İnşaat sektöründe iş süreçlerinin otomasyonu
İnşaat şirketleri için PaperOffice DMS, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomasyonu sayesinde departmanlar arasında sorunsuz bir bilgi akışı sağlar.
İpucu
Yazılı belgeler, sözleşmeler, taslaklar, araştırma, irsaliyeler ve çok daha fazlası dijitalleşme sayesinde yerini elektronik belgelere bırakmakta ve böylece tüm iş süreçlerini maksimuma çıkarmaktadır.Entegre yapay zeka, iş süreçlerinin büyük ölçüde otomatikleştirilmesini, süreçlerinizin hızlandırılmasını ve başarının ve memnuniyetin artırılmasını sağlar.
İnşaat sektöründe dijitalleşme
İnşaat şirketleri, şirketler, mülk geliştiricileri, proje yöneticileri, mühendisler ve proje geliştiricileri uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanmaktadır.
İnşaat şirketleri günlük olarak önemli belgeler üretir: inşaat günlükleri, fotoğraflı belgeler, makbuzlar, faturalar, çizimler, teslimat notları, özetler ve çok daha fazlası.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
En iyi çözüm, PaperOffice DMS gibi iyi düşünülmüş belge yönetim yazılımlarını kullanmaktır.
İnşaat sektöründe, genellikle proje tabanlı süreçler vardır. Bu projelerin her birinde, PaperOffice gibi uygun bir DMS tarafından merkezi olarak yönetilebilen dosyalar ve belgeler de dahil olmak üzere çok sayıda farklı bilgi vardır.
İnşaat sektörü için bir çözüm olarak PaperOffice DMS, projeleriniz, müşteri verileriniz ve belgeleriniz üzerinden canlı bir anahtar kelime araması yapmanızı sağlar. PaperOffice DMS'nin inşaat şirketine entegrasyonu sayesinde, dijital iş akışları aracılığıyla süreçlerinizin otomasyonu veya projeyle ilgili tüm belgelerin otomatik olarak dosyalanması, kural yönetimi, görevlerin eklenmesi ile rekabette puan kazanabilirsiniz.
İnşaat sektöründe kağıtsız çalışmaya nasıl geçebilirim?
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler, faturalar, siparişler, teslimat notları gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
Belgelerinizi yakalamak, işlemek, paylaşmak, aramak ve takip etmek PaperOffice kullanımı ile çok kolaylaşır.
Kontrollü erişim, ayrıntılı görev listeleri, iş akışları ve güvenilir e-posta bildirimleri kullanarak onaylar vermenin yanı sıra, çalışanlar atanan görevleri verimli bir şekilde tamamlayabilir ve yetkili kişiler bunları kolayca onaylayabilir veya serbest bırakılmayı reddedebilir.
PaperOffice DMS yazılım çözümü ile artık belge kaybı olmaz. Nerede olursanız olun, önemli belgelere saniyeler içinde erişebilirsiniz.
Tabii ki, sistemlerimizle her zaman yasalara uygun ve tamamen denetime dayanıklı olarak çalışırsınız.
Süreç odaklı doküman yönetimi
Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice, kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile sizi burada destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital sürüm gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.
Bu sayede tüm belge süreçleri haritalandırılabilir.
Bir dizi başka avantaja ek olarak, PaperOffice DMS çeşitli inşaat aşamalarını kontrol etmek için ideal bir araçtır.
Faturadan hırdavatçıdan çeşitli inşaat planlarına kadar bir vida paketine kadar her belge, doğru kronolojik sırada kaydedilebilir ve gerektiğinde çağrılabilir.
Sürüm oluşturma burada önemlidir. Örneğin, orijinal inşaat planı, daha sonra değiştirilmiş inşaat planı, vb. PaperOffice DMS ayrıca el yazısıyla yazılmış girişlerin ve inşaat durumunun fotoğraflarının saklanmasına izin verir. PaperOffice DMS ile, inşaat sırasındaki tüm süreçlerin ve olayların eksiksiz bir dokümantasyonu mümkündür. Temel atma töreninden anahtarların teslimine kadar. Ve tüm bunlar minimum çabayla.
PaperOffice DMS gibi belge yönetimi yazılımları bu görevler için en uygun yazılımdır. Çünkü sadece belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir doküman yönetim yazılımıdır.
