Avukatlar ve hukuk firmaları için dijital uzman çözümler
İş süreçlerinin otomasyonu ve süreç optimizasyonu, verimlilik ve başarı için ön koşullardır. Buna duyulan ihtiyaç artık isteğe bağlı bir lüks değil, uzun vadede rekabetçi kalabilmek için bir zorunluluktur.
İpucu
Savunmalar, müvekkil belgeleri, taslaklar, dış mahkeme mektupları, araştırma, uzman görüşleri gibi mevcut kağıt formundaki önemli belgeler, dijitalleşme sayesinde elektronik belgelerle değiştirilmekte ve böylece tüm iş süreçleri maksimumda optimize edilmektedir.PaperOffice sadece belge yönetimini mümkün kılmakla kalmaz, aynı zamanda güncel ve doğru müşteri dosyalarına anında erişimi mümkün kılar.
Hukuk firmaları, avukatlar ve yönetim danışmanları için dijitalleşme
Günümüzün dijital ve kağıt veri seli ile birlikte, önemli belgelerin kaybolmamasını ve doğru zamanda erişilebilir olmasını sağlamak önemlidir.
Avukatlar, hukuk departmanları, hukuk firmaları ve yönetim danışmanlarının yanı sıra noterler uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanmaktadır.
Önemli belgeler hukuk firmalarında günlük olarak birikir: savunmalar, müşteri belgeleri, taslaklar, dış mahkeme mektupları, araştırma, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla gelmez, birçok müşteri mektubu da e-posta ile gelir.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
Çünkü otomotiv endüstrisindeki son derece teknik süreçler mükemmel bir bilgi akışı ve yapılandırılmış yürütme gerektirir. Gerekli avantajlar ancak dijitalleşme sayesinde elde edilebilir.
Önemli teslim tarihlerinin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir.
PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
Dijitalleşme sayesinde verimli çalışın
Haklı olmak ve haklı olmak her zaman bir ve aynı değildir. Durum, başarılı bir gelecek için hangi yolun izleneceğine dair girişimci kararlarla benzerdir. Müşterilerinin haklarını almalarına veya şirket için doğru yolu bulmalarına yardımcı olmakla ilgilenen endüstriler avukatlar ve yönetim danışmanlığıdır.
Kamu hukuku mensupları olarak avukatların özel bir statüsü vardır, ancak aynı zamanda özel bir sorumluluğu da vardır. Örneğin, yönetim danışmanlığında, mühendislere ve iş ekonomistlerine ek olarak genellikle avukatlar da vardır. Almanya'daki gibi çok karmaşık bir sosyal ve ekonomik yapıda, hemen hemen her adıma olası yasal sonuçlar eşlik ediyor. Muhtemelen bu yapılar için en önemli temel, ideal olarak, tüm süreçlerin eksiksiz bir şekilde belgelenmesidir.
İşte tam olarak budur PaperOffice DMS, sadece belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir belge yönetim yazılımıdır.
PaperOffice, müşteri sözleşmelerini, özetleri, ücret beyanlarını, kararları ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: Belge yönetim sistemi PaperOffice sayesinde, hukuk firmanızdaki veya şirketinizdeki önceki süreçleriniz dijitalleştirilerek daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirilir. PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim haklarının verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar.
Avukatlar ve yönetim danışmanları için otomasyonun etrafında bir yol yoktur
Avukatlar ve yönetim danışmanları için bu, birkaç özel özelliğe sahip olması gereken çok kapsamlı bir müşteri veya müşteri dosyasının korunması anlamına gelir. Örneğin, GDPR'nin ilkelerine uyulmalıdır ve elbette, avukatlar yalnızca sözlü ifadeler için değil, aynı zamanda yetkisiz kişilere karşı korunan belgelerin güvenli bir şekilde saklanması için de geçerli olan mutlak gizlilik görevine tabidir. Yasal ve sözleşmeyle kararlaştırılan son tarihlere uyma yükümlülüğü de vardır.
Bazı durumlarda, bu son tarihlere uyulmamasının cezai sonuçları olabilir, ancak çoğunlukla yalnızca hukuki sonuçlar doğurabilir. Yönetim danışmanlığı için, müşterilerinin ticari sırlarının korunması da büyük önem taşımaktadır.
PaperOffice, yetkilendirme yönetimi, çeşitli erişim düzeyleri ve erişim yetkilerinin atanması gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını şirkette gerçekleştirildikleri gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezervasyonu".
Sorumluluk sadece bireylere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "Kiracılık Avukatları" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaş hemen devreye girebilir.
OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler istemcinize aktarılabilir veya bunun tersi de geçerlidir. Bunlar ayrıca şifrelerle de sağlanabilir.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
Avukatlar ve yönetim danışmanları için mükemmel iş akışları
Almanya'da şu anda federal ve eyalet yasa ve yönetmeliklerinden yaklaşık 150.000 bireysel düzenleme bulunmaktadır. Sosyal ve ekonomik yaşamın her alanı düzenlenir. Paragrafların ormanına hakim olmak için, avukatlar tıpkı yönetim danışmanlığı gibi belirli alanlarda uzmanlaşırlar ve yine de özel alanının tüm yasal gereksinimlerini bilen bir avukat veya yönetim danışmanı yoktur. Özellikle de yeni yasalar veya yargılar mevcut durumu her an sürekli değiştirdiğinden. Doğru yazılıma ihtiyaç duyar, hızlı ve güvenli bir şekilde öğrenebilir.
PaperOffice DMS doğru yazılımdır, çünkü avukatların ve yönetim danışmanlarının ihtiyaç duyduğu her şeyle birlikte gelir, örneğin:
- Belgelerin GDPR ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması
- İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
- Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
- Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
- Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
- Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma
PaperOffice DMS ile dijital dönüşüm, hukuk sektöründe devrim yaratıyor
PaperOffice iş akışı işlevi, sekreterya ve avukatlar arasındaki iletişimi basitleştirir. Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar.
PaperOffice bunu kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital sürüm gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler. Bu hukuk sektöründe mutlak bir zorunluluktur.
PaperOffice ile dijitalleşme muazzam avantajlar getiriyor
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir.
Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar.
Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.
PaperOffice DMS sadece işlevlerinde kapsamlı değil, aynı zamanda video eğitimleri tarafından yönlendirilen öğrenmesi kolay, aynı zamanda istenirse bireysel tavsiye ve eğitim ile de desteklenmektedir. Bütün bunlar gerçekten iyi bir fiyat-performans oranıyla.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Hukuk firmaları, avukatlar ve yönetim danışmanları için dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, avukatları ve yönetim danışmanlarını destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.