Lizbon Patrikhanesi
PaperOffice deneyimleri / Referans / Uygulama raporu
PaperOffice DMS ile ataerkilliğin dijital yolu
Pedro Silva, Lizbon Patrikhanesi İdari Asistanı
Zorluk
Lizbon Patrikhanesi (Latince: Patriarchatus Olisiponensis), Portekiz'in başkenti Lizbon'da bulunan Katolik Kilisesi'nin Roma Ayini metropolit başpiskoposluğudur. Başpiskoposunun katedrali, Lizbon'daki St. Maria Maggiore Patrik Katedrali'dir.
Lizbon piskoposluğu 10 Kasım 1394'te başpiskoposluğa yükseltildi. 1716 Papa XI. Clemens tarafından kabul edildi. ataerkillik unvanı.
PaperOffice DMS, Lizbon Patrikhanesi tarafından birden fazla kaynaktan gelen bilgileri merkezileştirmek ve düzenlemek ve fiziksel bir arşivin sürdürülmesinin zaman ve maliyetini en aza indirmek için kullanılır. Bilgiye erişim dijitaldir.
Böylece, Lizbon Patrikhanesi'ne ait 285 cemaatin ve piskoposa bağlı 450 kurumun kişisel, gayrimenkul ve hesap belgelerinden Patrikhane belgeleri, PaperOffice DMS'de kademeli olarak tamamen dijitalleştirildi.
Başlangıç pozisyonu
Dijital dönüşüm ve "dijitalleşme" terimi en geç pandemiden bu yana herkesin ağzında ve artık birçok şirket için isteğe bağlı bir koşul değil, bir zorunluluk.
Dijital daha fazla gelişme konusu, topluluklarda ve kiliselerde de sağlam bir şekilde kurulmuştur. Çünkü Lizbon Patrikhanesi gibi bir kilisede bile, daha önce manuel olarak ve benzer bir şekilde yapılan kapsamlı idari görevler beklemededir.
Mevcut sorunlar ve görevler
Geçmişte, ataerkilliğin tüm sistemi kağıda dayanıyordu. Ancak mevcut ve günlük gelen belgelerle, manuel sistem sınırlarına ulaştı.
Tüm bilgi seli daha tutarsız hale geldi. En önemli görev, analog ve dijital üniteleri bir araya getirmekti. Kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi ve ilgili e-postalar gibi diğer bilgilerle bir araya getirilmesi gerekiyordu.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Fiziksel bir arşivin korunmasının zamanını ve maliyetini en aza indirmek için birden fazla kaynaktan gelen bilgileri merkezileştirmek ve organize etmek istedik, ancak dijital erişimle."
Lizbon Patrikhanesi'nin idari çalışanı Pedro Silva'yı hatırlıyor.
Lizbon Patrikhanesi neden PaperOffice DMS'yi seçti?
Mevcut zorluklar nedeniyle, Patrikhane'nin idari çalışanı Pedro Silva, güvenli ve uyarlanabilir veri depolamayı mümkün kılacak bir belge yönetim sistemi (DMS) arıyordu. Uzaktan çalışanlar da dahil olmak üzere yönetim ofisindeki tüm iş istasyonlarının basit bir entegrasyonu, karmaşık olmayan yazılımlarla çözülmelidir.
"Başlangıçta tüm gereksinimlerimizi uygulayabilecek, ancak aynı zamanda kolay ölçeklenebilirlik ve iyi maliyet-fayda oranı sunan ve gelecekte diğer departmanlara yükseltilebilecek geleceğe yönelik bir çözüm arıyorduk."
Pedro Silva, PaperOffice DMS'ye ek olarak, diğer sistem evlerinden diğer yazılım ürünlerini test etti ve başlangıçta belge yönetimi ile ilgili çeşitli yazılım tekliflerini inceledi.
Silva, uzun zamandır uygun bir sistemin arandığını vurguluyor. Bununla birlikte, daha önce test edilen yazılım satıcılarının hiçbiri, bir belge yönetim sisteminin yapması gereken iş için yeterince ölçeklenebilir veya esnek değildi.
"Çözümlerin çoğu, PaperOffice DMS'nin yaptığı gibi bir veritabanı oluşturmanın kolay bir yolunu sunmuyor, çünkü yalnızca bir bulut bir sunucu çözümü sunuyorlar."
Lizbon Patrikhanesi'nde belge yönetimi için PaperOffice'in kullanılmasına ilişkin nihai karar aşağıdaki nedenlerle kararlaştırılmıştır:
1. Veri depolama ve kullanılabilirlik. İlgili tüm belgelere merkezi ve kolay erişim ve aynı belge üzerinde birden fazla tarafın işbirliği yapma imkanı.
Tüm çalışanlar tarafından erişilebilen dahili, merkezi bir depolama. Veriler üçüncü taraf bir bulutta veya tek kullanıcılı bir bilgisayarda depolanmamalıdır.
