Topluluklarda ve belediyelerde iş süreçlerinin otomasyonu
Topluluklar ve belediyeler için PaperOffice DMS, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomasyonu sayesinde sorunsuz bir bilgi akışı sağlar.
İpucu
Yazılı belgeler, sözleşmeler, taslaklar, faturalar, irsaliyeler ve çok daha fazlası dijitalleşme sayesinde elektronik belgelerle değiştiriliyor, böylece tüm iş süreçleri maksimumda optimize ediliyor.Entegre yapay zeka, iş süreçlerinin büyük ölçüde otomatikleştirilmesini, süreçlerinizin hızlandırılmasını ve başarının ve memnuniyetin artırılmasını sağlar.
Topluluklarda ve belediyelerde dijitalleşme
Kiliseler, cemaatler ve belediyeler büyük ölçüde uygun veri yönetiminin kullanımına bağlıdır.
Belediyelerde ve belediye birliklerinde günlük olarak bu kadar önemli belgeler birikmektedir:
Yazılar, faturalar, taslaklar, uygulamalar, araştırmalar, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla değil, birçok mektup da e-posta ile geliyor.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
Önemli sürelerin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir. PaperOffice DMS, belgelerinizde size net bir yapı sağlar ve bilgi seliyle başa çıkmanıza yardımcı olur.
Dijital belge yönetim sistemi PaperOffice ile birlikte, kiliseler, cemaatler ve belediyelerdeki iş süreçleri basitleştirilmeli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlanacaktır.
Örneğin, ortak bir DMS ile, taranan postalar dosyalanabilir, önemli e-postalar kaydedilebilir ve belgeler arşivlenebilir. Ayrıca, farklı kullanıcılar bu belgelere erişebilir ve belgeler üzerinde çalışabilir.
Belgeler dijitalleştirilmiş biçimde mevcutsa, presbiterlik oturumlarına ve diğer toplantılara hazırlık için her zaman birlikte e-postayla gönderilmeleri gerekmez.
Kağıtsız nasıl gidilir?
PaperOffice, zaman alan tüm darboğazları ortadan kaldırır, kağıt belgelerin ortadan kaldırılması gibi maliyet tasarruflarına yol açar ve makbuzlar, sözleşmeler, teslimat notları veya diğer mektuplar gibi önemli belgeleri gelecekte PaperOffice'te dijital olarak yöneterek net bir genel bakış oluşturur.
Belgelerinizi yakalamak, işlemek, paylaşmak, aramak ve takip etmek PaperOffice kullanımı ile çok kolaylaşır.
Kontrollü erişim, ayrıntılı görev listeleri, iş akışları ve güvenilir e-posta bildirimlerini kullanan onaylar sayesinde, çalışanlar atanan görevleri verimli bir şekilde tamamlayabilir ve yetkili kişiler onayı kolayca onaylayabilir veya reddedebilir.
PaperOffice DMS yazılım çözümü ile artık belge kaybı olmaz. Nerede olursanız olun, önemli belgelere saniyeler içinde erişebilirsiniz.
Tabii ki, sistemlerimizle her zaman yasalara uygun ve tamamen denetime dayanıklı olarak çalışırsınız.
Makbuzlar, hesaplar ve benzeri belgeler artık kilise bölgeleri ve cemaatler arasında posta yoluyla gönderilmek zorunda değildir. Dahili postalar da bu şekilde dijital olarak gönderilebilir. Bu, kağıttan, ek veri depolama maliyetlerinden ve arşivlere yapılan gezilerden tasarruf sağlar. Belgeler anahtar kelimelerle (editör, konu, durum, tarih vb.) sağlanabilir ve daha sonra daha kolay bulunabilir.
Süreç odaklı doküman yönetimi
Süreç odaklı belge yönetimi, bu belgelerin çok az çabayla güncel kalmasını sağlar. PaperOffice, kapsamlı bir görev ve iş akışı modülü ile sizi burada destekler.
Bu sayede belirli proses zincirleri oluşturulabilmekte ve mevcut operasyonel süreçler elektronik dokümanlar üzerinde tanımlanabilmekte ve kısmen otomatik olarak yürütülebilmektedir.
