إدارة الوثائق الفعالة وتخزين البيانات باستخدام NAS و PaperOffice

حل آمن وفعال وقابل للتوسع للشركات والمؤسسات

تعرف على كيف يمكن أن تعمل حلول NAS وإدارة المستندات من PaperOffice على تحسين الكفاءة والأمان والقابلية للتوسع في شركتك
يساعدك نظام إدارة المستندات المبتكر PaperOffice على ذلك، اكتشف كيف بالضبط

قم بثورة في إدارة المستندات وتخزين البيانات الخاصة بك بفضل الجمع بين NAS و PaperOffice

نصيحة مهنية

إدارة وتخزين المستندات على أجهزة NAS أصبحت حلاً شائعًا بشكل متزايد للشركات والمنظمات التي تبحث عن طريقة فعالة لتخزين وإدارة بياناتها بشكل آمن وموثوق.

في هذه المقالة، سنتناول فوائد استخدام أجهزة NAS لإدارة المستندات وكيفية استخدامها بشكل أفضل وتنظيمها بفضل PaperOffice.

ما هو جهاز NAS وما هي الفوائد التي يقدمها لإدارة المستندات؟

جهاز NAS (التخزين المتصل بالشبكة) هو جهاز تخزين مستقل يتصل بشبكة مع جهاز أو أكثر من أجهزة الكمبيوتر. يتيح للمستخدمين الوصول إلى البيانات والملفات المشتركة وحفظها.

عادة ما تكون أجهزة NAS مزودة بعدة أقراص صلبة وتوفر ميزات مثل دعم RAID وإمكانية الوصول إلى البيانات عبر الإنترنت.

يوفر التخزين المركزي للمستندات على أجهزة NAS للشركات فائدة تخزين جميع البيانات والمستندات ذات الصلة في مكان واحد وإدارتها بفعالية.

يزيل ذلك الحاجة إلى تخزين ومزامنة المستندات على أجهزة كمبيوتر مختلفة أو وحدات تخزين خارجية.

NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern

إلى جانب فائدة التخزين المركزي، توجد فوائد أخرى تجعل أجهزة NAS جذابة للشركات. تشمل هذه الفوائد التدرجية العالية، الأمان، الفعالية من حيث التكلفة، وإمكانية الوصول إلى البيانات من أي مكان. من خلال الجمع بين هذه الفوائد، يصبح استخدام أجهزة NAS حلاً فعالاً لتخزين وإدارة المستندات والبيانات للشركات.

لماذا من المنطقي استخدام نظام إدارة المستندات مع جهاز NAS الخاص بك؟

إدارة المستندات والبيانات هي أمر بالغ الأهمية للشركات من جميع الأحجام. يمكن أن تساعد إدارة المستندات الفعالة الشركات على تحسين عملياتها التجارية، زيادة الكفاءة، وتحسين الإنتاجية.

يمكن أن يساعد جهاز NAS على تحسين تخزين والوصول إلى المستندات، ولكن استخدام نظام إدارة المستندات بالتزامن مع جهاز NAS يوفر فوائد إضافية.

تنظيم وإدارة فعالة للمستندات: يمكن أن يساعد نظام إدارة المستندات على تنظيم وتصنيف المستندات بحيث يمكن العثور عليها بسرعة وسهولة. باستخدام العلامات والكلمات الرئيسية والحقول المخصصة، يمكن فرز وبحث المستندات بسهولة.

العمليات وسير العمل الآلي: يمكن أن يساهم نظام إدارة المستندات في أتمتة العمليات اليدوية، مما يؤدي إلى كفاءة وإنتاجية أعلى. على سبيل المثال، يمكن أتمتة سير العمل لتوجيه المستندات إلى الأشخاص المناسبين أو للحصول على الموافقات.

PaperOffice auf einem Laptop und daneben ein QNAP NAS

PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

التحكم في الوصول والأمان: يمكن أن يساعد نظام إدارة المستندات في التحكم وتقييد الوصول إلى المستندات لضمان عدم وصول البيانات الحساسة إلى الأيدي الخطأ. من خلال استخدام حقوق الوصول وميزات الرقابة، يمكن للشركات تحسين أمان بياناتها.

التكامل مع التطبيقات الأخرى: يمكن دمج نظام إدارة المستندات مع تطبيقات أخرى لضمان سير عمل سلس. على سبيل المثال، يمكن دمجه مع برامج البريد الإلكتروني والتقويمات وتطبيقات الأعمال الأخرى.

تحسين التعاون: يمكن أن يساعد نظام إدارة المستندات في تحسين التعاون بين الفرق والأقسام عن طريق جعل المستندات والمعلومات متاحة للجميع. من خلال استخدام ميزات التعليق.

