En Yüksek İndirim Teklifleri
Özel içeriden haberler
Ücretsiz bonus yükseltmeler.
En Yüksek İndirim Teklifleri
Özel içeriden haberler
Ücretsiz bonus yükseltmeler.
Dostluk Güven Sözü ve Onur Sözü
E-posta adresinizi asla başka kimseye vermeyeceğiz ve her e-postada bir tıklamayla aboneliği iptal etme bağlantısı bulunur.
Sektör
Sanayi ve ticaret
Bölge
Langenberg, Kuzey Ren-Vestfalya, Almanya
Bölüm
Satış
Muhasebe
Sektör
Sanayi ve ticaret
Bölge
Langenberg, Kuzey Ren-Vestfalya, Almanya
Bölüm
Satış
Muhasebe
Stephan Reichel, K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG Genel Müdürü
İpucu
Sektör
Sanayi ve ticaret
Bölge
Langenberg, Kuzey Ren-Vestfalya, Almanya
Bölüm
Satış
Muhasebe
Bir ızgara üreticisi olarak, K60 ızgara sistemlerinin yönetilmesi gereken birçok önemli belgesi vardır:
Teslimat notları, faturalar, sözleşmeler, eskizler veya planlar ve çok daha fazlası.
Birçok soru e-posta ile gelir ve yazdırılır, bu da yıl boyunca muazzam miktarda kağıda karşılık gelir. Siparişler her zaman tedarikçi verileriyle yazdırılır ve teslimattan sonra faturayla birlikte rafta saklanır.
Bu eksiksiz süreç, olağanüstü miktarda kağıt ve elbette yer eksikliği anlamına gelir.
Aramayı daha kolay ve daha verimli hale getirmek ve kağıt akışını en aza indirmek için K60 Gitterrostsysteme, belgeleri dijitalleştirmeyi ve içeriği dahili arşiv veritabanına dahil etmeyi planladı - şirket uygun bir belge yönetim sistemi arıyordu.
Manuel işleme zamanla çok zaman alıcı hale geldi, bu yüzden otomatik arşivleme ve bilgi çıkarma arandı.
Şirket için en büyük zorluk, bilgiyi kolayca erişilebilir hale getirmekti ve hepsinden önemlisi, daha fazla çalışan ve çalışan grubu ve insan grubu (çalışanlar, iş ortakları, müşteriler, vatandaşlar) için kullanılabilir hale getirmekti.
Şirketin amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece süreci optimize etmekti.
Geçmişte, bilgi yalnızca kağıt biçiminde saklanırdı, ancak bugün birçok kuruluşta çeşitli bilgi kaynakları ve belgeler var: e-postalar, formlar, eskizler, elektronik faturalar ve kağıt makbuzlar, mektuplar, teslimat notları, sözleşmeler vb.
Tüm bilgi seli daha tutarsız hale geldi. Bu nedenle en önemli görev, analog ve dijital üniteleri bir araya getirmektir. Kağıt biçiminde bulunan belgeler dijitalleştirilmeli ve ilişkili e-postalar gibi diğer bilgilerle bir araya getirilmelidir.
Doküman yönetim sistemi PaperOffice ile birlikte yürütülen vaka çalışması, maliyet ve depolama alanından tasarruf etmek için kağıt tüketimini en aza indirmeyi hedeflemiştir.
Ek olarak, bir üretim sürecinin tüm belgelerini birlikte arşivlemek için bir çözüm bulmak çok önemliydi, böylece projeyle ilgili belgeler / siparişler hakkında anında bilgi verilebildi.
Tıpkı belgelerin ve gelen e-postaların otomatik olarak arşivlenmesi gibi, belgeleri belirli belirtilen kriterlere göre uygun klasörlerde arşivlemeli ve ilgili katiplere atama gibi ek iş akışlarını tetiklemelidir.
Diğer bir amaç, ağdaki meslektaşlarından gelen belgeleri hızlı bir şekilde arayabilmekti.
K60 Gitterrostsysteme Genel Müdürü Stephan Reichel'i hatırlıyor.
K60 Gitterrostsysteme Genel Müdürü Reichel, ilk olarak belge yönetimi ile ilgili çeşitli yazılım tekliflerini inceledi ve sonunda önce PaperOffice DMS'yi test etmeye karar verdi.
PaperOffice DMS, Reichel'in tam olarak aradığı koşulları sunuyor. Bunlar şunları içerir:
1. Doküman yönetim sisteminin dayandığı dahili merkezi veritabanı için çözüm. Veriler tek kullanıcılı bir bilgisayara kaydedilmemelidir.Tüm idari personelin erişebileceği merkezi bir depo.
Bay Stephan Reichel için, şirketini dijitalleştirmenin bir yolu olmadığı açıktı:
2. İdari görevlerin ele alınması ve otomasyonu. Yazılım, görevlerin ağ üzerinden dağıtılmasını ve bunların işlenmesinin ilgili katip tarafından gerçekleştirilmesini mümkün kılmalıdır.
Dijital kullanıcı yetkilendirmesi ve parola onayı dahildir.
Aynı zamanda, ilgili tüm çalışanlar işlem durumu hakkında bilgilendirilir. Sürüm depolama, hangi işleme adımlarının ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirildiğini izlemeyi mümkün kılar.
3. Alınabilirlik ve zaman tasarrufu. Analog belgeleri dijitalleştirmek ve gerektiğinde kolayca bulunmasını sağlamak için daha basit bir yol arandı.
