Catering ve otel endüstrisinde iş süreçlerinin otomasyonu
Gastronomi için PaperOffice DMS, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomasyonu sayesinde departmanlar arasında sorunsuz bir bilgi akışı sağlar.
İpucu
Yazılı belgeler, sözleşmeler, taslaklar, makbuzlar, irsaliyeler ve çok daha fazlası dijitalleşme sayesinde elektronik belgelerle değiştiriliyor, böylece tüm iş süreçleri maksimumda optimize ediliyor.Entegre yapay zeka, iş süreçlerinin büyük ölçüde otomatikleştirilmesini, süreçlerinizin hızlandırılmasını ve başarının ve memnuniyetin artırılmasını sağlar.
Catering ve otel endüstrisinde dijitalleşme
Bir catering ve otel endüstrisi olarak, yönetmeniz gereken birçok önemli belgeniz var:
Eğlence makbuzları, faturalar, teslimat notları, sözleşmeler ve çok daha fazlası. Bu nedenle, catering ve otel işletmeleri, uygun doküman yönetim yazılımlarının kullanımından önemli ölçüde yararlananlardır.
Uygun bir belge yönetim sistemi olmadan, çok fazla manuel çaba vardır.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır, kağıt belgelerin ortadan kaldırılması gibi maliyet tasarruflarına yol açar ve makbuzlar, sözleşmeler, teslimat notları veya diğer mektuplar gibi önemli belgeleri gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek net bir genel bakış oluşturur.
En iyi çözüm, PaperOffice DMS gibi iyi düşünülmüş belge yönetim yazılımlarını kullanmaktır.
Ayrıca dijital idari görevlerden yararlanabilir ve tüm kira ve hizmet sözleşmelerine, yeniden gönderilen veya görev atamasıyla çalışanlara atanan resmi yazışmalara göz kulak olabilirsiniz.
Belgelerin ve makbuzların dijital ve denetimden geçmiş arşivlenmesi, nihayetinde GoBD hükümlerine uygun olarak yasal kesinliğe yol açar.
Catering ve otel endüstrisinde ne kadar kağıtsız?
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır, kağıt belgelerin ortadan kaldırılması gibi maliyet tasarruflarına yol açar ve makbuzlar, sözleşmeler, teslimat notları veya diğer mektuplar gibi önemli belgeleri gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek net bir genel bakış oluşturur.
Belgelerinizi yakalamak, işlemek, paylaşmak, aramak ve takip etmek PaperOffice kullanımı ile çok kolaylaşır.
Kontrollü erişim, ayrıntılı görev listeleri, iş akışları ve güvenilir e-posta bildirimlerini kullanan onaylar sayesinde, çalışanlar atanan görevleri verimli bir şekilde tamamlayabilir ve yetkili kişiler onayı kolayca onaylayabilir veya reddedebilir.
PaperOffice DMS yazılım çözümü ile artık belge kaybı olmaz. Nerede olursanız olun, önemli belgelere saniyeler içinde erişebilirsiniz.
Tabii ki, sistemlerimizle her zaman yasalara uygun ve tamamen denetime dayanıklı olarak çalışırsınız.
Süreç odaklı doküman yönetimi
Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice, kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile sizi burada destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital onay gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.
Bu sayede tüm belge süreçleri haritalandırılabilir.
Bir dizi başka avantaja ek olarak, PaperOffice DMS çeşitli belgeleri kontrol etmek için ideal bir araçtır.
Her belge, süpermarketten bir paket içeceğin faturasından çeşitli rezervasyonlara, servis uygulamalarına ve iptallere kadar - her şey doğru kronolojik sırada kaydedilebilir ve gerektiğinde çağrılabilir.
PaperOffice DMS gibi belge yönetimi yazılımları bu görevler için en uygun yazılımdır. Çünkü sadece belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir doküman yönetim yazılımıdır.
PaperOffice, sözleşmeleri, ricaları ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, şirketteki önceki süreçleriniz dijitalleştirilir , onları daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
Partileri kutlamak, kendinizi pişirmek zorunda kalmadan iyi yemek yemek, olağanüstü bir şey deneyimlemek, arkadaşlarla buluşmak, bu insanların kanında var.
