İnşaat Şirketi
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Geçmiş Durum

IDC Construccion, Las Palmas merkezli bir inşaat şirketidir ve okullar, spor salonları ve oyun parkları için spor zeminleri inşa etme konusunda uzmanlaşmıştır. Şirket, okullar, spor salonları, oyun parkları vb. için kullanıcı ihtiyaçlarını karşılayan yüksek kaliteli ve dayanıklı zeminleriyle tanınmaktadır.

İnşaat sektöründeki diğer büyük şirketler gibi, IDC Construccion S.L. de günlük iş süreçlerinde önemli belge ve dokümanları yönetme ve düzenleme konusunda birçok zorlukla karşı karşıya kalmıştır.
Bu zorlukların üstesinden gelmek için şirket, doküman yönetim sistemini optimize etmek için bir doküman yönetim sistemi arayışına girmiştir.

Yeni doküman yönetim sisteminin, bu belgeleri tek bir yerde birleştirerek her yerden kolay erişimi sağlayabilmesi önemliydi.
IDC Construccion, mevcut çalışma akışlarına uyarlanabilir ve gereksinimlerini karşılayabilen bir DMS arıyordu.

Zorluklar arasında şunlar yer alıyordu:

• Şirketin tüm belgelerini kaydetme, düzenleme, sınıflandırma ve arşivleme
• Her yerden belgelere hızlı ve güvenilir erişim
• Kâğıt belgeleri ve elektronik dosyaları yönetmek için tek bir sistem
• Mevcut iş akışlarına kolay entegrasyon
• Gizli bilgilerin kontrolü ve güvenliği

Hangi diğer üreticiler seçenek oldu?

IDC Construccion farklı DMS seçeneklerini değerlendirdi. Ancak diğer sistemlerin hiçbiri mevcut çalışma şekline uyum sağlayamadı. Sonunda PaperOffice DMS'i keşfettiler ve gereksinimlerine mükemmel uyduğunu fark ettiler. Var olan sistemlerine eklemek için kolaylıkla entegre olabileceğini görmeleri etkileyiciydi, böylece çalışma şekillerini değiştirmek zorunda kalmadan devam edebildiler.

IDC Construccion S.L. PaperOffice DMS'i neden seçti

IDC Construccion S.L.'den Agustín García Afonso, belge yönetimiyle ilgili çeşitli yazılım tekliflerini araştırdı ve sonunda PaperOffice DMS'i test etme kararı aldı.

Bir inşaat şirketi olan IDC Construccion için uygun bir belge yönetim sistemi bulmak, çalışma şekline destek olacak ve belge yönetimini optimize edecekti.

Şirket, birkaç belge yönetim sistemi denedikten sonra, bu sistemlerin aslında çalışma şekillerini değiştirmelerine zorlayacaklarını gördü.

Bu, şirket için bir dezavantajdı çünkü zaten güncellenmemiş bir kişiselleştirilmiş belge yönetim sistemleri vardı. Bu zorluklar nedeniyle şirket, ihtiyaçlarını karşılayabilecek ve mevcut sistemlerini destekleyebilecek bir sistem aramaya karar verdi.

Çeşitli belge yönetim sistemlerinin dikkatli bir değerlendirmesi sonucunda, IDC Construccion PaperOffice DMS'i seçti.

Şirket, mevcut çalışma şeklini minimum düzeyde değiştirmelerine izin verirken aynı zamanda ihtiyaçlarını da karşılayan bir sistem olduğu için bu sistem seçildi. Şirketin çalışma şeklini etkilemeden dokümanlar üzerinde tam kontrolü koruması, PaperOffice DMS'i seçme kararında önemli bir faktördü.

Kontrollü erişim, detaylı görev listeleri, iş akışları aracılığıyla yetkililere izin verme veya reddetme gibi güvenilir e-posta bildirimleri sayesinde çalışanlar görevleri etkin bir şekilde tamamlayabilir ve yetkilendirilmiş kişiler bunları kolayca onaylayabilir veya reddedebilir.

"Henüz bir belge yönetim sistemi olmayan şirketler için PaperOffice DMS istediğiniz her şeyi sunan ideal bir çözümdür. Zaten bir belge yönetim sistemine sahip olan ancak herhangi bir nedenle geçiş yapması gereken şirketler için, kullanıcı dostu arayüzü ve işlevleri nedeniyle PaperOffice DMS mükemmel bir seçenektir."

Verilerin ve belgelerin artık daha kolay ve hızlı erişilebilmesi, şirketin iş akışlarını temelde değiştirir ve sürdürülebilir hale getirir. Yönetim bilgisi artık şeffaf bir şekilde organize edilmiş ve doğru zamanda kullanılabilir durumdadır.

PaperOffice DMS'nin diğerlerine göre daha iyi yaptığı noktalar

• Kullanıcı arayüzü uygunluğu: IDC Construccion, PaperOffice DMS'nin kullanım kolaylığından etkilendi. Doküman yönetim sistemi, IDC Construccion'un mevcut iş akışlarına uyum sağlayabildi ve belgelerini hızlı ve kolay bir şekilde düzenlemelerine ve aramalarına olanak tanıdı.
• Belgeleri daha iyi arama: PaperOffice DMS sayesinde IDC Construccion çalışanları, belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde bulabilir, bu da zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.
• Belge sürüm kontrolü: PaperOffice DMS, IDC Construccion'un belge sürümlerini kontrol etmelerini ve her zaman güncel olduklarını sağlamalarını sağlar.

"PaperOffice'in kullanıma geçirilmesinden sonra, bileşik şirketin 'Bize nasıl adım atmak istediğinizi söyleyin ve üzerine YER tabanı serelim' sloganını 'Belgeleri nasıl yönetmek istediğinizi söyleyin ve PaperOffice sizin için yapacak' şeklinde bir doküman yönetimi sloganına dönüştürdük."

Sonuç

IDC Construccion, PaperOffice DMS'nin uygulanmasıyla belge yönetimini geliştirdi. Şirket, kullanıcı arayüzünün uyum sağlama yeteneği, belgeleri daha iyi arama özelliği ve belge sürüm kontrolü konusunda etkilendi. Yeni sistem entegrasyonu sorunsuz bir şekilde gerçekleşti ve şirket, belge yönetim çözümü arayan herkese PaperOffice DMS'yi öneriyor. IDC Construccion'un PaperOffice DMS ile deneyimi genel olarak son derece memnuniyet vericiydi ve beklentilerini aştı.