Bu, hatasız süreç optimizasyonunu temsil eder, çünkü görev yalnızca belirli kullanıcı haklarına ve tamamlanma sürelerine sahip çalışanlara atanamaz, dijital sürüm gerektirir, aynı zamanda e-posta bildirimleri veya belge durumu değişiklikleri gibi diğer eylemleri de otomatik olarak tetikler.
Bu sayede tüm belge süreçleri haritalandırılabilir.
PaperOffice, sözleşmeleri, faturaları, özetleri ve e-posta yazışmalarını yönetmek için yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: PaperOffice belge yönetim sistemi sayesinde, Şirketteki önceki süreçleriniz dijitalleştirilerek daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirilir.
Çünkü belgeler şirkete hangi biçimde ulaşırsa ulaşsın, ister kağıt belgeler, PDF dosyaları, e-postalar veya fotoğraflar olsun, otomatik olarak arşivlenir ve güvenli bir veritabanında saklanır.
Böylece önemli sözleşmeler zamanında tanınabilir ve feshedilebilir veya yeniden müzakere edilebilir. Yavaş kağıt posta yerine dijital imza ve e-posta bildirimi ile belge yayınlama, güvensiz e-posta müşteri sadakatine katkıda bulunur.
Çözüm: kanıtlanmış know-how
Yönetim yazılımını pratikte hemen kullanmak mantıklı değil mi? sadece tüm gereksinimleri karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda öğrenmesi kolay ve ucuz mu?
PaperOffice DMS, dijital çalışma için denenmiş ve test edilmiş eksiksiz bir çözümdür ve 20 yılı aşkın pazar deneyimiyle ilk DMS öncülerinden biridir.
Kiliseler ve topluluklar hakkında konuştuğumuzda sadece dini veya sosyal yapılar değil. Birçok alanda bunlar sosyal yaşamın "kendisi"dir. Bu, genellikle gönüllü çalışmalarda, örneğin zor koşullarda diğer insanlarla ilgilenen insanları içerir. Bir yandan pastoral görevlere ve diğer yandan idari faaliyetlere ayrılan çeşitli görevler de vardır.
Almanya'da büyük bir kilise geleneği vardır, tıpkı topluma özen göstermenin köy sakinlerinin değil, aynı zamanda şehirlerde de uyumunu sağlaması gibi. Özellikle bugün, izolasyon ve anonimliğin arttığı zamanlarda, kiliselerde ve topluluklarda çok çeşitli endişeler için temas noktaları vardır. Tabii ki, bir kilisenin çok pratik tarafı unutulmamalıdır.
Nüfus kayıt bürosu, nüfus sicil dairesi, pasaport dairesi, okullar, anaokulları, toplu taşıma, itfaiye, gelişim alanları, yol yapım ofisi, atık su bertarafı ve tatlı su temini ve bazen de elektrik enerjisi temini.
Bunlar zorunlu görevlerdir. Ama her toplumda serbest stil de vardır. Bunlar, örneğin, spor alanları, çocuk oyun alanları, müzeler, yaşlılar kulüpleri ve gençlik merkezleridir. Kiliseler vaftiz törenleri gerçekleştirir, insanlara son yolculuklarında eşlik eder ve aynı zamanda tekrar büyük popülerlik kazanan beyazlar içindeki büyük düğünün yeridir. Bu her şey değil.
Siyasi ve kilise topluluklarının çoğunda, PaperOffice DMS gibi belge yönetimi yazılımları görevlerin tamamlanmasında değerli destek sağlayabilir. Bu, üst yapıların yanı sıra ilgili kulüpler, yetkililer ve şirketlerle de ilgilidir.
Her şeyden önce, PaperOffice DMS, ister yerel itfaiye birliğinin, ister vaftiz, düğün ve cenaze törenleri içeren kilise arşivinin analog arşivlerini dijital çağa getirmek için pratik bir çözümdür. PaperOffice DMS, GDPR'nin tüm yönergelerine, Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ne uyulacak şekilde yapılandırılmıştır.
