Bahçecilik ve peyzaj endüstrisi için iş süreçlerinin otomasyonu
Bahçecilik ve peyzaj için PaperOffice DMS, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomasyonu sayesinde sorunsuz bir bilgi akışı sağlar.
İpucu
Yazılı belgeler, sözleşmeler, taslaklar, faturalar, irsaliyeler ve çok daha fazlası dijitalleşme sayesinde elektronik belgelerle değiştiriliyor, böylece tüm iş süreçleri maksimumda optimize ediliyor.Entegre yapay zeka, iş süreçlerinin büyük ölçüde otomatikleştirilmesini, süreçlerinizin hızlandırılmasını ve başarının ve memnuniyetin artırılmasını sağlar.
Bahçecilik ve peyzaj endüstrisinde dijitalleşme
Bahçecilik ve peyzaj şirketleri, her gün kağıt belgeler aldıkları için uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanmaktadır.
Bahçecilik ve peyzaj şirketleri günlük olarak önemli belgeleri bu şekilde biriktirir:
Yazılar, eskizler, taslaklar, dış mektuplar, araştırma, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla değil, birçok mektup da e-posta ile gelir.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
Önemli sürelerin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir. PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
Doküman yönetimi çözümleri her sektörde önemlidir, bahçecilik ve peyzaj endüstrisindeki şirketler için doküman yönetiminde yanlış bir kararın sonuçları ölümcül olabilir. Yanlış reçeteler, yanlış test sonuçları veya eski paket ekleri sağlık risklerine yol açabilir. Denetim sırasında verilerin yanlış sorgulanması da hataya veya sertifika kaybına neden olabilir.
Bu nedenle, ilaç endüstrisinde optimum kalite yönetimi ve bilgi güvenliği seviyesi için dikkate alınması gereken birçok şey vardır.
Bahçecilik ve peyzaj endüstrisinde, her gün çok fazla kağıt kullanılmaktadır. Bir yandan, süreçler oldukça karmaşık olduğundan, bu büyük kağıt dağlarına, büyük miktarda veriye ve aynı zamanda uzun bir arama sürecine yol açar.
Üreticiden bağımsız bir danışmanlık şirketi ile birlikte, ek belgelerin yıllık değeri on milyon Euro'ya kadar (2020 itibariyle) hesaplanmıştır.
Klasör yapısını korumak ve dosyalamak için ortalama beş dakikalık bir zaman yatırımı, çalışan başına haftada on arama ve her arama için on dakika ile bu, yılda iki milyon Euro'ya kadar araştırma maliyetlerine neden oldu.
Belge yönetimi yazılımı neden mükemmel bir çözümdür?
Belge yönetim sistemi PaperOffice, organizasyon ve veri korumasını tek bir başlık altında toplar. Yenilikçi sistem, yanıt süresini kısaltan ve belgelerin asla kaybolmamasını sağlayan kolaylaştırılmış arama ve alma araçları sunar ve bu da işletmeler için her zaman bir memnuniyettir.
PaperOffice, sözleşmeleri, ricaları, faturalandırmayı ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, önceki süreçleriniz şirketinize dönüştürülür ve sizi daha verimli, şeffaf ve çok daha esnek hale getirir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Entegre AI sayesinde, otomatik kurallar tetiklenir. Bu AI, belgeleri otomatik olarak "Fatura" ve "Teslimat notları" gibi klasörlere ayırır, uygun anahtar kelimeleri depolar ve ilgili belge türü için depolanan dijital iş akışını tetikler.
Kağıtsız nasıl gidilir?
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır, kağıt belgelerin ortadan kaldırılması gibi maliyet tasarruflarına yol açar ve makbuzlar, sözleşmeler, teslimat notları veya diğer mektuplar gibi önemli belgeleri gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek net bir genel bakış oluşturur.
Belgelerinizi yakalamak, işlemek, paylaşmak, aramak ve takip etmek PaperOffice kullanımı ile çok kolaylaşır.