إدارة الوثائق المثالية مع PaperOffice وأجهزة NAS من QNAP و Synology

جميع الوظائف التي تجعل استخدام إدارة الوثائق وتخزين البيانات مع أجهزة NAS مميزات جداً، مدمجة بالفعل في PaperOffice بشكل افتراضي. بالنسبة للشركات التي تبحث عن إدارة وثائق مثالية، فإن PaperOffice هو الحل الأمثل. تقدم البرمجية العديد من الميزات لتبسيط إدارة الوثائق، بدءًا من التخزين المركزي وتنظيم الوثائق وصولاً إلى الفهرسة والتصنيف الآلي.

يتكامل PaperOffice أيضًا بسلاسة مع أجهزة NAS، خاصة مع الماركتين الرائدتين QNAP وSynology.

لقد نشرنا بالفعل مقالاً معلوماتياً عن إدارة الوثائق على Synology NAS يحتوي على 7 خطوات هامة لاستغلال إمكانيات NAS إلى أقصى حد. يمكنك قراءة المقال هنا.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

كشريك حصري لـ QNAP، يقدم PaperOffice إمكانيات ربط مثالية لأجهزة QNAP ويُمكن الشركات من إدارة الوثائق وتخزين البيانات بشكل أكثر كفاءة.

لمعرفة المزيد عن الشراكة الحصرية بين PaperOffice وQNAP والفوائد المرتبطة بها للشركات، انقر هنا.

PaperOffice هو نظام إدارة وثائق شامل يساعدك في تنظيم وحفظ ومشاركة الوثائق. يحتوي على العديد من الميزات، مثل إمكانية مسح الوثائق ضوئيًا وتحويلها إلى شكل رقمي، وأرشفة واستعادة الوثائق، بالإضافة إلى تحسين التعاون بين المستخدمين من خلال إنشاء مهام وسير عمل.

ملخص

إن استخدام أجهزة NAS لإدارة المستندات وتخزينها يوفر طريقة فعالة وآمنة لتنظيم البيانات وحمايتها ومشاركتها.

باختصار، يوفر تخزين المستندات على أجهزة NAS مزايا عديدة للشركات والمؤسسات. فالتخزين المركزي، والقابلية للتوسع، والأمان، والفعالية من حيث التكلفة، وسهولة الاستخدام تجعل أجهزة NAS حلاً فعالاً لإدارة المستندات وتخزين البيانات.

من خلال استخدام أجهزة NAS يمكن للشركات العمل بكفاءة أكبر، وزيادة إنتاجيتها، وتخزين بياناتها بأمان وموثوقية.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "إدارة الوثائق الفعالة وتخزين البيانات باستخدام NAS و PaperOffice":

لمن يناسب المكتب الخالي من الورق؟

الإجابة السريعة والبسيطة على السؤال هي: لكل شركة. تستفيد جميع القطاعات والأحجام التجارية من المكتب الخالي من الورق، من الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الشركات الناشئة وحتى الشركات الكبيرة. ولكن التحول يكون ذات قيمة خاصة للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم: من خلال تقليل تكاليف وأعباء المعالجة، يصبح الميزانية المطلوبة لمزيد من محركات النمو متاحًا.

هل يمكنني استخدام موفر DMS قائم على السحابة لمكتبي الخالي من الورق في الشركة؟

لا. عامل آخر، والذي كان حديث الناس نهائيًا منذ دخول اللائحة العامة لحماية البيانات حيز التنفيذ النهائي في عام 2018، هو حماية البيانات. يتم استخدام حلول DMS وبرامج DMS لمعالجة وإدارة وتخزين المستندات التي غالبًا ما تحتوي على بيانات شخصية وحساسة. في حالة انتهاك اللائحة العامة لحماية البيانات، فإن المشرع يفرض غرامات كبيرة.

الاستنتاج

بشكل عام، توفر حلول NAS إلى جانب برنامج إدارة الوثائق الفعّال مثل PaperOffice حلاً آمناً وكفؤاً وقابلاً للتوسع للشركات والمؤسسات.

من خلال استخدام أجهزة NAS و PaperOffice، يمكن للشركات زيادة الكفاءة، تحسين أمان بياناتها، وتحسين إدارة الوثائق.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

حلول رقمية متخصصة لأتمتة العمليات التجارية

"إن معالجة المستندات يدويا في مثل هذا المجتمع الكبير كان سيكلفنا الكثير من الوقت.
مع الحل الآلي من PaperOffice DMS ، يمكن تقليل الجهد اليدوي بشكل كبير ، وفي الوقت نفسه تم إجراء استثمارات في التكنولوجيا الموجهة نحو المستقبل. نحن رواد في إدارة الممتلكات الرقمية".

السيد أليخاندرو كامبوس، أخصائي تكنولوجيا المعلومات ومدير المشروع في إدارة العقارات El Guijo