PaperOffice DMS topluluklar, kiliseler ve belediyeler için net faydalar sağlar
Mükemmel veritabanı teknolojisi ve öğrenmesi kolay çalışması sayesinde PaperOffice DMS, belgeler veya fotoğraflar gibi verilerin sadece kaydedilmek üzere olduğu her yerde değil, aynı zamanda kronolojik olarak düzenlenecek ve otomatik olarak form veya istatistik oluşturmak için çeşitli filtrelerle kullanılabilecek şekilde kullanılabilir.
Bundan sorumlu olan, PaperOffice DMS'ye PIA adıyla entegre edilmiş yapay zekadır (AI). Varolan veritabanından çok çeşitli şablonlar oluşturur ve bunları önceden tanımlanmış ana verilerle doldurur. Bunlar üyelik kartları, kilometre taşı doğum günü tebrik mektupları veya belediye hizmetlerinde devam eden veya önemli tarih envanterleri için veri maskeleri olabilir.
PaperOffice DMS'ye entegre OCR yazılımı, logo ile normal metin arasında ayrım yapar. Faturalar veya makbuzlar herhangi bir zamanda, örneğin araştırma yaparken, bir OCR araması kullanılarak hızlı bir şekilde bulunabilir, böylece mümkün olan en yüksek şeffaflık ve yasal kesinlik sağlanır.
Arşivleme, bir gönderenden sonraki tüm belgelerin tanınacağı ve otomatik olarak atanacağı şekilde de gerçekleştirilebilir.
PaperOffice DMS'yi bütçe planlamasına dahil etmek için önemli argümanlar. Son olarak, PaperOffice DMS, sürdürülebilirlik ve çevre korumanın dikkate alındığı gerçeğiyle de ikna etmektedir. Er ya da geç analog belgelerden dijital forma tam dönüşüm gerçekleşecek ve daha sonra zaten PaperOffice DMS'yi kullanacak olan kamu kurumu iyi hazırlanacaktır.
Dijital fatura işleme birçok topluluk ve belediye için de avantajlıdır. Gelen faturalar PaperOffice DMS sayesinde otomatikleştirilebilir ve sorumlu çalışana iletilir. Dijital serbest bırakma yoluyla kontrol ve serbest bırakma süreci de sistem üzerinden hızlı ve verimli bir şekilde ele alınabilir.
Tek bir fare tıklamasıyla, arşivleme konumunu içeren veriler vergi danışmanınıza aktarılabilir veya tam tersi de geçerlidir.
Revizyon uyumlu ve güvenli arşivleme: PaperOffice DMS, GoBD, GDPdU ve DSGVO'nun yasal gereksinimlerini teknik olarak karşılar
PaperOffice DMS, ERP gibi diğer yazılımların bağlanmasını ve elbette belgelerin uygun arayüzler aracılığıyla Microsoft Office'ten aktarılmasını sağlar. PaperOffice DMS iletişimi hızlandırır.
Son tarihler ve randevular izlenir ve istenen ayara bağlı olarak eylemler otomatik olarak tetiklenir. Sipariş süreçleri otomatikleştirilebilir ve hatta gelecek için planlanan değişiklikler bile istenilen zamanda yürürlüğe girilebilecek şekilde girilebilir.
Kapsamlı işlevleri sayesinde PaperOffice DMS, kurumsal içerik yönetiminin (ECM) üst segmentinde kesinlikle sınıflandırılabilir.
ECM, karşılık gelen bir erişim hiyerarşisine sahip bir kuruluştaki tüm içeriğin genel yönetimini içerir. PaperOffice DMS, herhangi bir içeriği dijital biçimde kaydedebilir, içeriğini ve biçimini değiştirebilir ve kullanılabilir hale getirebilir.
PaperOffice DMS, bir ECM'nin tüm işlevlerine sahiptir ve bu, mükemmel bir fiyat-performans oranının yanı sıra pahalı harici veya dahili eğitimi gereksiz kılan sezgisel olarak öğrenilebilir bir çalışma biçimindedir. Aksine, farklı menülere alışmak için ücretsiz video eğitimleri mevcuttur. Böylece PaperOffice DMS, ticaret ve üretimdeki her şirkette örgütsel linchpin haline gelebilir ve bu neredeyse ışık hızında olur.