PaperOffice, sözleşmeleri, ricaları ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, şirketteki önceki süreçleriniz dijitalleştirilir, bu da onları daha verimli ve şeffaf hale getirir ve çok daha esnek hale getirir.
Çünkü belgeler şirkete hangi formdan ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt evrak, PDF dosyası, e-posta veya fotoğraf olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
Dijital işleme, gelecekte tüm hizmetlerin yüksek hizmet kalitesini sağlamak için temel bir temeldir.
"Çubuk yasası" inşaat endüstrisindeki ilk yasalardan biriydi ve bugüne kadar sayısız daha fazlası takip edilecekti. Çubuk yasası aslında 5 m uzunluğunda bir çubuktu ve Orta Çağ'da bir adamın bu çubukla sokaklarda dolaşmasına izin vererek sokakların ve sokakların en az 5 m genişliğini garanti altına almak için kullanıldı. Çok daraldığı her yerde, sokağa çok fazla çıkıntı yapan binanın yıkılması gerekiyordu. Bunun o zamanki trafikle daha az ilgisi vardı ve yangın riskiyle daha fazla ilgisi vardı. Bu, caddenin bir tarafındaki yanan evlerin diğer tarafına yayılmasını önlemek içindi.
Bugün, federal ve eyalet inşaat yasası tek başına yaklaşık 1.600 paragraftan oluşmaktadır. Ek olarak, malzeme özellikleri, kullanım türü, malzemelerin nasıl kurulacağı ve hatta ticaret yönetmelikleri ile ilgili profesyonel derneklerin standartları ve özellikleri vardır, kimin neyi inşa etmesine ve kurmasına izin verilir. Muhtemelen dünyada benzer şekilde karmaşık bir yapı sistemine sahip sadece birkaç ülke vardır.
Hem sivil hem de yapısal müteahhitler için bu, her iş için ilgili şartnamelere danışmak anlamına gelir ve her seferinde az ya da çok kapsamlı bir evrak işi yapmak anlamına gelir. İnşaatçıların bir adım daha ileri gitmesi ve orijinal inşaat planında öngörülemeyen değişiklikler talep etmesi nadir değildir. Bazen neyin nasıl değiştirilmesi gerektiğine dair planda el yazısıyla yazılmış bir not vardır. Bu, tüm işlemleri etkileyen ve hatta malzeme planlamasını bozan bir zincirleme reaksiyona yol açabilir.
Kağıt kaosunu nasıl takip edebilirim?
Tabii ki, PaperOffice DMS kullanımı sayesinde.
Çünkü PaperOffice, inşaat sektöründe üretilen tüm belgeleri ve ilgili tüm bilgileri yasalara uygun ve denetime dayanıklı bir şekilde arşivlemektedir.
PaperOffice DMS, NAS (Ağa Bağlı Depolama) ile bağlantılı olarak, dahili iletişim ve veri iletimi için çok güvenli bir intranetin oluşturulmasını sağlar. Bu, dışarıdan gelen saldırılara karşı çifte güvenlik yaratır. İlk önce işletim sisteminin güvenlik duvarı ve ikincisi PaperOffice DMS'nin şifrelenmesi. Aynı zamanda, NAS aracılığıyla üçüncü taraf sağlayıcılardan bağımsız olarak ayrı bir bulut kurulur.
PaperOffice DMS'nin kapsamlı iş akışı işlevi , dahili iletişimi çok daha kolay hale getirir. İç terimi ayrıca şubeleri veya yabancı yerleri de içerir. Örneğin, projeyle ilgili çalışmalar söz konusu olduğunda, geçerli durum her zaman görüntülenir ve aynı zamanda geçmiş.
Tabii ki, son tarihlerin ve zamanla ilgili etkinliklerin girildiği takımla ilgili ve özel bir takvim de dahil edilmiştir.
Bir AI ile donatılmış belge tanıma, tüm belgeleri doğru klasöre kaydedilecek şekilde otomatik olarak düzenler ve hem bir anahtar kelime dizini hem de bir değişiklik geçmişi oluşturur. PaperOffice DMS'nin dahili arama motoru her belgeyi saniyenin kesirleri içinde bulur.
PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim yetkilerinin verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını tam olarak çalışacakları gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezerve edilmesi".
Sorumluluk sadece bireysel kişilere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "Üretim" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaşınız hemen devreye girebilir.
OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.
PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize, vergi danışmanınıza veya tam tersi şekilde dışa aktarılabilir.
Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir. Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar. Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.
