Çok fonksiyonlu cihazlar için servis sağlayıcılarda ve bayilerde dijitalleşme

Fotokopi makineleri için servis sağlayıcılarda ve bayilerde dijitalleşme

Ofis teknolojisi, baskı çözümleri ve ofis sistemleri için uzman bayiler, uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanır.

Eğilim, ekonomik durum ve rekabet durumu, belgeleri yalnızca kağıt biçiminde tutmak yerine giderek dijitalleştirmeye doğru ilerlemektedir.

Ofis teknolojisi ve baskı çözümleri konusunda uzman bayilerin çoğu günlük olarak önemli belgeler oluşturur:

Yazılar, sözleşmeler, irsaliyeler, taslaklar, tedarikçi faturaları ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla değil, birçok mektup da e-posta ile gelir.

Ancak hiçbir şekilde her tedarikçi faturası veya her teslimat notu en başından beri bir dosya olarak mevcut değildir. Buna göre, güvenilir, yüksek kaliteli ve güçlü tarayıcılar ve uygun belge yönetimi çözümünün kullanılması, başarılı bir dijitalleşme için çok önemlidir.

Önemli teslim tarihlerinin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir. PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.

Ofis teknolojisi ve ofis sistemleri endüstrisi, belge yönetim sistemi PaperOffice'ten dijitalleşme alanı için bir çözüm şeklinde değil, aynı zamanda bir ortak olarak yararlanan sektördür.

Çünkü kağıt belgelerinizi analogdan dijitale dönüştürmek için çok işlevli bir aygıttan daha iyi bir ortam hangisidir?

Örneğin, ortak bir DMS ile, taranan postalar dosyalanabilir, önemli e-postalar kaydedilebilir ve belgeler arşivlenebilir. Ayrıca, farklı kullanıcılar bu belgelere erişebilir ve belgeler üzerinde çalışabilir.

Paperless work through digital processes

Kağıtsız nasıl gidilir?

PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır, kağıt belgelerin ortadan kaldırılması gibi maliyet tasarruflarına yol açar ve makbuzlar, sözleşmeler, teslimat notları veya diğer mektuplar gibi önemli belgeleri gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek net bir genel bakış oluşturur.

Belgelerinizi yakalamak, işlemek, paylaşmak, aramak ve takip etmek PaperOffice kullanımı ile çok kolaylaşır.

Kontrollü erişim, ayrıntılı görev listeleri, iş akışları ve güvenilir e-posta bildirimlerini kullanan onaylar sayesinde, çalışanlar atanan görevleri verimli bir şekilde tamamlayabilir ve yetkili kişiler onayı kolayca onaylayabilir veya reddedebilir.

PaperOffice DMS yazılım çözümü ile artık belge kaybı olmaz. Nerede olursanız olun, önemli belgelere saniyeler içinde erişebilirsiniz.

Tabii ki, sistemlerimizle her zaman yasalara uygun ve tamamen denetime dayanıklı olarak çalışırsınız.

Makbuzlar, hesaplar ve benzeri belgeler artık kilise bölgeleri ve cemaatler arasında posta yoluyla gönderilmek zorunda değildir. Dahili postalar da bu şekilde dijital olarak gönderilebilir. Bu, kağıttan, ek veri depolama maliyetlerinden ve arşivlere yapılan gezilerden tasarruf sağlar. Belgeler anahtar kelimelerle (editör, konu, durum, tarih vb.) sağlanabilir ve daha sonra daha kolay bulunabilir.

Süreç odaklı doküman yönetimi

Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice, kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile sizi burada destekler.

Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.

Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital onay gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.

Bu sayede tüm belge süreçleri haritalandırılabilir.

Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.

Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Bugün, 21. yüzyılda, neredeyse hiç kopyalama makinesi kalmadı. Fotokopi makinesi, şirketlerde, idarelerde ve özel hanelerde çok işlevli bir cihaz haline geldi. Fotokopi makinesi işlevine ek olarak, cihazlar yazdırabilir ve fakslayabilir, dijital içeriği PC'ye arayüz aracılığıyla doğrudan analog forma dönüştürebilir ve ayrıca tarama yoluyla tam tersini yapabilir.

Tam da bu işlevde, fotokopi makineleri şu anda kullanım için en büyük potansiyele sahip olacak, ancak yakın gelecekte giderek daha fazla olacak. Analogun taranması ve dijital bilgiye dönüştürülmesi.

DIHK tarafından 2020 yılından itibaren 3.500 şirketle yapılan bir ankete göre, dijitalleşme dereceleri ortalama %50 civarındadır. Tüm şirketler dijitalleşmenin beraberinde getirdiği avantajların farkındadır. Şirketler en büyük sorunları aşağıdaki alanlarda görmektedir:

• Sunulan sistemlerin ve süreçlerin karmaşıklığı
• Yüksek maliyet
• Güvenlik Riskleri
• Zaman eksikliği
• Kapsamlı eğitim

Pratik olarak tüm şirketler en azından temel donanıma, tarayıcılı bir fotokopi makinesine veya çok işlevli cihaza ve bir veya daha fazla PC'ye sahiptir. Hala ihtiyaç duyulan şey doğru yazılımdır ve PaperOffice DMS'de bulunabilir.

