Izgara üreticisi
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Başlangıç pozisyonu

Bir ızgara üreticisi olarak, K60 ızgara sistemlerinin yönetilmesi gereken birçok önemli belgesi vardır:

Teslimat notları, faturalar, sözleşmeler, eskizler veya planlar ve çok daha fazlası.

Birçok soru e-posta ile gelir ve yazdırılır, bu da yıl boyunca muazzam miktarda kağıda karşılık gelir. Siparişler her zaman tedarikçi verileriyle yazdırılır ve teslimattan sonra faturayla birlikte rafta saklanır.

Bu eksiksiz süreç, olağanüstü miktarda kağıt ve elbette yer eksikliği anlamına gelir.

Aramayı daha kolay ve daha verimli hale getirmek ve kağıt akışını en aza indirmek için K60 Gitterrostsysteme, belgeleri dijitalleştirmeyi ve içeriği dahili arşiv veritabanına dahil etmeyi planladı - şirket uygun bir belge yönetim sistemi arıyordu.

Manuel işleme zamanla çok zaman alıcı hale geldi, bu yüzden otomatik arşivleme ve bilgi çıkarma arandı.

Şirket için en büyük zorluk, bilgiyi kolayca erişilebilir hale getirmekti ve hepsinden önemlisi, daha fazla çalışan ve çalışan grubu ve insan grubu (çalışanlar, iş ortakları, müşteriler, vatandaşlar) için kullanılabilir hale getirmekti.

Şirketin amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece süreci optimize etmekti.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Mevcut sorunlar ve görevler

Geçmişte, bilgi yalnızca kağıt biçiminde saklanırdı, ancak bugün birçok kuruluşta çeşitli bilgi kaynakları ve belgeler var: e-postalar, formlar, eskizler, elektronik faturalar ve kağıt makbuzlar, mektuplar, teslimat notları, sözleşmeler vb.

Tüm bilgi seli daha tutarsız hale geldi. Bu nedenle en önemli görev, analog ve dijital üniteleri bir araya getirmektir. Kağıt biçiminde bulunan belgeler dijitalleştirilmeli ve ilişkili e-postalar gibi diğer bilgilerle bir araya getirilmelidir.

Doküman yönetim sistemi PaperOffice ile birlikte yürütülen vaka çalışması, maliyet ve depolama alanından tasarruf etmek için kağıt tüketimini en aza indirmeyi hedeflemiştir.

Ek olarak, bir üretim sürecinin tüm belgelerini birlikte arşivlemek için bir çözüm bulmak çok önemliydi, böylece projeyle ilgili belgeler / siparişler hakkında anında bilgi verilebildi.

Tıpkı belgelerin ve gelen e-postaların otomatik olarak arşivlenmesi gibi, belgeleri belirli belirtilen kriterlere göre uygun klasörlerde arşivlemeli ve ilgili katiplere atama gibi ek iş akışlarını tetiklemelidir.

Diğer bir amaç, ağdaki meslektaşlarından gelen belgeleri hızlı bir şekilde arayabilmekti.

"Belgeleri klasörlerde depolayarak önlenebilir depolama maliyetlerimiz vardı. Ayrıca, belge araması zaman alıcıydı",

K60 Gitterrostsysteme Genel Müdürü Stephan Reichel'i hatırlıyor.

"İşi daha da ileriye taşıdık ve şimdi bir avantajımız var."

K60 Gitterrostsysteme neden PaperOffice DMS'yi seçti?

K60 Gitterrostsysteme Genel Müdürü Reichel, ilk olarak belge yönetimi ile ilgili çeşitli yazılım tekliflerini inceledi ve sonunda önce PaperOffice DMS'yi test etmeye karar verdi.

PaperOffice DMS, Reichel'in tam olarak aradığı koşulları sunuyor. Bunlar şunları içerir:

Tüm idari personelin erişebileceği merkezi bir depo.

Bay Stephan Reichel için, şirketini dijitalleştirmenin bir yolu olmadığı açıktı:

"Uzun zamandır dijitalleşmenin bir yolu olmadığının farkındaydım, ancak buna uzun süre direndik. Şirket süreçlerindeki değişiklikler genellikle dişçiye gitmek gibi daha da uzağa itilir. Doküman yönetim sisteminin entegrasyonu sağlandıktan sonra bunu çok daha önce yapmam gerektiğini kesinlikle söyleyebilirim" dedi.

2. İdari görevlerin ele alınması ve otomasyonu. Yazılım, görevlerin ağ üzerinden dağıtılmasını ve bunların işlenmesinin ilgili katip tarafından gerçekleştirilmesini mümkün kılmalıdır.

Dijital kullanıcı yetkilendirmesi ve parola onayı dahildir.

