Finansta dijital uzman çözümler
İş süreçlerinin otomasyonu ve finans için uzman çözümler, verimlilik ve başarı için ön koşullardır. Buna duyulan ihtiyaç artık isteğe bağlı bir lüks değil, uzun vadede rekabetçi kalabilmek için bir zorunluluktur.
İpucu
Dilekçeler, hesap özetleri, sözleşmeler, dış mektuplar, faturalar, raporlar gibi mevcut kağıt formundaki önemli belgeler, dijitalleşme sayesinde elektronik belgelerle değiştirilir ve böylece tüm iş süreçleri maksimumda optimize edilir.PaperOffice sadece belge yönetimini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda dijital müşteri ve kredi dosyalarına anında erişim sağlar.
Finans ve bankacılıkta dijitalleşme
Günümüzün dijital ve kağıt veri seli ile, önemli belgelerin kaybolmaması ve doğru zamanda erişilebilir olması sağlanmalıdır, çünkü finansal kurumlar ve bankalar uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanmaktadır - yüksek sınıflandırma seviyelerine ve anında Tamamlama Gereksinimlerine sahip önemli belgeler alırlar.
Finansal kurumlar ve bankalar, tüm gereksinimleri karşılayan uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanmaktadır.
Dilekçeler, sözleşmeler, hesaplar ve dış mektuplar gibi önemli belgeler sadece posta yoluyla gelmez. Birçok müşteri mektubu da e-posta ile gelir. Bunu yaparken, sorumlulukların, son tarihlerin, maliyetlerin ve görevlerin tam olarak gözden geçirilmesi sağlanmalı ve güvenlik standartları garanti edilmelidir.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
Çünkü finanstaki tüm süreçler mükemmel bir bilgi akışı ve yapılandırılmış yürütme gerektirir. Gerekli avantajlar ancak dijitalleşme sayesinde elde edilebilir.
Çünkü dijital belge arşivi, gerekli tüm belgelere anında erişim ve onay süreçlerine katılım sağlar. Ofiste olmanız, evden çalışmanız veya bir iş gezisinde olmanız fark etmez.
Önemli teslim tarihlerinin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir.
PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
Belgeleri çözümlere dönüştürün
Finans sektöründe ve bankalarda her gün çok fazla kağıt kullanılmakta ve çok sayıda belge üretilmektedir. Bir yandan, süreçler oldukça karmaşık olduğundan, bu büyük kağıt dağlarına, büyük miktarda veriye ve aynı zamanda uzun bir arama sürecine yol açar. Ayrıca, belgeler kaydedilmeli, dizine eklenmeli, sınıflandırılmalı ve gerekirse meslektaşlarıyla paylaşılmalıdır.
Belge yönetim sistemi PaperOffice, organizasyon ve veri korumasını tek bir başlık altında toplar. Yenilikçi sistem, yanıt süresini kısaltan ve finansal kurumların her zaman memnun kaldığı belgelerin asla kaybolmamasını sağlayan kolaylaştırılmış arama ve alma araçları sağlar.
Bu, belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir belge yönetim yazılımı olan PaperOffice DMS'dir.
PaperOffice, sözleşmeleri, ricaları ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, şirketinizdeki önceki süreçleriniz dijitalleştirilerek daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirilir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Erişim kontrolü ve daha fazla şeffaflık
Entegre AI sayesinde, otomatik kurallar tetiklenir. Bu AI, belgeleri otomatik olarak "Fatura" ve "Banka ekstreleri" gibi klasörlere ayırır, ilgili anahtar kelimeleri depolar ve ilgili belge türü için depolanan dijital iş akışını tetikler.
Finansal kurumlar ve bankalar için bu, birkaç özel özelliğe sahip olması gereken çok kapsamlı bir müşteri veya müşteri dosyasının korunması anlamına gelir. Örneğin, GDPR'nin ilkelerine uyulmalıdır ve elbette, finansal kurumlar yalnızca sözlü beyanlara değil, aynı zamanda yetkisiz kişilere karşı korunan belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasına da atıfta bulunan koşulsuz bir gizlilik görevine tabidir. Yasal ve sözleşmeyle kararlaştırılan son tarihlere uyma yükümlülüğü de vardır.
Bazı durumlarda, bu son tarihlere uyulmamasının cezai sonuçları olabilir, ancak çoğunlukla yalnızca hukuki sonuçlar doğurabilir. Müşterilerinin ticari sırlarını korumak, finansal kurumlar için de birincil öneme sahiptir.
PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim yetkilerinin verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını tam olarak çalışacakları gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezerve edilmesi".
Sorumluluk sadece bireysel kişilere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "BT departmanı" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaşınız hemen devreye girebilir.
OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize aktarılabilir veya bunun tersi de geçerlidir.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
Mükemmel finansal iş akışları
Finansal kurumlar, hizmet sağlayıcılar ve bankalar tüm ticari işlemler için belgeleri işlemek zorundadır. İş modellerinin sürekli olarak daha da geliştirilmesi sürekli olarak yeni zorluklar yaratmaktadır. İhtiyaç duydukları şey iyi bir doküman yönetim sistemidir.
PaperOffice DMS doğru yazılımdır çünkü finansal kurumların ve bankaların ihtiyaç duyduğu her şeyle birlikte gelir, örneğin:
- Belgelerin GDPR/li ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması>
- İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
- Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
- Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
- Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
- Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma
Dijital iş akışlarını iş süreçlerine entegre edin
PaperOffice iş akışı işlevi iletişimi basitleştirir. Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice DMS, geçerli saklama ve silme sürelerini kolayca dikkate almanızı sağlar. Dijital iş akışları iş süreçlerine entegre edilmiştir, bu da temel süreç adımlarına uyumu ve dolayısıyla uyumluluğu sağlar.
PaperOffice bunu kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital sürüm gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler. Bu da finans sektöründe mutlak bir zorunluluktur.
Bu şekilde, belgelerin arşivleme işleminden sonra ilgili meta veriler de saklanabilir. Belge türüne ek olarak, arşivleme süresi ve ilişkili müşteri bilgileri de belirtilebilir.
Finansal hizmet sağlayıcılar dijital belge yönetiminden yararlanıyor
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir.
Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar.
Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.
PaperOffice DMS sadece işlevlerinde kapsamlı değil, aynı zamanda video eğitimleri tarafından yönlendirilen öğrenmesi kolay, aynı zamanda istenirse bireysel tavsiye ve eğitim ile de desteklenmektedir. Bütün bunlar gerçekten iyi bir fiyat-performans oranıyla.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Finans ve bankacılıkta dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, finansal hizmet sağlayıcıları ve bankaları destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.