Gayrimenkul yönetimi ve gayrimenkul yönetiminde iş süreçlerinin otomasyonu
Mülk yönetimi ve gayrimenkul yöneticileri için PaperOffice DMS, kiracı ve mülk dosyalarının elektronik arşivlenmesinin verimli bir şekilde ele alınmasını ve sorguların hızlı bir şekilde işlenmesini sağlar ve şirketinizin verimliliği ve başarısı için ön koşuldur.
İpucu
Kira sözleşmeleri, hizmet faturaları, inşaat dosyaları, etkinlikler, ticari belgeler, bildirimler gibi mevcut kağıt formdaki önemli belgeler, dijitalleşme sayesinde elektronik belgelerle değiştirilmekte ve böylece tüm iş süreçleri maksimumda optimize edilmektedir.Tüm binalar, iş ortakları, kiracılar vb. hakkında bilgi PaperOffice DMS sayesinde talep üzerine hemen temin edilebilir.
Mülk yönetimi ve mülk yönetiminde dijitalleşme
Gayrimenkul yönetimi ve mülk yönetimi içinde, yönetilmesi gereken çok sayıda farklı belge vardır:
Kira sözleşmeleri, yardımcı maliyet tabloları, inşaat dosyaları, etkinlikler, iş belgeleri, bildirimler ve çok daha fazlası. Bu nedenle, mülk yöneticileri ve emlak şirketleri, uygun belge yönetim yazılımlarının kullanımından önemli ölçüde yararlananlardır.
Önemli belgeler her gün emlak yöneticileri tarafından üretilmektedir. Bunların hepsi doğru konut mülküne, kiracıya, ev sahibine, mülke atanmalıdır.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
Ek olarak, her belge türüne göre sınıflandırılır ve cihazlardan bağımsız olarak hareket halindeyken bile erişebileceğiniz insanlara ve nesnelere atanabilir. Tüm binalar, iş ortakları, kiracılar vb. ile ilgili tüm bilgi ve belgelere tek bir yerde, yani veri tabanınızda net bir şekilde sahipsiniz.
Önemli teslim tarihlerinin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir.
Mülk yönetiminde var olan birçok idari sorunu çözmek için, PaperOffice belge yönetim sistemi uygulanmalıdır.
PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
Ayrıca dijital idari görevlerden yararlanabilir ve tüm kira ve hizmet sözleşmelerine, yeniden gönderilen veya görev atamasıyla çalışanlara atanan resmi yazışmalara göz kulak olabilirsiniz.
İş süreçlerinizi otomatikleştirin
AB'deki başka hiçbir ülke Almanya'dan daha fazla nüfusa sahip değildir ve kilometrekare başına 234 kişi ile Monako hariç, Hollanda ve Belçika'dan sonra Avrupa'daki en yüksek üçüncü nüfus yoğunluğuna sahiptir. Yaklaşık 37 milyon bina, 357.588 kilometrekarelik bir alana yayılmıştır. Mülklerin yarısından biraz fazlası yaşam alanı olarak kullanılıyor, diğer tüm mülkler ticari veya kamusal olarak kullanılıyor. Tahmini 8 milyon mülk, mülk yöneticileri veya emlak yöneticileri tarafından yönetilmektedir.
Etkileyici sayıda 8 milyon yönetilen nesnenin arkasında, yalnızca binayı çalışır durumda tutmak için gereken faaliyetlerden değil, aynı zamanda neredeyse her yıl yeni olan hükümlerden, yönetmeliklerden ve yasalardan da kaynaklanan önemli miktarda bakım çalışması vardır. Almanya'daki gayrimenkuller kısmen eyalet yasalarına, kısmen de federal yasalara tabidir. Ancak, günlük emlak yönetimi işinin bir parçası olan şeylerin listesi şaşırtıcı derecede kapsamlıdır, örneğin:
- Kiralama
- Kira
- Hizmet bedeli beyanı
- Borç Tahsilatı
- Mevduat Yönetimi
- Kira gelirlerinin yönetimi
- Sat / Al
- Yenileme
- Yenileme
- Onarım
- Tesis Bakımı
- Mülk Bakımı
- Kış servisi
- Isıtma / Elektrik / Su / Atık
- Vergi Hukuku
- Sigorta
- Tapu kaydı
Bu listedeki her bir terimin arkasında genellikle çok sayıda çok farklı süreç vardır. Tabii ki, kiralık mülklerin münhasır yönetimi veya bir mal sahipleri topluluğuna ait mülklerin saf alım satımı veya yönetimi gibi yalnızca bir alanla sınırlı mülk yönetim şirketleri vardır. Ancak hangi segmentte olursa olsun, görevler o kadar çeşitlidir ki, her mülk yöneticisinin etkili bir belge yönetimine ihtiyacı vardır.
Bu, belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir belge yönetim yazılımı olan PaperOffice DMS'dir.
Ancak mülk yöneticileri için etkili ne anlama geliyor?