Çözüm: NAS, Ağa Bağlı Depolama üzerinde bir veritabanı kuruldu. Bu veri tabanı PaperOffice DMS'ye entegre edildi ve ataerkilliğin tüm verileri kaydedildi.
Bu, veri yedekleme için yasal gereklilikleri tamamen karşılar.
Yönetim ofisinde 3 kişilik bir ekip olarak, PaperOffice DMS entegrasyonu sayesinde, iki yönetim çalışanı uzaktan çalışır ve belgelere basit ve net bir şekilde güvenilir bir şekilde erişebilir.Pedro Silva, harici bir bulut olmadan ve dolayısıyla devlet müdahalesine maruz kalabilecek ve hacker saldırıları riskini artırabilecek üçüncü taraf sağlayıcılar olmadan çözümden çok memnun kaldı.
Yönetim ofisinde 3 kişilik bir ekip olarak, PaperOffice DMS entegrasyonu sayesinde, iki yönetim çalışanı uzaktan çalışır ve belgelere basit ve net bir şekilde güvenilir bir şekilde erişebilir.Pedro Silva, harici bir bulut olmadan ve dolayısıyla devlet müdahalesine maruz kalabilecek ve hacker saldırıları riskini artırabilecek üçüncü taraf sağlayıcılar olmadan çözümden çok memnun kaldı.
2. Para için değer. Yazılım iyi bir fiyat-performans oranına sahip olmalıdır.
Lizbon Patrikhanesi için ilk yatırımdan sonra yazılımın diğer departmanlara kolayca ve kolayca ölçeklendirilebilmesi ve bunun yüksek maliyetler içermemesi çok önemliydi.
Çözüm: PaperOffice DMS, kullanıcıların kendileri için en avantajlı formu almalarını sağlayan farklı fiyat modellerinde sunulmaktadır.
Bu sayede kullanıcılar test versiyonunu öncelikle herhangi bir yükümlülük altına girmeden ve ücretsiz olarak kullanabilir ve daha sonra gerekirse mevcut verileri kaybetmeden kendi şirketlerine/belediyelerine genişletebilirler.
Bu sayede kullanıcılar test versiyonunu öncelikle herhangi bir yükümlülük altına girmeden ve ücretsiz olarak kullanabilir ve daha sonra gerekirse mevcut verileri kaybetmeden kendi şirketlerine/belediyelerine genişletebilirler.
Satın alınan kullanıcı lisanslarının sayısı herhangi bir zamanda artırılabilir. Bu şekilde, ataerkillik aşırı sermaye taahhüdünden kaçınabilir.
3. Kullanımı kolay. Yazılım kendi kendini açıklayıcı olmalı ve mümkün olduğunca az eğitim gerektirmeli, aynı zamanda geleceğe hazırlıklı olmalıdır.
Çözüm: PaperOffice DMS temel olarak çok yapılandırılmıştır ve kullanıcıyı adım adım yönlendiren grafik bir arayüze sahiptir. Ek olarak, doğrudan destek için çağrılabilecek tüm işlevler için ekstra öğreticiler ve videolar vardır.
Bu şekilde dış danışmanlardan kaçınılabilir. Tabii ki, PaperOffice DMS, istenirse modüller için bireysel eğitim de sunmaktadır. Bununla birlikte, Lizbon Patrikhanesi'nin deneyimlerine dayanarak, PaperOffice büyük ölçüde kendi kendini açıklayıcıdır.
Sahada harici ve pahalı "danışmanlar" yoktur ve hiç kimse eğitim için herhangi bir yere seyahat etmek zorunda değildir. Herkes menü navigasyonunu öğrenmek için zaman dilimini gerektiği gibi tanımlayabilir ve gelecek açısından PaperOffice DMS, modüler yapısı sayesinde iyi bir konumdadır.
"PaperOffice DMS'yi seçtik çünkü yazılımı kişisel olarak test ettik ve kullanım kolaylığından etkilendik Windows ortamına entegrasyon ve ilham vericilerle çalışmak için temiz bir kullanıcı arayüzü."
4. Alınabilirlik ve zaman tasarrufu. Analog belgeleri dijitalleştirmek ve gerektiğinde tekrar kolayca bulmak için daha basit bir yol arandı.
Çözüm: PaperOffice DMS'nin temel segmenti, analog belgelerin dijitalleştirilmesidir. İhtiyacınız olan tek şey, bilgisayar ve PaperOffice DMS arabirimine sahip bir tarayıcıdır. Belgeler sadece taranmaz. Entegre OCR yazılımı tarafından düzenlenebilir metne dönüştürülür ve otomatik olarak doğru şekilde kaydedilir.
Entegre AI fonksiyonu sayesinde, her belge öğretilebilir, istenen tüm içerik hedeflenen bir şekilde çıkarılabilir ve anahtar kelimelerle tam otomatik bir şekilde saklanabilir.
