Lojistik ve forwardingde iş süreçlerinin otomasyonu
Lojistik ve yük taşımacılığı için PaperOffice DMS, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomasyonu sayesinde departmanlar arasında sorunsuz bir bilgi akışı sağlar.
İpucu
Yazılı belgeler, sözleşmeler, taslaklar, araştırma, irsaliyeler ve çok daha fazlası dijitalleşme sayesinde yerini elektronik belgelere bırakmakta ve böylece tüm iş süreçlerini maksimuma çıkarmaktadır.Entegre yapay zeka, iş süreçlerinin büyük ölçüde otomatikleştirilmesini, süreçlerinizin hızlandırılmasını ve başarının ve memnuniyetin artırılmasını sağlar.
Lojistik ve forwardingde dijitalleşme
Giderek büyüyen küresel tedarik zincirleri, lojistik ve navlun taşımacılığını yeni zorluklarla karşı karşıya bırakıyor. Tüm önemli veri ve belgelerin konum ve zamandan bağımsız kullanılabilirliği, sadece zamanı değil, aynı zamanda finansal olarak da etkileyen nakliye ve lojistik endüstrisinde çok önemlidir.
Faturalar, sözleşmeler, siparişler, teslimat notları ve çok daha fazlası - tüm belgeler, konumdan bağımsız olarak talep üzerine hemen hazır bulunmalıdır. Bu nedenle, bu endüstrilerdeki şirketler, uygun belge yönetim yazılımlarının kullanımından önemli ölçüde yararlananlardır.
Lojistik sektöründe her gün çok sayıda belge üretilmektedir. Teslimat notları ve nakliye belgeleri gibi belgelerin büyük bir kısmı hala kağıt formunda oluşturulmaktadır - ancak bu belgelerin manuel olarak işlenmesi çok zaman alıcıdır, bu da gereksiz maliyetlere neden olur ve bazen yanlış çalışır.
Burada yer alan bilgilerin hızlı bir şekilde erişilebilir hale getirilmesi ve sonraki otomatik süreçlere hazırlanması için, bu kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi ve içeriğin okunması ve kullanıma sunulması gerekir.
Lojistik sektörü için son teslim tarihlerinin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması özellikle önemlidir. Lojistik ve nakliye sektöründe var olan birçok idari sorunun çözümü için PaperOffice doküman yönetim sisteminin hayata geçirilmesi gerekmektedir.
Belge yönetimi çözümünün yardımıyla, tüm bilgileri denetimden geçmiş bir şekilde merkezi bir platformda kaydeder ve arşivlersiniz.
Nakliye ve lojistik sektöründe ne kadar kağıtsız?
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek sözleşmeler, faturalar, siparişler, teslimat notları gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
Belgelerinizi yakalamak, işlemek, paylaşmak, aramak ve takip etmek PaperOffice kullanımı ile çok kolaylaşır.
Kontrollü erişim, ayrıntılı görev listeleri, iş akışları ve güvenilir e-posta bildirimlerini kullanan onaylar sayesinde, çalışanlar atanan görevleri verimli bir şekilde tamamlayabilir ve yetkili kişiler onayı kolayca onaylayabilir veya reddedebilir.
Doküman yönetim sistemi, nakliye ve lojistik endüstrisinde aşağıdaki önemli işlevleri kapsamalıdır:
Dijital klasörler ve belge klasörleri sayesinde önemli ilişkilerin anlaşılabilirliği
Belgeleri el ile düzenlerken, notlar ve ek açıklamalar gibi önemli ilişkiler hızla kaybolabilir. Bu yüzden daha sonra bağlantıyı kavramak neredeyse imkansızdır. İlişkiler izlendikten sonra, zaman alıcı ve maliyetli olan yinelenen süreçler tetiklenir.
Lojistik şirketinizdeki PaperOffice uygulaması sayesinde belgeler, bunlarla ilgili bilgiler ve süreçler mantıklı bir şekilde özetlenir. Dijital klasörler açıklayıcı özellikler içerir, önceden belirlenmiş bir iç yapıya veya anahatta sahiptir ve veri koruma için izinleri tanımlama yeteneği sağlar. Sanal notlar, ek açıklamalar ve görevler, süreçlerle ilgili önemli bilgilerin artık kaybolmamasını sağlar.
Otomatik Dosyalama
Belgelerin manuel olarak taranması özellikle zaman alıcı ve hataya açık bir işlemdir. Nakliye şirketleri bir yığın belge teslim ettikten sonra, asıl iş başlar: kağıt biçimindeki belgeleri kaydetmenin ve atamanın en kolay yolu nedir?
