Topluluk
Emlak Yönetimi
El Guijo
Sayın Alejandro Campos, El Guijo mülk yönetiminde BT uzmanı ve proje yöneticisi
Başlangıç pozisyonu
Gayrimenkul yönetiminde bir topluluk olarak, El Guijo'nun yönetilmesi gereken birçok önemli belge vardır: kira sözleşmeleri, faturalar, inşaat dosyaları, turnuva kayıtları, iş belgeleri, bildirimler ve çok daha fazlası.
Ne yazık ki, mülk yönetimi şu ana kadar uygun belge yönetim yazılımının kullanımından önemli ölçüde faydalanmamıştır, çünkü şu ana kadar uygun bir çözüm bulunamamıştır, ancak mülk yöneticileri uygun belge yönetim yazılımının kullanımından önemli ölçüde yararlananlardır.
Mülk yönetiminde var olan birçok idari sorunun çözümü için bir doküman yönetim sisteminin uygulanmasına karar verilmiştir.
El Guijo'nun amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece mülk yönetimi sürecini optimize etmekti.
Mevcut sorun
Mülk yöneticisi günlük olarak önemli belgeleri toplamak zorunda kaldı. Bunların hepsinin doğru konut mülküne, mal sahibine, kiracıya, ev sahibine atanması gerekiyordu. Ancak toplumdaki günlük çalışma da verimsizliklerle karakterize edildi:
"Belgeleri klasörlere doldurarak önlenebilir depolama maliyetlerimiz vardı. Buna ek olarak, belge arama zaman alıcıydı ve genellikle arşive yapılan bir ziyareti içeriyordu ",
El Guijo topluluğunun BT uzmanı Bay Alejandro Campos'u hatırlıyor.
Bu nedenle, komşuların genel ortalaması bazen yaz ve tatil dönemlerinde daha sık zirvelerle 2500 nüfusu aşmaktadır. Sonuç olarak, danışman olarak altı çalışan ve ofiste daimi bir yöneticinin yanı sıra dış kaynaklı bahçe ve idari personel aşırı bilgi yükü ile başa çıkamadı.
Bir doküman yönetim sistemi uygulanmadan önce, tüm sistem kağıt tabanlıydı. Sahipler tarafından sunulan belgeler, günlükler ve bakım çalışmalarının kanıtları, şikayetler idareye teslim edildi ve daha sonra klasörlerde topluca saklandı.
Dijitalleşme sürecinde, El Guijo gibi mülk yöneticileri birbirlerini her gün sayısız kira soruşturması, şikayet ve diğer endişelerle görüyorlar. Ancak, bu e-posta seli manuel olarak ele alınamaz.
Sonuçlar, uzun soluklu işlem süreleri ve gerekli belgelerin işlenmesi, alınması ve iletilmesindeki verimsizliklerdi . Buna göre, topluluk dijital belge yönetimi arayışına girdi.
"İşi daha da ileriye taşıdık ve şimdi bir avantajımız var."
El Guijo topluluğu için serbest meslek sahibi olan BT uzmanı Alejandro Campos, buna ve tüm mülk yönetimi sorunlarına bir çözüm arıyordu. Ayrıca, belediyenin daha önce büyük ölçüde benzer olan tüm idari görevlerinin dijitalleştirilmesi öngörülüyordu.
El Guijo belediyesi neden PaperOffice DMS'yi seçti?
En önemli seçim kriterleri güvenilirlik, kullanılabilirlik ve güvenlikti, çünkü yönetilen belgeler kişisel belgeler gibi gizli içeriğin yanı sıra erişim yetkileri ve yayın düzeyleri tarafından yetkisiz erişime karşı korunması gereken faturalar içeriyordu.
Kişisel verilerin güvenliği GDPR ve uzun vadeli yatırım güvenliği garanti edilemediğinden, belediyedeki veri koruma düzenlemeleri nedeniyle çeşitli bulut sağlayıcıları veya açık kaynaklı çözümler dikkate alınmadı.
PaperOffice DMS bir bulut uygulaması olmadığından ve tüm verileri şu anda özel bir sunucuda bulunan merkezi bir veritabanında sakladığından, sonunda gerekli senaryoyu bir testle test etmeye karar verildi.
"Zaten PaperOffice ile ilk randevunuzda, belge yönetimi alanındaki 20 yıllık PaperOffice deneyimini fark ediyorsunuz."
PaperOffice, özellikle yüksek oranda şifrelenmiş belge depolamanın bir bulutta değil, doğrudan özel sunucuda bulunması nedeniyle tüm belge standartlarını ve yasal yönergeleri aşmaktadır.
Uyumlu sürüm kontrolüne ve denetimden geçmiş sürüm oluşturmaya sahip bir belge yönetim sistemi kullanma ihtiyacı her zamankinden daha açıktır.
Kararın muazzam bir nedeni, geçmişte diğer sağlayıcılarla çok kötü deneyimler yaşandığı için desteğin erişilebilirliği ve yeterliliğiydi.
Özellikle, güvenilirliği sağlamak ve gerçek sorunları simüle etmek için, son teslim tarihlerinin karşılanıp karşılanmadığını ve desteğin kalitesinin ne olduğunu değerlendirmek için PaperOffice desteğine birkaç kez başvuruldu. Burada PaperOffice diğer tüm üreticilerin önündedir.
PaperOffice üzerinden otomasyona geçin. Hedefler ve zamanlama
PaperOffice'in yenilikçi belge yönetimi çözümü ile El Guijo belediyesi, günlük görevlerin ve belgelerin çoğunu otomatikleştirmeye karar verdi.