PaperOffice DMS, patrikhanenin tam olarak aradığı şeyi sunuyor.
En iyi 3 özellik listesi,
PaperOffice DMS'nin diğerlerinden daha iyi performans gösterdiğini
- 1. Metin tanıma (OCR) ve belge arama
- 2. NAS'ta veritabanına entegrasyon ve bağlantı
- 3. Kullanımı kolay ve açıklayıcı arayüz
PaperOffice DMS nasıl entegre edildi?
Pandemi zamanlarında, ataerkillik günlük belgeleri ve e-postaları PaperOffice DMS'de arşivlemeye karar verdi.
Güçlü bir tarayıcı ve PaperOffice'teki tarayıcı bağlantısı sayesinde, analog kağıtların dönüşümü başlayabilir. Tüm belgeler PaperOffice OCR tarayıcı arayüzü aracılığıyla kademeli olarak okundu ve dijitalleştirildi. Okunurken her belge için, PaperOffice arama motorunu kullanarak bir flaşta bulmak için kullanılabilecek bir anahtar kelime dizini oluşturulur.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Asılı dosyalardaki mevcut klasörler 1: 1'in üzerine alındı ve basitçe "dijital klasörlere" dönüştürüldü.
Mevcut tüm e-postalar doğrudan PaperOffice DMS'ye kaydedildi, mevcut belgelere bağlanabilir ve gelecekte kağıda yazdırılması gerekmeyecek. Ve gelen tüm e-postalar, kural yönetimi kurulumu yoluyla klasör izleme yoluyla otomatik olarak PaperOffice'e arşivlenir
PaperOffice DMS kullanıldığından beri, kağıt tüketimi gözle görülür şekilde azalmıştır.
Sonraki adımlar nelerdir?
Lizbon Patrikhanesi'nin planladığı bir sonraki adım, 2021 yılından önce mevcut fiziksel arşivi dijitalleştirmek ve PaperOffice DMS kullanımını Patrikhane'nin diğer alanlarına / bölümlerine genişletmektir.
Buna ek olarak, Patrikhane, KI PIA kullanımı sayesinde belge arşivlemeyi büyük ölçüde otomatikleştirmek istiyor.
"PaperOffice DMS ile bir buçuk yıl çalıştıktan sonra heyecanlıyız , sadece bir departmanla sınırlı kalmış olsak ve bu fantastik şaheseri tam olarak keşfetmemiş olsak da."
Ana sorunların en iyi 3 listesi,
PaperOffice DMS çözüldü
- 1. Belgeleri paylaşın, işleyin ve daha iyi düzenleyin
- 2. Hemen hemen her kopya daha önce basıldığı için baskı maliyetlerinde ve fiziksel arşiv boyutunda azalma
- 3. Brifing yoluyla PaperOffice'ten gelen dahili bildirimler sayesinde daha iyi zaman yönetimi ve görev yönetimi
Genel Deneyim Özeti
PaperOffice DMS gerekli tüm kriterleri karşılamıştır ve bugün patrikhanedeki tüm dijital belge akışını haritalandırmaktadır.
Şimdilik tüm belgeler yüksek performanslı tarayıcılar ile kayıt altına alınmış ve dijital olarak PaperOffice'in elektronik arşivinde saklanmıştır. Aynı zamanda, gelen ve mevcut e-postalar doğrudan PaperOffice DMS'ye aktarılır ve arşivlenmiş belgelere bağlanır.
Patrikhane yönetim personeli daha sonra PaperOffice kullanıcı arayüzü üzerinden ve çeşitli arama terimleri girerek belgelere ve e-postalara erişebilir - tam metin araması da mevcuttur.
DMS'nin tutarlı kullanımı sayesinde, patrikhane faturalar ve diğer belge türleri için gereken işlem süresini önemli ölçüde azaltabildi.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Lizbon Patrikhanesi":
Gelecekteki PaperOffice kullanıcılarına ne gibi ipuçları verirdiniz?
Deneyin. Şaşıracaksınız!
PaperOffice'i kime tavsiye edersiniz?
Sektörümüzde, esas olarak sosyal merkezler. Cemaatler ayrıca, belgelerin ve diğer evrakların ve e-postaların kolay erişimi ve noter tasdiklisi için kutsal kitaplarını dijitalleştirerek de yararlanabilirler!
PaperOffice'i, tüm belgelerinin temiz, güvenli ve aranabilir tek bir yerde düzenlenmesini isteyen herkese tavsiye ederiz!
PaperOffice hakkında özellikle neyi seviyorsunuz?
Basitlik!
Sonuç
PaperOffice hafif ama çok güçlü bir belge yönetim sistemidir.
İlk başta anlamsız görünen işlevler, artık kaçırmak istemediğiniz en önemli işlevler olarak ortaya çıkıyor.