تحويل المستند ، باستخدام الماسح الضوئي الخاص بك أو أي جهاز آخر للتحويل الرقمي ، ليس فقط إلى صورة ، بل يمكن قراءة محتوى المستند أيضًا بشكل إلكتروني. تقوم وظيفة الماسح الضوئي المدمجة في نظام PaperOffice DMS بالاتصال بالماسح الضوئي الخاص بك ونقل الوسائط الرقمية إلى برنامج إدارة المستندات.
قمنا بكتابة مقال آخر مفصل حول كيفية تضمين الماسح الضوئي الخاص بك بشكل أفضل لتحويل المستندات إلى نظام إدارة المستندات. يمكنك الاطلاع على هذا المقال من هنا
تخزين المستندات الرقمية
بيانات بالشكل الرقمي المتاحة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات الرقمية ، يمكن سحبها ببساطة إلى واجهة PaperOffice باستخدام الوظيفة "سحب وإفلات" (Drag&Drop). إذا كنت ترغب في أرشفة العديد من الوثائق بدون عناء يدوي ، فإن وظيفة مراقبة المجلد المدمجة في PaperOffice هي المناسبة لذلك حيث يتيح الأرشفة السلسة في الخلفية.
البيانات الموجودة بالفعل
بالإضافة إلى ذلك ، يجعل نظام إدارة المستندات PaperOffice من السهل على المستخدمين نقل البيانات الموجودة بالفعل على أقراص الكمبيوتر المحمولة أو أجهزة سطح المكتب إلى وحدة تخزين بيانات مشتركة مثل QNAP NAS. بنقرة واحدة فقط ، يمكن استيراد جميع البيانات الموجودة إلى نظام إدارة المستندات.
الفائدة المضافة والفائدة المتحصلة من جهاز التخزين المشترَك للشبكة "QNAP NAS" مع نظام "PaperOffice DMS" لإدارة المستندات
استخدام جهاز "QNAP NAS" (التخزين المشترك للشبكة) مع نظام إدارة المستندات (DMS) "PaperOffice" يوفر العديد من المزايا، بعضها كالتالي:
- 1. إدارة البيانات المركزية: يتيح النظام إمكانية تخزين وتنظيم جميع المستندات والملفات في مكان واحد مركزي، مما يسهل التعاون والوصول إلى البيانات، حيث يمكن لكل موظف الوصول إلى الملفات المطلوبة دون الحاجة إلى نسخها على قرص USB.
يوفر ذلك الوقت ويمنع الأخطاء التي يمكن أن تنتج عن نقل يدوي. - 2. زيادة الأمان: يوفر جهاز NAS ميزات أمان إضافية مثل التشفير والاحتياط الزائد لحماية البيانات من الفقدان أو الوصول غير المصرح به. كما يوفر أمانًا عاليًا للبيانات من خلال خيارات النسخ الاحتياطي المختلفة.
يمكن إنشاء نسخ احتياطية تلقائية لاستعادة الملفات المهمة في حالة حدوث عطل أو حذف عرضي. كما يمكن تشفير البيانات لضمان حماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به. - 3. زيادة سرعة الوصول: يسمح جهاز NAS بالوصول إلى البيانات وتعديلها بسرعة أعلى، مما يزيد من الإنتاجية.
- 4. صيانة وتحديث سهلة: يمكن صيانة DMS وجهاز NAS بشكل مستقل عن بعضهما البعض ويمكن تحديثهما بشكل مستقل أيضًا، مما يسهل عملية الصيانة.
- 5. مرونة متزايدة: يوفر توافق جهاز QNAP NAS مع نظام PaperOffice DMS مجموعة متنوعة من خيارات التكوين والتخصيص لتلبية متطلبات الشركة.
- 6. علاوة على ذلك، سيكون "سهولة توسيع مساحة التخزين" أيضًا أحد الفوائد. نظرًا لأن الشركات غالبًا ما تنمو وتحتاج إلى مزيد من مساحة التخزين، يمكن توسيع جهاز QNAP NAS بسهولة لتلبية المتطلبات المتزايدة. وهذا أكثر فعالية من حيث التكلفة وأسهل تنفيذًا مقارنة بحلول التخزين الأخرى مثل الأقراص الصلبة الخارجية أو حلول السحابة.
- 7. دعم الوصول المتنقل والعمل عن بُعد: من خلال استخدام جهاز QNAP NAS ونظام PaperOffice DMS، يمكن الوصول إلى البيانات وتعديلها من أي مكان، مما يوسع إمكانيات العمل عن بُعد والتعاون المتنقل.
- 8. زيادة الكفاءة: يتيح استخدام نظام PaperOffice DMS وجهاز QNAP NAS العثور على البيانات وتنظيمها وتنفيذ العمليات تلقائيًا، مما يزيد من الكفاءة.
- 9. من ضمن فوائد استخدام جهاز "QNAP NAS" مع نظام إدارة المستندات هو "إدارة المستخدمين الشاملة"، بما في ذلك إمكانية إنشاء وإدارة حسابات المستخدمين المتعددة.
وهذا يسمح للشركات بتعيين حقوق وصول مختلفة لموظفين مختلفين أو إدارات مختلفة. على سبيل المثال، يمكن لموظف في المحاسبة الوصول إلى وثائق مالية، بينما يمكن لموظف في التسويق أن يكون له الوصول إلى وثائق التسويق فقط.
DMS يتيح للشركات تخزين وإدارة المستندات والملفات الخاصة بها بشكل مركزي. ويسهل البحث والتعاون؛ حيث يمكن للموظفين الوصول إلى الملفات المطلوبة من أي مكان. كما يوفر إمكانية القيام بتطبيقات سير العمل للمستندات بشكل آلي لتوفير الوقت والموارد.
تعتبر إدارة المستندات (DMS) بالاتصال مع التخزين المشترك للشبكة (QNAP NAS) حلاً قويًا وموثوقًا لإدارة وتخزين المستندات في الشركات والوصول إلى المستندات والملفات الخاصة بها.