Bu nedenle, kağıt formunda zaten var olan belgelerin taranmasına ve PaperOffice'te dijital olarak arşivlenmesine karar verildi. Bunlar dijital biçimde mevcut olduktan sonra, topluluk ağı içindeki diğer idari süreçler de dijital olarak çözülebilir.
Süreç optimizasyonuna başlandı. Bundan böyle belgeler mümkün olduğunca kağıttan uzak durularak dijital olarak tasarlanacak. Doğrudan PaperOffice'te oluşturulan toplantılar, tutanaklar, gelen postalar, giden faturalar ve notlar. Görevler ve iş akışları dijital olarak uygulanır.
Belge yönetim sistemi ile tüm önemli kanıtlar kolayca sunulabilir ve elbette GDPR ile uyumludur. Uzun bir bekleyiş ve postaneye giden yol ortadan kaldırıldı.
Dönüşüm, yazılımın PaperOffice tarafından ilk sunumundan devam eden operasyona kadar çok iyi gitti:
"Ürün demosundan sonra bile, PaperOffice'ten kesinlikle çok heyecanlandık. Katma değeri hemen gördük ve neredeyse üç hafta sonra bir mal sahipleri toplantısında, PaperOffice'in toplulukta kullanımına ilişkin karar% 100 oylandı. "
PaperOffice ile dijitalleştirmenin avantajları
Bu arada, tüm sayısallaştırılmış kira sözleşmeleri, yazışmalar, günlükler, planlar, sigorta belgeleri vb. PaperOffice'te saklanır. Bu, sahiplerimiz ve kiracılarımız için büyük bir katma değer, diyor El Guijo yönetiminden Bay Campos. Campos'un emin olmasının nedenlerinden biri de budur:
"Mülk yönetimi endüstrisinin geleceği sadece dijitalleşmede yatıyor."
PaperOffice DMS'nin dijitalleştirilmesi sayesinde, El Guijo topluluğu şunları yapabildi:
- Zamandan ve kaynaklardan tasarruf edin
- Belge erişimini basitleştirin
- Her yetkili çalışan için belgelerin kullanılabilirliğini sağlayın
Veri ve belgelerin artık daha kolay ve hızlı bir şekilde kullanılabilirliği, topluluğun süreçlerini temelden ve sürdürülebilir bir şekilde değiştirmektedir. Yönetim bilgileri artık şeffaf bir şekilde organize edilmiş ve doğru zamanda kullanılabilir.
"Veri güvenliği, otomatik iş akışları, belge dijitalleştirme ve PaperOffice DMS'yi idari bir ortama entegre etme kolaylığı, bu topluluğun kağıt süreçlerini hızlandırmak ve bağımlılıklarında yer kazanmak için ihtiyaç duyduğu şeyleri sağladı."
Her biri, genel olarak idari işlemlerin kontrolü ve doğrulanması, kağıdın ortadan kaldırılması, dahili siparişlerle ilgili her türlü belgenin indekslenmesi, otomasyon ve metodoloji, güvenlik (GoBD, GDPR ve veri koruma), süreçlerin optimize edilmesi ve izlenmesi, kullanıcılara dosya gönderilmesini kolaylaştıran (bu durumda sahipler) ve tabii ki, idari ofislerde yer tasarrufu.
Bu işbirliği anlaşması, topluluk tarafından tutulan çok sayıda kayıt ve kayıt nedeniyle ve tüm topluluk sakinleri ve yöneticileri için tüm belgeleri organize etme yönteminin oluşturulmasını sağlamak için yapılmıştır.
Nihai sonuç
PaperOffice, veri hacmini ortadan kaldırarak, idari engelleri kolaylaştırarak ve belge değişikliğini ve hatta fonların potansiyel zimmetine geçirilmesini önlemek için yalnızca yetkili çalışanların PaperOffice'e erişebilmesini sağlayarak mevcut topluluk sorunlarına bir çözüm yaratmıştır.
PaperOffice belge yönetim sisteminin entegrasyonu sayesinde, topluluk artık belgeleri ve kapsamlı bilgilerini sadece birkaç saniye içinde bulabilir ve diğer görevleri ve iş akışlarını tamamlayabilir.
Buna ek olarak, yönetim sakinlerden gelen sorulara, mektuplara ve geri bildirimlere daha hızlı ve daha hedefli bir şekilde tepki verebilir: Bu, günlük işleri çok daha kolay hale getirir.
El Guijo topluluğu hakkında
El Guijo, Galapagar belediyesinin kuzeybatısında, M-510 yolunun yanında, Madrid'in merkezine A-6 üzerinden arabayla sadece 40 dakika uzaklıkta bulunan bir kentleşme / topluluktur.
Sierra de Guadarrama'da, Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial ve Galapagar'ın yanı sıra Valmayor rezervuarı ve Castilla y León Özerk Topluluğu sınırının yakınında bir nüfus bağında bulunan ayrıcalıklı bir yer.
Kentleşmenin inşası 1970'lerde başladı ve 1977'de bir mahalle topluluğu olarak tüzükle kuruldu. Dağ evleri, apartmanlar, topluluk binaları (birkaç spor alanı, üç yüzme havuzu, sosyal kulüp ve idari ofisler) ve üç çocuk parkı arasında toplam 1.104 arsa ile yaklaşık 140.000 metrekarelik bir alana sahiptir: ülkenin yaklaşık yarısı büyük bir doğal çeşitliliğe sahip peyzajlı alanlardır.
Genel ortalama 2.500 birimi aşıyor ve yaz ve tatil dönemlerinde daha sık zirve yapıyor. Buna ek olarak, kentleşmede altı bekçi, bir idari ve üç bakım çalışanı (kalıcı olarak istihdam edilen) ve ayrıca dış kaynaklı bahçe ve idari personel bulunmaktadır.