İnşaat sektöründeki şirketler, tüm ticari işlemler için belgeleri işlemek zorundadır. İş modellerinin sürekli olarak daha da geliştirilmesi sürekli olarak yeni zorluklar yaratmaktadır. İhtiyaç duydukları şey iyi bir doküman yönetim sistemidir.
PaperOffice DMS doğru yazılımdır çünkü ihtiyacınız olan her şeyle birlikte gelir, örneğin:
- Belgelerin GDPR/li ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması>
- İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
- Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
- Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
- Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
- Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma
Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar
PaperOffice DMS, ERP gibi diğer yazılımların bağlanmasını ve elbette belgelerin uygun arayüzler aracılığıyla Microsoft Office'ten aktarılmasını sağlar. PaperOffice DMS, tedarikçiler ve müşterilerle ticaret ve üretimde iletişimi hızlandırır.
Son tarihler ve randevular izlenir ve istenen ayara bağlı olarak eylemler otomatik olarak tetiklenir. Sipariş süreçleri otomatikleştirilebilir ve hatta gelecek için planlanan değişiklikler bile istenilen zamanda yürürlüğe girilebilecek şekilde girilebilir.
Kapsamlı işlevleri sayesinde PaperOffice DMS, kurumsal içerik yönetiminin (ECM) üst segmentinde kesinlikle sınıflandırılabilir.
ECM, karşılık gelen bir erişim hiyerarşisine sahip bir kuruluştaki tüm içeriğin genel yönetimini içerir. PaperOffice DMS, herhangi bir içeriği dijital biçimde kaydedebilir, içeriğini ve biçimini değiştirebilir ve kullanılabilir hale getirebilir.
PaperOffice DMS, bir ECM'nin tüm işlevlerine sahiptir ve bu, mükemmel bir fiyat-performans oranının yanı sıra pahalı harici veya dahili eğitimi gereksiz kılan sezgisel olarak öğrenilebilir bir çalışma biçimindedir. Aksine, farklı menülere alışmak için ücretsiz video eğitimleri mevcuttur. Böylece PaperOffice DMS, ticaret ve üretimdeki her şirkette örgütsel linchpin haline gelebilir ve bu neredeyse ışık hızında olur.
İnşaat sektöründeki şirketler dijital belge yönetiminden yararlanıyor
Bununla birlikte, PaperOffice DMS ile inşaat şirketleri için çok daha fazla olasılık vardır. Örneğin, kalıcı veya önemli bir tarih envanteri dahil envanter yönetimi. PaperOffice DMS'nin temeli, ağdaki bağlı kullanıcı hesaplarıdır. Bu kullanıcı hesaplarının veri depolaması merkezi veritabanında birleştirilir. Belgeler, otomatik süreçleri tetiklemek için kullanılabilecek farklı algoritmalara sahip bir AI aracılığıyla kontrol edilebilir.
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.
PaperOffice DMS, mantıksal olarak yapılandırılmış ve birçok alanda sezgisel kullanıma izin veren akıllı menü navigasyonuna sahiptir. İnternette ücretsiz olarak sunulan video eğitimleri ek destek sağlar ve elbette istenirse eğitim kursları doğrudan müşterinin şirket merkezinde de yapılabilir.
İnşaat aşamalarının belgelenmesine ek olarak, PaperOffice DMS, malzeme tedariki için lojistik görevleri desteklemek için eşit derecede uygundur. PaperOffice DMS'de veri tabanlarının kurulabilmesi sayesinde malzeme alımı ve malzeme tüketimi izlenebilir ve uyarı seviyeleri atanabilir. Dahili AI, darboğazlar veya eksiklikler olduğunda, örneğin tekrarlanan siparişler verilirse, mevcut miktarın gerçekten yeterli olması gerekmesine rağmen, otomatik olarak tepki veren şablonlar oluşturmak için kullanılabilir. İş akışı işlevi, şirketin sorumlu çalışanlarının görevlerinin yürütülmesini karşılaştırabilecekleri bu amaçla kullanılabilir.
PaperOffice DMS bir inşaat projesini hızlandırabilir, yanlış kararları önleyebilir ve maliyetleri düşürebilir. Belki de BER'i inşa eden ve hala Stuttgart21'i inşa etmekte olan şirketler doğru yazılım olan PaperOffice DMS'den yoksundu.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "İnşaat sektöründe ve inşaatta dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, inşaat sektörünü destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına karşılık gelen arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.