Entegre tarayıcı işlevi ve QR kodu tanıma sayesinde, yönlendirme ve lojistik şirketleri tarayıcıya bir dizi teslimat notu ve diğer belgeleri yerleştirebilir - PaperOffice, tanınan kişiye, öğretilen belge şablonuna dayanarak veya QR kodları bilgilerini depolayarak hedef dosyalamayı tanır.
Bu şekilde, tüm belge grupları tek seferde otomatikleştirilebilir ve entegre bir öğrenme moduyla veya istenildiği gibi neredeyse hiç insan kaynağı olmadan başka bir şekilde kademeli olarak işlenebilir.
Süreç odaklı doküman yönetimi
Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice, kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile sizi burada destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital onay gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.
Bu sayede tüm belge süreçleri haritalandırılabilir.
PaperOffice DMS gibi belge yönetimi yazılımları bu görevler için en uygun yazılımdır. Çünkü sadece belgeleri yönetmekten çok daha fazlasını yapabilen bir doküman yönetim yazılımıdır.
PaperOffice, sözleşmeleri, ricaları ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, şirketteki önceki süreçleriniz dijitalleştirilir , onları daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Dijital işleme, gelecekte belediye hizmetlerinin yüksek hizmet kalitesini sağlamak için temel bir temeldir.
PaperOffice, yetkilendirme yönetimi veya erişim yetkilerinin verilmesi gibi en yüksek güvenlik standartlarını karşılar. Kullanıcı, bireysel iş adımlarını tam olarak çalışacakları gibi tanımlar, örneğin faturaların "kaydedilmesi", "kontrol edilmesi", "serbest bırakılması" ve "rezerve edilmesi".
Sorumluluk sadece bireysel kişilere değil, aynı zamanda "Muhasebe" veya "Üretim" gibi kullanıcı gruplarına da atanabilir, böylece bir çalışan yoksa bir meslektaşınız hemen devreye girebilir.
OCR teknolojisi yalnızca belge içeriğini değil, belge numarası, tarih, net, vergi ve brüt tutar gibi vergiyle ilgili tüm veri alanlarını da tanır. İçe aktarılan veriler değerlendirmeleri, ödeme işlemlerini ve finansal muhasebeyi kontrol etmek için kullanılabilir. Bu, yorucu giriş işlerinden tasarruf sağlar ve gönderme hatalarını azaltır.
PaperOffice, lojistik ve sevkiyatta oluşturulan tüm belgeleri ve ilgili tüm bilgileri yasalara uygun olarak ve denetime dayanıklı bir şekilde arşivler.
PaperOffice DMS, NAS (Ağa Bağlı Depolama) ile bağlantılı olarak, dahili iletişim ve veri iletimi için çok güvenli bir intranetin oluşturulmasını sağlar. Bu, dışarıdan gelen saldırılara karşı çifte güvenlik yaratır. İlk önce işletim sisteminin güvenlik duvarı ve ikincisi PaperOffice DMS'nin şifrelenmesi. Aynı zamanda, NAS aracılığıyla üçüncü taraf sağlayıcılardan bağımsız olarak ayrı bir bulut kurulur.
PaperOffice DMS'nin kapsamlı iş akışı işlevi, dahili iletişimi çok daha kolay hale getirir. İç terimi ayrıca şubeleri veya yabancı yerleri de içerir. Örneğin, projeyle ilgili çalışmalar söz konusu olduğunda, geçerli durum her zaman görüntülenir ve aynı zamanda geçmiş.
Tabii ki, son tarihlerin ve zamanla ilgili etkinliklerin girildiği takımla ilgili ve özel bir takvim de dahil edilmiştir.
Bir AI ile donatılmış belge tanıma, tüm belgeleri doğru klasöre kaydedilecek şekilde otomatik olarak düzenler ve hem bir anahtar kelime dizini hem de bir değişiklik geçmişi oluşturur. PaperOffice DMS'nin dahili arama motoru her belgeyi saniyenin kesirleri içinde bulur.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler müşterinize, vergi danışmanınıza veya tam tersi şekilde dışa aktarılabilir.
Tabii ki, PaperOffice DMS, mevcut dijital verilerin mevcut yazılım çözümlerinden geçirilmesine ve entegrasyonuna izin verir. Aynı zamanda, PaperOffice DMS analog ve dijital arasındaki arayüzdür. Yazılım, tarama işlevini kullanarak analog belgeleri, planları ve fotoğrafları sisteme okuyabilir ve tarayıcıları kullanarak bunları dijitalleştirebilir, aynı zamanda cep telefonlarından gelen kayıtları da OCR kullanılarak metinlerin yazıya dönüştürüldüğü ve Office programlarında değiştirilebildiği kayıtlar. Zaman damgaları ve sürüm oluşturma, dijital belgenin analog orijinale karşılık gelmesini sağlar.