Restoran derneği DEHOGA'nın 2020 yılı için restoran endüstrisinde toplam yaklaşık 158.000 şirket kaydetmesi, otel veya misafirhane gibi gecelik konaklama dahil olmak üzere boşuna değil. Örneğin Almanya'da her 518 kişi için Gastro & Event sektöründen bir şirket var.
Almanya'da başka hiçbir ticaret bu kadar yüksek bir yoğunluğa sahip olamaz.
Catering endüstrisi bir işletme olarak çok popüler olsa bile, özellikle yasal çerçeve, makbuz sağlama yükümlülüğü veya yazar kasa kullanma yükümlülüğü gibi giderek daha fazla düzenlemeyle ilişkili olduğundan, hiçbir şekilde kolay değildir. Kural olarak, "büyümüş" aile şirketleri biraz daha kolaydır ve Almanya bu konuda uzun bir geleneğe sahiptir.
İçerik açısından, o zamandan 21. yüzyıla kadar günümüzün küreselleşmiş dünyasında gastronomi ve olaylar açısından çok şey oldu. Tıpkı çeşitli farklı gastronomik teklifler olduğu gibi, her türlü etkinlik düzenlenmektedir. Buna göre, örgütsel çaba muazzamdır ve genel bir bakış açısını korumak için uygun yönetim gerektirir.
Esas olarak sipariş almak, makbuz oluşturmak ve vergileri doğru hesaplamak için kullanılan çok çeşitli gastronomi yazılımları vardır. Peki ya diğer her şey? Etkinlik organizatörlerinin veya restoratörlerin oldukça kaotik bir görünüme sahip çekmece yönetimi bulmaları nadir değildir.
Bunun nedenlerinden biri, kağıdın gastronomi ve etkinlik yönetiminde hala önemli bir rol oynamasıdır. Teslimat notları, faturalar, sözleşmeler, teklifler ve diğer şeyler kelimenin tam anlamıyla evin içine girer, çünkü catering endüstrisinde restoran işletmecisi ile kişisel temas, tedarikçiler ve temsilciler için diğer sektörlerden daha önemlidir. Teslimat notları ve benzerleri hemen yanınızda getirilebilir. Ancak düzen yaratmanın ve genel bir bakış açısı sağlamanın en kolay yolu nedir? PaperOffice DMS bu sorunun cevabıdır.
PaperOffice DMS, catering sektöründe açık avantajlar yaratır
PaperOffice DMS sayesinde DMS yazılımının otel ve catering sektörünün mevcut IT altyapısına sorunsuz entegrasyonu sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilmekte, bu da iş süreçlerinin optimizasyonu anlamına gelmektedir.
Belge yönetimi yazılımı, analog evrak işlerini bir cep telefonu kamerasıyla bile dijital verilere dönüştürür. Çünkü bu sektörde misafirperverlik makbuzlarının ve teslimat notlarının yönetimi hafife alınmamalıdır.
PaperOffice DMS kullanımı ve fabrikadan temin edilebilen tarayıcı bağlantısı sayesinde, çalışanlar gelen analog belgeleri fazla çaba harcamadan dijitalleştirebilirler. Bu, tüm önemli belgelerin herhangi bir zamanda bulunabilmesini sağlar.
Ek olarak, kağıt belgeler bir akıllı telefon veya tablet ile kaydedilebilir ve bunlar, örneğin entegre "Dropmail" posta işlevi sayesinde, Windows işletim sistemi ile doğrudan dizüstü bilgisayara gönderilebilir. Burada, sırayla, PaperOffice DMS görüntülerin içe aktarılmasına izin verir ve bunları metin formatlarına dönüştürür, elbette fotoğraf formatı korunur.
PaperOffice DMS'ye entegre OCR yazılımı, logo ile normal metin arasında ayrım yapar. Ortak şirketlerden gelen teslimat notları veya konaklama makbuzları, örneğin araştırma sırasında, bir OCR araması kullanılarak herhangi bir zamanda hızlı bir şekilde bulunabilir, böylece mümkün olan en yüksek şeffaflık ve yasal kesinlik sağlanır.
Arşivleme, bir gönderenden sonraki tüm belgelerin tanınacağı ve otomatik olarak atanacağı şekilde de gerçekleştirilebilir.
Buna ek olarak, PaperOffice DMS, restoran işletmecilerine ve etkinlik yöneticilerine, etkinliklerde kontrol etmek, menüler gibi şablonların otomatik olarak oluşturulması ve müşteri sıklığı veya içecek tüketimi gibi istatistiksel değerlendirmeler için ideal olan bir iş akışı işlevi gibi diğer pratik araçları da sunar.< /p>
PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.