4. Projeyle ilgili belgelerin / siparişlerin birleştirilmesi. Yazılım, süreçle ilgili belgeleri birlikte kaydedebilmeli veya birbirine bağlantıları etkinleştirebilmelidir.
Bir satın alma süreci veya ilgili teslimat notu, fatura, taslaklar, planlar ve kusurlarla ilgili şikayetlerle kurulum gibi ticari işlem için tüm belgeler merkezi olarak yönetilmelidir.
Bu sayede irsaliyeler, faturalar ve iş sürecine ait her şey bir klasöre veya alt klasöre kaydedilir. Erişim yetkileri, çalışan grupları veya bireysel çalışanlar için her klasör için atanabilir.
Ayrıca, klasöre köprüler oluşturulabilir ve çalışanlara gönderilebilir.
Bu sayede yetkili çalışanlar ve işbirliği ortakları her an her yerden erişebilirler. Sürüm kontrolü sayesinde, her bir belge değişikliğinin kaynağı ve zamanı şeffaf bir şekilde izlenebilir: Sorgular hızlı bir şekilde açıklığa kavuşturulur ve gereksiz hatalardan kaçınılır.
PaperOffice ayrıca diğer klasörlerdeki belgelerin sanal bir temsiline sahiptir. Bu şekilde, belge (ler) orijinal belgenin çoğaltılmasına gerek kalmadan neredeyse farklı klasörlerde görüntülenebilir. Bu işlev, örneğin, bir belgenin farklı projelerde görünmesi gerekiyorsa, ancak belgeyi çoğaltmak istemiyorsanız çok kullanışlıdır.
Bilgiye farklı perspektiflerden erişme imkanı, tüm proje katılımcıları için daha yüksek düzeyde netlik sağlar ve çalışanların bilgi sağlama yeteneğini geliştirir.
PaperOffice DMS gerekli tüm kriterleri karşıladı.
PaperOffice'in dijitalleştirilmesi sayesinde, k60 Izgara Sistemleri zaten şunları yapabildi:
Veri ve belgelerin daha kolay ve hızlı kullanılabilirliği, şirketin süreçlerini temelden ve kalıcı olarak değiştiriyor. Yönetim bilgileri artık şeffaf bir şekilde organize edilmiş ve doğru zamanda kullanılabilir.
Bu anlamda tüm belge bazlı süreçlerin dijitalleşmesinin temeli PaperOffice DMS ile atılmıştır.
Genel arşivleme sürecine ek olarak:
Garantili.
PaperOffice DMS bugün tüm iş akışını dijital olarak haritalandırıyor.
Şimdilik, tüm teslimat ve fatura belgeleri güçlü tarayıcılar ile kaydedilir, PaperOffice iletişim bilgilerini otomatik olarak tanır ve belgeleri buna göre elektronik arşivde saklar.
Çalışanlar daha sonra belgelere basit bir kullanıcı arayüzü aracılığıyla erişebilir ve çeşitli arama terimleri girebilir - tam metin araması da mevcuttur.
DMS'nin tutarlı kullanımı sayesinde, ızgara üreticisi bir fatura için gereken işlem süresini önemli ölçüde azaltabildi ve aynı zamanda ödenmemiş alacakların sayısı önemli ölçüde azaldı.
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Izgara üreticisi
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Gelecekteki PaperOffice kullanıcılarına ne gibi ipuçları verirdiniz?
Dijitalleşme konusunu ele almak için asla çok erken veya geç değildir.
En önemli şey, yazılım hakkında değil, aynı zamanda şirketin kendisi hakkında da bir fikir edinmektir. Yazılımı satın almak veya herhangi bir hizmet ve destek paketine kaydolmak zorunda hissetmememiz önemliydi.
PaperOffice DMS'yi satın almadan önce bile, şirketin tüm departmanlarıyla konuştuk ve hiçbir zaman kötü muamele görmedik. Aksine: PaperOffice'in hoş, nazik ve yetkin bir ekibi var.
Bir kamu kurumu olarak bizim için süreç giderek daha karmaşık hale geliyor ve çok fazla bürokrasi içeriyor. Bu nedenle sisteme ve yazılıma duyulan güven çok önemliydi. Tabii ki, yazılımın anlaşılmasının kolay olması da çok önemliydi.
PaperOffice'i kime tavsiye edersiniz?
PaperOffice'i dijitalleştirmek ve otomatikleştirmek isteyen diğer tüm şirketlere tavsiye edeceğiz.
PaperOffice hakkında özellikle neyi seviyorsunuz?
Her şeyden çok memnunuz.
PaperOffice, hafif ama güçlü bir belge yönetim sistemidir.
Belge içeriğinin otomatik olarak okunması gibi ilk başta anlamsız görünen işlevler, daha uzun bir süre boyunca daha fazla kaçırmak istemediğiniz en önemli işlevler olarak ortaya çıkar.
"PaperOffice DMS'nin kolay entegrasyonu ve işletimi, bu endüstrinin ihtiyaç duyduğu genel çözümü sağladı: kağıt tüketimini en aza indirmek, arama süreçlerini hızlandırmak, memurlara atamayı otomatikleştirmek ve süreçle ilgili verilerin depolanmasını sağlamak."
Sayın Carlos A. Garcia Pazarlama ve İletişim Müdürü