Lojistik ve nakliye şirketleri, tüm ticari işlemler için belgeleri işlemek zorundadır. İş modellerinin sürekli olarak daha da geliştirilmesi sürekli olarak yeni zorluklar yaratmaktadır. İhtiyaç duydukları şey iyi bir doküman yönetim sistemidir.
PaperOffice DMS doğru yazılımdır çünkü ihtiyacınız olan her şeyle birlikte gelir, örneğin:
- Belgelerin GDPR/li ilkelerine göre tüm dijital formatlarda saklanması>
- İşlem gerektiren geç belgeleri gönderme ve yeniden gönderme işlevleri
- Etiketleme ve dahili arama motoruna sahip kendi kendine öğrenen bir veri depolama işlevi
- Yeni eklenen belgelerin doğru klasöre otomatik olarak atanması
- Tek tek özelleştirilebilir maske dahil olmak üzere basit veritabanı oluşturma ve veritabanı bağlantısı
- Tekrarlayan süreçler ve işlemler için otomatik şablon oluşturma
Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar
PaperOffice DMS, ERP gibi diğer yazılımların bağlanmasını ve elbette belgelerin uygun arayüzler aracılığıyla Microsoft Office'ten aktarılmasını sağlar. PaperOffice DMS, tedarikçiler ve müşterilerle ticaret ve üretimde iletişimi hızlandırır.
Son tarihler ve randevular izlenir ve istenen ayara bağlı olarak eylemler otomatik olarak tetiklenir. Sipariş süreçleri otomatikleştirilebilir ve hatta gelecek için planlanan değişiklikler bile istenilen zamanda yürürlüğe girilebilecek şekilde girilebilir.
Kapsamlı işlevleri sayesinde PaperOffice DMS, kurumsal içerik yönetiminin (ECM) üst segmentinde kesinlikle sınıflandırılabilir.
ECM, karşılık gelen bir erişim hiyerarşisine sahip bir kuruluştaki tüm içeriğin genel yönetimini içerir. PaperOffice DMS, herhangi bir içeriği dijital biçimde kaydedebilir, içeriğini ve biçimini değiştirebilir ve kullanılabilir hale getirebilir.
PaperOffice DMS, bir ECM'nin tüm işlevlerine sahiptir ve bu, mükemmel bir fiyat-performans oranının yanı sıra pahalı harici veya dahili eğitimi gereksiz kılan sezgisel olarak öğrenilebilir bir çalışma biçimindedir. Aksine, farklı menülere alışmak için ücretsiz video eğitimleri mevcuttur. Böylece PaperOffice DMS, ticaret ve üretimdeki her şirkette örgütsel linchpin haline gelebilir ve bu neredeyse ışık hızında olur.
Lojistik ve nakliye şirketleri dijital belge yönetiminden yararlanıyor
Bununla birlikte, PaperOffice DMS ile, lojistik şirketleri için olduğu kadar bağlı lojistik veya depolama şirketleri için de çok daha fazla olasılık vardır. Örneğin, kalıcı veya önemli bir tarih envanteri dahil envanter yönetimi. PaperOffice DMS'nin temeli, ağdaki bağlı kullanıcı hesaplarıdır. Bu kullanıcı hesaplarının veri depolaması merkezi veritabanında birleştirilir. Belgeler, otomatik süreçleri tetiklemek için kullanılabilecek farklı algoritmalara sahip bir AI aracılığıyla kontrol edilebilir.
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.
Belge ve iş süreçlerini dijitalleştirerek ve otomatikleştirerek üretim ve yönetim arasındaki bilgi akışını nasıl bağlayabileceğinizi deneyimleyin.
PaperOffice DMS, navlunlarda özel bir rol oynayan çeşitli verilerin kaynağı olabilir. Örneğin, hava taşımacılığı veya okyanus taşımacılığı için spesifikasyonlar. Nihayetinde, buna uygun olarak entegre edilmiş arayüzler, diğer lojistik yazılım çözümlerine, şartlı olarak otomatik tarife ve yerel gümrükleme sistemi olan "ATLAS" a bağlantı sağlar.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Lojistik ve forwardingde dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS, lojistik ve nakliye sektörünü destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.