Mobilya sektöründe ve üretim şirketlerinde dijitalleşme

Mobilya ve imalat sanayinde dijitalleşme

Günümüzün dijital ve kağıt veri sağanağıyla, önemli belgelerin kaybolmamasını ve doğru zaman geldiğinde kullanılabilir olmasını sağlamak önemlidir.

Mobilya endüstrisinden ve imalat endüstrisinden şirketler, her gün kağıt belgeler aldıkları için uygun veri yönetiminin kullanımından önemli ölçüde yararlanmaktadır.

İmalat sanayinde, her gün önemli belgeler üretilir: yalvarmalar, eskizler, taslaklar, dış mektuplar, araştırma, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla değil, birçok mektup da e-posta ile gelir.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.

Çünkü mobilya endüstrisindeki ve üretim ticaretindeki tüm süreçler mükemmel bir bilgi akışı ve yapılandırılmış uygulama gerektirir. Gerekli avantajlar ancak dijitalleşme sayesinde elde edilebilir.

Çünkü dijital belge arşivi, gerekli tüm belgelere anında erişim ve onay süreçlerine katılım sağlar. Ofiste olmanız, evden çalışmanız veya bir iş gezisinde olmanız fark etmez.

Dijital belge yönetimi bu konuda size yardımcı olabilir: makine dosyaları, kullanım talimatları, yedek parça katalogları ve bakım günlükleri olsun - her şey bir DMS'de arşivlenebilir ve birkaç saniye içinde tekrar bulunabilir.

Önemli teslim tarihlerinin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir.

PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.

PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.

Dijitalleştirilmiş süreçler açık bir avantaj yaratıyor

Mobilya endüstrisinde ve imalat sanayinde her gün çok fazla kağıt kullanılmaktadır. Bir yandan, süreçler oldukça karmaşık olduğundan, bu büyük kağıt dağlarına, büyük miktarda veriye ve aynı zamanda uzun bir arama sürecine yol açar.

Belge yönetim sistemi PaperOffice, organizasyon ve veri korumasını tek bir başlık altında toplar. Yenilikçi sistem, yanıt süresini kısaltan ve belgelerin asla kaybolmamasını sağlayan kolaylaştırılmış arama ve alma araçları sunar ve bu da işletmeler için her zaman bir memnuniyettir.

Bu, belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir belge yönetim yazılımı olan PaperOffice DMS'dir.

Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.

Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

AI ve iş akışı çözümleri sayesinde otomasyon

Entegre AI sayesinde, otomatik kurallar tetiklenir. Bu AI, belgeleri otomatik olarak "Fatura" ve "Teslimat notları" gibi klasörlere ayırır, uygun anahtar kelimeleri depolar ve ilgili belge türü için depolanan dijital iş akışını tetikler.

PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim yetkilerinin verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını tam olarak çalışacakları gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezerve edilmesi".

Sorumluluk sadece bireysel kişilere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "Üretim" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaşınız hemen devreye girebilir.

OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.

Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize, vergi danışmanınıza veya tam tersi şekilde dışa aktarılabilir.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

PaperOffice DMS kullanımı sayesinde All-in-One

Mobilya endüstrisinden ve üretim ticaretinden şirketler, tüm ticari işlemler için belgeleri işlemek zorundadır. İş modellerinin sürekli olarak daha da geliştirilmesi sürekli olarak yeni zorluklar yaratmaktadır. İhtiyaç duydukları şey iyi bir doküman yönetim sistemidir.

PaperOffice DMS doğru yazılımdır çünkü mobilya ve imalat endüstrilerinin ihtiyaç duyduğu her şeye sahiptir, örneğin:

• Belgelerin GDPR/li ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması>
• İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
• Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
• Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
• Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
• Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma

Dijital iş akışlarını iş süreçlerine entegre edin

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

PaperOffice iş akışı işlevi iletişimi basitleştirir. Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice DMS, geçerli saklama ve silme sürelerini kolayca dikkate almanızı sağlar. Dijital iş akışları iş süreçlerine entegre edilmiştir, bu da temel süreç adımlarına uyumu ve dolayısıyla uyumluluğu sağlar.

PaperOffice bunu kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile destekler.

Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.

Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital sürüm gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.

Bu şekilde, belgelerin arşivleme işleminden sonra ilgili meta veriler de saklanabilir. Belge türüne ek olarak, arşivleme süresi ve ilişkili müşteri bilgileri de belirtilebilir.

Mobilya endüstrisi ve üretim ticareti dijital belge yönetiminden yararlanıyor

PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.

Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.

Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir.

Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar.

Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.

PaperOffice DMS sadece işlevlerinde kapsamlı değil, aynı zamanda video eğitimleri tarafından yönlendirilen öğrenmesi kolay, aynı zamanda istenirse bireysel tavsiye ve eğitim ile de desteklenmektedir. Bütün bunlar gerçekten iyi bir fiyat-performans oranıyla.