Kontrollü erişim, ayrıntılı görev listeleri, iş akışları ve güvenilir e-posta bildirimlerini kullanan onaylar sayesinde, çalışanlar atanan görevleri verimli bir şekilde tamamlayabilir ve yetkili kişiler onayı kolayca onaylayabilir veya reddedebilir.
PaperOffice DMS yazılım çözümü ile artık belge kaybı olmaz. Nerede olursanız olun, önemli belgelere saniyeler içinde erişebilirsiniz.
Tabii ki, belge yönetim sistemi ile her zaman yasalara uygun ve tamamen denetime dayanıklı olarak çalışırsınız.
Makbuzlar, beyannameler ve benzeri belgeler artık posta yoluyla gönderilmek zorunda değildir. Dahili postalar da bu şekilde dijital olarak gönderilebilir. Bu, kağıttan, ek veri depolama maliyetlerinden ve arşivlere yapılan gezilerden tasarruf sağlar. Belgeler anahtar kelimelerle (editör, konu, durum, tarih vb.) sağlanabilir ve daha sonra daha kolay bulunabilir.
Süreç odaklı doküman yönetimi
Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice, kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile sizi burada destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital onay gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.
Bu sayede tüm belge süreçleri haritalandırılabilir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
Önemli şeyler için zaman kazancı, kağıt arşivlerinizi ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu, hızlı bilgi sağlama yeteneği sayesinde hizmetinizi iyileştirme ve belge hacminizin denetime dayanıklı ve dijital arşivlenmesi - bu PaperOffice DMS tarafından garanti edilir.
PaperOffice DMS doğru yazılımdır, çünkü bahçecilik ve peyzaj endüstrisinin ihtiyaç duyduğu her şeyle birlikte gelir, örneğin:
- Belgelerin GDPR ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması
- İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
- Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
- Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
- Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
- Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma
Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir. Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar. Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.
Veri güvenliği, özellikle bahçecilik ve peyzaj endüstrisinde son derece önemli bir konudur. Bu yüzden PaperOffice DMS 1024bit şifreleme koduyla çalışır, ancak sadece bu değil.
Tüm veriler, işletim sisteminden bağımsız kendi biçimine dönüştürülür. Sonuç olarak, bilgisayar korsanları ve gaspçılar önce işletim sisteminin güvenlik duvarını, ardından şifrelemeyi ve son olarak da şimdiye kadar gerçekleşmemiş olan yabancı formatı kırmak zorundadır. PaperOffice DMS çok etkili bir şifre yönetim sistemine sahiptir ki sonuçta her bilgisayarın en büyük zayıf noktası olarak kabul edilecek olan insan herhangi bir zarar veremez.
Tüm dijital veriler PaperOffice DMS'de 1024 bit ile şifrelenir ve format dönüştürülür. Bu, bilgisayar korsanları ve casuslar için o kadar büyük engellerle sonuçlanıyor ki, şimdiye kadar hepsi PaperOffice DMS ile başarısız oldu. Aynı zamanda, hiyerarşik bir şifre yönetim sistemi, herkesin her şeye erişmesini engeller.
PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.
Dijital fatura işleme, bahçe ve peyzaj endüstrisindeki birçok şirket için de bir avantajdır. Gelen faturalar PaperOffice DMS sayesinde otomatikleştirilebilir ve sorumlu çalışana iletilir. Dijital serbest bırakma yoluyla kontrol ve serbest bırakma süreci de sistem üzerinden hızlı ve verimli bir şekilde ele alınabilir.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler vergi danışmanınıza aktarılabilir veya tam tersi de geçerlidir.
Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar
PaperOffice DMS, ERP gibi diğer yazılımların bağlanmasını ve elbette belgelerin uygun arayüzler aracılığıyla Microsoft Office'ten aktarılmasını sağlar. PaperOffice DMS iletişimi hızlandırır.
