في هذه المقالة ، سنعرض لك كيف يمكنك زيادة كفاءة عملك ، وتقليل الأخطاء البشرية من خلال زيادة الدقة ، وتخفيض التكاليف الحالية ، وزيادة مساحة مكتبك ، والحفاظ على سلامة البيانات وتحسين أمانها.
سنقدم لك فوائد نظام إدارة الوثائق في PaperOffice ، وكيف يمكنك تنفيذ تخفيض كلفتك بنسبة تصل إلى 92٪ من خلال استخدام نظام إدارة الوثائق (DMS).
سنشرح لك ما هي التعابير العادية (Regex) وسنقدم أمثلة تطبيق محددة لاستخدامات REGEX في الجزء الثاني من هذه المقالة.
ستتعرف على كيفية مساعدتها في استخراج البيانات المطلوبة بسرعة وكفاءة وبدون إدخال يدوي لهذه البيانات من مستنداتك.
تقنية الثلاثة أحرف السحرية - OCR
ماذا يعني OCR في الواقع ولماذا يتم استخدامه؟
التعرف الضوئي على النص (OCR) يُستخدم في الوقت الحاضر بشكل متكرر لاستخراج المعلومات من مستندات مختلفة ، مثل الفواتير ، لتحويل المستندات الورقية إلى رقمية وتحسين سير عمل إدارة الوثائق.
يوفر استخدام OCR إمكانية كبيرة للاستفادة منها في الشركات ، حيث يمكن أن تساهم في أتمتة معالجة المستندات ، والتي تلعب دورًا هامًا في أي صناعة.
يُمكن لمنتج برمجيات ما ، باختصار "التعرف الضوئي الأحرف البصرية (OCR)" ، التعرف على النص من صورة رقمية واستخلاصه. وهو ضروري مثلاً لقراءة وتحليل المستندات الممسوحة ضوئيًا.
ولكن على الرغم من أن OCR للفواتير مفيد عندما يضطر الشركات إلى التعامل مع كثير من الفواتير ، إلا أن ماسح الفواتير التلقائي بمفرده غير كافٍ لتحقيق نتائج دقيقة بما يكفي.
لذلك ، يجب استخدام نظام إدارة الوثائق الذي يأتي معه وظيفة OCR متقدمة واسعة النطاق ، مثل PaperOffice DMS.
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile
فوائد التحويل الرقمي
تقريبًا كل شخص اهتم بتخفيض التكاليف في الشركة لا شك أنه تعامل مع مصطلح "التحويل الرقمي".
عادةً ما يتم الاحتفاظ بجميع الفواتير في الشركة في مكان واحد. لا يتم البدء في معالجة الأوراق إلا بعد مرور عدة أيام. يجب البحث عن المعلومات الصحيحة يدويًا وإدخالها في جدول ، والتحقق من صحة الإدخالات ، ومقارنة مع الأنظمة الأخرى للتحميل للبيانات التشغيلية أو المحاسبية.
يبدو أمرًا رهيبًا ، أليس كذلك؟
بعد إعداد النموذج وحقول البيانات المحددة المطلوبة ، يتم استخراج المعلومات من المستندات الفردية أو مجموعات المستندات.
يرتبط المعلومات الوفيرة بالتالي عن طريق تعيين الوثيقة ويمكن ربطها تلقائيًا ، عند الحاجة ، باتصال محدد.
كل ما عليك فعله هو تحويل الملفات إلى رقميًا عن طريق المسح أو بالفعل ، عن طريق البريد الإلكتروني ، وحفظها في PaperOffice.
يقوم نظام إدارة الوثائق بالباقي بالنسبة لك.
تلميح
بالمناسبة ، هناك مقال مخصص حول موضوع "أهم 10 فوائد لتحويل الوثائق الورقية إلى رقمية":
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht
Hier geht es zum Ratgeber