PaperOffice DMS ile menü gezintisi sezgiseldir ve öğrenmesi kolaydır. Yardım menüleri her uygulamada size rehberlik eder ve aynı zamanda belirli süreçleri adım adım açıklayan video eğitimleri de mevcuttur. Çalışanlar için saha dışı eğitim gerekli değildir, ancak istenirse eğitim doğrudan şirkette yapılabilir.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS, çok işlevli cihazların bayileri ve servis sağlayıcıları için açık avantajlar yaratır

PaperOffice DMS doğru yazılımdır çünkü uzman bayilerin ofis teknolojisi ve baskı çözümleri için ihtiyaç duydukları her şeyi içerir, örneğin:

• Belgelerin GDPR ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması
• İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
• Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
• Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
• Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
• Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma

PaperOffice DMS çok avantajlı bir fiyat-performans oranına sahiptir ve bu da 800 adede kadar terminal (ekran iş istasyonları) bağlama imkanı sunar.

Tüm dijital veriler PaperOffice DMS'de 1024 bit ile şifrelenir ve format dönüştürülür. Bu, bilgisayar korsanları ve casuslar için o kadar büyük engellerle sonuçlanıyor ki, şimdiye kadar hepsi PaperOffice DMS ile başarısız oldu. Aynı zamanda, hiyerarşik bir şifre yönetim sistemi, herkesin her şeye erişmesini engeller.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.

Dijital fatura işleme, kopyalama sistemlerinin birçok servis sağlayıcısı ve perakendecisi için de bir avantajdır. Gelen faturalar PaperOffice DMS sayesinde otomatikleştirilebilir ve sorumlu çalışana iletilir. Dijital serbest bırakma yoluyla kontrol ve serbest bırakma süreci de sistem üzerinden hızlı ve verimli bir şekilde ele alınabilir.

Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler vergi danışmanınıza aktarılabilir veya tam tersi de geçerlidir.

Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS, ERP gibi diğer yazılımların bağlanmasını ve elbette belgelerin uygun arayüzler aracılığıyla Microsoft Office'ten aktarılmasını sağlar. PaperOffice DMS iletişimi hızlandırır.

Son tarihler ve randevular izlenir ve istenen ayara bağlı olarak eylemler otomatik olarak tetiklenir. Sipariş süreçleri otomatikleştirilebilir ve hatta gelecek için planlanan değişiklikler bile istenilen zamanda yürürlüğe girilebilecek şekilde girilebilir.

Kapsamlı işlevleri sayesinde PaperOffice DMS, kurumsal içerik yönetiminin (ECM) üst segmentinde kesinlikle sınıflandırılabilir.

ECM, karşılık gelen bir erişim hiyerarşisine sahip bir kuruluştaki tüm içeriğin genel yönetimini içerir. PaperOffice DMS, herhangi bir içeriği dijital biçimde kaydedebilir, içeriğini ve biçimini değiştirebilir ve kullanılabilir hale getirebilir.

PaperOffice DMS, bir ECM'nin tüm işlevlerine sahiptir ve bu, mükemmel bir fiyat-performans oranının yanı sıra pahalı harici veya dahili eğitimi gereksiz kılan sezgisel olarak öğrenilebilir bir çalışma biçimindedir. Aksine, farklı menülere alışmak için ücretsiz video eğitimleri mevcuttur. Böylece PaperOffice DMS, ticaret ve üretimdeki her şirkette örgütsel linchpin haline gelebilir ve bu neredeyse ışık hızında olur.

Çok fonksiyonlu sistemlerin hizmet sağlayıcıları ve perakendecileri dijital belge yönetiminden yararlanır

Ankete katılan tüm şirketlerin% 38'inin süreçlerini dijitalleştirmek için zamanları yok. Temel işlemle başlayan bir prosedür öneriyoruz, analog belgelerin işlenirken aynı anda taranması. Bu şekilde, her gün fotokopi makinesiyle çalışan bir grup insana, mümkün olduğunca arşivi azar azar taramaları talimatı verilebilir.

Tutarlı özelliklere sahip belgelerin otomatik olarak tanınması sayesinde, PaperOffice DMS taranan tüm belgeleri her zaman dijital bellekteki doğru depolama konumuna atayabilir. Saklama süreleri sona ererken analog arşivin boyutunu daha da azaltmak için arşivi en son girişlerle taramaya başlamak mantıklıdır. Ek olarak, tarayıcı sayesinde kağıtsız bir ofisin nasıl elde edileceği konusunda birçok rehberimiz var.

PaperOffice DMS, analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları tarayıcınız aracılığıyla sisteme okuyabilir ve bunları dijitalleştirebilir, böylece metinler Office programlarında değiştirilebilen OCR kullanılarak yazı tiplerine dönüştürülür. Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.

PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.

Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.

Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.

Bu nedenle, operasyonel dijitalleşmeyi hızlandırmak ve hatta başlamak için ihtiyacınız olan tek şey bir fotokopi makinesi ve PaperOffice DMS'dir. Kesinlikle değerli bir yol.