Son tarihler ve randevular izlenir ve istenen ayara bağlı olarak eylemler otomatik olarak tetiklenir. Sipariş süreçleri otomatikleştirilebilir ve hatta gelecek için planlanan değişiklikler bile istenilen zamanda yürürlüğe girilebilecek şekilde girilebilir.
Kapsamlı işlevleri sayesinde PaperOffice DMS, kurumsal içerik yönetiminin (ECM) üst segmentinde kesinlikle sınıflandırılabilir.
ECM, karşılık gelen bir erişim hiyerarşisine sahip bir kuruluştaki tüm içeriğin genel yönetimini içerir. PaperOffice DMS, herhangi bir içeriği dijital biçimde kaydedebilir, içeriğini ve biçimini değiştirebilir ve kullanılabilir hale getirebilir.
PaperOffice DMS, bir ECM'nin tüm işlevlerine sahiptir ve bu, mükemmel bir fiyat-performans oranının yanı sıra pahalı harici veya dahili eğitimi gereksiz kılan sezgisel olarak öğrenilebilir bir çalışma biçimindedir. Aksine, farklı menülere alışmak için ücretsiz video eğitimleri mevcuttur. PaperOffice DMS her şirkette organizasyon merkezi haline gelebilir ve bu neredeyse ışık hızında gerçekleşir.
Bahçecilik ve peyzaj endüstrisinden şirketler dijital belge yönetiminden yararlanıyor
Ankete katılan tüm şirketlerin% 38'inin süreçlerini dijitalleştirmek için zamanları yok. Temel işlemle başlayan bir prosedür öneriyoruz, analog belgelerin işlenirken aynı anda taranması. Bu şekilde, her gün fotokopi makinesiyle çalışan bir grup insana, mümkün olduğunca arşivi azar azar taramaları talimatı verilebilir.
Tutarlı özelliklere sahip belgelerin otomatik olarak tanınması sayesinde, PaperOffice DMS taranan tüm belgeleri her zaman dijital bellekteki doğru depolama konumuna atayabilir. Saklama süreleri sona ererken analog arşivin boyutunu daha da azaltmak için arşivi en son girişlerle taramaya başlamak mantıklıdır. Ek olarak, tarayıcı sayesinde kağıtsız bir ofisin nasıl elde edileceği konusunda birçok rehberimiz var.
PaperOffice DMS, analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları tarayıcınız aracılığıyla sisteme okuyabilir ve bunları dijitalleştirebilir, böylece metinler Office programlarında değiştirilebilen OCR kullanılarak yazı tiplerine dönüştürülür. Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.
PaperOffice DMS'ye entegre edilmiş AI tarafından kontrol edilen mevcut değerlendirme mekanizmaları, şirkette meydana gelen malzeme akışlarının değerlendirilmesine ve istatistiksel olarak araştırılmasına izin verir.
PaperOffice DMS, sayısız yönetim aracıyla, mümkün olan en iyi müşteri tavsiyesi için gereken tüm verilere hem güvenli hem de yıldırım hızında erişim sağlayan bahçecilik ve peyzaj endüstrisi için ideal bir yazılımdır. Aynı zamanda, PaperOffice DMS, iş operasyonlarında aksi takdirde ortaya çıkan tüm konuları yönetmek için kullanılabilir.
Böylece sadece belge yönetimi ve veri korumada çeşitlilik yoktur, PaperOffice DMS, toplam kayıp olasılığını minimuma indiren ve aynı zamanda harici sağlayıcılardan gelen bulutların aksine, hükümet veya sivil toplum kuruluşlarının istenmeyen erişimine karşı gerçekten koruyan bir iç bulutu temsil eden yedekleme işlevine sahip bir dahili ağ depolamasının (NAS) kullanılmasını önerir.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Bahçecilik ve peyzaj endüstrisi için dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, bahçe ve peyzaj endüstrisinde dijitalleşmeyi destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.