Dijital fatura işleme, catering ve otel endüstrisindeki birçok şirket için de avantajlıdır. Gelen faturalar PaperOffice DMS sayesinde otomatikleştirilebilir ve sorumlu çalışana iletilir. Dijital serbest bırakma yoluyla kontrol ve serbest bırakma süreci de sistem üzerinden hızlı ve verimli bir şekilde ele alınabilir.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize, vergi danışmanınıza veya tam tersi şekilde dışa aktarılabilir.
Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar
PaperOffice DMS, ERP gibi diğer yazılımların bağlanmasını ve elbette belgelerin uygun arayüzler aracılığıyla Microsoft Office'ten aktarılmasını sağlar. PaperOffice DMS, tedarikçiler ve müşterilerle ticaret ve üretimde iletişimi hızlandırır.
Son tarihler ve randevular izlenir ve istenen ayara bağlı olarak eylemler otomatik olarak tetiklenir. Sipariş süreçleri otomatikleştirilebilir ve hatta gelecek için planlanan değişiklikler bile istenilen zamanda yürürlüğe girilebilecek şekilde girilebilir.
Kapsamlı işlevleri sayesinde PaperOffice DMS, kurumsal içerik yönetiminin (ECM) üst segmentinde kesinlikle sınıflandırılabilir.
ECM, karşılık gelen bir erişim hiyerarşisine sahip bir kuruluştaki tüm içeriğin genel yönetimini içerir. PaperOffice DMS, herhangi bir içeriği dijital biçimde kaydedebilir, içeriğini ve biçimini değiştirebilir ve kullanılabilir hale getirebilir.
PaperOffice DMS, bir ECM'nin tüm işlevlerine sahiptir ve bu, mükemmel bir fiyat-performans oranının yanı sıra pahalı harici veya dahili eğitimi gereksiz kılan sezgisel olarak öğrenilebilir bir çalışma biçimindedir. Aksine, farklı menülere alışmak için ücretsiz video eğitimleri mevcuttur. Böylece PaperOffice DMS, ticaret ve üretimdeki her şirkette örgütsel linchpin haline gelebilir ve bu neredeyse ışık hızında olur.
Catering ve otel endüstrisindeki şirketler dijital belge yönetiminden yararlanıyor
Bununla birlikte, PaperOffice DMS ile, restoran işletmecileri için çok daha fazla olasılık vardır. Örneğin, kalıcı veya önemli bir tarih envanteri dahil envanter yönetimi. PaperOffice DMS'nin temeli, ağdaki bağlı kullanıcı hesaplarıdır. Bu kullanıcı hesaplarının veri depolaması merkezi veritabanında birleştirilir. Belgeler, otomatik süreçleri tetiklemek için kullanılabilecek farklı algoritmalara sahip bir AI aracılığıyla kontrol edilebilir.
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.
PaperOffice DMS, mantıksal olarak yapılandırılmış ve birçok alanda sezgisel kullanıma izin veren akıllı menü navigasyonuna sahiptir. İnternette ücretsiz olarak sunulan video eğitimleri ek destek sağlar ve elbette istenirse eğitim kursları doğrudan müşterinin şirket merkezinde de yapılabilir.
Farklı aşama türlerini belgelemenin yanı sıra, PaperOffice DMS, malzeme tedariki için lojistik görevleri desteklemek için eşit derecede uygundur. PaperOffice DMS'de veri tabanlarının kurulabilmesi sayesinde malzeme alımı ve malzeme tüketimi izlenebilir ve uyarı seviyeleri atanabilir. Dahili AI, darboğazlar veya eksiklikler olduğunda, örneğin tekrarlanan siparişler verilirse, mevcut miktarın gerçekten yeterli olması gerekmesine rağmen, otomatik olarak tepki veren şablonlar oluşturmak için kullanılabilir. İş akışı işlevi, şirketin sorumlu çalışanlarının görevlerinin yürütülmesini karşılaştırabilecekleri bu amaçla kullanılabilir.
Catering ve otel sektöründe PaperOffice DMS, böylece tüm evrak işleri nedeniyle misafirle temas ihmal edilmez.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Gastronomi ve otel endüstrisinde dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, catering ve otel endüstrisini destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.