Kiliseler, topluluklar ve belediyeler dijital belge yönetiminden yararlanıyor
Bununla birlikte, PaperOffice DMS ile topluluklar için çok daha fazla olasılık vardır. Örneğin, kalıcı veya önemli bir tarih envanteri dahil envanter yönetimi. PaperOffice DMS'nin temeli, ağdaki bağlı kullanıcı hesaplarıdır. Bu kullanıcı hesaplarının veri depolaması merkezi veritabanında birleştirilir. Belgeler, otomatik süreçleri tetiklemek için kullanılabilecek farklı algoritmalara sahip bir AI aracılığıyla kontrol edilebilir.
PaperOffice DMS kullanımı sayesinde çalışma sürenizi kağıt tabanlı çalışmalara kıyasla %7,5'e kadar optimize edin.
Belgeleri bulmak, yönlendirmek ve paylaşmak için zamandan tasarruf edin.
Dijital damgalarla, belgeler ek bilgilerle desteklenebilir ve hatta ayrıntılı iş akışlarını kontrol edebilir. Buna karşılık, görev ve iş akışı işlevi, son teslim tarihlerinin karşılanmasını ve tamamlanmasını sağlar.
PaperOffice DMS, cemaatlerde ve kiliselerde görevler olduğu kadar uyarlanabilir. Projeler, iş akışı işlevi kullanılarak farklı konumlardan ortaklaşa işlenebilir. Şu anda işlenmekte olan belgeler başkaları için engellenmez, ancak zaman damgasıyla ilgili sürüme kaydedilir.
Sonuçta, tüm değişiklikler de dahil olmak üzere en son kaydedilen sürüm her zaman kullanılabilir.
FAQs
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Topluluklarda, kiliselerde ve belediyelerde dijitalleşme":
Çalışanlar PaperOffice'e nasıl erişebilir?
Merkezi olmayan ve modern program mimarisi nedeniyle, PaperOffice klasik PC'lerden akıllı telefonlara / tabletlere ve televizyonlara kadar hemen hemen her cihazda kullanılabilir.
PaperOffice yoksa verilere ne olur?
Olmayacak, ancak sizi rahatlatmak için: Verilerinizi İSTEDİĞİNİZ GİBİ dışa aktarabilirsiniz, çünkü PaperOffice açık bir veritabanı yapısına dayanmaktadır, verilerinize istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
Konu veri koruması: Tüm belgeler nerede depolanır?
PaperOffice, tüm belgeleri üst düzey şifreleme ile şirket içinde depolayacak, örneğin veri hırsızlığına karşı bağışık hale getirecek ve tüm GDPR ve GOBD gereksinimlerini aşacaktır.
Hatalardan kaçının: Verileri ASLA üçüncü taraf bir buluta kaydetmeyin!
PaperOffice teknik özelliklere tam olarak uyarlanabilir mi?
Evet, PaperOffice, mevcut süreçlere ve sistemlere sorunsuz entegrasyon sağlamak için kullanım amacına %100 uyarlanabilir. Program arayüzü bile tamamen tasarlanabilir ve serbestçe uyarlanabilir.
Sonuç
PaperOffice DMS toplulukları, kiliseleri ve belediyeleri destekler ve diğer yazılımlara, API bağlantılarına uygun arayüzler sunar ve isteklerinize göre istediğiniz zaman genişletilebilir. Yazılımın öğrenilmesi kolaydır ve eğitim amaçlı devamsızlığa neden olmadan günlük pratiğe kolayca entegre edilebilir.
PaperOffice DMS, üçüncü taraf bulutlarda önemli verilerin kaybolmaması veya gözetlenmemesi için yedekleme işlevine sahip bir NAS (ağ destekli veri depolama) kullanılmasını önerir.
Nihayetinde, PaperOffice DMS, 20 yılı aşkın pratik deneyimi sayesinde çok iyi bir fiyat-performans oranı ve muazzam bilgi birikimi ile etkileyicidir.