Yukarıda belirtilen yönetim altındaki 8 milyon mülkün en büyük sektörü kiralık daireler, ardından ofis alanıdır. Bu, türe bağlı olarak, üç aylık, yarım yıllık veya yıllık olarak ödenmesi gereken sabit maliyetler olduğu anlamına gelir. Öte yandan, gelir genellikle aylıktır. Yönetilen envantere bağlı olarak, bu, hepsinin belirli son tarihlere sahip olduğu ve olağanüstü değişiklikler meydana geldiğinde ek yönetim gerektiren yüz ila binlerce hesabın tutulması anlamına gelir. Ek olarak, gelir ve giderlerin uygun muhasebeleştirilmesi vardır.
Olağanüstü olaylar, örneğin, kira borçlarını içerir. Buradaki amaç, ödeme yapılana kadar tahakkuk eden faizi hesaplamak, aynı zamanda zaman aşımı kurallarına uymak ve uygun önlemleri almaktır.
- İdare ayrıca, ölçeklendirilecek arsa alanlarını gösteren ve gerekirse yenileme veya yenileme için inşaat şirketlerine sunulan planları da içerebilir.
- Mevduat fonlarının uygun şekilde yatırıldığının kanıtı da her zaman doğru muhasebe ve sunum gerektirir.
- Kira yasasında veya arazi ediniminde zamanında değişiklikler yapın ve böylece yürürlüğe girdikleri zamana hazırlıklı olun.
Bunlar, PaperOffice DMS gibi iyi bir belge yönetim sisteminin neler yapabileceğinin sadece dört örneğidir.
PaperOffice, sözleşmeleri, ricaları ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, şirketinizdeki önceki süreçleriniz dijitalleştirilerek daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirilir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Gayrimenkul yönetimi ve gayrimenkulde dijital dönüşümün temel çerçevesi
Entegre AI sayesinde, otomatik kurallar tetiklenir. Bu AI, belgeleri otomatik olarak "Fatura" ve "Teslimat notları" gibi klasörlere ayırır, uygun anahtar kelimeleri depolar ve ilgili belge türü için depolanan dijital iş akışını tetikler.
PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim yetkilerinin verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını tam olarak çalışacakları gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezerve edilmesi".
Sorumluluk sadece bireysel kişilere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "Üretim" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaşınız hemen devreye girebilir.
OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize, vergi danışmanınıza veya tam tersi şekilde dışa aktarılabilir.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
İş akışı çözümleri ve yapay zeka bütünlüğü - PaperOffice DMS ile ALL-IN-ONE çözümü
Mülk yönetimi ve emlak yöneticileri şirketleri tüm ticari işlemlerde belgeleri işlemek zorundadır. İş modellerinin sürekli olarak daha da geliştirilmesi sürekli olarak yeni zorluklar yaratmaktadır. İhtiyaç duydukları şey iyi bir doküman yönetim sistemidir.
PaperOffice DMS doğru yazılımdır çünkü mobilya ve imalat endüstrilerinin ihtiyaç duyduğu her şeye sahiptir, örneğin:
- Belgelerin GDPR/li ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması>
- İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
- Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
- Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
- Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
- Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma
Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar
PaperOffice iş akışı işlevi iletişimi basitleştirir. Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice DMS, geçerli saklama ve silme sürelerini kolayca dikkate almanızı sağlar. Dijital iş akışları iş süreçlerine entegre edilmiştir, bu da temel süreç adımlarına uyumu ve dolayısıyla uyumluluğu sağlar.
PaperOffice bunu kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital sürüm gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.
Bu şekilde, belgelerin arşivleme işleminden sonra ilgili meta veriler de saklanabilir. Belge türüne ek olarak, arşivleme süresi ve ilişkili müşteri bilgileri de belirtilebilir.
Mobilya endüstrisi ve üretim ticareti dijital belge yönetiminden yararlanıyor
Belge yönetim sistemi, her bir alan için ayrı ayrı veritabanları oluşturulmasına izin verir ve aynı zamanda bağlantılar oluşturabilir. Gönderilen zanaatkar faturaları gibi analog belgeler PaperOffice DMS ile taranır ve OCR yazılımı kullanılarak hem fotoğraf hem de dönüştürülmüş metin olarak kaydedilir. Mevcut tüm veriler, örneğin bir kiracıda, açık ve net bir şekilde görüntülenebilir, bu nedenle şirket dışı randevular için hiçbir dosyanın taşınması gerekmez. AI denetimli veritabanı yönetimi, gerektiğinde ana verilerden veya istatistiksel olarak kullanılabilir listelerden şablonlar oluşturur.
Aynı zamanda, hiyerarşik şifre yönetimi ve 1024 bit şifreleme ile gerekli veri koruması korunur.
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.
PaperOffice DMS'nin mükemmel fiyat-performans oranının yanı sıra mevcut Microsoft işletim sistemlerinde basit bir uygulama ve sezgisel öğrenilebilirlik, yönetilecek envanter ne kadar büyük olursa olsun, yazılımı kısa sürede her evde veya gayrimenkul yönetiminde vazgeçilmez bir yardımcı haline getirir.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Gayrimenkul yönetimi ve gayrimenkul yönetiminde dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, mülk yönetimini ve gayrimenkul yönetimini destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.