Aynı zamanda, ilgili tüm çalışanlar işlem durumu hakkında bilgilendirilir. Sürüm depolama, hangi işleme adımlarının ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirildiğini izlemeyi mümkün kılar.

"Zaten PaperOffice ile ilk randevunuzda, belge yönetimi alanındaki 20 yıllık PaperOffice deneyimini fark ediyorsunuz."

3. Alınabilirlik ve zaman tasarrufu. Analog belgeleri dijitalleştirmek ve gerektiğinde kolayca bulunmasını sağlamak için daha basit bir yol arandı.

4. Projeyle ilgili belgelerin / siparişlerin birleştirilmesi. Yazılım, süreçle ilgili belgeleri birlikte kaydedebilmeli veya birbirine bağlantıları etkinleştirebilmelidir.

Bir satın alma süreci veya ilgili teslimat notu, fatura, taslaklar, planlar ve kusurlarla ilgili şikayetlerle kurulum gibi ticari işlem için tüm belgeler merkezi olarak yönetilmelidir.

Bu sayede irsaliyeler, faturalar ve iş sürecine ait her şey bir klasöre veya alt klasöre kaydedilir. Erişim yetkileri, çalışan grupları veya bireysel çalışanlar için her klasör için atanabilir.

Ayrıca, klasöre köprüler oluşturulabilir ve çalışanlara gönderilebilir.

Bu sayede yetkili çalışanlar ve işbirliği ortakları her an her yerden erişebilirler. Sürüm kontrolü sayesinde, her bir belge değişikliğinin kaynağı ve zamanı şeffaf bir şekilde izlenebilir: Sorgular hızlı bir şekilde açıklığa kavuşturulur ve gereksiz hatalardan kaçınılır.

"Dijitalleşme konusu, ızgara endüstrisinde giderek daha belirgin hale geliyor. Bu, örneğin parça listelerimiz veya planlarımız, teknik resimlerimiz ve konfigüratörlerimiz için geçerlidir. PaperOffice DMS'nin piyasaya sürülmesinden sonra, manuel çaba azaltılabilir. Artık dijital ızgara üreticisi olarak öncüyüz."

PaperOffice ayrıca diğer klasörlerdeki belgelerin sanal bir temsiline sahiptir. Bu şekilde, belge (ler) orijinal belgenin çoğaltılmasına gerek kalmadan neredeyse farklı klasörlerde görüntülenebilir. Bu işlev, örneğin, bir belgenin farklı projelerde görünmesi gerekiyorsa, ancak belgeyi çoğaltmak istemiyorsanız çok kullanışlıdır.

Bilgiye farklı perspektiflerden erişme imkanı, tüm proje katılımcıları için daha yüksek düzeyde netlik sağlar ve çalışanların bilgi sağlama yeteneğini geliştirir.

PaperOffice DMS gerekli tüm kriterleri karşıladı.

PaperOffice ile dijitalleştirmenin avantajları

PaperOffice'in dijitalleştirilmesi sayesinde, k60 Izgara Sistemleri zaten şunları yapabildi:

• Zamandan ve kaynaklardan tasarruf edin
• Kolay belge erişimi
• Her yetkili çalışan için belgelerin kullanılabilirliği
• Net dosyalama sağlayın

Veri ve belgelerin daha kolay ve hızlı kullanılabilirliği, şirketin süreçlerini temelden ve kalıcı olarak değiştiriyor. Yönetim bilgileri artık şeffaf bir şekilde organize edilmiş ve doğru zamanda kullanılabilir.

Bu anlamda tüm belge bazlı süreçlerin dijitalleşmesinin temeli PaperOffice DMS ile atılmıştır.

Genel arşivleme sürecine ek olarak:

• Revizyona dayanıklı arşivleme
• Organizasyonel süreçlerin optimizasyonu
• Dokümantasyonun daha iyi organizasyonu
• Daha hızlı belge arama
• Basitleştirilmiş iletişim ve görev çözme

Garantili.

Nihai sonuç

PaperOffice DMS bugün tüm iş akışını dijital olarak haritalandırıyor.

Şimdilik, tüm teslimat ve fatura belgeleri güçlü tarayıcılar ile kaydedilir, PaperOffice iletişim bilgilerini otomatik olarak tanır ve belgeleri buna göre elektronik arşivde saklar.

Çalışanlar daha sonra belgelere basit bir kullanıcı arayüzü aracılığıyla erişebilir ve çeşitli arama terimleri girebilir - tam metin araması da mevcuttur.

DMS'nin tutarlı kullanımı sayesinde, ızgara üreticisi bir fatura için gereken işlem süresini önemli ölçüde azaltabildi ve aynı zamanda ödenmemiş alacakların sayısı önemli ölçüde azaldı.